档案督查指导工作方案

时间:2022-04-05 04:54:00

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档案督查指导工作方案

为认真贯彻落实《关于进一步做好全省重点建设项目档案工作的通知》精神,全面推进重点建设项目档案工作,确保市级重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用,促进项目档案更好地为我市项目建设和经济社会发展服务,结合我市实际,制定本方案。

一、组织领导

(一)督查机构

为加强督查工作的组织领导,成立市重点建设项目档案管理督查工作领导小组。由市政府副秘书长喻大荣任组长,市政府副秘书长黄武平、市档案局局长王惠霞任副组长,市档案局副局长艾木龙、市发改委副调研员伍湖辉、市建设局副调研员梁礼远、市审计局副局长黄德泉、市财政局副局长陆中和、市城管执法局副局长徐有生为成员。领导小组办公室设在市档案局,负责日常工作。

(二)成员单位工作职责

市档案局:负责统筹、协调和监管全市重点建设项目档案工作;负责市本级重点建设项目档案的登记、验收及业务监督指导工作;做好对重点建设项目的档案工作人员业务知识培训;负责在项目立项阶段,向项目建设单位(业主、项目法人)提出并协商重点建设项目档案进馆的移交接收范围。

市发改委:负责重点建设项目的统筹安排和监督管理,将重点建设项目档案验收是否合格作为重点建设项目验收、评优的必要条件;参与重点建设项目档案验收工作。

市建设局:负责重点建设项目的统筹安排,重点办负责将重点建设项目档案工作纳入重点项目检查、考核的重点内容。统筹、协调和监管城市规划范围内的房建重点建设项目档案工作,市城建档案馆配合市档案局参与项目档案的验收、业务指导和档案接收移交工作。

市审计局:负责竣工审计的把关,对档案验收不合格的重点建设项目不予竣工审计;参与重点建设项目档案验收工作。

市财政局:负责项目资金拨付的把关,对档案验收不合格的重点建设项目不予竣工资金拨付;参与重点建设项目档案验收工作。

市城管执法局:负责统筹、协调和监管城市规划范围内的市政重点建设项目档案工作,市政档案室配合市档案局参与项目档案的验收、业务指导和档案接收移交工作。

二、督查依据

(一)《中华人民共和国档案法》

(二)国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》

(三)中共省委办公厅、省人民政府办公厅《关于进一步做好全省重点建设项目档案工作的通知》

(四)省档案局、省发展计划委员会、省重点工程办公室《省重点建设项目档案管理暂行办法》

(五)中共市委办公室、市人民政府办公室《关于加强全市重点建设项目档案管理与验收工作的通知》

三、督查范围

(一)市本级2007年至2011年重点建设项目。

(二)2012年及以后开展的市级重点建设项目和续建项目。

四、督查方式

(一)现场督查。原则上每季度或每半年开展一次督查活动。听取项目档案管理工作,查看项目档案有关资料,督查项目建设各阶段档案工作完成情况。每次督查情况将向市委、市政府专报,近期将对市本级2007年至2011年重点建设项目档案管理工作开展专项督查(详见附表)。

(二)会议调度。根据各重点项目建设档案工作完成情况,适时召集重点项目责任单位召开档案督查工作调度会,听取各项目单位档案工作情况汇报,通报重点建设项目档案工作进展情况,分析项目建设档案管理中存在的问题,安排部署下一阶段档案督查工作。

五、督查内容

(一)已竣工项目重点督查:

1、除按规定向城建档案馆移交一套档案外,生产使用单位保管的一套建设工程档案,收集是否齐全、完整,整理是否符合国家规范标准;

2、是否依法申报已完工项目档案验收。

(二)在建项目重点督查:

1、建设项目档案管理机构、人员落实情况:

(1)项目档案工作纳入项目建设规划;

(2)项目建设档案有归口管理部门;

(3)明确有分管领导,配备了档案管理人员。

2、档案收集情况

(1)项目前期材料(含立项、可研、征拆、环评、勘探等);

(2)项目设计材料;

(3)项目招投标材料;

(4)项目施工材料;

(5)项目监理材料;

(6)项目竣工验收材料。

3、档案规范整理情况:

(1)项目档案管理纳入项目管理程序,列入有关部门和人员的职责范围;

(2)制定完善了项目档案资料管理办法和保管期限表;

(3)建立健全了项目文件材料的收集、整理、保管、利用、保密等各项管理制度;

(4)项目档案须符合国家标准要求。

4、档案保管情况:

(1)有足够面积的档案库房和装具;

(2)档案环境符合防火、防盗、防虫、防潮、防光、防鼠、防尘、防高温等“八防”要求,所需设施设备齐全到位。

5、档案移交情况:

档案的移交、保管符合《省重点建设项目档案管理暂行办法》、《关于加强全市重点档案建设项目档案管理与验收工作的通知》文件要求。项目档案应在项目正式通过竣工验收后三个月内,向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交,同时向同级档案馆移交一套,属城市规划范围内的项目,建设单位还应向所在的城建档案馆或市政档案室报送项目档案。

六、督查要求

(一)提高思想认识,加强组织领导。各重点项目建设单位要进一步提高认识,统一思想,充分认识重点建设项目档案管理工作的积极作用和重要意义,把重点建设项目档案管理工作摆上重要议事日程,切实加强组织领导,针对本单位实际情况,制定完善的制度和相关措施,抽调精干人员组织实施,确保档案工作落到实处。

(二)精心组织实施,务求取得实效。市重点建设项目主管部门和重点建设项目建设单位(业主、项目法人)要按照重点建设项目档案工作要求,强化检查和管理,全面、认真地开展自查自改工作,对发现的问题,必须采取有效措施予以解决,杜绝弄虚作假,确保项目档案工作收集齐全、整理规范、保管安全、移交及时、利用有效。重点建设项目档案工作自查情况。

(三)严肃工作纪律,坚持严格督查。督查工作有关人员要以高度的政治责任感,严肃认真、实事求是、客观公正地做好督查工作。对督查中发现的问题,不包庇和隐瞒,并及时向受检单位提出整改意见。领导小组将对各重点项目建设单位档案工作开展情况实行全程督查、跟踪问责。对执行不力的单位和责任人,给予限期整改、口头告诫、通报批评。对造成重大损失或恶劣影响的,按照《档案法》和相关规定给予责任追究。