会计电算化实习报告

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实习单位简介

中国工程与农业机械进出口总公司于年月成立是一家拥有雄厚资本具有良好信誉的大型贸易企业现为中国机械装备集团公司的全资子公司公司主要经营工程机械农业机械等机电产品的进出口贸易中国工程与农业机械进出口总公司现有家国内控股公司

中国工程与农业机械进出口总公司财务部主要负责统筹和调配资金降低资金成本负责公司的年度财务决算的合并报批定期编制和提供会计报表并向有关国家管理部门报送财务报告根据公司的经营目标编制财务预算并组织实施和执行负责公司系统的担保保函审核利用各种有利条件帮助子公司提高财务管理水平增加经济效益降低经营风险

会计电算化管理制度

电算化操作使用人员的操作职责与权限

一系统管理人员职责

根据财务软件的特点及公司会计核算要求建立适应会计电算化体系与核算方式会计科目的设置及报表格式必须符合国家有关会计制度以及公司核算管理的要求

负责所有会计核算软件数据的初始化数据备份与恢复系统运行错误的登记与排除工作

负责系统操作使用的组织与管理工作分配操作使用人员的工作权限

负责已复核数据的入账

做好软件数据及资料的安全保密工作

二数据操作人员职责

按照操作规程录入机制凭证数据核算经济业务并负责录入数据的正确性校验并打印会计凭证

制单人员无权修改原始凭证的数据不得对本人填制的凭证进行复核操作

核对各类会计账簿编制相应的会计报表并负责账簿报表的打印工作

用计算机查询各类会计数据

保护计算机软硬件对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员

三数据复核人员职责

负责对已录入计算机的凭证编号及原创：数据的真实性完整性正确性审核确保入账数据的完整与正确

复核无误后在打印输出凭证上及计算机内签章

复核时发现凭证录入错误必须通知制单人员进行修改待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签章操作

四系统维护人员职责

负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作以保障会计电算化工作的正常运行协助系统管理员定期做好数据的备份工作系统维护人员一般由经过培训的人员或计算机专业人员担任

实施数据维护外一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作实施维护时不准修改数据库结构其他操作人员一律不允许实施数据库操作

电算化账务处理流程及规定

一财务部门应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的账务文件根据现行财务制度运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目会计年度中间可以追加新的会计科目但已制单或记账的会计科目不得修改或删除

二转换会计年度时应在上年会计年度决算后完成结转各账户的年初手续并保证数据检验平衡正确

三任何登记入账的经济业务都必须填制计算机记账凭证简称机制凭证记账凭证摘要需按规范填入记账凭证编号应当连续自动生成

四记账凭证必须经过复核人员签字后才能根据其登记账薄同一张记账凭证制单和复核不能是同一个人记账凭证在记账以前必须打印输出

五每张凭证必须经以下步骤审核

原始凭证经业务人员确认业务部门经理核实签字

制单人员检查原始凭证金额是否准确票据是否齐全审批手续是否完备确认各项无误后方可编制机制凭证

复核人员核实机制凭证摘要金额科目是否真实准确完整地记录了经济业务的发生情况打印输出凭证与机内凭证是否完全一致

六出纳人员根据复核人员审查并准许报销的机制凭证付出款项并于每日核对现金余额表保证账实相符按月编制打印银行存款余额调节表及时将银行对账单输入计算机中利用计算机已有的功能进行自动及手工核对

七会计年度为每年的月日至月日会计月份为自然会计月份确定每月的记账期限为每月最后一日即每月最后一日之前必须将属于本月的所有业务全部编制机制凭证经审核完毕登记入账

八每月结账后各主管会计应根据职责生成打印月报表

九为了保证会计信息的准确性总账必须按月打印可用科目余额表代替其他各类明细帐应每月打印末级余额表主管会计年终必须将各自经管的账簿输出打印并装订成册

资金管理办法

公司资金管理的具体实施部门为财务部财务部有目的有计划的筹措资金取得的资金在规模和期限上要符合公司的经营需要并注意防范财务风险凡划转对外还付款金额超过万元的资金业务需经公司总经理批准

总公司为降低全系统的资金成本提高系统总体的资金使用效率将为子公司经营发展提供资金支持并对子公司的资金保留调度权子公司因经营需要向总公司申请直接借款或以总公司名义向银行借款进行转贷应向总公司提交以下文件

股东大会或董事会审批签报决议

借款申请书重点说明申请借款的原因款项用途还款来源还款计划借款子公司目前的资金状况和经营情况

项目借款还需提供对外采购合同合同评审表项目可行性分析报告利润测算收汇方式还款计划风险防范措施

总公司财务部会同战略规划部负责对子公司的借款申请进行审核报单位主管财务领导及总经理批准方可放款总公司和子公司需签订正式的借款合同

子公司向总公司直接借款或以总公司的名义向银行借款进行转贷总公司承担的风险大于担保责任子公司除按银行同期贷款利率每季度支付总公司贷款利息外同时还应比照担保业务向总公司支付‰的担保费

总公司财务部事先与子公司协商后在保证各子公司自身正常生产经营资金需求的前提下经公司总经理批准后将子公司暂时闲置资金统一调集供系统内其他有资金需求的公司使用以提高整体的资金使用效率双方需签订正式的资金调度合同借款期限在天以下含的调度资金的利率为企业在银行同期活期存款利率的基础上增加借款期限在天以上的调度资金的利率为企业在银行同期定期存款利率的基础上增加在调度资金期满后总公司一次性还本付息

总公司对各项资金业务的监控检查实行逐级负责制并纳入审计范围各公司的财务部门应建立资金业务备查帐全面掌握本公司的融资借款综合授信的使用情况每季度向本公司财务部门的主管领导提交书面报告

财务预算制度

财务预算由经营预算费用预算资本支出预算和信贷及财务费用预算现金流量预算资产负债和利润预算以及财务预算说明共同组成

公司业务部门负责编制经营预算投资部负责编制投资预算公司各职能部门及其它非经营性单位需编报管理费用预算和固定资产预算人力资源部门负责编制工资总额及相关的住房公积金养老保险医疗保险失业保险预算公司财务部负责编制信贷及财务费用预算并汇总各部门的预算形成全面预算报告

在预算报告中各附表都要将各明细项的实际发生数与本年预算数及上年同期数进行比较分析反映预算完成情况和同比增减情况对同比增减超过的项目要分析增减变化的主要原因计算说明本年度各类费用预算数及实际发生数分别占成本费用总额的比重同时与上年度同类指标进行比较说明成本费用总额指主营业务成本主营业务税金及附加经营费用营业费用管理费用财务费用以上费用除按照报告说明要求分析说明外要对各费用明细科目发生的主要内容以及金额按照项目进行列示说明就大额支出要计算其所占相应费用项目管理费用经营费用财务费用的百分比率

各公司应根据公司附列的基础表格逐项填列预算并对预算数据提供详细的文字说明确保数据的可靠和真实预算执行情况报告中要在相应附注中对资产负债表损益表现金流量表中的数据进行分析说明主要分析指标如下进出口总额出口总额经营额主营业务收入销售毛利率利润总额现金盈余保障系数利润增长率净资产收益率成本费用占主营业务收入的比重报表数据变化如金额较大并且是客观因素导致的要加以解释说明同时要剔除影响因素重新计算分析指标同时要结合报表对本企业的潜亏挂帐以及预计损失各项资产减值计提进行解释说明

为保证预算的严肃性预算单位不得对已批复的预算随意调整在执行过程中由于市场环境经营条件政策法规等发生重大变化致使财务预算编制的基础不成立或导致财务预算执行结果产生重大偏差可对预算进行调整调整预算需经董事会批准并向公司预算委员会提交书面预算修改申请就调整内容和原因作出详细说明预算委员会审核后报总经理办公会批准后方可调整并下达执行

担保保函管理制度

一担保制度

总公司提供担保须经总经理办公会讨论决定全资子公司提供担保须经董事会审批通过后报总公司总经理办公会批准控股公司提供担保须根据担保标的额分别经股东大会或股东大会授权董事会批准总公司各部门及驻外机构无权提供担保

担保种类

为流动资金贷款提供的还款担保

为项目专项贷款提供的还款担保

为支持法律诉讼等向国家机关提供的责任担保等

总公司对外提供担保的总额应以公司承受能力为依据最高不能超过总公司净资产的两倍担保期限一般不超过一年项目贷款的还款担保期限与项目收款期一致申请单位申请担保时必须提供反担保子公司向总公司申请担保时须经董事会批准方可上报总公司

总公司子公司提供的对内所有担保被担保单位每年必须按担保金额的千分之四交纳担保费互保的相应扣除对于经营风险较小的公司可适当降低担保收费比率但不能低于千分之一一切对外单位提供担保担保费不得少于担保金额的百分之五

二保函制度

业务部门或子公司以总公司的名义开展业务需要开具保函时应先提出书面申请经公司战略规划部和财务审计部审核公司主管经理批准方可送交银行申请开出开具保函需提供以下材料

《保函开具申请单》

《要求开具保函申请书》银行要求其他银行格式另行通知

与保函相关的材料如标书合同等与开具保函相关的部分

保函格式

此外还需要说明收汇方式等情况如为投标保函还需提供项目利润测算

子公司占用总公司额度开具保函需提交保函额度使用申请书总公司要求及承诺书中行要求其他银行暂不要求如开具无效期保函还需向总公司提供担保

为减少风险节约资金财务部将每月通知各业务部门保函开具明细情况并对将到期已到期的保函提出警告各业务部门应加强对保函的管理及时清理对已过效期或未中标的保函应及时向受益人或招标公司催回保函正本以便及时办理撤销手续

对于有具体失效日期的保函撤销待保函到期后由各业务部门需填写工作联系单经财务部审核登记后便可到银行办理撤销手续保函中规定应撤回正本的还应向业主要求退回保函正本

对于无具体失效日期的保函撤销待保函实质性失效后各业务部门应负责向业主联系撤销保函根据保函开立方式的不同撤销的条件不同

转开保函只有在收到国外银行来函电同意撤销保函后才能向国内银行办理撤销手续由各业务部门填写工作联系单及提供国外银行同意撤销保函的书面信函函电经财务部审核登记后到银行办理撤销手续

直开保函需持保函正本到开出行办理撤销申请撤销保函时由各业务部门填写工作联系单和提供保函正本经财务部审核登记后到银行办理撤销手续

对于工程已验收合格而保函不能及时撤原创：回或未中标而不能及时撤回保函业务部门应当限期联系业主及时撤回保函以避免损失

财务审计部有权对保函执行不好的单位提出警告要求业务部门或子公司尽快整改对于到期保函给予一个月的办理时间如到期仍不能及时撤销仍继续占用总公司额度总公司有权对保函金额按日万分之三的利率加收额度占用费对子公司占用额度过多保函管理不善不能及时向总公司提供保函情况表的总公司财务审计部有权拒绝为其开具新保函

实习体会

通过这次实习我不仅熟悉了会计电算化制单—账簿—报表的整个流程能够熟练运用南北会计软件而且对企业的预算制度及预算过程也有了更加理性的认识由于实习单位是外贸企业所以我还了解到一些关于进出口贸易的事项如保函的审核出口退税等

总之这次的实习让我提高了理论结合实践的能力并且加深了对所学知识的理解可谓获益匪浅