办公自动化与政府管理的创新

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秘书工作

――对准知识管理的OA

内容摘要：变革中的组织结构、变化的人，转瞬即逝的技术与一用即弃的设备，OA怎样才是有生命力的？而我们的工作怎样才真正具有价值？本文试图探讨围绕前沿热点话题“知识管理”展开对技术与管理的关系、知识管理在管理创新中的作用与意义、管理创新的征象问题的讨论。笔者认为，我国政府办公自动化实践中的最大不足是忽视了技术与管理的结合部，缺乏围绕信息技术的管理新思想和新理论的创新。管理创新是技术转化为生产力的基础，对知识管理的探讨是信息时代管理创新理论的立足点。

办公自动化管理知识经济制度创新

一、技术还是管理？

对于一个社会，管理和技术同等重要，但技术和管理的结合部比二者更重要。这是最新的“知识经济”理论提出的振聋发聩、发人深省的创见。它明确地表达了这样一种一直被混淆的观点：人类的首要和终极目标不是为了追求技术而是为了追求知识，知识只有在具有创新能力的情况下才能被获得。此外，现实的情形是，技术，特别是信息技术本身并不能直接转化为生产力，人们可以买到技术但却不能仅靠金钱买到效率，（我们有太多的用钱堆砌起来的信息系统，在那里人们见惯了高技术与低效率畸形并存）。但尽管世人对技术成果必须经由管理创新才能发挥作用不持异议，但如何使技术成果特别是信息技术成果实现管理创新却是令所有人困惑的问题，而“知识经济”理论所提出的“知识管理”的探讨，令人信服地抓住了问题的关键之处与核心精神。

二、知识与创新

在信息技术时代，知识与创新具有怎样的特征与意义？美国《福布斯》杂志1998年4月22日题名为“迎接知识经济”的文章1很好地阐述了这一论题。主要内容如下：

（一）信息技术时代的“知识”

知识与信息

文章指出，知识不同于信息，并且，“知识的首要目标不是技术”。在信息技术时代知识的具体涵义和目的是：把信息与信息、信息与人、信息与过程联系起来以促进创新。其产生的过程及在信息时代的运用的具体目的是“信息与人类认知能力的结合才导致了知识的产生。它是一个运用信息创造某种行为对象的过程，这正是知识管理的目标”。

无形资产胜于有形资产

知识可分为显性的和隐性的，正是隐性知识对发展具有潜力，但是目前能管理隐性知识的技术却很少，知识管理的创造性就是体现在使隐性知识发挥巨大潜力的过程中，知识管理要开发提供处理隐性知识的技术“把隐性和显性知识进行处理用一种适合于用户和商业环境的方式表现出来”。从上述意义而言，在信息技术时代，人们将重视无形资产更甚于有形资产。

（二）知识管理

关于知识管理的概念文章提出了如下几点特征：

知识管理不是信息管理，其重点不是“技术和信息的开发”，而是“个人创新和集体的创造力”；

知识管理“不是一门技术而是各种可行解决办法的一种综合”，“是通过知识共享、运用集体智慧提高应变和创新能力”；

知识管理属于管理经营范畴，其实施在于建立激励共享知识的机制，培养集体创造力。作者特别指出“创新和创造能力属于经营过程，但是以前几乎没有那个公司持这种观点”。

三、知识管理与管理创新

（一）成就与反思

自1985年以来，我国制定了办公自动化建设与发展的国家规划，政府各部门开始了大规模的信息技术的引进和信息系统的建设的进程。1996年，国务院信息化工作领导小组开始制定《国家信息化“九五”规划和2010年发展纲要》，显示了我国为在下个世纪初的全球信息化浪潮的发展中走在前列而为之奋斗的决心。此后，在这十多年来的发展历程中，政府部门的办公自动化经过了奠基、初创的阶段，已进入成熟期，然而，办公自动化的建设是否在实质上提高了我国政府的管理效率？在那些具体的方面提高了效率？在那些方面没有？从投入与产出的分析来看，目前的办公自动化建设是有效益的还是低效益的？我们应当如何评价政府办公自动化系统的效益，包括当前的和潜在的效益？

上述问题很少被认真提出，而且也很难回答。众所周知，我国的办公自动化是靠技术设备的配置为主体,而不是以管理理论、管理思想特别是管理方案的创新为支撑点。以这样的方式实行的办公自动化是高投入和低产出的。目前我国政府的办公自动化的效益既没有被重视也没有被普遍地进行评估。在政府管理领域内缺乏新理论和新思维。

不容否认，我们对上述问题尚未能作出科学和明确的回答。特别是当研究的领域不仅仅涉及纯技术层面而且涉及到政府管理以及其间的复合关系时。对于在政府领域内，如何使技术与设备的投入转化为效益成果，当前特别需要各领域专家作跨学科的综合性的探索与创造性的思维。从国际的经验来看，技术要转化为生产力必须经过管理的创新。前述知识管理就正好为我们提供了一个思考复杂问题的切入点，是任何变革都必须具有的理论准备。

（二）管理体制变革的征象

人类社会仍处于前信息社会，在发达国家，为信息技术时代所作的管理变革也只是初露端倪，但我们已经能够发现一些特定的征象，它们表现在如下一些方面变革：

组织结构的改变

由于信息传输方式的根本改变，建立在逐级上传下达方式基础上的传统金字塔式等级制的科层制组织结构（包括政府组织和企业组织）正在逐步解体，有时可能会发生突变。七十年代，以阿尔文.托夫勒等为代表的未来学家对社会信息化特征作出过预测2，这些远见卓识的观察和判断以惊人的准确性预言，将产生符合时代节拍的新的组织形式，组织结构呈现出频率越来越快的不稳定性，非常规部门快速增长，职能部门依然存在，但越来越多为解决一个专门问题而一用即弃的小组在其中“时隐时现，快速来去。”新的组织形式将是暂时性很强、适应信很强、变化迅速的，充满着稍纵即逝的基本单位和流动性极强的个人。相应的信息系统体系的建设也应是具有灵活性和强适应性的体系，特别是它导致重要的观念改变：过去一直认为并强调人――机系统要适应人和机构的要求和工作特点，而现在，情况变得模糊了，人和系统要更多地适应信息时代的变化性的特点，更具体的说，是人在改变、要求人作更多的改变。

2工作岗位的流动与业务过程的多层面交互性

组织结构的变化也会带来工作岗位的不稳定性。例如，今天美国的工作场所的非全日制工作岗位越来越多，同时，衡量工作结果的方式和观念也大大改变，目前已有3/4的比率的工作脱离了按“岗位付酬”的旧观念与旧制度，转而为按“业绩付酬”。

传统官僚组织包括政府和大企业组织的科层制的典型特点是严格的专业分工、部门分工下的业务过程，在信息技术时代将大大改观，取而代之的方式是跨专业学科、跨部门和跨地域的多层面的交互式业务过程。体现在软件开发方面，有大量的关于“群件”的产品出现，适合不同层面的交互性业务过程：一项设计或一个总体方案是由不同地域不同部门的人实时交互进行的，教师与他的学生动态、交互式完成授课，商家更多地与顾客群体一起在相互切磋的情况下完成交易。在所有这些活动的背后的支撑基础设施是环球信息网络。

知识型工作人员的工作方式

“知识型工作人员需要领导但不承认等级”，这是被称为美国管理理论界的泰斗的彼得.德鲁克早在30年前就指出的。3他说，知识与任务而不是与等级相关，“任务决定一切而不是取决与姓名、年龄，或科目的预算，或从事这项任务的个别人的等级……所以知识必须象一个小组一样地组织起来，其中由任务来决定谁负责、什么时候、负责什么、负责多长时间”。

（三）支持管理创新的系统特点

由上述信息时代管理体制变革的征象得出的初步结论是真正的管理创新必须是与这些变化相一致的，具体而言，包括以下几个特点：

1灵活应变性

无论是组织机构还是信息系统结构都应以灵活应变性作为主要性能指标，单纯数量上的增减并不能显示改革成就的主要性能。英国《经济学家》杂志1993年9月一期对美国政府改革的评论文章4中指出“改革需要策略变化，消减工作人员只是精简机构的短期设计，当时间到来时，需求会使机构增加，这种作法不甚明智”。同样的意见也可适用于我国今天的政府改革。

开放交互性

同样，业务变化以及相关的信息系统都以能适应和支持开放性和交互性为性能衡量指标。其长期潜在的好处是这样的系统和工作特点是促进知识交汇同时也是促进知识创新的。公务员之家版权所有

知识中心性

等级威权正在信息时代的面前逐步瓦解。知识威权重于等级威权。对以知识为中心的工作的组织管理和支持是管理科学研究和信息系统构造的中心课题。与我国传统的尊重知识分子的观念不一样，知识分子只是一种身份，有时还演变为一种等级身份，而知识管理不重视等级身份重视的是知识，一切围绕知识组织起来，既不为等级所阻隔也不为专业所阻隔。围绕知识的任务一旦完成，组织的使命也就结束。所以，支持知识中心的组织机构或信息系统是最有创造性的系统。

（四）知识管理系统与网络

上述关于支持管理创新特征的系统，即具有知识管理能力的下一代办公自动化系统一定是一个基于Internet的系统，正是因为只有在Internet上才具有支持我们所说的创新特征的充分能力：灵活应变、开放交互和知识中心性。现在正是需要我们对基于Internet网的“网上政府”或“网上办公管理”作前瞻性思考的恰当时机，需要实际地去预见其潜力和风险，作出我们的积极响应与对策。

四政府与管理创新

政府能够对管理创新产生巨大的推动力量。其主要作用不是拨款花钱而是建立促进思想和理论的制度创新机制。另外，政府本身也是管理创新思想理论的巨大源泉。例如，美国克林顿政府在93年起相继宣布了被称为“重塑政府”理论的改革总计划，报告中宣称，需要将政府带入信息技术时代，改革的核心是在政府领域内引入市场文化。。改革依据的理论大纲是奥斯本和盖布勒的《重塑政府》一书。其正式文件是副总统戈尔办公室于93、94年的三个重要文件5，《国家绩效评价报告：创造优异的领导与管理》、《国家绩效评价报告：政府服务的改革建议与行动》6、《国家绩效评价报告：顾客至上――为美国人民服务的标准》7。上述改革取得了巨大的成功，美国多年来第一次出现趋近于收支平衡的局面。众所周知，美国近年来经济的良好态势主要是来自于两方面的成果：一是美国在信息技术方面的领先优势，二是美国政府改革成功地减少了政府赤字，提高了政府效率。此外，美国企业界围绕信息技术也提出过很多相应的管理创新理论例如“重理”理论等，其作用都使技术方面的成果经由管理创新转化为生产力。比较我国的情况，在理论界几乎没有提出过有代表性和有影响的围绕信息技术的管理新思想和新理论，人们习惯于把管理与技术问题分开来，由不同的人去处理，衡量技术标准的焦点主要是放在技术的新、高程度方面，而忽视了管理创新才能产生的知识开发与知识运用。这应该说是我国自从1985年信息化进程中最大的不足。公务员之家版权所有

办公自动化方面的学术活动一向不是技术开发性活动，而是技术转化性的活动，我想一定会有越来越多与我志同道合的研究者会在技术与管理结合部的这个领域内对知识管理和管理创新进行更深入的讨论。