城市社区档案指导意见

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加强社区建设，有利于促进经济和社会协调发展，进一步提高人民的生活水平和质量，有利于扩大基层民主，有利于维护社会稳定，推动城市改革和发展。而建立健全社区档案工作是社区建设的一项重要任务，也是整个档案事业的重要组成部分。为使档案工作更好地为社区工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《省档案条例》和《中共省委办公厅、省人民政府办公厅关于全面推进城市社区建设的意见》(皖办发[2001]21号)，现提出如下意见：

一、提高认识，切实加强对社区档案工作的领导

社区档案是指社区党组织、社区成员(代表)大会、社区居民委员会以及社区群团组织在居民自治等各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。社区档案工作是社区建设的一项基础工作，对便利社区管理，提高工作效率，优化社区发展环境，提升居民学习、生活质量，推动城市改革和发展，维护群众合法权益，推进社区物质文明、政治文明和精神文明建设具有十分重要的作用。要从实践"三个代表"重要思想的高度，切实加强对社区档案工作的领导和指导。要把社区档案工作纳入社区建设目标，列入年度工作计划和社区考核指标，与社区的其他工作同布置、同检查、同考核。要明确分管领导，逐级落实责任，切实解决社区档案工作中的人员、经费、保管场所和设施设备等实际问题，使社区档案工作与社区各项工作同步协调发展。

二、依法管理，逐步规范社区档案工作

依法管理是社区档案工作健康持续发展的基本保证。社区档案必须坚持集中统一管理原则，由社区集中统一管理社区各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案(见附件三：《社区档案归档范围》)。社区应配备专、兼职档案人员，逐步建立健全档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项规章制度。采取防盗、防火、防潮、防虫、防光和防尘等措施，配置必要的档案安全保管设备，确保档案的完整与安全。有条件的应建立规范的综合档案室，使社区档案工作逐步走上规范化、标准化、法制化轨道，逐步实现档案管理现代化。

社区档案整理，文书档案执行《归档文件整理规则》(DA／T22-2000)行业标准；基建档案、设备档案执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T一11822-2000)国家标准；会计档案执行《省会计档案管理办法实施细则》(财会字[1999]691号)文件：照片档案执行《照片档案管理规范》(CB／T11821-2002)国家标准；电子文件执行《电子文件归档与管理规范》(CB／T18894-2002)国家标准。

全省城市社区档案工作，"十五"期间的总体要求是：2003年，社区档案工作建档率达到20％；2004年，社区档案工作建档率达50％，合格率达30％；2005年完成社区建档工作，合格率达60％(《社区档案工作建档标准》、《社区档案工作合格标准》见附件一、附件二)。对经市、县(区)档案行政管理部门组织验收达到合格标准的社区，由各市档案行政管理部门颁发社区档案工作合格证书。合格证书由各市档案行政管理部门统一设计制作，统一加盖公章，统-颁发。

三、齐抓共管，共同推进社区档案工作

社区档案工作是一项系统工作，做好社区档案工作，需要各有关部门的密切配合，通力协作。各级档案行政管理部门要在同级党委政府的统一领导下与民政、劳动与社会保障、精神文明建设、卫生、宣传、司法等部门密切配合与协作，依法加强对社区档案工作的分类指导、监督、检查。积极主动深入社区，宣传档案工作的作用和意义，通过培训、法规咨询、现场指导、帮助建档等形式，为社区档案工作提供积极有力支持，要注意及时总结、推广社区档案工作经验，不断提高社区档案工作水平。各级民政部门要统筹规划，主动协调，把档案工作纳入社区发展规划和对社区工作的检查和布置中，和档案部门互相配合，共同促进社区档案工作的有效开展。各街道办事处、社区要充分发挥职能作用，积极为档案工作的依法规范开展创造条件，提供保障，确保社区档案工作健康、持续发展。

四、着眼服务，充分发挥档案信息资源作用

社区档案的建设必须紧紧围绕社区工作，为社区现实服务。要本着急用先建，边建边用，逐步规范的原则，围绕社区建设的重点工作、热点问题和居民需求，积极开发档案信息资源，努力为解决下岗职工和失业人员再就业、建立社会保障体系、加强社区党的建设、繁荣社区文化、发展社区卫生以及加强社会治安等提供服务。本社区工作人员和居民因工作需要或生活需要，均可利用社区档案。社区工作人员应主动利用档案，以利于了解和掌握社区建设和发展情况，不断提高工作效率；当前要特别注意建好、用好弱势群体档案，充分发挥低保人员登记、残疾人员登记、两劳释放人员登记、"空巢"老人登记、下岗职工人员登记档案的作用，为保证低保和社保资金公平、公正发放，帮助下岗职工再就业，开展多种形式的敬老助残工作服务。社区还可以通过开展电话和网上档案咨询、档案借阅、指导居民建立家庭档案、举办档案展览、发放宣传材料等形式，使社区档案工作贴近居民、贴近生活。

五、加强培训，提高社区档案人员素质

开展社区档案工作，发挥社区档案作用，提高档案人员素质至关重要。各级档案行政管理部门要加强对社区档案人员的培训，通过举办培训班、知识讲座、现场培训、业务咨询等形式，提高社区档案人员的业务知识和实际操作能力，以适应档案工作需要。要充分发挥社区自治功能，积极引导社区档案工作协作活动，开展档案业务交流，互帮互学，相互促进，共同提高。在条件允许的情况下，组织社区档案人员参观考察，开阔视野，增强档案工作活力。

社区档案人员要严格遵守档案法律法规，认真执行各项规章制度和业务技术规范，安全保管档案，防止泄密。档案人员调动或离开档案工作岗位时，应严格办理档案移交手续。

六、结合社区档案工作，引导开展家庭建档

社区居民家庭档案对于推动家庭美德建设，提高家庭文化品位和家庭生活质量，丰富社区文化建设和精神文明建设有着十分重要的作用。各市在开展社区档案工作过程中，要抓住机遇，注意引导社区居民家庭建档，通过组织开展档案进社区进家庭、培育家庭档案示范户、举办家庭建档业务咨询和辅导、家庭建档经验报告会、家庭档案展览评比等活动，引导更多的居民建立家庭档案，让档案走进千家万户，使档案成为社区居民家庭生活工作的好帮手。