市数码照片档案管理制度

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本规范规定了法人、其他组织和个人在各项社会活动中产生的、对国家和社会有保存价值的数码照片的形成、积累、整理、归档、保管和利用的一般方法。

本市行政区域内法人、其他组织和个人的数码照片档案管理适用本规范。

1引用标准与规范

DA／T22归档文件整理规则

GB／T18894电子文件归档与管理规范

GB／T11821照片档案管理规范

2定义

本规范采用下列定义：

2．1数码照片：用扫描、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

2．2数码照片档案：法入、其他组织和个人在各项社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和对该照片的文字说明两部分组成。

3归档

3．1归档范围：凡是反映各项社会活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集归档范围。数码照片按照采集渠道可以分为：

3．1．1数码件：指利用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件。

3．1．2扫描件：指利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件。

3．2收集归档要求：

3．2．1数码照片的形成部门要制定管理办法，明确数码照片归档的时间、范围、格式等要求，保证归档数码照片的质量，同时要有相应的技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

3．2．2数码照片的形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求填写文字说明后及时向档案室移交，或随其他载体档案一起归档。

3．2．3数码照片及其文字说明应同时归档。

3．2．4归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。

3．2．5对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印出纸质照片，按双套制要求保存。纸质照片的档案管理参照国家标准GB/Tl1821—2002《照片档案管理规范》执行。

4整理

4．1．鉴定：归档的数码照片原则上应为原件，以确保其原始性。照片经过修改的不能作为档案归档。

4．2归档的数码照片应当主题内容明确，易于辨认。

4．3数码照片档案的整理应符合《照片档案管理规范》，每一张照片都应有简要、准确的文字说明，并能准确概括照片所反映的内容。应按著录项目要求填写规范、齐全。

4．3．1著录项目填写包含照片号、底片号、参见号、照片题名、拍摄时间、类别、摄影者、保管期限、采集渠道、备注、密级等项。

4．3．1．1照片号：用8位阿拉伯数字表示，即年度+4位流水顺序号。使用软件辅助管理时可在著录时由软件自动生成。

4．3．1．2底片号：为扫描数码照片而设。指原照片的底片号。

4．3．1．3参见号：与本张数码照片有联系的其他档案的档号。

4．3．1．4照片题名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

4．3．1．5拍摄时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字按年月日顺序表示。

4．3．1．6类别：照片分类。

4．3．1．7摄影者：一般填写个人，必要时可加填单位。

4．3．1．8保管期限：按照国家照片档案管理规范要求分为永久、长期和短期。

4．3．1．9采集渠道：根据数码图形文件来源标注“数码件”、“扫描件”。

4．3．1．10备注：其他需要补充和说明的内容。

4．3．1．1l密级：指为涉密的数码照片档案确定的密级。

4．4数码照片档案的分类：数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。形成数码照片比较多的单位也可按年度——问题进行分类。分类方案应科学合理。

4．5排列：数码照片档案应排列有序，反映同一主题活动的照片应排列在一起。

4．6编目：数码照片档案应编制光盘目录和盘内照片目录。

4．6．1光盘目录应逐张编制。项目应包括全宗号、光盘号、保管期限、题名、起始年月、终止年月、张数、备注等。

4．6．1．1全宗号：：同级档案馆给盘档单位编制的代号。

4．6．1．2光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。

4．6．1．3题名：全宗名称+年度+问题+数码照片文件。

4．6．1．4起始年月：光盘内数码照片的起始年月。

4．6．1．5终止年月：光盘内数码照片的终止年月。

4．6．1．6张数：光盘内数码照片的张数。

4．6．2盘内照片应逐张编制目录。项目包括全宗号、光盘号、保管期限、照片号、照片题名、责任者、拍摄时间、摄影者、类别、备注等。

4．6．2．1责任者：立档单位的全称或通用简称。

4．6．3光盘按形成时间为序。光盘上应注明盘号，设置光盘封面，填写相关内容说明(应包括：全宗号、光盘号、全宗名称、保管期限、题名、形成时间、张数、类别、套别、制作人、审核人、制作时间等)，光盘封面内容与盘内内容要保持一致。

4．6．3．1全宗名称：立档单位的全称或通用简称。

4．6．3．2形成时间：光盘内数码照片档案的起始年月和终止年月。

4．6．3．3套别：用汉字表示，填写“封存”、“利用"和“异地保存"三种。

4．6．3．4制作人：制作数码照片档案光盘的人员姓名。

4．6．3．5审核人：负责检查数码照片档案光盘质量的人员姓名。

4．6．3．6制作时间：制作数码照片档案光盘的时间。

5存储

5．1数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片的存储载体。

5．2同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一张光盘中。

5．3数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

6移交

数码照片档案在向档案室(馆)移交之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清洁，是否有划痕；数码照片档案的移交和接收工作可在网络上进行，但必须履行移交手续。

7保管

数码照片档案的保管应符合《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》的要求。

7．1数码照片档案光盘在刻录时应做封盘处理，以防止覆盖和擦写。

7．2数码照片档案光盘在使用中要避免对盘体的擦、划现象。

7．3存放时远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17—20C；相对湿度选定范围为35％一一45％。

7．4每张光盘应有坚硬的塑料包装盒并竖立存放，不得堆叠存放，避免挤压和弯折。

7．5要建立数码照片档案的定期检查制度。光盘每满4年进行一次抽样机读检验，发现问题应及时采取措施。

8利用

8．1数码照片档案的封存载体不外借。只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。利用者不得超出权限规定范围，不得私自复制、修改或转送他人。

8．2利用具有保密要求的数码照片档案时，应当遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

9本规范由南京市档案局负责解释

9．1各单位可参照本规范制订实施细则。

9．2本规范若与国家今后颁发的有关规定不符时，应以国家规定为准。