档案管理细则

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•档案管理制度

档案管理制度

档案资料是律师事务所日常工作中必不可少的重要工具。为了进一步促进事务所日常工作的顺利进行，使档案资料更好地发挥其作用。本所决定对档案资料管理实行“行政部门统一管理，专人分级、分类负责”的管理制度。其具体内容如下：

一、人事档案管理

1．全所人事档案按合伙人、专职律师、实习律师、律师助理、行政辅助人员五大类，分类归档管理。

2．个人人事档案中包括本人身份证、学历证明、资格及执业证书、学习及培训情况证明、个人基本联系方式等主要资料的复印件。

3．人事档案的转入、转出手续要完备。对于新转入的人事档案，管理人员一定要按目录核查无误后才可签收。管理人员签收后应立即将资料整理规范，按类归档。

4．人事档案管理人员应定期整理相关档案，随时查漏补缺，更新档案内容，保证人事档案的完整性和准确性。

二、往来文件档案的管理

1．对于日常往来的行政管理工作文件、各级管理机关及事务所合伙人会议纪要、决议等文件，管理人员均应编号登记，送负责人批阅。负责人签署意见后于次日前送达有关人员及时办理。如属急件，管理人员应当日送达，并应履行好签收手续。

凡向上级的请示、报告及与有关单位的联系函件，均由行政部门用事务所统一专用信笺纸书写（钢笔）或用电脑打印，并经负责人签字后加盖公章才可签发，原稿按规定归档保存、备查。

2．一般往来文件负责人批阅时间不得超过三天，紧急文件不得超过一天，有关领导批阅时应签署全名。行政主管按此规定催办。

3．对需存档文件的批阅、批改、签字等均要使用钢笔、毛笔、档案圆珠笔，不得使用红笔、普通圆珠笔或铅笔。

4．对往来文件及重要资料的整理工作应按年份、日期分类归档、装订成册，分永久、长期、定期三类保管，同时编写档案目录。

5．涉及事务所机密的文件均需专门人员专门管理，不得有任何泄露情况发生。

三、查阅档案的手续

1．凡本所人员查阅、摘录档案资料，须填写“档案查阅、摘录登记表”，经负责人或行政主管签字同意后，方可查阅、摘录。非本所人员不得查阅、摘录。

查阅、摘录档案资料一般应在档案室内，特殊情况下应在管理人员指定的地点查阅、摘录。

2．档案资料不得外借。如遇特殊情况，须由借档人填写“档案外借登记表”经负责人签字批准后方可借出。对借出的档案资料按实际情况规定借阅期