农业局档案管理指导意见

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农村土地承包档案管理是农村土地承包管理十分重要的基础工作，事关党的农村土地承包政策的贯彻落实，事关农民土地承包权益的维护保障。实行土地家庭承包以来，各镇、村产生了大量的土地承包档案，这些档案是农民承包土地的原始凭证和土地承包经营权流转的依据。几年来，全县各地加强对土地承包档案的管理，建立了档案管理制度，土地承包档案在工作中发挥了明显的成效。但近年来，随着城乡一体化和农业现代化进程加快，农村土地承包档案的保护和管理面临着许多新情况和新问题，有的地方土地承包和流转的文件材料未能及时立卷归档．存在着丢失危险；有的地方在机构调整和人员变动中档案移交不到位，存在着遗失问题；有的地方土地承包档案保管条件简陋，存在着损毁现象；有的地方土地承包管理不规范，存在着归档材料书写不规范等情况。这既不符合档案法律法规的规定，又不符合农村土地承包管理规范化、制度化的要求，也给稳定农村土地承包关系并长久不变带来不利影响。为进一步加强农村土地承包档案管理工作，确保土地承包档案以及在承包土地流转过程中形成的材料的完整、安全，根据省农业厅、省档案局《关于转发农经发[2012]12号文件加强农村土地承包档案管理工作的通知》，结合我县实际，特提出如下意见：

一、充分认识做好农村土地承包档案工作的重要性

土地承包档案是指在开展土地承包工作中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的原始记录。它是党的土地承包政策实施的具体见证。加强农村土地承包档案管理，是巩固农村改革成果，稳定和完善农村土地承包关系，维护农村集体和个人的合法权益，保持农村社会稳定的一项重要的基础性工作。土地承包档案如果遗失、损毁或者遭到破坏，将给农村土地承包管理工作带来重大损失，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。在城乡一体化加快发展、新农村建设稳步推进的新形势下，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动；乡镇机构改革重组和乡村区划调整，土地承包管理机构和人员也发生重大变化。这既扩大了档案管理的内容和范围，又增加了档案管理工作的任务和难度，迫切需要加强农村土地承包档案管理工作，及时收集归档，妥善保管，同时积极开发档案信息资源，充分满足各方面的需要。

各级农村土地承包和档案管理部门要充分认识新形势下加强农村土地承包档案管理的重要性和紧迫性，把农村土地承包档案管理工作纳入重要工作日程，切实增强责任意识和忧患意识，加强管理，落实责任，确保农村土地承包档案的完整与安全，为贯彻落实农村土地承包法律政策，妥善解块农村土地承包经营纠纷，依法维护农民土地承包权益奠定坚实的基础。

二、准确把握农村土地承包档案管理原则

农村土地承包管理部门要在档案行政管理部门的监督和指导下，严格执行档案工作法律法规，切实加强农村土地承包档案管理，明确管理要求，健全规章制度，落实岗位职贵，强化监督检查。具体工作中要准确把握以下原则：

(一)坚持统一领导。农村土地承包档案工作是事关党的农村基本政策、国家农村基本经营制度和农民核心经济利益的一项十分重要的基础工作。各级农村土地承包管理部门必须严格执行农村土地承包与档案法律法规和规定，在当地党委政府的领导下，在档案行政管理部门的监督指导下，实行统一领导，统一制度，统一标准规范。

(二)坚持分级管理。加强农村土地承包档案管理是各级农村土地承包管理部门的重要职责，也是农村集体经济组织和村(居)民委员会的重要任务。各级农村土地承包管理部门是本级农村土地承包档案的形成机关。也是管护工作的第一责任人，要按照档案工作的标准和要求，认真抓好本级农村土地承包档案的收集、整理、保管和利用等工作，并监督、指导和帮助基层特别是乡镇土地承包管理机关和农村集体经济组织、村(居)民委员会加强农村土地承包档案管理。

(三)坚持集中保管。农村土地承包档案是各级农村土地承包管理部门档案全宗中不可分割的重要组成部分，必须由档案形成单位集中保存，科学管理，不得分散。各级农村土地承包管理部门，特别是县级农村土地承包管理部门和乡镇农村土地承包营理机关，要按照国家有关规定，配备档案管理设施设备，改善档案保管条件，确保农村土地承包档案有专人管理、有专柜存放、有专用档案室保管。

(四)坚持科学分类。农村土地承包管理工作形成的历史记录种类繁多、内容丰富。一般可分为：文书(综合)类、合同类、确权登记类、纠纷调处类等。各单位在收集、整理并形成档案过程中，要根据本部门、本单位的职能分工和工作实际．本着工作需要和使用方便的原则，科学分类，建立分类归档制度。

三、建立健全农村土地承包档案管理制度

依据农村土地承包和档案管理法律政策规定，加快建立健全土地承包档案管理各项制度，确保土地承包档案内容真实有效、信息完整、实体安全。

(一)明确归档范围。农村土地承包应归档的材料主要包括：各种会议材料、文件、规划、方案、报告、检查记录、计划总结、统计汇总材料和电子声像材料等，由主办单位归档保存；承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记申请书、土地承包经营权登记薄、土地承包经营权空间位置图、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台帐、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等，由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包(流转)合同、承包土地调整方案审核意见等档案材料，由乡镇人民政府农村土地承包管理机关归档保存；土地承包工作小组名单、土地承包方案、承包土地调整方案、村民会议或村民代表会议关于土地承包问题的决议(意见)和会议记录、土地承包台帐、土地承包(流转)情况统计表、土地承包(流转)合同及备案(同意)的原始材料、承包土地转让(互换)申请书、土地流转委托书等档案材料，由村(居)民委员会或农村集体经济组织归档保存：土地承包问题信访、调解仲裁土地承包经营纠纷形成的原始记录及调处文书等文件材料，由受理机关和单位归档保存。不具备安全保管条件的，应将档案材料整理后，移交本部门(机关)档案部门归档保存。

(二)明确保管期限。保管期限定为永久、定期两种。土地承包方案、承包土地调整方案、土地承包台帐、土地承包(流转)合同、土地承包经营权登记簿及原始材料和文书及空间位置图、纠纷调解仲裁文书、权属证明文件及重要声像材料等应定为永久保管。本机关、本单位政策性文件，重要会议、重大活动、重要业务文件，重要问题的请示与批复，重要报告、总结、统计、汇总材料，重要合同协议、凭证性文件材料，重要业务问题的往来文书等，也应定为永久保管。上级机关颁发的需要本机关、本单位贯彻执行的文件和一般职能活动形成的一般性、过程性文件可定为定期保管，定期一般分为30年和10年。

(三)注重档案形成质量。按照档案管理规范要求，严把档案材料形成关。凡需要归档的文件材料要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备；使用的书写材料、纸张和装订材料等符合档案保护的要求；照片、声像及其他非纸质材料要配以相应的目录和说明文字，并确保载体有效；重要的电子文件使用不可擦写光盘，并制成纸质拷贝保存。归档材料应为原件，需以复制件归档的．应由经办人核准，并说明理由，注明原件存放处。

(四)规范档案收集整理。建立健全档案管理制度，落实岗位职责，加强土地承包档案的收集整理。已办理完毕需归档的文件材料应及时归档，任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档。文书(综台)类文件材料，按年度整理归档；土地承包(流转)合同、纠纷调解仲裁案卷、确权和登记档案材料，按照合同、调解仲裁申请标的和权利人分别整理保管，在相关工作完成后及时归档；权属发生变化时，应及时补充变更材料和原始记录。整理归档后，应编制档案检索目录。

(五)确保档案保管安全。要把土地承包档案管理责任落实到岗、到人，根据工作需要配备档案库房或档案专柜及相应的设施设备．采取各种防范措施，切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防光、防污染、防鼠、防虫霉等工作，确保档案安全。村组档案应指定专人进行保管，对不具备档案安全保管条件的可由乡镇代为保管。县乡两级档案要按照国家有关法律法规规定，在保管一定期限后及时向县级国家综合档案馆移交。不具备档案安全保管条件的单位，可提前移交。涉及国家秘密的，档案保管和利用要符合国家有关涉密文件档案管理的规定。

(六)强化档案利用服务。农村土地承包档案保管单位应当按照有关规定，为社会提供利用服务。要制定农村土地承包档案利用管理制度，在提供档案利用服务时，不得损害国家安全和利益，不得损害社会和其他组织的利益，不得侵犯他人合法权益．不得收取除复制成本费外的其他费用。档案移交单位利用有关档案资料时，各级国家综合档案馆应做好服务工作，并为查阅档案提供便利条件。

(七)推进档案信息化管理。各级土地承包管理部门和档案保管单位要积极争取资金，配备必要的计算机及其他相关设备，与农村土地承包经营权登记管理系统相结合，建立农村土地承包档案信息管理平台，对农村土地承包档案信息实行动态化管理，丰富档案信息资源，实现更大范围的农村土地承包档案信息资源共享。

四、切实加强对农村土地承包档案管理工作的领导

加强农村土地承包档案管理，是贯彻落实党的农村基本政策的基础工作，是确保现有土地承包关系稳定并长久不变的重要工作。各级农村土地承包管理部门和档案行政管理部门要高度重视，切实加强组织领导，保证档案管理必需的人员、经费和设施条件，为农村土地承包档案管理工作顺利开展提供有力保障。

(一)强化档案意识。各级农村土地承包管理部门要牢固树立档案管理意识，高度重视农村土地承包工作中文件材料的形成和归档，从源头上有效防止归档工作的随意性。要本着对党和国家、对人民和事业高度负责的精神，准确把握新形势下农村土地承包档案管理面临的新特点、新要求，抓紧研究制定相关业务规范和标准，建立健全分级负责、层层落实的土地承包档案管理工作制度。

(二)加强管理指导。各级农村土地承包管理部门要扎实地做好本级土地承包档案管理工作，建立档案工作领导人负责制和档案管理人员责任制，配备业务素质高、工作责任心强的人员负责档案管理，健全各项工作制度。要按照确保现有土地承包关系稳定并长久不变的要求，结合开展延包后续完善、土地承包经营权登记试点、土地承包经营权流转服务等活动，开展现有土地承包档案材料清理检查工作。未立卷的要尽快立卷。缺损、残破的要尽快修补，遗失、损毁的要尽快采取措施补救。要加强对下级单位的监督指导，派出专业人员指导基层建档工作，组织开展多种形式的培训活动，提高土地承包档案管理人员的业务技能和水平。各级档案行政主管部门要积极主动为土地承包档案管理工作提供业务咨询和技术服务，支持和帮助土地承包档案管理人员提高业务素质。

(三)加强监督桂检查。各级农村土地承包管理部门和档案行政管理部门要相互配合，建立经常性的监督检查机制。在结合日常工作进行督促检查的同时，要定期组织检查，特别要加大对镇、村两级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对执行档案管理法律法规不力、管理工作不到位的要限期整改；发现有档不归，擅自损毁、涂改、隐匿档案的单位和个人，依法追究责任。要注意发现和总结各地的典型事迹和先进经验，通过多种形式，加大宣传和交流。对档案管理和保护作出突出贡献的单位和个人，要及时予以表扬和奖励。