商场新闻会流程方案

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一、目的

1．公布国美电器十九周年司庆及入驻唐山百日庆典信息，引起社会各界的关注；

2．做好社会各界的公关工作，与政府职能部门、新闻媒体、家电厂商建立良好的合作关系；

3．提供新闻炒作的契机，树立国美良好的公众形象，提升国美的企业知名度；

4．向社会各界展示国美的企业文化、企业实力，国美经营特色，提高国美的美誉度；

5．掀起激情十二月，天天过节的新闻宣传炒作高潮；

6．为二店开业做宣传。

二、日期

2005年12月6日（星期二）

三、地点

唐山市大酒店

1、星级酒店

2、会议厅、宴会厅100人左右容量（场租费用：元）

3、配套音响、话筒设备齐全

4、提供投影仪（电脑自备）公务员之家版权所有

四、参会人员（国美领导、政府官员、各品牌厂家领导或代表、新闻媒体）注：请各部门在12月2日16：00将确定名单汇总至广宣部马千里处

1、国美大区领导，约1-2人：（行政部落实）

2、政府官员，约5-7人：（行政部落实）

唐山市市长(待定)主管商业的副市长

唐山市路南区书记区长唐山市路北区书记区长

当地物业主、福利院领导

4、各品牌厂家总部领导及驻唐山经理约人；（由采销中心确定）

5、邀请新闻媒体，约人：（广宣部）

燕赵都市报社长/总编

唐山晚报社长/总编

唐山广播电视报社长/总编

唐山广播电视报

燕赵都市报

唐山晚报

唐山电视台台长

唐山经济广播电台

唐山交通经济广播

8、唐山国美分部参会，20人：

分部总经理雷鸣、采销总监张凯、广宣部经理张红青、财务部经理王月红、行政部经理李越男、人资经理吴凡、客服部郭荣、市调部经理赵东森等；以及各科主管由采销部提供

五、会议内容

1、大区领导回顾国美发展里程及未来；

2、总经理回顾唐山国美百天经营，及展望未来；

3、市领导讲话

4、市领导为唐山国美颁发荣誉；大区领导为唐山国美颁发锦旗；

5、唐山国美回报社会，关爱社会弱势群体捐赠礼品

6、为回报唐山百姓支持信赖隆重推出“激情12月，天天过节”大型让利销售活动；

7、对所有给予企业支持和关心的各单位团体和各界人士表示感谢。

8、晚宴高潮活动，领导切国美生日蛋糕；国美领导与厂家代表一同浇灌象征友谊的香槟塔

六、会议议程：

14：00会务组进驻酒店布置会场

16：00最后检查会务安排

16：30暖场音乐起，礼仪、签到、礼品（礼金）发放、引领就位开始入场（循环播放国美宣传片）

17：00主持人宣布答谢晚宴仪式开始，介绍来宾

17：10国美大区领导讲话

17：20唐山国美总经理讲话

17：30唐山市市长讲话

17：35区领导讲话：

17：50回馈社会关爱弱势群体捐赠礼品18：00路南区领导颁发荣誉

18：05大区颁发锦旗

18：10厂家领导代表讲话（待定）

18：20公司领导要请市领导一起切蛋糕

18：30公司领导与厂家领导一起浇灌香槟塔（分发香槟）

18：45公司领导举杯祝酒，晚宴开始

七、工作安排

（一）、会前准备

1、场地联系

目前酒店确定为（大酒店），行政部负责与酒店方面的有关沟通工作，合同由行政部签订，12月2日落实。

2、现场布置及会务用品

签到簿、名片托盘、嘉宾胸花、嘉宾用笔、便签纸、姓名桌卡等由行政部负责准备（桌卡打印由广宣部负责），落实时间12月2日。门店管理中心负责会场内外横幅、拱门、升空气球、主背景布置、入会场引导牌、花篮、现场指示牌、其他布置用品的到位12月1日出方案，12月6日10：00必须布置完毕，广宣部负责台卡的购置，厂家祝贺花篮由行政部统一制作，6日早10：00之前必须到位，采销部落实收取各厂家费用。

3、宣传资料

基本资料：公司简介、相关新闻报道、国美报等，由广宣部准备并组合成套，12月4日交行政部，由行政部负责装袋。

新闻通稿：专发媒体记者，整个准备、发放、落实工作由于12月4日广宣部完成。

领导发言：广宣部负责总部领导发言稿、分部领导发言稿12月4日前落实，行政部负责政府相关领导发言稿。

4、礼品

会员卡由客服李静单独负责，其他礼品指定专人负责

嘉宾礼品（定位）：5份：市长、区委书记、区长每人准备国美会员钻石卡，其他嘉宾准备银卡。

礼品在12月4日前落实完毕，由行政部接收，广宣部与行政部做好沟通。行政部负责将礼品统一入礼盒包装，且礼品外包装应相同，注意将来发放时要做好区分工作。

5、请柬与邀请函

行政部12月1日下班前负责请柬的订购，广宣部12月2日负责打印，各部门到广宣部领取，12月3—4日由各部门发放到位。

（二）、人员邀请

各部门在12月4日前带请柬对口处邀请，并逐个落实确认。

行政部：总公司领导、区政府官员、市政府官员、及以下部门未提到的其他人员。

采销部：厂家代表

广宣部：宣传部、媒体

1、人员统计：各对口部门应做好回执统计工作，不断将最新信息与行政部就和广宣部沟通进展情况，12月5日中午前将最后确认名单（姓名、职务、单位、联系电话、是否安排接送、随行人员信息）及时报行政部、广宣部，以便于安排；

2、会前确认：12月6日上午各部门做最后电话逐一确认，提醒有关人员到场。对于需要特殊接送安排的，行政部统一做好接送工作。

3、座次安排：、行政部、广宣部应在12月5日开始安排好座次，及时做好座次调整工作。

（三）、会场布置

行政部安排车次：大区领导、厂家代表，在活动当天上午（12月6日10：00之前）将会议所需的会务用品、礼品、宣传品等一并运至现场，由酒店提供临时储存间，指派专人负责。广宣部、行政部和门店管理中心一起做好会场布置工作，查缺补漏。

（四）、会场控制

所有会务人员必须在12月6日14：00到场。

1、迎宾组：（组长：组员：）

*礼仪小姐（由人资部安排，门店负责调配，人数10人，注意服饰上的统一形象，酒店也提供两位礼仪小姐）负责迎接宾客及引导工作；

*行政部（李越男）、广宣部（张红青）、财务部（王月红）、人资部（吴凡）、客户服务部（郭荣）、采销部（张凯）均要指派专人到场迎接对口来宾。

2、签到组：（组长：组员：）

*12月5日18：00前，根据广宣部、行政部提供来宾名单和座次安排，按英文字母排序制成现场座次对应表格，交给引导组；由门店指派人员协助此项工作；

*签到组类别：政府部门签到处（3人）、厂家签到处（3人）、媒体签到处（3人），机动人员3人；

*签到组负责接待现场嘉宾，收取名片，安排签到；

*做好到场嘉宾统计工作，会前10分钟组长将实际到场嘉宾信息统计给主持人，以便于主持人介绍和安排嘉宾讲话等。

3、引导组：（组长：组员：组长对签到组组长负责）

*礼仪小姐根据签到组提供的表格，将来宾安排到各自座位；

*迎宾组礼仪小姐听从签到组安排

4、礼品组：（组长：组员：）

*财务部负责礼品和礼金的发放；

*会前从行政部接管礼品，签到时凭请柬发放礼品并在表格上登记好，会后做好剩余礼品核对工作。

*礼品发放嘉宾、礼金发放记者。

5、控制组：（组长：组员：）

由行政部经理、广宣部经理、市调部经理，三人总负责现场工作，包括现场进程，突发事件安排等，指挥监督其他组工作；

*现场操作人员、（人资部安排2人），控制好现场设备如灯光、音响、冷气等；

*现场指派4人负责会场秩序维护（内保提供/门店提供），做好会场秩序的维护工作，禁止会议期间内部人员随意走动，所有人员出入皆走后门；

*会议撤场由礼品组、签到组和迎宾组组长负责，行政部、广宣部负责指挥。

6、贵宾休息室（会前2天确定贵宾人数，以便于准备贵宾休息室）

由大区、分部领导负责接待，由酒店安排等同贵宾数量的服务人员配合公司领导做好接待工作。

（五）、注意事项

1、来宾凭请柬领取礼品，记者礼金由广宣部经理指定发放；

2、礼品预备贵宾份、来宾份；（视最后落实嘉宾人数及时调整）

3、会议布场时将组合成的宣传资料，放在签到处，另用国美手提袋装好1公务员之家版权所有0份备用；

4、酒店准备纸张和笔，放置在签到处的桌面上，同时每桌安排茶水（矿泉水、杯）；

5、来宾签到时，各负责接待部门派专人在指定签到处协助迎宾，并引导至相关场所休息，做好会议的接待工作，尽量避免人员在会议期间半途退场，尤其是到会主要嘉宾；

6、采销部、行政部确定好要发言的重要嘉宾，在送请柬时可附送一份国美资料（广宣部提供：国美简介、国美报、国美故事等）

7、用餐及陪同安置如下：贵宾席（1）桌（由大区、分部领导陪同）、媒体席（1）桌（广宣部陪同）、厂家席（）桌（采销部指定人员陪同）、司机席（1）桌（由行政部陪同）；

8、晚宴期间由相应部门、相应级别专人陪同就餐；

9、做好会前的临时加桌准备（1）桌，订好菜系（由行政部制作，送广宣部、行政部）；

10、方案批复两天内，由行政部召开各部门协调会议，对方案进行完善，逐项落实到位，本会议由行政部统筹监督，行政部、广宣部具体操作，各部门积极配合。

11、事先由出面邀请的部门确定好要发言的重要嘉宾，在送请柬时可附送一份国美资料（资料广宣部提供）

八、费用计划

1、场地租用费：厅（半天）：元，贵宾休息室免费；

2、现场布置费用（含礼仪小姐）（会场内的logo设计即主背面设计和会场内外的横幅的气氛装饰材料）：元

3、餐饮费：元/桌桌：元

4、记劳务费：元/人人：元

5、会务费：元

6、酒水：元

7、礼品：元

8、手提袋：个：元

9、不可预见费用：元

10、摄像：元

合计：元

九、新闻会人员安排

总指挥：

总协调：

迎宾组——人

组长：

组员：

引导组——人

组长：

组员：门店人员人、礼仪小姐（酒店提供大门礼仪小姐2人、会场现场礼仪小姐2人、贵宾室礼仪小姐——依实际情况而定一对一、门店/分部办公人员提供2人）

签到组——人

组长：

组员：客服部人员

控制组——人

组长：

组员：各组组长等

礼品组——人

组长：

组员：

新闻组——人

组长：

组员：广宣4人

机动组（会务事项）——4人

组长：

组员：车管及司机

注意：任何组有问题找总协调人