管理电子档案制度

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第一章总则

第一条为了加强对全区电子文件归档与管理工作，确保电子档案的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》、《电子文件归档与管理规范》等法规制定本办法。

第二条本办法所称的电子档案是指按照一定归档要求，将整理好的具有保存价值的内容信息、结构信息、背景信息一并以数字形式存储在磁性载体或光学载体上保存的电子文件。

第三条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件。

第四条本办法适用于我区各级机关、团体。企事业单位和其他社会组织可参照执行。

第二章管理结构和职责

第五条各单位应明确电子文件归档与管理的分管领导，明确职能部门负责人主管、档案人员具体管理的管理体制。档案人员应忠于职守、遵守纪律，具备档案专业知识和计算机相关知识，熟悉掌握本单位计算机系统的操作技能，并能积极主动地做好电子档案的管理和利用工作。

第六条各单位应建立健全电子档案管理制度和技术措施，做好电子文件归档与管理工作，对电子文件实行全程管理，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。

第七条电子文件的形成、承办、运转等工作，由承办部门负责，电子文件归档管理的日常监督、指导和整理、保管、利用等工作，有档案部门负责。

第八条各单位的电子档案与其它各种门类的档案必须实行集中统一管理，积极提供利用，为单位各项工作服务。单位档案部门要与业务部门相互兼容的计算机软硬系统，保证电子文件的有效归档与管理。

第九条各专业主管单位在统一领导、分级管理的原则下，必须对所属单位和本专业系统的电子档案工作进行监督和指导。

第三章归档范围和保管期限的划分

第十条各单位在职能活动中产生的，具有参考和利用价值的电子文件均应归档保存。

第十一条电子文件归档范围

电子文件的归档范围按照国家关于文件材料归档和不归档的范围等业务规定执行，主要包括：

（一）电子文件稿本及代码

M－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件。

（二）子文件类别及代码

T－文本文件；D－数据文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A－声音文件；P－计算机程序；O－多媒体文件。

（三）电子文件信息类型

1.文本文件：指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应注明文件存储格式和属性，重点收集定稿电子文件和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起稿时形成的最后一稿草稿文件。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应加以标识以示区别。

（2）正式电子文件：指已修改、签发完毕的定稿、能行使文件职能、注明正式文件文号的电子文件。

2.数据文件：指采用数据库形成存在的具有文件属性的记录。

3.图像文件：指用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件。

4.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

5.影像文件：指用数码摄像机等视频设备录入的动态图像文件。

6.声音文件：指用音频设备录入并转换为数字形式的文件。

7.计算机程序：指计算机使用的系统软件、应用软件及软件的版本等。

8.多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

（四）电子文件载体类型

电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘光学载体包括只读光盘、可写入光盘、可擦写光盘等。

第十二条各单位电子文件的形成部门定期将具有凭证性、依据性和参考利用价值的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档；转换成纸质版本的，及时归入相应门类档案管理。

第十三条归档电子文件的保管期限参照国家和行业有关规定执行。

第四章电子文件的归档要求

第十四条电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档指在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档可实时进行，物理归档按纸质档案的规定完成。各单位电子文件归档时，必须进行物理归档。具体做法按《广西壮族自治区档案管理系统》进行归档和管理。

第十五条使用局域网的单位，电子文件归档报经同级档案行政管理部门同意后，实施归档，基本要求是：

（一）电子文件归档操作由具体经办人完成。

（二）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。

（三）网络管理人员应把电子文件的物理地址存放在指定的计算机服务器上，并采取可靠的备份措施。

（四）归档电子文件要有文件产生及运行过程的元数据，即描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）局域网应有可靠的安全措施，系统设备更新时，应制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行；档案人员应参与设备更新时的数据转换工作，并做好更新记录。

（六）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

第十六条局域网条件有限或没有局域网的单位，电子文件采用物理归档方式，要求：

归档电子文件存储的载体光盘、磁盘等介质应注明是否做检毒和清毒处理；含有病毒或其它安全隐患的数据文件不得归档。

第五章归档电子文件的整理

第十七条归档电子文件的整理按《广西壮族自治区电子文件整理规则》的规定进行。

第六章电子档案的移交

第十八条电子文件的形成部门应按规定将每年办理完毕应归档的电子文件向档案部门移交。移交前，各承办部门应检查电子文件的真实性、完整性和有效性，做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备等。

第十九条单位的档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的整理、编目、保管、开发利用工作。档案部门应检验承办部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损、稿本准确，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。

第二十条各单位要按照国家和自治区的有关法律法规，定期向档案馆移交电子档案，移交进馆的电子档案一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

第二十一条撤并单位的电子档案应按规定向接管单位或档案馆移交。

第七章电子档案的保管

第二十二条接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于40％，发现问题要及时补救。

第二十三条系统设备更新时，要及时对电子档案进行迁移和备份。

第二十四条对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。本办法推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。禁用软磁盘作为电子档案保存的载体。

第二十五条磁性载体上的电子档案，每四年要复制一次。需要抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第二十六条保管的电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段进行保管。电子档案载体应直立存放于防磁、防光、防尘。防要害气体的装具中，温度控制在17℃－20℃,相对温度控制在35％－45％。

第八章电子档案的利用

第二十七条电子档案的提供利用要注意以下事项：

（一）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。

（二）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

（三）封存的电子档案不得利用和外借。

第二十八条到期销毁的电子档案，应按档案销毁的有关规定进行，并确保载体与信息彻底销毁。

第九章附则

第二十九条本办法由广西壮族自治区档案局负责解释。

第三十条本办法自公布之日起执行。