干部档案管理工作通知

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各县(区)党委，市直各有关部门党委(党组)：

为深入贯彻落实全省干部档案工作会议和全市组织工作会议精神，切实做好新世纪新阶段干部档案工作，全面提高全市干部档案管理水平，努力实现干部档案工作制度化、规范化、科学化、信息化、法制化和现代化，更好地为经济建设提供强有力的组织保证。现就进一步加强全市干部档案管理工作有关要求通知如下。

一、充分认识做好干部档案工作的重要意义，切实增强做好新世纪新阶段干部档案工作的使命感和责任感

干部档案是对干部的工作、学习经历的最完整的历史记录，是评价干部成长历史的基础性资料。它记载着干部本人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等内容，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事档案工作，是干部人事工作的重要组成部分，也是国家档案的重要组成部分。干部档案工作如何适应改革和发展的要求，如何为经济建设服务，如何为党的建设新的伟大工程服务，如何为领导班子建设、干部队伍建设和人才建设服务，是新世纪新阶段的干部档案工作必然要面对的新课题新任务。当前，我市干部档案管理按照上级要求还存在一定差距和问题，主要表现在：一是管理体制不够合理，不利于档案建设。市直部门除市卫生系统干部档案集中在局里保管外，市直部门实行的是分散管理体制，有的是局管干部档案在局里保管，其余的干部档案由其下属单位自行保管，还有的其下属单位的干部人事档案全部由本单位自行保管。这种分散管理体制的弊端是比较明显的，中间环节多，材料转递不及时，不利于档案建设；晋升职称、调整工资时需要经常携带，不利于档案日常管理和安全；基层单位档案管理人员流动性大，不利于干部档案工作的持续发展；由于各单位人员重叠，档案用品重复购置，容易造成人力、物力、财力的浪费。二是一些部门干部档案管理条件较差，干部档案管理存在着很大的安全隐患。有的没有专用干部档案库房，干部档案存放在人事干部所在办公室内，甚至放在没有加锁的木质卷柜内，缺少防火、防盗、防潮等基础设施；有的干部档案在使用中随处存放，干部档案袋破损严重，档案材料外露，日常管理工作极不规范，这些做法严重违反了干部档案管理的有关规定，给干部档案安全、保密工作带来了极大的隐患。三是有些部门干部档案管理规章制度不健全，管理漏洞较多。中央、省、市都对干部档案管理工作作出了明确的规定，有一整套行之有效的规章制度，但仍有些部门和单位执行得不够好，执行制度不严肃、不认真，甚至对相关规章制度不了解。个别管档单位材料收集不够及时，档案内容不够全面，不及时装订整理，甚至存在违反转递、借阅制度，本人携带档案的现象。四是按照目标管理的要求，还有一些管档单位没有申报中组部相应等级，等等。产生上述问题的原因既有历史遗留的，也有现实出现的新矛盾；既有客观的，也有主观努力不够的因素；既有部门主要领导思想认识方面的，也有实际工作不到位的因素。因此，各有关部门和单位的主要领导要切实提高对干部人事档案工作重要性的认识，在工作摆布上纳入议事日程，在人力、物力、财力上舍得投入，给予倾斜，并注意选配党性强、作风正、文化程度高、有一定工作能力的中青年党员干部从事干部档案管理工作。只有有关领导及相关工作人员重视程度提高了，各级组织人事部门档案意识增强了，做好干部档案工作才有保障。

二、积极创造条件，认真抓好干部人事档案目标管理工作

实行干部人事档案工作目标管理，是干部人事档案工作制度化规范化、科学化建设的一项重要内容。按照中组部组通字[1996]55号文件（关于印发《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》的通知）和吉组通字[1997]12号文件的要求，各管档单位都要实行目标管理，500卷以上的纳入中组部干部档案目标管理范围，不超过500卷的纳入省委组织部干部档案工作目标管理范围，未达标的两年内要达标，已达标的要努力争取晋级，已晋一级的要继续保持。这既是中组部、省委组织部统一要求，也是促进全市干部档案工作朝着科学化、规范化目标迈进，提高管理水平和服务质量的有效途径。因此，未申报晋级的单位要积极创造条件，尽快达标晋级。条件好的可直接申报一级标准，条件差一些的也可申报三级标准，力争在今明两年内，使干部档案工作有一个根本性的转变。县（区）委组织部虽然已晋升为中组部一级标准，但也要努力加强软硬件建设，做好迎接中组部复检准备工作，确保达标保级。对干部人事档案目标管理工作不合格的单位主管领导和档案管理干部其年度考核不能评为优秀。

此外，按照《干部档案工作条例》"干部档案实行集中统一和分级负责的管理体制。不具备保管条件或档案很少的单位，其档案由上一级单位管理"的规定，结合我市实际，干部档案能够集中管理的，要分层次、有步骤地实行集中管理。市直部门(单位)下属不具备管档条件且卷数不超过50卷的管档单位的干部档案，要在一年内上交主管部门统一管理。关于民营、私营企业人事档案的管理，按照中组部、人事部制定下发的《流动人员人事档案管理暂行规定》要求，民营和私营企业中专业技术人员和管理人员属于流动人员范畴，其人事档案应由县以上人才流动服务机构统一管理。从我市的实际看，民营和私营企业自行保管的人事档案应及时移交至市人才流动服务中心集中管理。

三、加强制度建设和基础设施建设，确保干部档案安全

干部档案工作要在《档案法》规定的范围内开展工作，把依法治档落到实处。中组部制定的《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》等一系列法规、制度和文件，是干部档案工作规律和经验的科学总结，体现了党管干部的原则和干部政策，要以高度负责和一丝不苟精神，坚决地贯彻，不走样地执行。一是全市各管档单位，要建立健全档案材料收集、整理、查阅、转递等各项制度，完善各项手续，建立统一标准的薄册。二是市委组织部将不定期地对各管档单位的制度落实进行检查，并以此作为评价单位干部档案工作成效的重要内容。三是加强基础设施建设。良好的保管条件是实现干部档案科学管理的重要物质基础。各管档单位要按照《干部档案工作条例》要求，积极创造条件，有计划有步骤地多投入一定的资金，逐步改善干部档案的保管条件和发展所必要的设施。超过1000卷以上档案的单位都要有专用库房，并且面积应不少于20平方米。都要配置铁质档案柜保管干部人事档案。认真落实防火、防盗等"六防"设施，消除不安全隐患，确保干部档案安全。各管档部门要进一步强化责任意识，在保管、收集归档、提供利用等环节中要层层把关，敢于坚持原则，自觉抵制违反档案管理规定和制度的行为，对在工作中玩忽职守，弄虚作假，不严格执行规章制度，出现干部档案安全问题的，要严肃追究其单位领导和有关人员的责任。

四、抓住关键，加强干部档案内容建设

进一步加强档案材料的收集和归档工作，认真把好审核关，使案卷质量有明显提高。随着经济建设和改革开放不断推进，干部的教育、培训、考核、廉政状况，流动人员的"人事"，党政、专业技术、企业管理干部分类管理，干部双重管理，非公有制经济代表人士等诸多新情况新课题，赋予了干部档案工作新的内涵，是干部档案工作的延伸，需要我们以"三个代表"重要思想为指导，正确处理好改革、发展和稳定的关系，以与时俱进的精神，创造性地加以研究和解决。要按照《关于收集干部档案材料归档的暂行规定》要求，进一步明确收集的范围、要求和方法，充分发挥全市干部档案信息联络员队伍的作用，实行定时、定性的收集责任制，逐步形成一个以组织人事部门为主体的层层负责、纵横贯通的材料收集网络，使干部档案内容始终保持在最新最佳状态。在整理归档环节，针对兼职人员多，不熟悉整理业务的实际，要采取专门培训或以会代训等方式，进一步加大培训力度，提高全市档案人员的业务素质。同时有关主管部门要经常深入基层管档单位进行工作指导，统一干部档案整理标准，使干部档案真正达到完整、真实、精炼、实用的要求。

五、积极探索，努力提高干部档案现代化管理水平

干部信息化建设是基础建设的方向，是干部档案工作创新的着力点和今后工作的重点。各县(区)委组织部和有条件的管档部门，要以《全国组织干部人事管理信息结构体系》为标准，从干部档案信息管理的标准化入手，利用规范化软件为干部工作服务，逐步实现干部档案信息存储数字化，向档案信息利用的网络化方向推进。

干部档案不仅要管好，还要用活，更重要的是为新世纪新阶段的组织工作提供更加优质的服务。要突出重点，把干部档案与干部信息有机地结合起来，为组织工作、干部工作提供准确、快捷、高效的服务，不断推进干部档案工作上水平，开创新局面。