高校开展档案升级工作方案

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为进一步促进我校档案工作科学化规范化管理，更有效地积累、保护和利用档案资源，更好地为学校事业科学发展服务、为实现“二次崛起”发展目标服务，根据国家档案法、《高等学校档案管理办法》和省、市档案局档案工作规范管理达标升级的有关文件通知精神，现结合我校档案工作现状实际，制定如下工作方案。

一、指导思想和工作目标

以科学发展观为指导，以《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等为法律依据，把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结合起来，进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业务能力和素质，建立健全档案工作规章制度，理顺体制机制，夯实基础，对照标准，狠抓薄弱环节，积极争取省市档案局指导和支持，虚心请教，多方取经，力争在底前实现aa级档案工作规范管理达标；然后再用2-3年的时间实现aaa级达标，从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标。

二、aa级达标工作的实施步骤和主要任务

严格对照《高等学校档案管理办法》和达标升级标准，实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，针对存在的薄弱环节，我校aa级达标工作原则上按照以下具体步骤组织实施：

（一）加大档案材料的收集力度，进一步丰富馆藏，大幅度提高馆藏数量。

1、原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门，除12个二级学院和理工学院外，现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。

2、科研处所保存的科研档案材料，按项目结题原则进行立卷归档，凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并移交进馆。

3、对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料，尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交，要在本年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。

4、组织机关各职能部门对－五年间形成的应归档文件材料进行一次全面清理和移交，以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。

5、完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。

责任人：材料收集整理组，张本琴负责督促指导，馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本学期寒假之前。

（二）加大档案整理力度，进一步提高档案整理业务质量，使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。

1、按照试行“三合一制度”，区分类目、保存价值和保存期限，对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档，与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检索工具。

责任人：材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合，鉴定与督导组参与。完成时间：12月－5月。

2、按照各类专业档案整理规范要求，完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷，编制检索工具。

责任人：材料收集整理组，鉴定与督导组参与。完成时间：5月之前。

3、组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明（全宗介绍），会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。

责任人：档案编研组，鉴定与督导组参与。完成时间：6月。

4、完成档案工作文件制度修订制订，汇编成册，印发全校。

责任人：档案编研组，完成时间：上半年。

5、会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。

责任人：胡鹏飞、唐甜甜，完成时间：10月之前。

（三）启动电子扫描和计算机著录工作，以招投标方式引进市场专业公司，把近5年产生的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对部分纸质档案进行数字化处理，有选择地实现档案信息网络化。

责任人：电子著录组，各单位各部门档案员和学工助理等配合，完成时间：10月之前。

三、aa级达标的相关准备工作

（一）将档案aa达标工作作为重要工作，列入学校党政工作要点，提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。

（二）成立学校档案达标升级工作领导小组，其成员如下：

组长：

副组长：

成员：档案馆、网络中心负责人，各单位各部门分管领导，达标工作督导员。

领导小组下设办公室和工作专班，负责组织实施达标升级的具体工作。

办公室主任：

（三）调整和确定档案工作网络，重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规，出台相关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从事资料员工作，可参加档案系列职称评聘，享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗，以利调动其工作积极性。

（四）适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。

（五）以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。

（六）以招投标方式引进市场专业公司，对已立卷归档的案卷进行数字化处理，相应购买网络版高校档案管理软件，配置专用服务器和公共查询终端。

（七）为馆舍区域走廊安装防盗门，现库房安装内置防盗窗网。

（八）适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。

（九）在完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评，撰写自评报告，向省市档案局提出检查验收申请。

四、几点要求

实现档案达标升级是深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》的切实有效举措，是全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，也是切实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。

档案达标升级是一个系统工程，从现在到明年底只有一年的时间，任务艰巨，困难很多。全校上下必须统一思想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案升级达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过问，亲自协调。

（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关单位和部门及相关人员责任。

（二）在收集整理工作开始之前，各单位各部门应摸清家底，制定详细的计划，分年度整理，按时完成。对整理过程中的业务技术问题，档案馆要及时提供指导和咨询。

（三）实行档案达标升级工作进展情况通报和问责制度。

（四）档案达标升级工作领导小组和专班成员、专职督导员要切实履行职责，认真做好档案的收集归档鉴定工作，确保有价值的档案材料收集完整和整理规范。