在省政府各部门办公室主任会议上的讲话

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今天省政府办公厅邀集省政府各工作部门的办公室主任来开个会。会议的主要任务是研究如何改进省政府机关的公文处理工作按照规范化、制度化、科学化的目标进一步提高省政府机关的公文质量和办文效率。召开这个会议一是根据洪虎省长的指示。月日洪虎省长在省政府一个部门报送的一份文件上批示这个文件“既无单位印章又无领导人签字这是什么文件”这份文件不仅没有加盖印章和标注签发人姓名而且没有发文机关标识红头、没有发文字号、没有主题词也没有印发机关和印发日期这份文件还错用文种本应使用“意见”却写成了“报告”这个文件的报送还违反了行文程序越过省政府办公厅文秘部门直接向省政府领导同志个人报送公文这份文件还将以括号注明的未经部门领导人审定的意见报送省政府领导审定。洪虎省长在此处批示未经部门领导审定怎么就作为部门的意见报出洪虎省长除作出书面批示外还指示办公厅召开省政府各部门办公室主任会议讲一讲公文处理的基本规则这类不规范的文件部门办公室不应当报出省政府办公厅也不应当受理。要把提高公文质量和办文效率作为省政府机关政风建设的一项重要内容。二是根据《国家行政机关公文处理办法》的要求。《办法》规定“各级行政机关的办公厅室是公文处理的管理机构主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作”。根据这个规定省政府办公厅对省政府各工作部门的办公室的公文处理工作有指导之责。今天开这个会也是对省政府各部门办公室的公文处理工作履行指导的责任。三是《国家行政机关公文处理办法》自年月日起实施以来到现在已有一年多时间有必要对省政府机关前一段学习贯彻落实《办法》情况进行一次总结对继续学习贯彻落实《办法》提出新的要求。下面我讲两个问题。

一、省政府机关学习贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》的基本情况

年月日国务院以国发〔〕号文件了《国家行政机关公文处理办法》。在此之前国家行政机关曾先后施行过三个《办法》都是以国务院办公厅文件的而这次首次以国务院文件使《办法》的法律效力和权威性得到提升。新《办法》是我国行政机关公文处理工作经验和制度的科学总结是贯彻依法行政方针的有力措施是行政机关在新时期、新世纪做好公文处理工作的基本保证。

省政府办公厅把认真学习、深刻领会、贯彻落实《办法》作为政府机关工作的一件大事来抓。主要做了以下几项工作一是于年月发出了《吉林省人民政府办公厅关于学习贯彻〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》吉政办发〔〕号对全省各级行政机关学习贯彻《办法》作了安排部署。二是编写了约三万字的《〈国家行政机关公文处理办法〉学习辅导讲话》印发各市州政府和省政府各部门办公室并在专网上和在《吉林政报》上刊登还出版了《国家行政机关公文处理实务研究》一书。三是与省质量技术监督局联合举办了三期培训班分别对省政府办公厅的全体干部省政府各工作部门的办公室主任及文秘人员市州政府的办公厅室主任、处科长及文秘人员进行了培训。四是围绕贯彻落实《办法》印发了一系列配套文件。例如《吉林省人民政府办公厅公文运转规则》吉政厅字〔〕号、《吉林省人民政府公文审批制度》吉政办发〔〕号、《吉林省人民政府关于部门间协调工作的几点意见》吉政发〔〕号、《吉林省人民政府关于进一步精简会议和文件的通知》吉政发〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于加强审核把关工作的几点意见》吉政办发〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于严格执行公文运转规则的通知》吉政厅字〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的通知》吉政办发〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于报送公文工作中几个问题的通知》吉政办发〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于加强计算机网络应用管理工作的通知》吉政办函〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于督查电子公文传输情况的通报》吉政办函〔〕号与省委办公厅联合印发了《关于进一步精简会议和文件减少领导同志事务性活动的若干规定》吉办发〔〕号另外省政府办公厅还准备根据《办法》的规定对《关于精简省政府发文的通知》吉政发〔〕号和《向省政府报送文件的若干规定》吉政办发〔〕号这两个文件进行修订发出了关于征求对这两个文件修订意见的函吉政办函〔〕号。一共印发相关文件件加上征求修改意见的文件共件。五是组织省政府办公厅机关各办文处室多次召开了关于公文处理工作的座谈会、研讨会针对存在问题研究改进措施提高业务素质。例如举办了对省政府上报国务院的公文怎样做好审核把关工作的讲座针对办公厅公文运转规则中出现的问题开展研讨制订补充意见采用一事一议的形式组织有关办文人员对一些违反《办法》的公文进行典型分析等等。六是组织力量对各市州政府办公厅室、省政府部分部门贯彻落实《办法》的情况进行了抽查。

省政府各工作部门按照《吉林省人民政府办公厅关于学习贯彻〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》要求结合转变政府职能、转变工作方式、转变工作作风提高工作质量和效率也做了大量工作取得一定成绩。许多部门的领导同志对学习贯彻《办法》高度重视带头学习模范遵守列入工作日程摆在重要位置亲自过问、亲自检查。例如省水利厅张德新副厅长收到办公厅的《通知》后作出批示“公文是水利厅的门面《办法》的学习贯彻工作是年度厅机关全体公务员的一项重要工作也是水利系统各级办公室的中心工作各单位各部门必须把《办法》的学习、贯彻列入工作日程摆在重要位置切实抓实抓好”。大多数部门办公室举办了各种形式的培训班对本部门、本系统的文秘人员乃至全机关的公务员进行了普遍培训。省林业厅不仅对全厅干部进行了培训还进行了验收考试并公示了成绩从而推动了学习活动的深入。各部门都依照《办法》查找公文处理工作中的薄弱环节和突出问题制定和完善本机关的公文处理规定和制度。省农委根据《办法》制定了《吉林省农业委员会公文处理若干规定》结合本部门实际进一步细化了公文办理程序使公文办理的每一个环节都有章可循省卫生厅制定了《公文处理实施细则》省政府法制办结合《办法》的学习在法规文件、规章文件办理方面提出了很好的建议省财政厅对公文催办作出了明确的规定确保省政府领导批示件及时办理做到了件件有着落、事事有结果。

总之由于省政府和各部门领导同志高度重视各部门办公室积极工作省政府机关学习贯彻落实《办法》取得了可喜成绩公文处理工作有所改进公文质量和办事效率有所提高。省政府机关的公文处理工作是一个系统工程省政府办公厅的公文办理工作离不开各部门的支持和配合。多年来特别是在学习贯彻《办法》的工作中省政府办公厅的公文办理工作得到了各部门办公室的大力支持借召开这次会议的机会我代表省政府办公厅向各部门办公室的领导同志表示诚挚的谢意向默默无闻地在文秘岗位上辛勤工作的文秘干部表示崇高的敬意和亲切的慰问。

对前一段学习贯彻《办法》所取得的成绩应当肯定但不可估计过高。我们必须正视省政府机关目前在公文处理工作中存在的一些问题。从省政府办公厅掌握的各部门报送公文的情况看有以下几个问题比较突出

一是公文格式不规范。洪虎省长作出批示严厉批评的那份文件可以说是公文格式不规范的一个典型。各部门报送省政府的公文中格式缺项丢项仍占一定数量。公文一般由个部分组成其中发文机关标识红头、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期等组成部分是必不可少的。如果是上行文还必须注明签发人、会签人姓名其中“请示”、“意见”还必须在附注处注明联系人的姓名和联系电话。但是在办公厅收到的各部门报送的文件中有的公文没有文头或者文头没有套红有的公文没有加盖印章有的“请示”、“意见”不注明签发人、会签人姓名也不注明联系人的姓名和联系电话有的不标注主题词或不按省政府的主题词表标注主题词。《办法》实施后从年开始全省行政机关公文用纸已统一采用国际标准型可有些部门至今仍在采用开型。

二是行文不规则。主要表现是上行文直报。将需要省政府审批的事项以部门或部门负责人的名义越过省政府办公厅文秘部门直接报送省政府领导同志个人。上行文多头主送。一个请示同时报送省政府多位领导同志甚至报送省委、省政府多位领导同志。上行文直报和多头主送造成公文脱离正常运转渠道体外循环形成了一些“倒流文”和“帐外文”增加了公文处理的难度降低了办文的效率。属于主管部门职权范围内的具体问题不是直接报送主管部门处理却报送省政府审批或要求办公厅转办增加了公文旅行的时间。未经省政府同意有些部门向下一级政府正式行文有的还责令下一级政府向部门报文有些部门甚至要求下一级政府必须转发部门下发的文件否则在评优达标活动中扣分。部门下属单位和一些与省政府没有行文关系的企业事业单位越级向省政府行文。

三是文种混用。在上行文中经常混用的文种是“报告”、“请示”、“意见”。主要表现是在报告中夹带请示事项或者本应使用“意见”的却写成了“报告”。“报告”是阅件办公厅文秘部门在分办收文时把“报告”作为阅件处理报告中夹带请示事项就很可能造成误时误事。如年某市遭受严重雪灾向省政府报文报告受灾情况并请省政府帮助解决救灾急需物资和资金文种使用了“报告”结果办公厅有关处室按阅件处理。如果不是省政府领导同志通过信息渠道及时了解到情况果断决策就会造成严重的后果。《办法》规定部门之间相互请求批准和答复审批事项应当用“函”这个文种但是部门之间请求批准用“请示”答复审批事项用“批复”的现象仍然存在这也是不符合《办法》规定的。

四是公文处理效率低。有些转到部门办理的请示件和查办的领导批示不按时报送结果拖延很长时间才报上来有的办公厅三番五次地催要办理结果却屡催不办甚至连拖延的原因也不说明。而一些部门请示省政府审批的事项在本部门拖延了很长时间却不给省政府领导研究决策预留充足的时间要求省政府领导像照快相一样立等可取。急件不能部门不急却全急到省政府领导同志手上。

五是向省政府报送的文件、简报仍然偏多。超越本部门职权的重大事项必须及时向省政府请示、报告不得自行其是。但是一些部门报送省政府的公文有些并不是重大事项有些也不属于省政府受理的范围却事无巨细地统统报送省政府。特别是一些部门办的简报言之无物空话套话占了很大篇幅形式主义的东西很多不加筛选也都报到了省政府。这样的文件和简报送到省政府领导同志案头增加了领导同志的阅文量浪费了领导同志的精力和时间。

六是电子公文漏接现象严重。现在省政府专网已连接到各市州、县市政府和省政府各工作部门非涉密文件、电报都可以在专网上传输。从年月开始省政府的会议通知、明传电报、《参阅文件》、《内部情况通报》以及需翻印的非涉密的国务院文件、国务院办公厅文件等取消了双轨制只在网上发电子邮件由接收单位异地同版印刷不再同时印发纸质公文。但是相当一些部门存在严重漏接现象。月份省政府办公厅通过网络传输的电子公文各部门全部按时接收的为数不多办公厅对此作了通报。从月份的情况看除省公安厅及时向办公厅说明了原因并全部接收外其他接收情况较差的部门仍无令人满意的表现。

省政府机关公文处理工作目前存在的上述六个方面的问题虽然不是普遍现象但必须引起我们高度重视采取有力措施尽快扭转一些部门存在的文件多、质量差、效率低、程序乱的现状。分析存在的这些问题我认为是不是有以下几个原因一是部门领导同志对本机关的公文处理工作没有做到高度重视有的自身对《办法》也没有模范遵守对这项工作过问不多领导不力检查不够有的甚至把这项工作看得过于简单在力量配备使用上不愿配备精兵强将致使一些部门文秘干部素质不高。二是部门的办公室没有负起主管本机关并指导下级机关公文处理工作的责任有的部门的办公室只管收收发发盖个章、编个号没有把审核把关当成办公室的主要职责。据我们了解一些部门报送省政府的公文办公厅向办公室了解有关情况办公室却全然不知。三是对《办法》学习不深入领会不深刻因此不能熟练运用。四是一些部门至今还没有制定公文处理的基本制度没有一个适合本部门实际的公文运转规则。五是政府机构改革后多数部门对办公室的负责人和工作人员进行了调整熟悉公文处理工作的同志调作其他工作了一些新同志对公文处理业务不熟悉缺乏工作经验这也是一个重要原因。当然存在上述问题办公厅也是有责任的既有指导不力的问题也有审核把关不严的问题。省政府办公厅机构改革充实了一些新同志政治文化素质都很好但也存在对公文处理业务不熟悉的问题有一个逐渐熟悉的过程。再一个原因是改革前公文由文电处一个处集中统一办理改革后由文电处与有关处主要是综合一、二、三处分工合作管理。文电处负责公文运转、格式把关综合处负责办文和公文内容把关这有助于提高办文质量也有一个磨合的过程。

二、进一步加强和改进省政府机关公文处理工作的意见

一充分认识公文和公文处理工作在政府工作中的地位和作用增强做好公文处理工作的责任感

国家行政机关的公文是各级行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具它具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性起着传达政令、指导工作、公务联系、记载凭证的作用。公文处理是指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作是政府工作这个庞大系统的一个组成要素是一切行政机关不可或缺的一项基础工作。熟练掌握公文和公文处理的基本知识是政府机关工作人员特别是办公厅室工作人员的一项基本功也是一个领导干部应当具备的基本素质。朱基总理高度重视这项工作多次从不同方面对政府系统的公文处理工作提出明确的要求这次修订的新《办法》许多地方都体现了国务院领导同志对公文处理工作提出的新要求。洪虎省长主持省政府工作以来多次指出政府机关的公文是政府机关领导人的相片一个机关的公文质量、办文效率代表着一个机关的形象反映出一个机关的工作和管理水平是与机关的作风联系在一起的。他还说过吉林省在经济上属于欠发达省份但在公文方面不能欠发达要创全国一流水平。洪虎省长还撰文指出“公文处理是国家行政机关实施其管理的重要形式也是国家机关工作人员必备的行政职业能力。国家行政机关应把公文处理摆在政务工作的重要位置高度重视并切实抓好。机关公务员要熟悉和掌握公文处理知识努力增强公文处理能力为提高机关工作效率、有效发挥公文的应有作用、保障党和国家的政令畅通作出积极努力”。国务委员、国务院秘书长王忠禹同志在政府系统秘书长、办公厅室主任培训班开班仪式的讲话中指出“对于新《办法》一般地了解、一般地重视还不行还要了解《办法》的修订情况熟悉公文处理的业务这样才能在工作中认真地把好关”。我们要站在依法行政、加强政风建设的高度来认识机关公文处理工作的重要性继续加大学习贯彻落实《办法》的力度克服公文处理工作中的官僚主义和形式主义积极探索创新和改进省政府机关的公文处理工作。

二继续推进《办法》的学习贯彻落实工作把学习《办法》的活动引向深入

《办法》体现了改革精神和创新精神是新中国成立以来国家行政机关最好的一部《公文处理办法》是国家行政机关公文处理工作历史上法律效力和权威性最高、规定最具体、操作性最强的一部《公文处理办法》是行政机关公文处理的根本法是每一个公务员、尤其是文秘工作人员进行公文处理工作的基本规范和准则也是文秘工作人员乃至每个公务员包括领导同志必读的教科书。《办法》的内容十分丰富。《办法》规范了公文处理的总原则阐述了公文和公文处理的定义、公文处理的基本原则、对国家行政机关负责人的要求、公文处理管理机构及其职责等《办法》规范了行政机关公文的主要种类阐述了个文种的适用范围和选择使用的原则《办法》规范了公文的格式阐明了公文格式的个组成部分及其标识规则以及公文用纸的规格标准《办法》规范了行文的规则从行文原则、行文方向和行文要求三个层次阐述了各级行政机关之间行文时应遵循的原则《办法》规范了发文办理程序阐述了发文办理的基本程序、草拟公文的基本要求、公文审核把关的内容、公文的签发权限以及主办部门主动会签的原则等《办法》规范了收文办理程序阐述了收文办理的基本程序以及如何进行收文签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等内容《办法》规范了公文管理、公文归档阐述了对公文管理、公文归档的基本要求。年月国务院办公厅印发的《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》国办函〔〕号对《办法》中的个问题作出了具体解释使《办法》具有更强的可操作性。因此学习《办法》要与学习《意见》结合起来。

从办公厅抽查情况看省政府机关学习贯彻落实《办法》虽然取得了一定成绩但发展不平衡不少部门学习还不够深入真正熟悉和掌握《办法》的干部还不够多。办公厅希望没办班的单位还是要办班培训。已经办班的部门要巩固办班的成果把集中办班与平时的学习运用结合起来办班的目的是为了应用。去年月省委办公厅、省人事厅联合印发了《关于对党的机关文秘人员进行业务培训和实行持证上岗制度的意见》决定在全省开展对党的机关文秘人员进行培训并实行文秘人员持证上岗制度。培训范围包括省政府各工作部门办公室的分管主任和文秘人员。经与省委办公厅协商省政府办公厅不再重复办班省政府办公厅将在每期培训班上讲课。各部门的领导同志要带头学习《办法》模范遵守《办法》加强指导和检查要寓领导和检查于日常的公文处理工作之中发现问题及时指出具体指导。办公室主任和文秘干部要成为熟悉和精通公文处理工作的内行和专家每个公务员都要掌握公文处理的基本业务知识。

三省政府各工作部门要尽快制定和完善符合本机关实际、科学合理的公文运转规则和工作制度

《办法》是公文处理的基本准则无论哪一级行政机关都是应当遵守的。但是贯彻执行《办法》必须与本单位的实际情况相结合。省政府的公文处理工作不完全同于国务院市州县政府的公文处理工作不完全同于省政府部门的公文处理工作也不完全同于政府。《办法》不可能对各单位的公文处理问题都提出具体解决方案把遵守《办法》规定的原则同本单位的实际结合起来不断探索、勇于创新才是贯彻执行《办法》的正确态度和方法。省政府各工作部门的办公室要按照《办法》的规定从本单位实际出发制定本单位的公文运转规则和相关工作制度。

制定和执行本机关的公文运转规则和工作制度省政府各部门的办公室处于关键地位。办公室是本机关公文处理的中心是公文运转的枢纽是公文收发的总漏斗。因此本机关的公文运转规则和相关制度要由办公室牵头组织制定并带头严格执行。

制定本机关的公文运转规则一是要明确适用范围不只是要求文秘工作人员遵照执行而是从部门领导同志到机关每一个与公文处理工作发生联系的工作人员都必须一体遵行特别是领导同志要带头执行。二是要明确办公室的职责。按照集中统一的原则公文的收发、登记、分办、拟办、传递、审核、呈批、催办、用印、归档、销毁等项工作应由办公室负责。三是要明确收文的呈批程序由办公室统一签收、拆封根据内容将收文分为阅件和办件。阅件办公室按规定范围分送或组织传阅办件由办公室附上公文处理单按呈批程序办理。对上来文办件一般应由办公室主任提出拟办意见呈送分管领导同志批办其中重要的还要送主要领导同志批办。对下来文办件一般的办公室主任可直接批请有关处室承办重要的由办公室提出拟办意见呈分管领导同志批办。一般情况下部门领导同志不要越过办公室直接受理文电。四是要明确发文的签发权限。未经办公室审核把关的发文发电部门领导同志不予签发向省政府报送的文电要由部门主要负责人签发发文发电的主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期其他审批人圈阅视为同意明确由办公室统一审核把关、登记、编发文字号、用印、封发。

除了制定本机关的公文运转规则外省政府各部门的办公室还应建立、制定配套的制度这些制度主要包括一是本部门的公文审批制度二是加强公文审核把关的规定三是文电保密制度四是公文催办制度五是公文立卷归档办法等等。

上面讲的一项规则和五项制度是各部门贯彻落实《办法》实现公文处理的规范化、制度化、科学化必备的制度。省政府办公厅将对各部门办公室制定和完善制度情况进行检查。

四加强审核把关严格执行向省政府报送公文的规定

审核把关是办公厅室的三大职能审核把关、跟踪调研、督促检查之一。关于公文的审核把关《办法》也有明确规定。《办法》规定公文送负责人签发前应当由办公厅室进行审核公文由负责人审批后、正式印制前文秘部门应当进行复核。向省政府报送的公文应是部门办公室审核把关的重点。

一是审核拟报送的公文是否是需由省政府审批的事项或需要报告的问题。凡属应该直接与有关主管部门协商解决的事项要建议部门负责人不要报送省政府。

二是审核公文的格式。凡向省政府报送公文要以正式公文报出。公文的发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期等个部分不可缺少。“请示”、“意见”还应当在附注处注明联系人的姓名和电话号。签发人应是部门正职负责人或主持工作的副职负责人联系人应是熟悉文稿的办公室负责人。

三是审核文种使用。部门向省政府报文只能使用“请示”、“报告”、“意见”一般不使用其他文种。这三个文种不能混用。“报告”中不可夹带请示事项也不可写成《关于意见的报告》。“请示”应一文一事不可一文数事。“意见”可以单独使用但必须在文中说明所提意见是供省政府领导参考的还是请省政府审批的。

四是审核主送机关。向省政府报文主送机关应写给“省政府”。除省政府领导同志交办要求报送省政府领导同志个人的事项和需要直接报送省政府领导同志的绝密事项以及少数特别紧急的事项、重大突发性事件外省政府各部门不得将需要省政府审批的公文以部门或部门负责人的名义直接报送省政府领导同志个人也不得以部门内部签报、白头文等形式代替需要省政府审批的公文直接报送省政府领导同志个人。许可直接向省政府领导同志报送的情况报告一般不得多头分送情况紧急确需分送的应注明已分送的领导同志。落实省政府领导同志批示的情况报告一般应报送省政府或省政府办公厅也可直接报送领导同志个人主送机关写给省政府领导同志信封写给省政府办公厅但必须附上省政府领导同志原批示的复印件。

五是审核会签情况。请示省政府的事项如涉及其他部门的职责主办部门要主动征求有关部门的意见协办部门要积极配合取得一致意见后经有关部门负责同志会签上报省政府。部门间如有分歧意见主办部门主要负责同志要出面协调。如果召开协调会议协办部门负责同志应出席并将协调情况及时向本部门主要负责同志报告。经协调后仍不能达成一致的主办部门应将有关部门的意见及理据列明并将有关部门的正式意见或协调会议纪要作为附件经有关部门主要负责同志会签后上报省政府。部门之间征求意见或会签文件时除主办部门另有时限要求的以外协办部门一般应当在个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式否则视为失职主办部门可以视其为没有不同意见并据此继续办理有关公文。这里说的主办部门省政府各部门向省政府报文报文部门即为主办部门办理省政府办公厅转办的市州政府的报文牵头办理的业务主管部门即为主办部门。

关于报送以省政府或省政府办公厅名义发文有关问题。为确保省政府出台的有关政策更及时、有效地贯彻实施今后各部门报送的需要以省政府或省政府办公厅名义发文的代拟稿或者需要省政府批转或省政府办公厅转发的公文报告、意见上报时要向省政府报“请示”代拟稿或需要批转或转发的公文附在“请示”之后并在请示中说明发文的缘由以及相关部门的会签情况同时应将有关部门的会签意见、省政府领导的批示复印件作为附件一并报上。

这次会议之后凡不认真审核把关违反上述规定报送省政府的公文省政府办公厅将严格执行向省政府报文的规定一律不予受理将按程序退回报文单位重新办理。省政府办公厅各有关处室要严格审核把关退文时要写明退文的根据和理由不准违反规定办“人情文”、“关系文”。

五不懈努力提高省政府机关的办文效率

提高省政府机关公文处理工作的效率主要抓四条第一条是加强管理落实责任。第二条是公文处理要有明确的时限要求。第三条是建立催查办制度。第四条是充分利用政务信息化的手段。

省政府转有关部门办理的公文凡明确提出时限要求的各部门在办理时对属于本部门职权范围内的事项应当在规定的时限内办理完毕并同时将办理结果告知办公厅对属于需要报省政府审批的事项应当在规定的时限内予以回复确因情况特殊不能按时回复的应当在回复时限内以书面形式向省政府办公厅说明理由对其中省政府领导同志关注的重大事项省政府办公厅有关办文处室要把有关情况向省政府领导同志报告。对省政府办公厅未明确提出办理时限要求的各部门应本着认真负责的精神尽快予以办理。办理时限一般确定为特急件日内办理完毕急件不超过个工作日一般件不超过两周。也就是说办公厅转部门办理的公文凡在两周内未办理完毕的都应在两周内向办公厅说明理由未向办公厅反馈的办公厅的办文处室要催办催办情况要向领导同志报告。

各部门需要请示省政府的事项应当抓紧做好前期工作及时上报要给省政府留出研究、决策的时间一般事项不得少于两周紧急事项也不得少于个工作日特别紧急的事项需要在个工作日以内批复的除突发事件或领导同志另有交待的事项外必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。

公文催办工作各部门的主管领导要亲自过问办公室主任要亲自抓具体承办人员要按规定及时反馈办文情况要坚决杜绝拖延、推诿和压误的现象发生。各部门办公室的负责同志应是负责公文催办的第一责任人。过去曾发生过这种现象办公厅电话催办部门办公室的同志说这个文件已经转到某某业务处室你问他们去吧。我们希望类似现象今后不要再发生各部门的办公室要切实负起催办的责任。省政府机关的公文催办网络要进一步完善起来工作变动的及时进行调整。这件事由办公厅文电处负责将各部门分管办公室的领导同志、办公室主任和办公室具体负责公文催办的工作人员名单登记成册分送各办文处室并输入微机建立起正常的工作关系密切合作共同做好催办工作。

六与时俱进加快公文处理工作信息化的步伐

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势大力推进信息化是我国的一个重大战略举措而政府系统的政务信息化是整个社会信息化的基础和龙头。朱基总理在年国家信息化领导小组第一次全体会议上强调指出政府信息化要先行带动整个信息化发展。政府信息化建设要与政府职能转变相结合提高办事效率和管理水平。洪虎省长也多次指出一定要把推进政府政务工作信息化作为大事来抓要把信息化作为全局性的工作来推动。我们办公部门是政府系统政务信息化建设的主管部门不仅要重视这项工作、抓好这项工作更重要的是要带好头抓好自身业务工作的信息化建设。公文处理工作是政府办公部门的一项主要工作应率先实现信息化。

当前公文处理工作的信息化建设重点有两个方面一是进一步推进公文无纸化传输。公文无纸化传输工作我省是从年开始随着全国政府系统专网建设同步进行的。从年月日起省政府及省政府办公厅的《吉政明电》、《吉政办明电》、《内部情况通报》、《参阅文件》和需翻印的非涉密的国务院文件和国务院办公厅文件都已采取电子公文形式通过网上传输实行异地同版印刷不再发纸质文件。两年多来大多数部门和单位都很重视电子公文的传输工作并按要求建立了相应的管理制度和规范网络传输上下畅通形成了较好的公文网上传输体系大大缩短了文件传递时间提高了公文处理工作的时效。下一步我们还将在电子印章和数字签名等技术的支持下进一步扩大公文无纸化传输的种类和范围逐步向取消纸质文件过渡。各部门也要充分利用现有的网络条件积极开展公文的网上传输应用。二是尽快实现各部门网上公文处理。近几年在网上公文处理应用方面一些部门进行了有益的尝试取得了可喜的成效。省政府办公厅经过多年的实践建立了一套依据国务院《国家行政机关公文处理办法》规范、便捷、有序的网上公文运转体系机关公文处理工作逐步走向网络化和数字化不仅提高了公文处理工作的效率和质量而且还起到了规范工作流程、创新工作方式的作用。办公厅的公文办理工作已彻底甩掉了公文登记簿改变了传统的手工作业方式公文办理过程形成的信息包括省政府领导同志的批示全部输入微机连同输入的电子公文积累了大量的电子信息资源实现了有权限的公文信息资源共享。当前为了推进政府各部门公文处理信息化进程逐步达到各部门间网上协同办公、办文的目的我们正在组织力量开发面向不同层面的通用公文处理软件届时计划选择—个部门进行试点应用。

这里我还要强调一下就是各部门、各单位对计算机网络联通和电子公文传输工作要给予足够重视部门领导同志要亲自过问加强对本部门本单位计算机网络应用和电子公文传输工作的领导和督促检查进一步强化计算机网络应用管理和电子公文传输工作。要建立健全本部门本单位电子邮件系统管理制度按规定配置好系统管理员和具体操作人员并明确工作职责对新配备的人员要及时做好培训以保证网络传输正常运行。各部门各单位要确保及时接收电子公文做到至少每天上下午两次开机对接。要加强传输设备管理、维护确保网络畅通。未实现网间互联的部门、单位要尽快加入全省行政机关计算机网络系统。各部门对办公厅传输的电子公文不仅要及时接收而且要及时下载及时打印及时呈送或办理。要建立各部门的电子公文库以备存查。在内部办理过程中电子公文与纸质公文具有同等效力。

七大力精简文件要把精简文件作为政风建设中的一个突出问题来抓

近年来党中央、国务院三令五申要求党政机关精简会议和文件以改进作风。党的十五届六中全会作出的《关于加强和改进党的作风建设的决定》又一次明确提出“改进领导方式和工作方法。下决心精简会议和文件改进会风和文风。”最近中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步精简会议和文件的意见》中办发〔〕号省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于进一步精简会议和文件减少领导同志事务性活动的若干规定》吉办发〔〕号对精简文件提出了明确要求办公厅室作为办文办会的主管部门要坚决贯彻执行。

关于精简文件一是要大力压缩发文数量。各部门要在进一步转变管理职能和减少审批事项上多下功夫采取有力措施从源头上解决问题坚决把本部门的发文总量减下来。要制止发文升级。凡本部门发文或几个部门联合发文能够解决的事项不得要求省政府批转或省政府办公厅转发。各部门要严格控制向市州政府发文。除与市州政府商洽工作、征求意见或回复意见外未经省政府批准各部门不得向市州政府行文。部门的内设机构除办公室外不得对外正式行文即不得向本部门机关以外的其他机关包括本系统制发政策性和规范性文件不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。二是严格控制收文数量。各部门要各司其职、各负其责。凡本部门权限范围内能够解决的事项不要请示省政府凡通过部门间协商能够解决的事项要直接协商解决不要再报经省政府办公部门转办。未经省政府批准各部门不得指令市州政府向本部门报文。三是认真做好各种简报的清理、整顿工作。一个部门应集中力量办好—种简报言之无物、形式主义的简报要坚决取消。各部门上报省政府的简报应向省政府办公厅备案登记省政府办公厅《关于向省政府报送简报实行备案制度的通知》近几天将要发出从月日起凡不在备案登记之列的简报办公厅一律不予受理。四是切实改进文风。文风反映领导机关的思想作风。当前机关文风的主要问题是长而空。精简文件既包括压缩文件数量也包括压缩文件的篇幅。一件公文一般应不超过三千字真正做到开门见山直述不曲要言不烦意尽言止。我们正处在加快推进社会主义现代化的新的发展阶段应该研究一下文件怎样写得短些写得精粹些。

精简文件必须常抓不懈。文山是个顽症但不是绝症。以前的工作之所以收效不大是因为没有一以贯之地长期抓下去往往是整顿作风的时候紧一阵过后则松下来不该发的文件照发。精简文件是全面落实同志“三个代表”要求和党的十五届六中全会精神的重要内容同时也是一个长期任务。领导同志高度重视模范遵守精简文件的规定办公部门认真履行职责严格把关加强督促检查锲而不舍常抓不懈文山这个顽症是可以治愈的。

今天到会的都是各部门的办公室主任都是从事公文处理工作的同行许多同志是这方面的专家和行家。由于这次会议的会前准备工作比较仓促我的上述发言可能有不准确、不周严的地方讲错的地方希望各位同行、各位专家批评指正。衷心希望省政府办公厅与各部门办公室建立和巩固团结友善、互助合作、管道畅通的良好关系共同做好省政府机关的公文处理工作和办公部门的各项工作积极为推进我省经济的跨越式发展做贡献以优异成绩迎接党的十六大和我省第八次党代会的召开。