人事档案体会

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这是我第一次接触和参与日常工作中的档案工作.由于之前本人对档案工作以及其重要性的认识都是来自于课本上的知识和课堂上老师的传授,因此对档案工作的认识比较平面化概念化,认为只是简单的整理任务,通过这次实习才认识到自己在这方面的错误,并且真正体会到了档案工作在机关日常工作的重要性和档案工作电子化的迫切性.

我在我们县劳动局的人才交流中心实习,因为正值七八月间,正是各高校将毕业生档案寄回毕业生户籍所在地的高峰时段,所以登记和查收当天收到的来自各地高校的学生档案便成了我首要任务.

我本以为档案的查收工作是一项很简单的工作，就是从传答室把寄到的档案拿过来，然后登记编下号，事实上却并非如此，也没我想象的那么简单．档案的查收工作主要有以下几个环节：即档案的核查﹑问题档案的处理﹑寄回执和档案登记编号．下面我就来具体介绍下每一个环节的具体操作内容．

首先是档案的核查，顾名思义就是档案的核对和检查．这一环节具体分为两个步骤．第一步是档案的核对，即三对，对数量，对姓名，对原籍地址．对数量，就是将校方提供的清单上的档案数量与实际收到的档案数量进行核对，看看两者是否有出入；对姓名，就是对档案的所有人进行核实，是否与校方提供的名单一致；对原籍地址，这一步看似可有可无，其实很关键，由于我国文化的特殊性，经常会出现同名同姓﹑同名同姓异性等情况，因此也不排除会因这种原因而把档案错寄，为了及时排除这种可能性，必须认真核对档案袋上毕业生原籍，以免带来更多不必要的麻烦．第二步是对档案内容的检查，大家都见过人事档案袋，在这类档案袋的封面上都已将档案内所包含的资料标明，我们的任务就是按图索骥，根据档案袋上所标明的数量进行逐一核对，将存在问题的档案找出登记，其中常见的问题主要有以下两个：资料的缺失和资料的错放．这些问题表明，各高校在档案管理方面存在着一定的问题．笔者曾在去年参加过学校内毕业生档案的整理工作，认为学校档案整理工作在某些环节上规范性不足有待提高．尤其在组织人员方面，对工作人员的专业素质没有严格要求，没有考虑到档案管理专业学生的专业优势．

其次是问题档案的处理．这一环节主要是对在档案核查这个环节发现的问题档案进行处理．该环节的工作是以学校为单位，当核查完当年某所学校寄返的毕业生档案后，通过电话联系校方集中处理存在问题的档案，如退返错寄档案，学校补寄错﹑漏﹑失的档案和相关资料．

接下来是把回执寄回学校,由于毕业生的档案是通过邮寄的方式寄返的，因此在完成对档案的核查及问题档案处理等环节后，务必把回执寄回学校，表明你方已收到档案，这样一来，就说明学校向原籍人事部门移交学生档案的工作已经结束．

最后是档案的登记编号．对收到的毕业生档案进行登记编号是为了便于统一管理和以后查找．根据根据各地人事部门相关政策，学生毕业时其档案将由学校统一寄回其原户籍所在地的人才交流中心保管，这样一来，既加强了对毕业生档案的管理，有效的防止了档案的流失，同时又解决了长期以来困扰各高校的挂靠在学校的应届毕业生档案只增不减的问题．档案的登记编号除了有助于档案的集中同一管理，更重要的目的为了以后的查找，以提高机关单位的办事效率．对此各地的人才交流中心都备有毕业生档案登记册，以便对本年内的应届生档案进行随机登记和编号，等到有应届生凭有效证明来取档案或者相关资料时，办事人员就可以根据登记册上的编号到档案室取档案，这样不仅缩短了办事时间，又提高了机关办事效率．

以上就是档案查收工作的四个环节，四个环节环环相扣，其中第一个环节是整项工作的基础，而第四个环节既是整项工作的关键，同时也是人事部门所有档案管理工作的基础，由此可见，第四环节档案登记编号工作对于人事机关日常工作的重要性，那么，我认为要提高人事机关日常工作整体的工作效率，就应该从这第四环节入手，那么怎么样才能使这一环节的工作有质的飞跃呢？

经过这次教学实习，我认为解决这个问题目前最好的办法就是加快档案工作电子化的进程，改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对应届毕业生人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行应届毕业生档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触人事档案的前提下查阅人事档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于应届毕业生档案的保密和安全。而且这也是对网络化档案工作的极有意义的探索．

俗话说＂干一行，爱一行，既然我选择了档案管理这个专业，那么在以后工作和学习的道路我就该不断积累经验，积极创新，更好的为人民服务．＂路漫漫，其修远兮，吾将上下而求索。”