规范程序提高工作效率

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企业内部办会、办事本应该是一件最常规的工作了，但由于种种原因，现时不少企业办会、办事关系并不顺畅，效率并不高，往往因常规工作办不好而贻误了不少事情。为此，笔者就办会、办事效率不高的成因及方法谈点认识。

一、成因及目的

近年来，大多数煤炭企业都不同程度地进行了内部调整和改革，大大激发了企业活力，但不可否认，在改革中有的煤炭企业管理程序紊乱了，好的东西丢掉了，造成行动不一，效率低下。主要表现为：一是会前无准备，草率开会，所提议案未按规定程序讨论和审查，议案内容欠缺或不成熟，有些完全是某个人的意见；二是会中汇报繁乱，往往临时指定人汇报，而被指定的人员对汇报的情况并不太熟悉，汇报照本宣科，没有交代事项缘由和背景，没有说明重点内容，条理不清，造成议而不决，或难以决策；三是会后落实不力，对会议上形成的决议，没有明确责任，无人抓落实、抓检查，造成决而不行；四是办事程序紊乱，上对下越位指挥，下对上越级汇报，工作有布置无检查，多汇报少办事，谁会说谁得利。同级部门之间、各单位之间缺乏沟通与协调，各自为政，甚至互相猜疑和拆台。

为适应市场经济和改革发展的需要，克服和纠正办会、办事程序紊乱、效率不高的问题，进一步理顺工作关系，提高企业办会、办事效率，逐步使各项工作走向正常化、规范化和程序化，达到忙而不乱、有序高效，应在对煤炭企业机关部门进行职能划分、明确工作范围的基础上，科学设计规范程序。

二、规范办会（主指办公会）程序

遵循原则：会前有备，议而有决，决而有行，行而有果。为此，要规范会前、会中、会后三个环节的程序。

会前准备。一是凡需提交企业办公会议研究的议案，会前有关单位要做好充分准备，指定专人负责草拟议案，并在一定范围内征求意见，认真推敲修改和完善、使其达到内容充实、条款完备、表述准确、措施可行，有较强的可操作性；二是议案准备好后，要提前将议案交给企业办公室进行登记挂号，重要议案应至少提前三天印发给与会企业领导及有关部门审阅，特急议案可直接向企业主要领导汇报。原则上凡不登记挂号或准备不充分的议案，企业办公会议不予受理。

会中汇报。一是有关单位要指定熟悉业务的人员担任议案汇报人；二是汇报内容要简练有条理，能说明问题，包括：议案的成因、依据与解决的意见、途径和措施，以及其他必要说明的事项。

会后落实。一是企业办公会议一旦对议案形成决定，有关单位应明确人员，限定时间抓紧落实或实施其决定；二是考核部门要跟上检查和考核，对因自身工作不力影响决定的落实或由此贻误时机造成损失的，提出处理或处罚意见报企业领导研究；三是企业及相关部门要追踪调查办公会议的落实情况，掌握动态，反馈信息，供企业领导参考。

三、规范企业办事程序

遵循原则：各司其责、顾全大局、互相关照、快速高效。

纵向管理程序。主要是指自上而下的管理程序。行政上，实行层次管理、逐级负责制，全企业一盘棋，上级对下级进行行政管理和指挥，对管理人员实行逐级聘认；经济上，上级对下级进行经济指标的分解下达和调控，对企业总体发展统一规划，对人、财、物资源进行优化配置；考核上，上级对下级的经营行为和经营成果实行监督、考核与奖惩。

逆向申报程序。主要是指自下而上的申报问题。各单位、部门在其职权和职能范围内行事，各负责其做好工作，如需有申请和汇报的事项，按隶属关系逐级上报。

横向协调程序。主要是指企业下属各单位之间工作关系的协调和处理问题。一是各单位之间工作上要相互支持、相互帮助，互为对方创造条件，提供方便。如产生摩擦，应平等友好协商解决。二是企业职能部门之间工作上要相互尊重、理解和支持，互相拾遗补缺，功能互补，加强信息交流和工作协调。三是单位与部门之间，各单位要理解、支持和协助职能部门履行工作职能；职能部门对各单位要关心、指导和帮助，并在其负责的职能范围内积极协调和疏通工作关系，提供优质服务。