文书材料归档范围和保管期限规定

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为了加强档案资料的管理，明确文书材料归档范围和保管期限，增强广大干部职工收集整理档案资料的自觉性，根据档案管理的有关要求，制定如下规定。

一、办公室

1、局务会议记录、纪要。（永久）2、以局名义印发的文件及审签稿。（永久）

3、上级、同级重要来文及资料。（永久）

4、省委老干部工作领导组会议材料。（永久）

5、指导全省老干部业务工作及老干部部门自身建设等方面的有关资料。（短期）

6、局公函存根。（永久）

7、局、办印章使用及编号发文登记本。（长期）

8、机关创建文明单位工作的计划、总结、申报、验收等材料以及创建过程中形成的有关资料。（短期）

9、以局名义召开的大型会议材料。（长期）

10、办公室牵头召开的有关会议材料。（短期）

11、以局名义与外单位联系、协商工作的重要来往函件。（短期）

12、办公室产生的请示与有关批复。（长期）

13、局机关管理制度。（永久）

14、我局组织沿革、大事记、年鉴及反映我局重要工作的声像、奖旗、荣誉证书、奖牌等。（永久）

15、全省老干部工作年度计划、要点、总结。

（短期）

16、中央有关部委、省委省政府、省委组织部、我局领导批示的重要信访材料和督办情况以及其他批示材料。（长期）

17、《山西老干部工作信息》、《信访简报》、《信访动态报告》及通报、公告、决定等材料。（短期）

18、档案管理、保密工作、机要交换等方面达标验收的文字资料及证书、奖牌、牌匾等。（长期）

二、人事处

1、局系统机构设置、撤并、名称更改、职能划分、人员编制、启用印信的请示报告和批复以及人事方面的其他重要批示等文件材料。（永久）

2、局机关干部职工及局属单位领导干部任免的文件材料。（永久）

3、机关干部职工及局属单位处级以上干部年度考核材料。（短期）

4、有关干部职工培训，专业技术职务、工人专业

技术等级的评定、聘任的请示批复、通知等。（短期）

5、局系统干部职工录用、转正、定级、调资、职务任免、交流（轮岗）、奖惩、停薪留职、辞职、退休、死亡、抚恤等材料。（永久）

6、有关新招公务员、工勤人员政审、录用、转正、定级等问题的请示、批复、通知等材料。（永久）

7、局系统有关人事工作的统计资料、职工名册等资料。（长期）

8、有关干部介绍信、便函存根等资料。（长期）9、局机关及局属单位干部职工调配材料。（永久）

10、我局评选先进单位、劳动模范、先进工作者、优秀共产党员以及享受省、部级以上有关奖励的文件材料。（永久）

11、局机关派驻农村工作队的安排、管理、考核等相关材料。（短期）

三、机关党委

1、局机关党委、纪委会议记录、纪要、决议等。（长期）

2、机关和局系统有关党风、党纪、作风建设、思想政治工作等方面的报告、请示批复、通报、通知及局领导班子民主生活会等材料。（短期）

3、党组织发展党员、党委和支部改选等材料。（长期）

4、机关纪委处理上级转交案件有关材料或受理群众举报等材料。（短期）

5、机关党委、工会、共青团、妇联有关组织建设、宣传、教育、开展活动等方面的请示批复、报告、通知及其他文字资料。（短期）

6、机关党委、工会、共青团、妇委会基本情况统计报表及党、团、工会会员名册。（短期）

7、局机关党委、工会、共青团、妇委会组织介绍信存根及党费、工会会费、团费收支存根。（短期）

8、干部职工调动工作的党、团、工会组织关系介绍信及存根。（短期）

9、局系统文明单位创建工作的文件资料。（短期）

四、宣传调研处

1、全省老干部工作会议和我局重要会议、重大活动所形成的照片、声像等材料。（长期）

2、本处起草的文件、报告及领导讲话稿等重要文字材料。（短期）

3、各级各类报纸、刊物宣传我省老干部工作的有关资料。（短期）

4、《人民日报》、《山西日报》、《山西老干部工作》合订本。（短期）

5、我局编印的《老干部工作政策文件汇（选）编》。

（永久）

6、本处形成的重要请示、报告和批示材料等。（永久）

五、生活待遇处

1、本处起草的以我局名义与有关单位联合制发的政策性文件、通知等。（永久）

2、有关提高离退休干部生活待遇方面的文件材料。

（永久）

3、关于离休干部易地安置方面的材料。（永久）

4、本处起草的具有保存价值的报告和调研情况等材料。（短期）

5、关于离休干部“三个机制”建立，“两费”落实等专题会议及相关工作的文件材料。（短期）

6、重大节日慰问活动中产生的具有保存价值的材料。（短期）

7、本处形成的重要请示、报告和批示材料等。（永久）

六、省直处

1、本处督促、检查、指导省直老干部工作中形成的具有保存价值的材料。（短期）

2、省直老干部运动会及大型文体活动的资料。

（短期）

3、组织省级老领导参观考察等工作中形成的资料。（短期）

4、组织省直离退休干部党支部书记培训学习的有关资料。（短期）

5、本处形成的重要请示、报告和批示材料等。（短期）

七、活动指导处

1、检查、督促、指导工作中形成的具有保存价值的材料。（短期）

2、承办的有关会议中形成的具有保存价值的材料。

（短期）

3、全省老干部活动中心（室）、老年大学建设的基本情况、统计资料等。（短期）

4、全省老干部活动中心（室）达标创优、老年大学示范校评比考核的有关资料。（短期）

5、指导全省老干部开展文体活动的文字材料。

（短期）

6、本处形成的重要请示、报告、批示材料等。

（短期）

八、政治待遇处

1、本处起草的以我局名义与有关单位联合制发的政策性、指导性文件材料。（永久）

2、本处起草的关于离退休干部党支部建设、思想政治工作、离退休干部发挥作用等方面的资料。（短期）

3、关于老干部政治待遇落实方面的调研报告、请示、批复等材料。（短期）

4、全省离退休干部党组织建设以及离退休干部发挥作用等方面的统计资料。（短期）

5、全省老干部“双先”表彰会议有关资料。（长期）

6、全省离退休干部党支部书记培训的有关资料。（短期）

九、离退休人员管理处

1、离退休人员管理服务工作中形成的具有保存价值的资料。（短期）

2、组织离退休干部开展政治理论学习和文体活动形成的有关材料。（短期）

3、组织老同志参观考察的有关资料。（短期）

4、离退休干部党支部开展活动和支部生活会的有关资料。（短期）

5、本处形成的重要请示、报告和批示材料等。

（永久）

十、后勤服务中心（信息中心）

1、局基建、综合治理等工作领导组会议记录、纪要等文件材料。（永久）

2、财务工作中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计和其他材料。（永久）

3、行政后勤工作中形成的有关房地产管理材料；国有资产管理过程中形成的登记表、交接凭证等。

（永久）

4、机关房产及住房分配、出售方案、细则等资料，干部职工承租、购置本单位住房的合同、协议等有关手续。（永久）

5、机动车辆购置手续、车辆保险、事故处理、转让记录等材料。（短期）

6、局域网及全省离休干部信息库的有关资料、离退休干部年度统计报表以及与此相关的文件资料。

（长期）

7、办理行政事务和社会事务过程中形成的有保存价值的材料；重要接待工作的有关资料。（短期）

8、财务工作、交通安全、综合治理等方面达标验收的文字资料及证书、奖牌、牌匾等。

9、日常工作中形成的重要请示、报告、批复等材料。（永久）

本规定从印发之日起执起。