管委会档案管理制度

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第一章总则

第—条为了加强档案管理工作，充分发挥档案在日常事务、基本建设、行政执法及党群管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《浙江省档案法实施办法》以及《机关档案工作条例》，结合我委实际情况制定本办法。

第二条管委会档案是指在日常事务、行政执法、党群管理、基本建设以及其他各项活动中,直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。

第三条管委会档案是全体工作人员劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。管委会档案工作是办好开发区的重要基础工作之一，是各项管理工作的重要组成部分。

第二章管理体制

第四条管委会档案工作接受浙江省档案局、温州市档案局、乐清市档案局的业务指导、监督和检查。管委会成立以分管副主任为组长的档案管理工作领导小组，领导小组下设办公室。

第五条档案室的主要任务是：

(一)贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定管委会档案工作规划、管理制度和实施细则；

(二)负责管委会各类档案的接收(征集)、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作，编制检索工具和参考资料，提供档案信息，为管委会各项工作和开发区服务；

(三)主持单位年鉴和单位大事记的编制工作；

(四)执行保密制度，确保档案的安全；

(五)开展档案宣传和咨询活动；

第六条为了妥善保管和便于利用档案，各科室必须有一名工作人员专职或兼职从事档案工作，负责本科室档案的收集、整理和移交工作。

第三章文件材料的形成和归档

第七条各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。文书处理人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累。工作结束时按归档要求，按时整理立卷归档。

第八条综合档案归档范围

(一)党群管理类

党委、纪委、工会、团工委等系统在工作活动中形成的会议文件、记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

(二)行政管理类

各科室在工作活动中形成的会议记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

(三)外来材料类

管委会、党委在工作活动中收到的上级、平级、下级单位的法律、法规、制度、条例、文件、记录、通知等需要存档的材料。

（四）基本建设类

1、基建工程归档文件材料，按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料，隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料。

2、固定资产采购、登记、普查、维护、总结等文件材料。

（五）财会类

会计报表、账簿、凭证等文件材料，按照《会计档案管理办法》执行。

(六)声像档案

反映开发区重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体。

(七)实物档案

凡属反映管委会及其下属科室荣誉的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

(八)人事档案

管委会在干部、职工人事工作中形成的各类人员登记表、自传、鉴定、考核、考察、学历、专业技术职务评审、政治历史审查、入党、入团、奖励处分、录用、任免、转业、工资、退休及其他材料。

第九条归档要求

一、实行由文件材料形成科室立卷并统一归档的制度。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限。

二、归档文件材料应格式统一，质地优良，书写工整，声像清晰，符合归档规范和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。

三、文件材料整理立卷后，由立卷部门直接向档案室移交归档。

第十条归档时间

一、党政科室，按年度归档，须在次年六月底前归档结束。

二、工程建设等项目，在项目完成后两个月内归档。

三、固定资产在验货合格、正式投入使用后一个月内将原始材料、技术文件归档。

第四章档案管理

第十一条档案室接收档案时，要依据移交清单仔细核对，按照规定的分类编号方法，进行统一分类、登记、编目、排列。

第十二条按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。

第十三条要做好档案库房防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防强光、防磁等工作，完善安全设施和应急措施。

第十四条已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须有负责人审查核准。

第十五条要定期检查档案情况，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并做出记录。

第十六条单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。

第十七条对档案的收进、移出、保管、利用等案卷数量和情况进行统计，编制档案工作基本情况统计报表。

第十八条做好档案各项基础工作，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。

第五章档案的利用

第十九条档案室要积极开发档案信息资源，编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，主动做好提供利用和服务工作。

利用档案必须遵循以下规定：

一、各科室借、查阅本单位归档的档案，经办人可以直接到档案室登记调阅。

二、单位工作人员借、查阅档案，说明利用档案的目的和范围，在档案室查阅，确需借出的档案，一般不得超过十天。

三、外单位查阅档案应持介绍信，经档案工作领导小组组长签字批准后，方可查阅。

四、凡摘录、复制档案，应经有关领导批准，档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，出具证明，才能生效。

五、查阅者须珍惜档案，对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。丢失、损坏档案者按《档案法》有关条例处罚。

第二十条未经单位批准，任何组织或个人无权公开档案。

第六章鉴定和销毁

第二十一条在分管主任领导下，由业务部门、档案室组成档案鉴定工作小组。其职责是调整密级和保管期限，提出档案销毁意见，写出鉴定情况报告。

第二十二条档案保管期限分为永久、长期和短期。划定的原则是：

一、凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值的档案，列为永久保存。

二、凡是在一定时期单位进行各项工作需要查考利用的档案，根据情况可列为长期或短期保存。

三、介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案，一律从长划定。

第二十三条销毁档案，应造册登记，履行批准手续。鉴定小组应指定两人以上进行监销，监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。

第七章档案工作人员

第二十四条档案工作人员属于专业技术人员(包括专职和以做档案工作为主的兼职人员)，按《档案人员专业技术职务试行条例》规定，实行专业技术职务聘任制。

第二十五条档案工作人员(专、兼职)的职责：

（一）坚持四项基本原则，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律。认真钻研档案专业理论，不断学习新知识、新技术，努力提高档案管理水平，以适应档案事业的发展。

（二）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策，制订本单位规章制度和实施细则。

（三）指导、协助各科室做好文件材料的立卷归档工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，督促兼职档案人员按期向档案馆移交档案。

（四）参加基建工程竣工验收、固定资产验收工作。

（五）做好各类档案的接收、整理、保管、统计、编研等工作。

（六）遵守国家有关保密规定，确保档案的安全。

（七）做好档案宣传、提供利用和咨询服务等工作。

（八）做好档案库房的管理以及各种设备的维护、使用工作。

第八章附则

第二十六条本办法自之日起执行。本办法由管委会负责解释。