工程学院后勤办公室制度

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一、行政公文处理办法

为进一步理顺集团公文处理程序，使其科学化、规范化，以提高办文水平和办事效率，根据省政府和省教育厅公文处理的有关规定，结合集团实际情况，特制定公文处理办法如下：

(一)收文

1、凡收到的公文，应立即登记，由集团办公室主任拟办，重要文件由集团办公室呈送集团主管领导阅批后送有关部门办理。

2、各部门对来往文件要有专人负责，并进行登记、编号、妥善保管。对直接收到的上级文件应按季度转交集团办公室秘书登记，及时送领导阅示。

3、需答复或急办的公文，应迅速办理，单独登记并说明承办部门、承办人、完成日期等内容。集团办公室秘书要负责检查、催办，防止漏办和延误，办理完毕要填写完成情况和日期。

4、应传阅的文件由集团办公室文书送有关领导、处室传阅，阅文领导和部门及时批示、办理，防止文件积压、遗失。阅文范围严格按照有关规定执行。

（二）发文

1、集团的行政法规、规章制度，采取的重大强制性行政措施和工作安排。

2、认真填写发文记录。

二、集团印章及介绍信管理使用办法

（一）总则

1、集团的行政印章和介绍信是集团对外的标志，是行政职权原凭证。

2、集团的印章和介绍信由专人负责管理，使用时必须履行审批手续，防止错误的使用，给国家、社会、集团带来不应有的损失和影响。

（二）印章的管理、使用办法

集团各部门的行政印章均根据有关规定的规格、标准统一刻制，各部门不得擅自刻制。

（三）介绍信使用管理规定

1、集团行政介绍信由集团办公室根据有关规定统一负印制，各行政职能部门要指定专人掌管介绍信，严格履行审批手续。

2、凡开介绍信者，要由主管领导签字或本部门主要负责人签字后方可，加盖集团印章。

3、因公出差到外地需开介绍信时，应按以下手续办理。

（1）必须有集团领导签批的出差单。

（2）凭出差单开列的出差地点、单位开出介绍信，不得任意开未经批准的介绍信。

（3）凡需乘飞机出行者，必须在领导签字后才能开介绍信。

（4）介绍信填写要详实，须按格式一一填写，标明使用时间、用途、联系地址、批准人、编号等，字迹要工整准确，用印端正。因写错或其它原因而作废的介绍信要进行特殊处理，需标“作废”字样。

（5）原则上不允许用空白介绍信，如确需使用，在领导批准后方可办理。如未使用，退回作废。

三、文件传阅及催办检查制度

文件传阅及催办检查是集团办公室的一项重要工作。督促检查集团工作计划、各项重大决策及规章制度的落实、执行情况，尽快落实上级文件精神及集团有关决定，对改进工作作风，提高办公效率和办公质量，推动集团工作的开展有着重要的意义。

（一）文件传阅制度

1、文件传阅由集团办公室秘书负责。对一般性文件，各传阅领导或单位必须在三日之内传阅完毕交回集团办公室。因来文较晚且急需传阅、落实的文件，各传阅领导或单位必须按集团办公室要求时间内传阅，领导指示后及时落实。

2、对要求上级统计报表、总结、请示、报告等材料的文件，各主办单位必须按文件的时间要求及时上报。

（二）催办检查制度

1、文件催办。

2、集团办公室议决定的事宜催办。

3、集团领导布置的工作催办。

4、集团领导指示落实事项的催办。

5、信访催办。

四、集团会议工作制度

（一）集团政务例会：经理办公会议。

（二）其它会议：各部门以集团名义承接的会议；其它以集团名义主办、承办、协办、接办的会议；集团大会。

（三）会议地点：根据会议内容确定。

（四）会议组织安排：集团性会务、服务等由办公室负责；会议议题、议项等应事先报到集团办公室。

（五）各部门以集团名义召开的会议，须经主管领导签批，一般应提前三天通知集团办公室，会务工作由各部门自行负责。

（六）集团性大会须经集团主要领导签批或同意后由集团办公室安排使用学院礼堂。

（七）集团性会议，需要讨论或汇报的材料，各部门应提前准备好，材料一式两份（交办公室一份存档）。会议议题除特殊情况外，一般不在会议中临时增加议题。

（八）会议期间与会人员应事先安排好工作，不得在会议期间接办与会议无关事项。与会人员应在会议正式开始前五分钟进场，不准无故迟到、缺席、不能到会的，须事先请假。与本人无关的议题讨论完毕，须经会议召集人或主要领导同意后方可离开会场。

（九）与会人员对保密事项应自觉遵守保密制度。

（十）经批准召开的会议，要保证会议质量，讲求会风，缩短会期，以解决问题为原则。会议以节省开支为原则，严禁讲排场、铺张浪费。

（十一）各类会议决定事项各部门须遵照执行，认真组织贯彻落实。

五、经理办公会例会制度

为推进我集团政务工作的科学化、制度化、规范化进程，提高办公效率，现决定实行经理办公会例会制度。

（一）时间：每月最后一周的星期一为经理办公会例会日。

（二）内容:经理办公会例会以各主管领导汇报当月工作计划落实情况和下月工作安排为固定议题；同时研究上级部署的或由各部门提出的须由经理办公会议讨论决定的其他临时议题（包括年度/月工作计划、财务收支状况、以及人员聘用任免辞退情况、大宗物品采购与维修和其它重大事情）。

此制度的解释权在经理办公室。

六、档案管理制度

（一）经常检查档案的保管情况，对破损、变质档案及时进行修补或复制，并做好记录。

（二）做好防火、防盗、防潮、防尘等工作，定期检查。

（三）归档的文件齐全、完整，案卷分类清楚、系统。

（四）卷内文件逐件在目录上登记，做好检索，逐张编号。

（五）认真履行档案借阅手续，借阅档案应填写借阅登记。

（六）复印档案一律按规定经办公室领导签字；借阅档案不准拆卷、扯页、转借、勾划、圈点、弄污；借还档案要认真清点卷数、页数、张数，执行借阅责任人签字制度。

（七）档案工作人员调动工作时，必须严格履行交换手续。

（八）档案岗位责任制

认真学习马列主义、思想和邓小平理论，贯彻、执行党的十六大以来的路线、方针、政策，不断提高政策、理论水平。热爱档案工作，钻研档案业务，不断提高档案业务水平。忠于职守、埋头苦干，做到责任心强、工作细致、服务热情周到。严格执行档案室各项规章制度，严守档案工作人员纪律，自觉遵守保密制度。

1、档案保密制度

（1）认真执行党和国家的保密制度，保护好国家机密。

（二）对接收的档案，要认真清查核对，严格办理接交手续，严防丢失、散落，谨防泄密事故发生。

（三）不得以任何形式向无关人员泄露档案内容；不在不利于保密的地方存放档案；不准携带档案游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

（四）严格执行档案开放利用的规定，如有违反视情节进得严肃处理。

2、档案传阅制度

（一）凡我集团职工，因工作需要查阅档案时，应办理借阅手续，阅后立即归还。

（二）外单位人员查阅档案凭单位介绍信，经档案室领导或集团办公室主任同意，方可检阅。

（三）档案一般不借出，但确需借出时，需经档案室领导批准，并办理借阅手续，在规定的时间内归还，但一般不得超过一周，特殊情况需经档案室领导批准，节假日或借阅人员出差之前必须将档案材料送还档案室。

（四）借阅、检阅档案人员应爱护档案，不得在档案材料上填注、涂改、加点、圈划、不得损坏、丢失档案。

（五）档案管理人员对归还的档案应详细检查，查对无误后办理注销手续。如发现有损坏、丢失等情况，应立即追查，对造成损失者应上报检处。

（六）如违反上述制度，视情节经重予以严肃处理。

七、信访工作制度

（一）处理信访工作必须实事求是、执行政策的原则，并做到件件有着落，案案有结果。

（二）对群众来信要仔细阅读，抓问题实质。接待来访者应热情耐心，一视同仁，善于说服教育；保持冷静，注意分析，不轻易表态。同时注意捕捉信息，及时反映情况。

（三）对于信访问题要及时处理，采取有效措施，超前工作，力求早发现，把问题解决在萌芽状态，尽量减少或避免重访或越级上访。

（四）建立信访登记薄和来访登记表，对来信、来访的姓名、单位、地址、职业、政治面目进行详细登记，同时要记录谈话要点和要求解决问题。重要的是信访问题要及时请领导阅批。

（五）根据信访内容，按照分级负责，归口处理的原则，交有关部门办理，并提出完成期限。转办、交办时要对领导指示意见做详细登记，可酌情随信转出。

（六）对转办、交办的问题，要对承办部门进行及时催办，并做好催办登记。凡不能转出，需直接查办的，集团办公室要组织力量直接查处。

（七）凡遇政策界线不清的问题，要对承办部门进行及时催办，并做好催办登记。凡不能转出，需直接查办的，集团办公室要组织力量直接查处。

（八）对于信访案的处理结果，要认真审查，不正确的可责成有关部门重新处理，上级交办的要向上级汇报处理结果和意见，同时做好登记、审查。

（九）要及时把处理结果回复给信访者本人。如果本人对结果不服或不满意，反映的问题有道理，应重新查处。对无理取闹纠缠者要给予适当处理。

（十）对于来信、来访的档案要专门立卷，并按类别整理，以便稽查、研究、总结。

八、后勤集团车辆管理使用规定

为了规范后勤集团及直属部门车辆的管理和使用，保证安全运行，更好地提高车辆使用效率，降低车辆运行成本，特制定车辆使用管理规定。具体内容如下：

（一）车辆的管理：

1、集团机关车辆的维修、使用、保管，由集团办公室统一调度、管理。集团直属部门车辆的维修、使用、保管，由集团总体调控，各单位直接调度、管理。

2、车辆原则上实行一车一人专人驾驶的办法。

3、各部门按照节约的原则，负责各自的车辆使用、维护费用。

（二）燃油的管理：

1、方式：驾驶员自行采购或发放有效代金券。

2、方法：每季度初，各单位根据每台车辆的行驶里程，完成任务情况，由主管领导审核油耗量和有效里程。

3、无效里程所需费用自行承担。

4、各种车型每百公里耗油量定额：

桑塔那10升，得力卡12升，松花江微型8升，解放货车20升，五菱扬光8升，冬季在此标准上分别上调15%。

（三）车辆的维修：

1、日常保养由驾驶员负责，本部门负责保养费用。

2、驾驶员必须了解各自车辆的保养周期，掌握车辆技术状况，保证车辆始终处于良好技术状态。

3、车辆维修由单位领导和驾驶员根据车辆情况确定项目，到指定修理厂维修。

（四）车辆的使用规定：

1、所有车辆必须保证本集团的公务用车需要。公私发生交叉时必须服从于公务用车。

2、原则克服私人用车现象，当私人申请用车时，应严格遵守请示制度。出市区必须向部门领导、总经理、主管院长逐级请示，否则后果自负。

3、私用车费用由用车人承担。

4、违章肇事的处理和赔偿。

5、驾驶员发生违章被罚款、扣分，单位不承担责任，驾驶员自己负责。

6、发生交通事故，以责论处，出私车、办私事自己承担后果。

7、公务用车肇事，根据交警责任认定，经本部门领导与集团领导研究制定惩罚标准。

九、后勤集团工作人员差旅费开支（试行）规定

为规范后勤集团因公出差人员差旅费开支，根据学院财务管理有关规定和集团实际情况，制定如下规定：

（一）参加会议、学习或考察，原则上要有上级或有关部门的文件要求，经院领导同意，总经理批准方可出差。

（二）住宿费等级标准及开支办法：

职务参加会议学习或考察

开支／天、人

正处级按实价报销70元

副处级按实价报销60元

科级按实价报销50元

其他人员按实价报销40元

（三）出差人员伙食补助费：每人每天按25元计发伙食补助。

（四）出差人员其他补助费：每人每天15元计发。

（五）交通费等级标准及报销办法：

以上规定实行限额包干，超过规定限额标准部分自理，不予报销，实际低于限额标准部分实行差额补贴办法。如遇特殊情况须经院领导和总经理批准。

等级

项目

标准

职务火车轮船长途客运飞机（经院

领导同意）市内交通

补贴／天、人

正处级及相当职务硬座或硬卧2等按实价报销按实价报销40元

副处级及相当职务硬座或硬卧3等按实价报销按实价报销30元

科级及相当职务硬座或硬卧4等按实价报销按实价报销25元

其它人员硬座或硬卧4等按实价报销按实价报销20元

黑龙江工程学院后勤集团

人事部规章制度

一、正式工管理办法

（一）聘任原则

为优化人员结构，提高职工队伍素质，精简人员，破除终身制，执行学院相关人事政策。

（二）竞聘上岗规则

1、以“公开、公正、公平”为原则，实行推荐和自荐相结合，双向选择，竞聘上岗。

（1）各部门根据工作任务情况，合理配置劳动力，按管理层次核定本单位岗位人数。

（2）按管理层次逐级聘任签订劳动合同。

2、人员调配及流动

（1）职工在竞争上岗过程中，在同等条件下，优先聘用全民所有制工人、集体所有制工人。

（2）后勤集团集体所有制工人，一切人事政策全部按学院服务公司政策手续办理。

（3）集体职工医疗保险、养老保险由后勤集团统一管理。

（4）长期有病或年老体弱不能坚持工作者，可申请办理因病退休手续。

凡经上级人事部门批准病退人员，病退工资由学院承担。

二、外聘人员（合同工）管理办法

（一）招聘条件

各部门根据工作岗位所需人才，提交用人申请报人事部，必须符合实际工作需要。

（二）聘用程序

学院人事处按照用工部门所需人才要求，提供相关人才信息，由院领导、集团领导、人事部、用工部门进行面试及相关技能考核，合格者签订试用期合同（试用期三个月），试用期满后签订正式聘用合同，合同期满后进行续签。

（三）解聘办法

经考核不称职及在聘期间有下列情况者可解聘。

1、不能胜任本岗位工作；不履行岗位职责；

2、不能履行合同内工作任务；

3、不顾全大局，不能接受领导工作分配和调动者；

4、办事拖拉，经常旷工，出勤不出力，工作中拈轻怕重，经教育不改者；

5、根据各部门工作岗位要求，不适合本职工作者。

解聘合同时提前一周通知本人，工资以当月出勤天数计算。

三、季节工管理办法

（一）招聘条件

各部门招聘季节工，应坚持就地就近，先城镇后农村，先本地后外地；优先安排下岗人员，后招聘农村劳动力原则（各部门不得重复录用已解聘季节工）。

（二）被招聘的季节工必须出示以下证明

1、城镇待业、下岗人员：待业证、下岗证及本人身份证。

2、离退休人员：离休证、本人身份证。

3、农村人员：本人身份证。

4、季节工最低年龄不能低于18周岁，最高年龄原则男不超过60周岁，女不超过55周岁。各部门根据工作岗位需要，进一步确定年龄标准。

5、身体健康，能坚持正常工作并根据岗位需要体检合格。

6、技术性岗位应具备相应技术证书和上岗证书或具备相应岗位工作能力。

（三）录用手续

1、本人提出申请，出示有关证明材料，填写各部门《季节工劳务合同》。

2、用工部门经考核决定是否录用，并报人事部备案。

3、劳动合同管理

（1）季节工招用后，用工部门必须对其进行安全生产、劳动纪律、职业道德、业务知识等方面教育和培训，并严格考勤和管理，使其遵守国家法规、法令和学院、用工部门的各项规章制度。

（2）各部门招用的季节工，一律签订有固定期限的劳动合同。劳动合同由用工部门与季节工本人按照“平等自愿，协商一致”的原则签订。合同期满后，根据工作需要可以续签。

（3）用工部门和季节工签订劳动合同时，必须以书面形式确定双方的责任、义务和权利。

（四）待遇

1、季节工在劳动合同期内享有包括劳动、工作、学习、参加民主管理、获得政治荣誉和物质奖励的权利。

2、季节工的工资用工部门根据按劳分配原则，按后勤集团规定与以确定。

3、解聘办法

经考核不称职及在聘期间有下列情况者可解聘。

（1）身体健康不符合本岗位者；

（2）年龄超过规定年龄标准者；

（3）不履行岗位职责，不执行工作规程，玩忽职守者；

（4）不能完成工作任务，不能保证工作质量，不服从分配和调动者；

（5）工作态度不端正，不安心本职工作，拨弄事非，消极怠工，行为粗暴，打仗、斗殴、酗酒、赌博者。

解聘合同时提前三天通知本人，工资以当月出勤天数计算。

四、考勤制度

（一）签到规定

1、考勤工作由各部门主管领导负责，每月二十五日（遇周六、日顺延）报后勤集团人事部审批。

2、上班时间严格遵守规定，不迟到、不早退、按时到岗。工作期间不可以私自串岗、离岗。

（二）病假、事假、旷工的规定

1、准假权限

（1）各部门职工请假由本部门负责人审批。超过3天，由分管副总经理审批。

（2）各部门负责人请假由主管副总经理审批。超过3天，由总经理审批。

（3）各副总经理请假由总经理审批。

（4）总经理请假由主管院长审批。

2、请假手续

部门职工请假经批准同意，并将工作交代清楚后方可离开工作岗位。病假必须要主治医师签字的病假单（部门报考勤时附上），否则无效。

3、销假、续假

请假期满，请假人应到原请假处销假。因故需要续假的，须在假期内经过书面或电话方式办理续假手续，否则按旷工处理。

4、请假扣发工资标准

（细则见各部门）

5、加班

（1）因各部门工作需要加班，原则上不发放加班费（国定假日除外），但可根据工作情况安排调休。

（2）确要发加班费的，由部门及负责人提出，部门主管副总经理同意，总经理审批。

6、婚、丧假的规定

按照国家婚、丧假规定执行。

（1）婚假：一般婚嫁3天；男女职工符合晚婚年龄的，共可享受两周假。

（2）丧假：职工直系亲属（父母、公婆、岳父母、配偶、子女及女婿、媳妇）去世，可给与丧假3天。远郊及外省、市酌情给予路程假

7、产、育假的规定

按照国家产、育假规定执行。

（1）产假：单产、顺产者产假为半年。女年满23周岁的初育为晚育，符合晚育年龄的夫妻，男方给予3天假期。

（2）流产休假：按医院诊断处理。

8、计划生育有关规定

按国家计划生育有关规定执行。

五、后勤集团人员培训和考核制度

（一）后勤集团对员工实行培训，制定切实可行的培训计划，通过多种形式的培养，不断提高集团人员的理论水平、政策水平和业务水平，最终促使管理水平和服务水平的提高。

（二）新进员工进行上岗培训；专业技术人员进行定期专业技术培训；业务人员进行定期业务知识培训；管理人员进行定期管理知识培训。

（三）根据“老人老办法”，转制后学院正式编制的干部职工行政级别、技术等级保留。在国家没有出台新的政策前仍参加学院同类人员的职称评定或公认的技术等级考试，并记入个人档案。

（四）各部门按《后勤集团年度培训计划》要求，制定本部门具有可操作性的年度培训计划，并报人事部存档。

（五）人事部、相关部门有目的、有计划的共同完成培训工作，正式工考核成绩报人事部，记入《后勤集团个人培训进修档案》。

（六）完成学院和人事处交办的其它培训工作。