机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的意见

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各市州交通局（委），厅直各单位，各重点建设指挥部：

为了切实贯彻执行国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），促进我省交通系统档案基础业务建设的全面发展，现将国家档案局令（第8号）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。省厅就贯彻执行《规定》提出如下意见：

一、充分认识《规定》的重要意义

《规定》是机关和企事业单位档案基础业务建设的一项重大改革。不仅对机关、企事业单位正确界定文件材料的归档范围，准确划分文书保管期限，按时开展档案价值鉴定工作具有重要的指导作用。各单位档案部门要认真组织学习，全面贯彻实施，确保应归档文件材料的齐全完整和规范整理，全面提高本单位档案管理水平。

二、《规定》的执行时间

《规定》从2008年起整理*年及其以后形成的归档文件材料统一按国家《规定》执行，2006年以前形成的文件材料和已整理入库档案不作变动，仍按原规定执行。

三、按要求制订或修订“三合一”制度

各单位要根据《规定》，结合本单位职能和各部门工作实际，制订或修订本单位的文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（简称“三合一”制度），经省厅审查同意后执行。“三合一”制度的制订或修订一般应征求本单位各部门意见、送本单位领导审查，定稿以正式文件印发。

编制归档范围应突出本单位特色。一要突出本单位主要职能活动的特色。主要是突出专业文件材料、行政执法、行政审批等工作的特色。二要突出本机关基本历史面貌的特色。主要是本机关举办重大活动、重要事件中形成的文件材料，本单位召开的重要会议文件材料等。三要突出本单位经济利益的特色。主要是本单位产权关系、债权债务关系、下属单位的经济关系等文件材料。四是突出个性特色。如述职报报告、审计结论、职工名册、干部职工被授予劳动模范、先进工作者等文件材料，职工录用、转正、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料，职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续等。

划分保管期限应把握如下原则：

第一，凡是反映本单位主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。

具体指本单位制定的法规政策性文件材料；本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第二，凡是反映本单位一般工作活动，在一段时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。

本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；本单位关于一般性问题的请示与上级机关批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等列为30年保管。

本单位一般性事务管理文件材料；上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料，列为10年保管。

四、归档文件整理的变化

文书文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三类，保管期限应为最低一级类目。永久、30年、10年保管期限的归档文件分别从“1”编制流水件号，不允许30年、10年的归档文件混编一个流水号。各单位形成的照片、电子文件应参照新《规定》确定保管期限、编号；科技、专业（含会计等）、磁性录音和录像带、实物等按原规定整理；电子录音、录像材料归入电子文件整理。