基层公文处理几项意见

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对各乡镇、局部县直机关单位的公文进行了抽查和评比，今年月。发现在工作制度、办文程序、公文质量等方面存在着一些问题和不足。现依据《中国共产党机关公文处置条例》以下简称《条例》和《国家行政机关公文处置方法》以下简称《方法》并结合实际，笔者就如何做好基层党委、政府公文处置工作谈几点思考意见。

传达贯彻党和国家的方针、政策，党政机关公文是党政机关实施领导、处置公务的具有特定效力和规范格式的文书。安排布置党政工作的重要手段。公文处置在党政机关日常工作中具有举足轻重的作用，做好公文处置工作是党政机关管理工作高效运转的重要保证。

一、基层党政办公文处理存在的突出问题

经过调查研究、分析归纳，我们发现部分基层党委、政府在公文处理工作中存在以下几个较为突出的问题：

㈠工作制度不健全。有的单位没有建立健全公文处理工作制度，未能严格办文程序，不能做到有章可依、照章办事，没有形成公文处理规范化的运行机制。办文过程中存在较多的问题，如无发文稿纸，没有明确的工作流程，没有统一的公文格式，收发文登记本缺失等等。

㈡办文程序不规范。没有严格按程序办文，越级呈报，文稿倒流。有的单位代拟稿没有经过办公室把关审核，就直接由业务股室或二级机构送交上级领导，导致一些文稿漏洞百出、质量不高，既未能体现出机关制文的意图，又给上级领导在处理问题时增添了麻烦。

㈢公文质量不过关。在公文处理时没有严格按照《条例》和《办法》的要求来办，不规范、不严谨，随意性大，造成公文的内在质量低、外观标识差。具体表现在以下几个方面：

1.公文格式不规范。

①发文字号不规范。发文字号是由发文机关代字、年度及发文顺序号组成。主要有两种情况：一是发文机关代字雷同，不能省略的省略了，如龙凤乡和龙潭乡都写成“龙发〔〕号”；二是括号不当，正确格式为“发〔〕号”，却出现“发（）号”、“发［］号”错误的格式。

②公文标题不规范。有的标题较长、字数较多时，移断词或词组，特别是转发文的标题，有的是病句，有的繁琐冗长，不讲求简练。如乡年号文件标题为《乡年机关工作人员岗位职责管理办法》，正确的表述应为《乡关于印发〈年机关工作人员岗位职责管理办法〉的通知》。

③标号使用不规范。在公文存在多个层次时，往往出现多级层次顺序号使用混乱，同级小标题的标号不统一，格式也不统一。

④数字使用不规范。由党委机关制发的公文中除定型词、词组、成语、惯用语、缩略语和具有修辞色彩的词语中作为语素的数字必须使用汉字外，其他的数值一般都要使用阿拉伯数字，并使用法定计量单位，但我们抽查的文件有多处数字使用不规范。尤其是落款日期，基层单位经常出现标注错误，党委发文落款日期应用阿拉伯数字却使用了汉字，政府和局级机关单独发文落款日期应用汉字却又用了阿拉伯数字。

⑤印发传达范围不规范。在使用“决定”和“意见”等文体时，有的单位根本不标注主送机关或仍将主送机关标注在正文之前而没有标注在成文日期下一行。

⑥印制版记不规范。有的版记格式不准确，如“送至”、“报”、“发至”、“发送”、“报送”，都应统一为“抄送”；党委发文时印发机关左和印发日期右没有按照要求空半个4号字；有的版记位置不准确，如在有附件的情况下，除非附件后无版面，印制版记均要写在附件后，往往有的单位在使用双文种公文时，把印制版记写在公文首页。

2.文种使用不规范。有两种情况：一是该用“请示”而误用“请示报告”，“请示”和“报告”是两个不同的文种，不能放在一起用。“请示”是一文一事，上级部门必须要批复或答复，“报告”是一文一事或多事，可以答复或批复，也可不批复；二是该用“通知”而误用“决定”。在公文的词汇中只有任免通知、任免令而没有任免决定的说法。

3.公文用语不规范。一方面有的语句模棱两可，让人产生歧义，另外错别字较多，标点符号使用不当，校对不认真，打印不整洁，装订不整齐，纸张不齐整，也是公文中常见的毛病，严重影响了文件的庄重严肃性。

4.结构层次不清晰。有的公文思路不明，条理不清，观点不鲜，逻辑不强，几个层次和观点相互重复、包含，给人感觉不知所云，甚至产生歧义。

二、关于做好基层党政办公文处理工作的几点建议

针对基层党委、政府在公文处理中存在的问题，结合自身工作实际，就如何做好公文处理工作提出以下几个建议：

㈠把好“五关”，切实提高公文处理质量

在公文处理中应注重把握好公文的“五关”即政策关、结构关、文字关、格式关、程序关，努力提高公文处理质量。

1．讲求“法理”，把好政策关。公文具有很强的政策性。公文所反映和体现的基本立场和观点，所提出的意见、措施、办法和要求一定要符合上级有关规定，不能与现行的政策相矛盾。做到每一个字、每一句话都“于法有理”，能经得起法律的检验、政策的检验、事实的检验。

2．注重“严谨”，把好结构关。这是从公文的逻辑、结构、布局上提出的要求，即公文的开头、主体和结尾及各部分的段落、层次安排须井然有序，环环紧扣，脉络清晰，层次分明，无赘述、无交叉，无重复，无矛盾，全文构成一个不可分割的有机整体。

3．力求“准确”，把好文字关。在公文中有“一字入公文，九牛拔不出”的说法，文字的准确表达在公文中尤为重要。要力求使文稿准确运用公文语体，达到以记述为核心，以实用为目的，把准确性、简洁性作为最基本的要求，使每一个字都有每一个字的作用，每一句话都有每一句话的力度。确保主题旗帜鲜明，内容言之有物、切合实际，语句符合逻辑，字词使用恰当，标点符号使用正确，引用事例、数据准确。力求把文字艺术问题处理在领导签发之前。

4．着力“规范”，把好格式关。要严格按照《条例》、《办法》的要求，选择使用合适的文种，行文方式要准确，公文格式要规范，标题、发文字号、主送机关、抄送机关、印制版记、附件、数字、计量单位、字体、页码等细节要准确到位，并进行逐项审核，确保公文格式规范。

5．严格“流程”，把好程序关。要严格执行办文程序。公文制作要经过起草、校核、送审、复核、登记等这样一个基本流程。对起草的公文稿须进行充分的会签、审核后才由领导签发，未经过校对、核实的不送领导签发，且不能越级呈报。

㈡搞好三个“加强”，努力提升秘书整体素质

从一定意义上讲，秘书人员的素质决定着公文的质量。为确保公文质量，关键要搞好三个“加强”，全面加强秘书队伍建设，注重培养和提升秘书人员的综合素质。

一是加强业务培训。通过开展办公室系统优质服务竞赛活动和举办办公室主任、秘书业务培训班等形式，组织秘书人员学习公文处理业务，不断提高办文水平，积极促进公文处理工作科学化、规范化、制度化。

二是加强作风建设。增强秘书人员从事公文处理工作的光荣感、责任感，形成和保持求真务实、雷厉风行、无私奉献的良好作风。

三是加强制度建设。建立健全四个制度：工作制度，严格依照《条例》和《办法》建立健全公文处理工作制度，严格办文程序、公文格式等，做到有章可循；定期汇报制度，秘书人员应定期向领导汇报工作、沟通想法，争取领导重视和支持；跟班学习制度，通过基层秘书人员在“两办”的跟班学习，提高业务能力；激励制度，对秘书人员的工作成绩及时给予充分肯定，在评先晋级时优先考虑，营造争先创优的良好氛围，从而激发秘书人员的工作积极性。

总之，基层秘书工作者要有大局之眼、细致之心，严格执行公文办理程序，不断探索公文处理工作的新途径、新方法，切实提高公文质量。只有这样，才能为公文处理不断地适应新形势下的基层工作奠定坚实的基础，才能充分发挥基层公文应有的效用，才能使基层公文处理工作为党政中心工作和经济社会事业发展提供优质高效服务。