常务会议组织服务方案

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为规范县政府全体会议、常务会议组织服务工作，提高会议服务质量和效率，根据工作实际，特制定本规则。

一、议题与议程确定

（一）收集议题。各单位上报县政府的请示均送县政府办公室按办文程序办理。对需要县政府全体会议或常务会议审议的，由分管副县长初审提出建议，报县长审签上会。县长审签上会意见及来文由综合科登记后转秘书科作相关准备。

（二）确定议题议程。秘书科收集议题达到4个左右时，将整理的议题、草拟的会议议程，送县政府办公室主任综合平衡后报县长审定。

编排议题时要本着重大问题、紧急议题优先审议和有效控制会议时间的原则，每次安排议题要适量，会议时间一般控制在3个小时左右，并根据议题内容，在征求有关部门、单位及领导意见的基础上，提出列席人、汇报人、汇报时间的建议。

会议议题涉及多个部门和单位的，主办部门应在会前进行协调，经协调后联合报县政府（文件由相关部门主要负责人签署）。经主办部门协调意见仍不一致的，报分管副县长协调或由分管副县长委托县政府办公室主任或副主任协调，仍有分歧的，主办部门应在县政府有关会议上将分歧意见列明，并提出倾向性意见。

（三）议题提前告知。县政府全体会议召开的时间、议题一般应提前3天通知出席人员。县政府常务会议召开的时间、议题一般应提前1天通知出席人员。

二、会议材料准备

（四）会议材料内容。会议材料包括会议文件、汇报说明材料、参阅资料等，由议题承办部门负责起草、准备，要求简明扼要、严谨准确。会议文件是指提请会议审议的材料，在表达上要力求完整、准确、精炼。汇报说明材料是指对会议文件内容的浓缩或补充说明，大体分基本情况或工作背景、工作意见、提请会议审议的问题三个部分，一般不超过1500字。参阅资料是指与会议文件有关的补充材料。

属县政府重大决策事项（目录附后）的，还应按规定报送以下资料：

（1）决策备选方案及说明；

（2）风险预测报告；

（3）专家评审组综合评审意见；

（4）有关机关和社会公众意见的综合资料；

（5）国内外有相同或相似项目的，应当报送有关资料；

（6）有关的法律、法规和政策规定，特别是禁止性规定；

（7）经进行成本效益分析的，应当同时报送分析报告；

（8）需要进行听证的，应当附具听证纪要。

（五）会议材料审核。会议材料由相关部门准备，并根据县政府办公室通知要求及时送县政府办公室。县政府办公室收到材料后，由分管文秘的副主任负责审核，如需作修改补充由办公室承办人员及时与有关部门联系。

（六）会议材料制作。有关单位务必于会前2个工作日将审核后的会议材料送县政府办公室，由秘书科于会前分送出席人员。会议材料由有关单位按规定格式统一用A4纸印制，常务会议的材料原则上印制20份。全体会议材料的报送时间、份数由县政府办公室届时确定和通知。

三、会务组织

（七）会议通知及会场服务。除发文件通知的以外会议一般由县政府值班室负责电话通知；行政科、秘书科要配合机关事务管理局负责会场布置及会场内的服务；行政科负责会议期间的后勤保障；秘书科做好会议签到、录音和记录；技术中心配合机关事务管理局负责会场信息设备正常运行。

（八）会后场内清理。会议结束后，秘书科要配合机关事务管理局及时清理会场，检查有无遗漏物品。

四、会议纪律

（九）出席要求。会议出席人因特殊原因不能参加的，应提前向会议主持人请假。会议相关议题列席人应提前10分钟在候会室等候，列席会议的部门负责人原则上应为主要领导，需带1名工作人员到会时，须提前向县政府办公室报告，经同意后方可到会。

（十）汇报要求。会议列席人在汇报时应简单明了，着重阐述议题的主要内容；在讨论过程中，不议论与议题无关的问题，不重复相同意见。每项议题的汇报时间，一般不超过20分钟，其他发言不超过5分钟。

（十一）秩序要求。参会人员要集中精力，不得随意进出或中途退会，携带手机的应关闭或置于静音状态。与会议无关的人员一律不得进入会场，有急事可通过会务人员转告。

（十二）保密要求。严禁与会人员私自录音，确因工作需要录音的应经会议主持人同意。参会人员必须严守保密纪律，对会议讨论决定事项，凡未规定传达的，不得扩散。

五、会议记录、会议纪要及新闻稿件

（十三）会议记录。会议记录应当包括以下主要内容：会议举行的时间、地点、主持人、出席人员、缺席人员、列席单位及人员、特邀专家、记录人等基本情况；决定事项以及主要问题；审议过程及会议组成人员的意见和表态；其他参会人员的意见；主要分歧意见；主持人的决定。

（十四）会议纪要。文秘人员应在闭会之日起1个工作日内草拟完成会议纪要。纪要应准确、全面地反映会议主要精神和决定事项，经分管文秘的副主任核稿后，送主持会议的县政府领导签发。

（十五）新闻稿件。会议讨论决定的事项宜于公开的，由县政府办公室根据会议需要指定文秘人员草拟新闻稿或安排新闻单位到会，新闻稿由分管文秘的副主任审核，如有需要送主持会议的县政府领导审定。

六、整理、归档会议文件

（十六）材料整理。每次会议的原始资料，由秘书科整理完备，移交综合科存档。凡需形成县政府、县政府办公室正式文件的议题请示材料，综合科应复印存档，原件退承办科室办理完毕后随正式文件一并交综合科。

（十七）归档管理。综合科负责按有关规定对移交的会议原始资料进行整理，及时形成档案资料，并实行专人、专柜管理。

（十八）档案查阅。查阅会议有关讨论干部问题等密级较高议题的档案资料，须向县政府提交书面请示，由县长或分管副县长批准；查阅其他议题的档案资料，须向县政府办公室提出书面申请，由县政府办公室主任批准。