档案局档案管理制度

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第一章总则

第一条为切实加强档案管理，保护和开发利用档案信息资源，充分发挥档案在维护国家整体利益和公民、法人和其他社会组织的合法权益等方面的特殊作用，促进经济社会发展和构建和谐社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《**省档案管理条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条本市的国家机关、社会团体、企业事业单位、其他组织（以下统称为单位）及个人，均应遵守本办法。

第三条本办法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。

第四条档案工作坚持统一领导，分级管理，完整安全，便于利用的原则。

第五条本办法所称档案管理是指档案的收集、移交、保管、鉴定、利用。

第六条市、县区人民政府应加强对档案工作的领导，把档案馆库建设、档案信息化建设、档案抢救等重大建设项目列入国民经济、社会发展总体规划和年度计划，统筹安排发展档案事业所需经费。

第七条各单位应当加强对本单位档案的管理，建立健全档案管理制度，为档案工作提供必要的条件，保障依法开展档案工作。

第八条市、县区人民政府及有关部门对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人应给予表彰和奖励。

市、县区人民政府及有关部门对向国家捐献重要、珍贵档案的人员应当给予表彰和奖励。

第二章档案机构及其职责

第九条市、县区档案行政管理部门是本辖区内档案工作的主管部门。

市档案行政管理部门主管本市档案事业行政管理，依法对本市档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度、依法监督检查和指导；

县区档案行政管理部门主管本行政区域档案事业，对本行政区域的档案工作实行监督和指导；

乡、镇人民政府和城市街道办事处应当设立档案工作机构并配备专（兼）职档案人员,负责管理本单位的档案，并对所属单位和辖区社区居民委员会、村民委员会的档案工作进行监督检查和指导；

村民委员会、社区居民委员会应当开展村（社区）档案收集、整理、保管和利用工作；

第十条市、县区档案行政管理部门和各级各类档案馆、室应当积极开展档案登记、档案工作目标管理、档案工作年检、档案事业综合评估、文明城市考核等项工作。

第十一条市、县区档案行政管理部门的主要职责：

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策；

（二）制订档案事业的发展规划、计划和档案工作制度、档案业务规范，并组织实施；

（三）指导、协调档案信息资源的整合与有效利用；

（四）组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与教育和档案人员培训；

（五）会同有关部门对重点建设项目、重大科学技术研究项目档案进行验收；

（六）组织开展档案工作交流活动；

（七）依法查处档案违法案件。

第十二条市、县区国家综合档案馆是国家档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息阅览中心和档案信息服务中心，应向社会公众提供档案信息服务。

市、县区国家综合档案馆的主要职责是：

（一）依法接收和收集行政区域内各单位形成的档案资料，征集其他组织及个人产生的对国家、社会和本市有重要保存价值的档案资料；

（二）建立档案信息资源库，保存和管理电子档案；

（三）采取科学手段管理所收集的档案资料，确保完整和安全；

（四）对馆藏档案进行价值鉴定；

（五）提供馆藏档案资料的利用；

（六）参与本行政区域内重大活动并收集所形成的各类档案；

（七）采集、研究、开发档案信息资源；

（八）为其他档案机构提供业务指导、技术示范服务；

（九）利用馆藏档案资料对社会进行宣传教育；

（十）接受档案捐赠，向社会提供档案寄存服务；

（十一）法律、法规规定的其他职责。

第十三条国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织应加强对本单位档案工作的领导、建立档案工作机构、配备档案工作人员、集中统一管理本单位档案，并对所属单位的档案工作进行监督指导。

市、县区专门档案馆（室）和各类型档案室业务上受同级和上级档案行政管理部门的监督和指导。

中外合资（合作）企业和外商独资企业应当按照我国有关法律、法规的规定收集、管理本企业的档案，其档案工作受所在地档案行政管理部门的监督和指导。

第十四条各单位档案机构的主要职责

（一）建立、健全本单位的档案工作制度；

（二）指导本单位档案、资料的收集、整理和归档；

（三）负责统一管理本单位内部各种门类和载体的档案；

（四）按照规定向有关档案馆移交档案资料、应方便公众查阅利用已公开的现行文件；

（五）监督、指导所属机构的档案工作；

（六）确保本单位档案的完整与安全，开展档案利用工作。

第十五条档案工作人员应当具有档案管理专业知识，接受岗位培训和档案继续教育培训，忠于职守，保守秘密。

市、县区档案行政管理部门应当加强对从事档案工作人员岗位资格的管理工作。

从事档案整理、评估、鉴定、寄存、技术服务、业务咨询等中介服务的机构和个人，应当具备相关的条件，并报所在地档案行政管理部门备案。

市、县区档案行政管理部门对辖区内档案中介服务机构实行监督和指导。

第三章档案收集

第十六条国家机关、社会团体和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的各类文件材料，由文书部门或者业务部门收集齐全，集中管理。档案的收集范围包括：1、文书档案；2、科技档案；3、专门档案；4、照片、录音、录像、缩微档案；5、电子文件、电子档案；6、著名人物档案；7、民生档案；8、实物档案。

第十七条市、县区国家综合档案馆负责接收下列档案：

（一）本级国家机关形成的档案资料；

（二）本级党政机构和社会团体形成的重要档案资料；

（三）本级政府部门已公开的现行文件；

（四）乡、镇人民政府和城市街道办事处形成的重要档案；

（五）本级具有代表性的企业事业单位形成的重要档案资料；

（六）其他具有重大影响或重要凭证作用的档案资料。

第十八条市、县区国家综合档案馆应当对下列具有一定影响的本市籍或在本市工作过的重要人物、名人档案进行收集：

（一）国际组织授予荣誉称号的；

（二）获得国家级荣誉称号的；

（三）在专业领域做出突出贡献的；

（四）其他社会各界著名人士。

第十九条下列情况之一的，有关主管部门应当做好档案资料的收集、整理和归档工作：

（一）行政区划的变动；

（二）单位的建立、变更或者撤销；

（三）列入市或县区的重点建设工程、重大科学技术研究和技术改造项目以及有关普查项目的立项；

（四）举办或承办的具有重大影响的活动；

（五）辖区内发生的重大事件；

第二十条建设工程、科研成果、产品试制、技术改造、重大设备更新等项目验收、鉴定时，应当有本单位档案机构或档案工作人员参加，并按照规范要求对所形成的档案资料进行验收、登记和接收。

属于市、县区重点建设工程项目档案，由市、县区档案行政管理部门组织验收；未进行项目竣工档案验收或项目竣工档案验收不合格的，不能通过项目竣工验收。

市、县区举办的重要会议、重大活动应将档案行政管理部门纳入筹办成员单位，所形成的档案，应及时移交市、县区国家综合档案馆。

市、县区档案行政管理部门应当加强对本行政区域内重要会议和重大活动档案工作的监督和指导。

第四章档案移交

第二十一条市、县区国家机关、社会团体、事业单位和其他组织应当按照下列规定移交档案：

（一）列入市、县区国家综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年的，向市、县区国家综合档案馆移交；

（二）电子档案在本单位保存满1年后，向市、县区国家综合档案馆移交；

（三）非常设单位承办、组织重大活动形成的档案，自活动结束之日后，及时向市、县区国家综合档案馆移交；

（四）撤销单位的档案，自单位撤销或者工作结束后，及时向市、县区国家综合档案馆移交；

（五）应向社会公开的现行文件，在文件公布之后的1个月内向同级国家综合档案馆报送。

第二十二条向市、县区国家综合档案馆移交除文书档案外的其它类载体档案，应当遵守下列规定：

（一）授予或者赠送市、县区人民政府的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、荣誉证、礼品等有重大纪念意义的实物档案应当及时移交；

（二）国家领导人来本市、县区视察活动，外国政府和国际知名人士来本市、县区参观访问以及友好城市与本市相互来往活动，在本市、县区的国际性、全国性和地区性重要会议、重大活动中形成的各类档案，即：题词、录音、录像、照片、重要文字材料、赠送的礼品等档案自活动结束后应当及时移交；

（三）市、县区公开出版或内部编印的各类期刊、报纸、各种政策法规汇编、文集、史志、年鉴等资料出版后及时移交。

第二十三条档案工作人员变动时，必须对所管理的档案进行交接。交接双方应对保管的档案进行清点、登记，并办理交接手续。

第五章档案保管

第二十四条市、县区档案馆和档案机构应当建立科学的档案保管制度，逐步实现档案保管的规范化、标准化，确保档案的安全保管。

第二十五条市、县区档案馆和档案机构在档案保管中应当配备适应档案管理需要的现代化技术设施设备，使用符合国家有关标准、规范的档案用品。

第二十六条市、县区档案馆和档案机构应当配置适宜安全保存档案的专门库房，综合档案馆和专门档案馆库房建设应当符合国家档案馆建设设计规范和标准规定，满足社会服务功能的需要，配备防火、防盗、防霉、防震、防水、防光、防尘、防潮、防磁、防有害生物和防污染等必要的设施，安装报警设备，并与公安消防报警系统联网。

第二十七条凡保管档案条件不具备的，可以申请向所在地的国家综合档案馆寄存或由其托管，有关费用按物价部门的有关规定执行。

第二十八条市、县区档案馆和档案机构应当对破损、褪色、霉变的档案及时进行抢救；对残缺不全的档案予以修补完善，确保档案的完整。

第六章档案利用和公布

第二十九条市、县区档案馆必须按照国家有关规定和社会需求，制定开放档案的计划和实施方案，公布开放档案的范围、目录和利用办法，并为档案的利用创造条件。

第三十条单位和个人持有合法证明材料和证件，可以利用各级档案馆已开放的档案。利用未开放的档案，要征得该档案馆的同意，必要时要报市、县区档案行政管理部门审查。

市、县区档案馆和其他档案机构提供利用重要、珍贵的档案，应用复制件代替原件。档案复制件盖有档案保管单位印章，具有与档案原件同等效力。

档案馆向社会提供利用寄存在档案馆的档案，应征得档案寄存者的同意。

第三十一条任何组织和个人在利用档案时，不得在档案上勾画、涂改，不得伪造、损毁、剪裁、抽取档案资料，不得擅自抄录、复制档案，不得泄露档案机密。

第三十二条市、县区档案馆应加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案史料，举办档案展览。市、县区国家综合档案馆应当提供条件方便公众查阅利用。

第三十三条市、县区档案馆向社会提供利用档案，按照国家规定收取费用。

利用本单位移交、个人捐赠的档案，各级档案馆应无偿提供。

第三十四条档案的公布是指通过下列形式首次向社会公开：

（一）通过报纸、刊物、图书等合法出版物刊登档案原文;

（二）通过广播、电视、电影等播放档案原文;

（三）出版发行的档案史料汇编及公开出售档案复制件;

（四）陈列、展览档案或其他复制件;

（五）散发、张贴档案复制件；

（六）在公用计算机信息网络刊登原文

档案的公布由档案形成单位和保管单位按照国家有关规定办理，其他任何组织和个人不得擅自公布档案。

第七章法律责任

第三十五条违反档案管理法律、法规，有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门对直接责任人给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）对本单位档案不实行集中统一管理，档案管理混乱的；

（二）不按时报送档案统计报表及档案资料目录的；

（三）不按时归档、不按期移交档案，或者拒绝归档、移交，将档案据为己有的；

（四）档案库房不符合规定，危及档案安全的；

（五）档案出现破损、霉变、散失、字迹褪变等，不采取补救措施的；

（六）损毁、丢失或者擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（七）档案工作人员因故意或者过失，造成档案损失的其他行为。

第三十六条违反档案管理法律、法规，有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门对直接责任人给予行政处分；并可由县级以上档案行政管理部门对个人并处500元以上3000元以下的罚款，对单位并处3000元以上10000元以下的罚款；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）在利用档案馆（室）的档案中，损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）在利用档案馆（室）的档案中，擅自提供、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）在利用档案馆（室）的档案中，涂改、抽取、伪造或者擅自抄录、复制属于国家所有的档案的；

（四）擅自出卖集体或者个人所有的对国家有保存价值或者应当保密的档案的；

（五）擅自交换、转让属于国家所有档案的；

（六）倒卖档案牟利或者擅自将档案卖给、赠送给外国人的。

社会组织或者个人有前款所列第四项、第五项、第六项违法行为的，县级以上档案行政管理部门除给予罚款外，对有违法所得的应当没收违法所得，并可以依法征购所出卖、转让、交换或者赠送的档案。

第三十七条档案行政管理部门及其工作人员执行行政处罚时，应当依照法律、法规的规定进行。当事人对行政处罚不服的，有权依法申请行政复议或者提起行政诉讼。

对个人罚款数额超过2000元的，对单位罚款数额超过6000元的，被处罚的当事人有权要求举行听证。

第三十八条档案行政管理部门的执法人员在执行公务时滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，由其所在部门或者上级主管部门给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。