照片档案的整理交流材料

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一、何谓照片档案

照片档案主要是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。

二、照片档案的构成及其特点

（一）构成：

主要有底片、照片和文字说明材料三部分组成。

说明：用数码照相机拍的照片没有底片，需保存好电子版的照片档案，并在电子版的照片上也要加说明。

（二）特点：

1、形式规格，多式多样。

版面尺寸有大有小，有一张一事的，有一事多张的，无一定规范。照片档案有正片和负片之分。从制成材料来说可分为纸制品和化学制品。

2、时间感、空间感强烈。

能把稍纵即逝的瞬间划为永恒的形象保留下来。

3、形意结合，形像逼真。

一般的文字档案不如照片档案那样给人以活灵活现的感觉。照片档案中照片和文字说明互相依存、互相印证，互相补充来客观地反映事物。

三、照片档案的收集

1、归档时间

照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档。一般不应跨年度。

2、收集范围

（1）本单位召开的重要会议照片

（2）中央、省、市领导来视察、检查工作的照片

（3）本单位在生产、建设、科研、经营等重大活动中形成的照片

（4）本单位工程建设、单位面貌等照片

（5）产品和重要设备照片

（6）重大事故照片

（7）重大项目检查、验收、评比、评审时的照片

（8）各类荣誉证书、合格证、奖状（杯、旗）等照片

（9）先进集体、先进个人、劳动模范的照片

（10）本单位参加或开展技术操作比赛、重大文体活动的照片

（11）其他具有保存期价值的照片

3、收集要求

（1）对属于收集和归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。

（2）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。

（3）底片、照片、文字说明齐全。对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。

（4）底片和照片的影像相符

四、照片档案的整理与编目

1、组卷：按照片所揭示的内容或专题分类（可参照归档范围）并结合保管期限分别组卷，有些单位照片特别少的也可不分类，直接按时间顺序结合保管期限分别组卷。

2、排列：在一册照片内每张照片按时间顺序排列，照片放入照片袋中，底片装在底片袋内。

3、编号：

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、目录号（或分类号、保管期限代号）、册号、张号组成。目录号与分类号及保管期限代号任选其一，即用了目录号就不用分类号及保管期限代号。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

目录号：案卷目录的编号。

分类号：照片档案类别的代码，由汉语拼音或阿拉伯数字组成的代码标识。

保管期限代号：分别用“001、002、003”对应代表永久、长期、短期。

册号：即案卷号，在某一全宗某一保管期限内（或某一目录号内）照片册的排列从“1”开始顺序编号。

张号：指照片在每册照片中的顺序编号，每册照片从“1”开始编号，每张照片一个号。

编页号：同文档，正面在右上角，背面在左上角。（视情况是否编）

4、加说明

（1）要求：题名应采用横写格式，准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

（2）说明的格式

题名：一张或一组照片的标题。

照片号：见前面内容。

底片号：编号方法应与照片号相一致。如果采用照片、底片合一编号法，可不填底片号。

参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。如：20000617。

摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。

文字说明：对题名未及内容进行补充。

A、一组（若干张）有联系的密不可分的照片先写总说明，然后每张照片再加分说明。总说明在第一张照片的位置上书写，总说明中应将该组照片的总张数说清楚。

B、填写人物姓名时，应写明从哪个方向（从左起还是从右起）二排以上时应写明第几排，并且人物姓名应写完整。

5、填写卷内目录

以一组或一张照片为单位填写卷内目录。其项目有：照片号、题名、时间、底片号、页号、备注等项目。如果是一组照片，照片号可以用破折号连起来，如“1-5”。

6、填写卷内备考表

卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。卷内备考表应放在卷内最后位置。

本卷情况说明：填写卷内照片（底片）缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片（底片）立卷以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。

7、拟制案卷标题

同文档案卷标题。应概括案卷内全部照片的基本主题。如“某某单位某某会议照片”“某某单位获得各类荣誉照片”等等。

8、标签格式

用四线格标签或文书档案标签。

9、建立照片档案案卷目录

案卷目录项目包括照片号、题名、年度、保管期限、备注等。已使用科怡档案管理软件的单位可直接使用软件登记，打印出目录。

五、照片档案的保管

1、要放在专用的档案箱内（防磁柜），并要保持适宜的温湿度，一般应控制在温度-10℃-21℃，相对湿度20%-50%，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度不应大于±5%。有条件的单位应将照片档案数字化，刻录成光盘。

2、照片册应竖放，不应堆积平放，以免堆在下面的照片、底片受压后造成粘连。

3、每隔两年应对照片、底片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。

说明：

1、对于照片册放置不下的大幅照片（底片），可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5㎝。以竖直放置为宜。大幅底片应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中。

2、对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

3、对于大幅照片（底片），填写目录时应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。