干部档案规范化管理几点思考

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干部档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，它是历史地、全面地考察了解和正确选拨干部的重要依据，也是做好干部工作的必备条件之一。

新时期，随着干部体制和人事制度管理的不断发展变化，对干部档案工作提出了更新、更高的要求，干部档案的规范化管理，信息化建设、科学化应用成为干部档案工作的重要课题。现就本人近几年工作实践以及本部干部档案工作的实际，提出档案规范化管理几点思考。

当前，干部档案工作呈现原始档案管理与信息化管理“两条腿”走路的局面，原始档案管理亟待推陈出新、信息化管理期待完善升级，就我部档案工作而言，干部档案工作存在不少弊端，面临探索规范化管理的新途径。

一、档案管理更加复杂。我部管理的档案构成复杂，有行政机关的、有事业单位的；有正式干部的、有招聘干部的。不同的岗位，不同的身份，所形成的材料内容不同，给材料收集带来了一定难度。另外，来源不一、格式多样，也给材料鉴别带来许多困难。关系较乱、人档脱节、管理盲区等现象可能因此发生，直接影响干部档案工作的管理难度。

二、信息化管理有待进一步完善。近几年，随着信息化步伐的加快，档案工作也开始了信息化改造。但是，信息化管理的要求较高，硬件的投入、新技术的应用、软件的升级都是档案信息化管理最重要的提高途径。目前，我部应用的干部档案管理应用软件虽然对档案信息的加工、统计和提取、输出功能也作了一些有益的探索，但系统的综合效应并未得到充分发挥，梯级化管理、横向联系，科学化应用仍有很大的空间需要开发。

三、干部档案工作效率不高。干部档案工作仍较多局限在收集与保管，在提高效率，为领导和干部做好信息服务方面还有待进一步提高。特别是利用微机管理干部档案等方面的薄弱，沿袭老办法，应付日常查档、归档、装订整理工作比较多，应用新技术管理干部档案作的尝试比较少，还不能从大量繁锁的工作环节中摆脱出来，干部档案工作跟不上新形势下干部工作的需要，在干部档案工作的质量和利用率上还有待进一步提高。

针对这些问题，近几年，部里围绕干部档案工作如何提高规范化管理，科学化应用进行了大量的调查研究，部领导十分重视干部档案工作如何适应新时期干部工作的需求这一课题。为了进一步加强干部档案管理工作，促进其规范化管理，科学化应用，使干部档案更好地为党的干部工作和经济建设服务，本人就自身的一些工作实践提出几点思考。

一、走好“两条腿”，建立灵活实效的干部档案管理新机制。

随着信息化管理的引进，干部档案工作迎来了新的发展机遇，但是，传统的原始档案管理工作仍不能丢，这是档案工作的特性所要求的。原始资料，是一名干部以个人姓名的特征集中保存起来的反映干部个人经历、德才情况、工作实绩等方面内容的文件材料，具有更高意义上的权威性，不少材料是信息化管理手段下不能反映的。另外，信息化管理也有其弊端，文件出错、信息丢失等外部环境条件的制约都使原始档案管理在新时期具备不可撼动的重要地位。

所以，今后原始资料档案的管理不应削弱，还应加强，关键是建立更新的管理机制。针对新时期干部档案工作要求的动态性管理、流动性管理等难题，就必须注意处理好原始档案工作中的几个问题：

1、全面性。作为干部个人信息的储存库，一定要力求全面完整，能够较全面地展现干部的各方面内容，理顺干部档案网络建设，这就需解决好材料收集的问题，力争全面完整收集干部档案材料。

2、动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，一些反映新信息的文件材料会不断产生，因此，人事档案必须做好新材料的收集补充，力求缩短档案与干部实际情况的“时间差”。

3、流动性。这是干部档案工作的一个难题，档案管理与干部人事管理相统一，方便于发挥人事档案的作用。如果人档脱节，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义，因此，在工作中必须坚持“档随人走”。

此外，原始档案收集整理的程序化，也是档案管理的重要内容，它既为整理工作提供物质基础，又制约着整理工作。要保证归档材料接收得及时、准确、完善，使干部档案从材料接到、鉴别、裱糊、分类、整理、装订、上架形成程序化管理，避免重复拆卷的弊端，提高档案管理工作效率。

二、推进干部档案工作信息化建设。

信息化建设是解决新时期档案工作面临问题的重要途径，它在提高档案管理工作效率、推进干部档案的科学化服务方面有着无可比拟的优势。

我部目前已经采用了干部档案工作信息化管理系统，该系统能够储荐干部卡片的全部信息，并设制了十个材料库提供储备用信息。该软件的应用，降低了“硬资源”的消耗，作为可再生的“软”资料，在干部档案管理中，又具备档案内容的及时查找、分类统计、综合分批等等功能，其作用已较好显现。但是，干部档案信息化建设有一个不断完善、提升的过程，所以，在信息化建设上还要：

1、加大硬件投入，建立完善干部人事档案数据库系统。借鉴外部相关软件系统开发的成功经验，不断完善自身系统的运行效率。同时，在设备添置、人员培训等方面加大投入，逐步建立一套在新时期干部档案工作相适应的软件系统。

2、注重自身软件系统的开发。因地制宜，根据自身干部档案管理工作的特点，着力开发出快捷、方便、有效的信息化运行系统。

3、建立干部人事档案网络化系统，加强横向联系，促进干部档案管理信息化资源的共享。利用信息库的资源优势，做好干部档案资源的收集、归档、查阅等工作，不断丰富充实干部档案信息化管理的功能

4、注重干部档案信息化系统的安全管理。干部档案工作事关重大，不少内容具有一定的机密性，做好安全管理也是干部档案工作的一项重要内容。所以，在信息化建设中，一定要注意安全系统的配套，防范管理漏洞的发生。

三、加快干部档案工作规范化管理，推进干部档案工作科学化应用。

如何将档案这个“死”材料用“活”提高档案的使用价值，提高服务效率，为领导们干部做好信息服务，这是新时期干部档案工作的生命力所在，也是新时期干部档案工作的突破点。

档案工作最终目的是提供利用，要发挥其优势必须有几个前提：一是档案资源可利用价值；二是档案的运用效率，而这一切都来源于档案的规范化管理。

1、充分应用信息管理软件，建立后备干部信息库，让信息库在机构改革及公开选拨干部等方面发挥积极作用。

2、提高干部信息化管理系统的使用效率，做到档案工作与干部工作有机结合，为领导在干部工作的决策上提供服务。