市政府办公室电子文电处理工作规程

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政府系统电子文电包括电子文件、传真文件和机要文电。电子文件指通过计算机专用网络接收的省政府办公厅文件；传真文件包括中央和国家有关机构文电、本省上级文电和兄弟地市文电、市直部门文电、县(市、区)上报文电等；机要文电指国家、省、市涉密电报和涉密传真文件。

市政府办公室电子文电的处理工作由自动化技术室负责。处理工作包括接收（领取）、登记编号、送批送签、转办、协调督办和反馈、保管和归档等。

一、接收（领取）。所有属于市政府办公室职责范围内的电子文电，由自动化技术室指定专人(A、B角制)负责接收（领取），专责人员因事经批准不能在岗时，由自动化技术室B角人员负责接收（领取），不得缺岗和随意代岗。

传真值班实行24小时值班制度，确保传真值班电话畅通。值班人员暂离时，要确保传真开机、有纸、可自动接收；夜间和节假日传真文电由办公室值班室负责接收，并及时通知自动化技术室负责人和专责人员。

接收省电子文件按省政府办公厅有关规定办理，每天定时上网查看，收文后及时回复签收单。

领取机要文电要完备手续，严防丢失，确保安全。

二、登记编号。凡政府办公室接收（领取）的电子文电须由自动化技术室专责人员进行登记编号，填写《市政府办公室普通文电登记处理簿》和《市政府办公室机要文电登记处理簿》，内容包括收文编号、收文日期、来电单位、来电文号、紧急程度、文电标题、转办单位及签名等。机要文电登记还应注明机密程度、密电机号和清退日期等。凡文电实行即收即登，不得拖延。

三、批办（拟办）。自动化技术室对电子文电登记编号后，附上《**市人民政府办公室电子文电处理单》，由专责人员即时送办公室相关领导签署批办（拟办）意见。日常专业工作、专责事项一般只签批分管副秘书长、副市长，重要文电和需综合协调、统筹安排的文电须同时签批秘书长、常务副市长、市长。批办（拟办）意见要符合有关规则和工作实际，具有规范性和可操作性。

四、送签。自动化技术室专责人员根据办公室领导的批办（拟办）意见，将文电送相关领导阅示。送签顺序为分管副秘书长?秘书长?副市长?常务副市长?市长。文电送签须在半日内完成，特殊情况下不得超过一天，紧急文电即到即处。对暂离办公室或离荆领导，要及时电话告知文电内容和已签批领导意见，准确记录和反映暂离、离荆领导意见，对需要离荆领导决策、办理、参加的文电，要及时复印送交相关科室或工作人员。

五、转办。由自动化技术室专责人员将领导批示的电子文电转交市直相关部门、县市区政府办公室、市政府办公室相关科室（机构）办理。自动化技术室向市直部门和县市区政府办公室转办电子文电时，随文附传《**市政府办公室电子文电签收确认单》，由接收单位在签收确认单上签字（包括接收人姓名、接收时间等）后上传回执单。现场移交电子文电的，由接收人在登记簿上签字确认。转办电子文电，除特殊情况外，须在领导签批完毕后进行，于领导签字完毕半日内办结。

县市区政府办公室和市直部门接收市政府办公室转办的电子文电，须即时签字确认和上传回执单，现场移交电子文电的，要按有关规定和转办人员要求的时间到场领取。

六、协调督办和反馈。自动化技术室专责人员在传送、处理电子文电过程中，要做好相关衔接和督促工作，及时向自动化技术室负责人和有关领导反馈、反映重要情况和问题。技术室负责人要全程跟踪处理工作，协调解决相关问题，对文电处理、承办人员和科室进行提示督办，及时向有关领导反馈重要文电、重要环节的办理结果。办公室分管领导要加强对文电处理工作的协调督办，保证整个处理工作及时、顺畅、落实。文电进入转办环节后，相关副秘书长和承办科室要认真履行承办、督办、检查和反馈职责，相关县市区政府办公室和市直部门要及时传达、认真执行文电批办、批示意见，主动请示和衔接有关办理事项，做好安排部署、会议筹办、人员组织、材料报送、情况反馈等工作，确保文电精神贯彻落实到位。

七、保管和归档。电子文电及其复印件要妥善保管，不得随处丢放，防止信息散失。涉密电子文电定期清理并按规定做好移交工作，非密电子文电专柜存放，每半年清理一次，整理成册备查备用。

八、其他。机要文电处理要严格遵守保密有关规定，记录清晰，有案可查，控制知晓范围，确保原件和复印件安全运转、安全保管、及时清退。需由县市区政府办公室和市直部门办理的机要文电经批准后方可复印转办，并在规定的时间内如数退还市政府办公室自动化技术室。

市政府办公室每年对文电处理工作进行总结回顾，不断改进和完善处理工作。对严格执行规程、工作成绩突出的文电处理单位和人员给予表扬和奖励，对违反规程、出现失误的给予批评教育，对工作严重失误、影响决策落实和造成失泄密的按有关规定严肃处理和问责。