建委档案管理工作意见

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为认真落实机关作风建设年中提出的“转作风、重规范、提效能”的目标要求，切实转变作风，提高工作效率和服务水平，按照市纪委《关于市级行政执法专项监察情况的通报》精神，进一步推动行政许可工作信息化、规范化建设，实现许可事项档案管理的科学化、标准化，现就行政审批档案管理工作提出如下实施意见：

一、指导思想

审批事项案卷的整理工作是规范行政审批行为的重要内容，为确保行政审批事项的严肃性、规范性，便于档案的保管和利用，以“利用第一、服务第一”为目的，按照“办理有过程、过程有记录、案卷有体现”的原则，通过加强日常档案管理，搞好档案建设，实现档案工作规范化、统一化、门类化、制度化。

二、工作原则

（一）一事项一档案的原则。相关科室和单位要充分认识审批事项档案管理工作的重要性。每一项行政许可都应建立专门的案卷。每一件许可事项从申请、受理、审批到办结，所有流程涉及的资料都应纳入档案、整理入册。

（二）真实严谨的原则。为确保审批案卷的完整性、真实性和有效性，在审批工作中，要逐页逐项的核对资料内容和有关信息，保证每一页材料都真实可靠，信息准确无误。案卷整理严格按照许可事项审批要求，不增项不减项，杜绝档案中存在涂改造假、错装材料的现象，做到审批案卷内容完整、流程完备、整理规范。

（三）责任到位的原则。要求窗口、相关科室和单位加强领导，分工明确，每一项许可事项的案卷整理都落实到专人，做到组织到位、人员到位。建立责任追究制度，对不按时、不按要求整理档案的单位和个人要追究责任，以确保日常审批事项档案管理工作的规范化、高效化。

（四）定期归档的原则。每季度归档一次。相关科室和单位于每季度的最后一周内，将本季度受理的许可事项材料整理完毕后送到市建委行政许可科，由许可科核实登记后统一转至市城市建设档案管理处保存。

三、档案编制的基本要求

（一）案卷内容

1．封面：许可事项名称用黑体二号字体填写；工程名称、申请单位用仿宋二号字体填写。时间为许可事项受理时间。编号前两位代表许可事项类别，第三、四位代表许可事项名称，按受理时间先后排列。

2．传递单：填写完整，不得留有空白项，文字简练，表达准确。时间、签字不能有遗漏。

3．目录：按照许可事项申报材料列出。

4．附件材料：一律使用A4纸，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。如有缺失项，应附上相应的文字说明。

5．封底：时间为装订整理时间；页数以卷内所编页码数为准；页码要求是所有有字的面都要编著页码。

（二）装订要求

1．装订方向：纵向表要求表头向上，横向表要求表头向左。

2．装订顺序：按封面、传递单、目录、申请表、附件材料、封底的顺序摆放齐整。

3．装订方法：左边线打三孔装订，距离左边界2厘米，上下边界7厘米。装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。