前台工作要点须知

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前台、文秘工作要点：工作繁杂，需认真仔细。

一．电话

1．须在电话铃响三声内接起。

2．使用标准用语，“您好”“请稍等”“对不起，他现在不在”“我能否留下您的联系方法”等。

3．如有需领导接听的电话，需提前问清楚对方情况。一般情况下，不允许将电话直接转接到总经理室。如确实有问题，可转到办公室请相关承担责任人接听。

4．不允许向任何人透露总经理的任何联系方法，如对方有急事，可记下对方联系方法然后公告总经理。

5．接电话时，对拿不准的事情，不可乱说，可先记下对方联系方法，以便相关人员回复。不能随便向对方透露企业情况，包括电话、地址等。

6．接电话时，需准确转接到接听人分机；如接听人不在，最好能记下对方联系方法，或有什么事情，以便及时公告相关承担责任人。

二．传真

1．发传真前，须认真填写传真头，仔细检查，以免出错。

2．发后传真后，须以电话及其它方法开展确认。

3．收到传真后，及时转交收件人，并复印存档。

4．做好详细的传真记录。

三．电子文件

1．每天上、中、下午自觉检查企业邮箱，及时发现新邮件，转接接收人。

2．及时下载、打印、保存企业电子文件。

3．及时清理信箱，以免占用空间。

4．不允许用企业信箱发收个人信件。

四．日常事务

1．承担责任企业员工外出旅店、火车（飞机）票等的预定及确认。

2．承担责任员工工作餐的预定。

3．承担责任每天日常事务的详细记录。

4．承担责任来访客人的接待（注意来访者身份、意图；推销人员不予接待）。

5．承担责任企业快递等事务的处理。

6．管理好前台卫生。

7．日常文件处理，需用企业文案统一格式。