办公室文秘工作的发言

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办公室是人大常委会机关连接上下、沟通左右的枢纽，而文秘工作则是办公室这个枢纽的基础和窗口，地位重要，责任重大。文秘工作归结起来主要是两大职能，一是助手（办文、办会、办事），二是参谋（出点子、提出决策参考），工作纷繁复杂、千头万绪、千变万化。几年来，我们紧紧围绕工作职责，突出规范管理，坚持质量与效率，不断探索创新，文秘工作水平和质量不断提高。

（一）严格文件制发。人大工作不同于党委、政府工作，决定了人大机关公文在种类、格式、行文方式上有其自身的特殊性，因此不能照搬党的机关、行政机关的公文处理办法，必须要有自己的规范。2000年，在参照全国人大常委会办公厅的《人大机关公文处理办法》的基础上，修订了《**市人大常委会机关公文处理实施办法（试行）》，制定了《文件印制规则（试行）》，进一步对市人大常委会机关的公文种类、公文格式、行文规则等作了明确规定。并按照这个《办法》做好机关公文的处理、协调和指导工作。一是把好行文关。坚持少而精的原则，大力减少文件数量。对可发可不发的文件坚决不发，并对行文的形式进行改进，对事务性工作的行文采用便函行文，办公室文件从过去的一年近100个，精简到现在的一年只有40个左右，文件的权威性提高。二是把好格式关。每一份文件从版头、发文字号、标题到正文、附件、成文日期、印制版记都一一把关。人大会议多，每逢开会都要听取、审议“一府两院”的工作报告，特别是向人代会、常委会议、主任会议的报告、汇报，对格式都有严格的要求，为此，统一报告格式，印发“一府两院”及部门，规范其向人代会、人大常委会、主任会议报告、汇报工作。三是把好文字关。认真推敲文字的表述、用语的规范直到标点符号。四是把好核发关。凡是以常委会或常委会党组、办公室名义起草的文件，都要经秘书科复核后，才能呈送常委会领导审签。五是把好印制关。文件的印制坚持履行完所有的审签手续后，才进行编号、登记、打印，防止了文件“倒流”、文号重复现象的发生。从2003年起还改进了公文用纸，机关所用的文头和印刷文件都使用国际通用A4幅面纸张，进一步提高了文印质量。

（二）及时准确地办文、办事。办文、办事是文秘工作中的一项经常性的工作，办文、办事工作程序性强，其质量好坏、效率快慢直接反映办公室工作的质量和效率，进而也会影响到机关工作、领导工作的质量和效率。为此，要认真贯彻执行《人大机关公文处理实施办法》，建立工作制度，自觉把《办法》、制度作为办文、办事的基本准则，把握好签收、登记、分发、传递、办理、归档等环节。首先确定了专人对来文及时签收、逐一登记，分出阅件和办件。坚持阅办分离，分别进行处理，避免延误工作。办理传阅件的关键是确定分送范围，要求办文人员对领导的分工、职能部门的职责要有明确的了解，根据阅件的内容，分送有关领导和科室，做到不漏送，不错送，不扩大范围送。对送领导传阅的文件，区别类型分别建有专卷，便于领导按轻重缓急来传阅，每卷还有相应的传阅单，以随时掌握传阅进程和去向。对发往科室的文件，建有发文单，以此作为日后清退文件的凭证。办件的办理关键是要提出正确的拟办意见。去年，重新制作了文电处理签，对每一件需要办理的文电，在掌握内容、抓住重点、搞清背景的基础上提出拟办意见，供领导决策参考，收到了良好的效果。除此之外，我们在办文、办事过程中还努力提高工作效率。建立了值班制度和办文办事登记、催办制度，明确值班人员的工作岗位和职责，对每份文电、每件事情都有办理过程的记载，并加强督促检查，从而避免了工作环节、流程的中断，效率大大提高。同时，还充分利用党政网、电话、传真机来提高办文、办事的效率。通过有序地开展办文、办事工作，逐渐使机关文秘人员养成了勤记、勤跑、勤问、勤看的良好习惯和务实作风。

（三）切实搞好会议服务。会议是人大及其常委会行权的主要方式，每年至少召开一次人代会，每两个月至少召开一次常委会会议，每一个月至少召开一次主任会议。为使会议正常进行和取得预期效果，会务工作显得尤为重要。实践证明，会务工作的水平高低，服务的周到与否，将直接影响会议的效果。我们在办会工作实践中，不断总结办会工作经验，从会前制发会议通知，拟制会议日程、程序，收集参会人员名单，安排新闻单位采访，确定参会人员座次，布置会场，检查音响设备到会中组织报到,清点人数，做好会议记录以及会后的会场清理，收集资料归档，完成会议议定事项，都逐步建立和细化了一整套办会流程。而且每次的会务工作，都使用会务事项对照检查表来督促各项工作任务的及时完成。除坚持以上常规做法外，还不断改进会议服务的方式。一是建立常委会列席会议人员签到制度，促进了政府部门负责人按规定列席常委会，听取审议意见。二是在常委会会议期间，建立了简报工作制度，记录常委会组成人员和列席人员的审议发言，做到当场记录，当场交发言者审定，即时印发会议，较为全面准确地反映了常委会议审议情况，并送党委、政府负责同志，促进审议意见的办理，既解决了“听完就完、审了就了”的问题，也极大地提高了常委会组成人员发言的积极性和常委会议审议的质量。三是及时印发会议通过的各项决议、决定、人事任免等事项。基本上做到了会完一天内就见报和制成文件，印发有关单位贯彻执行。四是及时编印常委会《公报》，一般在常委会议结束后的一个星期内就编完付印，发送同级人大代表、同级党委、政府领导、政府各组成部门、“两院”和下级人大常委会，体现人大常委会《公报》的新闻性、权威性和透明性，有利于接受人大代表、各界对人大和“一府两院”工作的监督，也有利于今后对常委会议情况的查阅和工作查考。

（四）认真撰写文稿。起草文稿注意体现领导意图，注重实际效果，做到观点鲜明、思路清晰、逻辑严密、格式正确。对《大事记》的编撰专门作了规范。以往编撰大事记，由于没有规范，在大事记的收集、编写、审批程序上都出现过一些遗漏，大事漏记，可以不记载的一些日常事务又记了，为此专门制定了《市人大常委会大事记编写办法》，对大事记的范围、构成、撰写原则、内容和时间要求以及大事记的审定一一作了具体规定。平时坚持办文、办事过程的记载积累，也为编好《大事记》提供了素材。

（五）努力抓好档案管理。档案工作也是文秘工作的重要组成部分，档案管理水平体现了文秘工作的水平。2000年换届后，*人大常委会机关以抓档案升级达标活动为契机，提高档案管理水平。经过两年多的前期筹备，于2003年开展了档案升省一级标准活动，按照省一级标准健全管理制度，完善基础设施，狠抓业务规范，突出编研开发，最终以全市第一的高分圆满完成了升级任务，也成为各区县人大常委会机关和市级部门学习参照的一个典范。通过开展档案升级达标活动，使我们的文书处理工作与档案管理工作衔接规范，促进了文秘工作的改进与加强，使文秘工作人员在文书处理阶段就按照档案管理的要求严格执行公文处理一系列的规定，注意对各类文件、资料的保存和归档，及时收集整理档案管

理需要的基础数据，编写好大事记、年鉴等编研资料。在档案日常管理中，严格执行《档案整理规则》的要求，使用档案专用软件，进行微机管理，实现文档一体化管理，方便了档案的查阅利用，提高了工作效率，更好地为机关和领导服务。

（六）加强对区县人大常委会办公室文秘工作的指导。坚持一年一度对区县人大常委会办公室文秘工作的考核评比，指出问题，督促整改，达到促进工作的目的；平时注意了解掌握各地文秘工作的情况，对存在的具体问题分别下基层进行现场指导，提出具体要求，促进其改进工作；*人大常委会制定的一些文秘工作制度，也印发到各区县供参考执行；在办公室工作会、研讨会上，对文秘工作进行交流，提出具体要求。通过这些工作，更加密切了市县人大常委会办公室文秘工作之间的联系和交流，使人大常委会办公室文秘工作在全市范围内尽可能达到统一和规范，而且也促进了你追我赶、竞相争优的良好局面的形成。各地文秘工作年年都有新的进步，新的亮点。机关档案管理全部达省二级标准以上，**、**已于2003年升为省一级单位，今年****************个区、市、县正在创档案省一级单位。

从某种意义上讲，文秘工作就是要使领导同志从具体的事务中解放出来，有更多的精力去考虑大事，决策大事，是领导想做但没有精力去做而可以委托别人代替做的事，是领导进行决策和指挥过程中不可分割的辅助部分。形象地说，文秘工作就是领导工作的眼睛、耳朵、嘴、手、脚甚至部分大脑的延伸。这几年我们在文秘工作中取得的点滴成绩，都是不断学习，不断总结，不断完善，不断探索的结果。要做好文秘工作，当好领导的参谋助手，我认为应重点把握好以下几点：

（一）勤学善悟多思是文秘工作人员必备的基本功。文秘工作的综合性和专业性都很强,文秘工作人员要从事办文、办会、办事等多重工作，只有努力学习，勤于思考，学以致用，才能增强综合素质，更好地把握全局，提高文秘工作质量和水平。

一要勤学。人大工作涉及政治、经济、文化、法制等领域，文秘工作服务于人大及其常委会的全部工作，客观上需要文秘工作人员广泛涉猎政治、法律、经济、文化等知识，加之人大工作处在社会主义市场经济条件下，面临许多新问题、新情况，还需要文秘工作人员学习科学技术、市场经济等方面的知识，需要学习掌握现代化办公系统。不仅要向书本学习，向领导、同事、群众学习，而且要在实践中再学习，不断拓展知识层面，完善知识体系，提高从大局上观察、分析、处理问题的能力，努力使自己成为熟练办文、办会、办事，懂经济、懂政治、懂法律、懂管理的行家里手，为领导提供优质高效的服务。

二要善悟。文秘工作人员要摆脱事务缠身的被动局面，善于研究总结工作规律，变被动为主动，努力提高工作质量和效率。要敏锐把握工作导向，善于从重要会议的召开、重要文件的出台、领导重要讲话的发表、国内外重大事件的发生中敏锐挖掘、捕捉信息，提供情况，提出解决问题的办法，为领导决策服好务；要用心体会领导意图，善于留心观察领导最关心的问题，了解群众最关注的问题，掌握社会最敏感的问题，注意收集、综合领导在不同场合、在处理不同问题时提出的虽零散但很有见地的、很有新意的观点，并对领导这些思想的“闪光点”加以扩展和挖掘，不断完善和深化；要善于对材料进行挖掘和提炼，不仅仅占有材料，而要对材料的事例和数据进行研究，把感性理解上升为理性认识，揭示出事物的本质，提出自己鲜明、独到的见解。

三要多思。人大工作程序多、层次多，往往一个决定、一个意见的出台要经过很多环节，因此要超前运筹，想得早，干在前，积极主动加强与上下级机关、与本机关各部门之间的沟通联系、协调配合，做好工作过程前后的衔接，确保工作有条不紊进行。还要适时进行跟踪监督，随时了解掌握工作进展情况，事后还要认真总结经验，吸取教训，增添改进工作的新措施。

（二）规范管理是文秘工作永恒的主题。文秘工作内容繁多，环节复杂，只有抓规范，才能做到繁而不紊，杂而不乱，快而有序。制度建设是实现文秘工作规范化、程序化的重要途径。没有规矩不成方圆。文秘工作的每一项具体工作，包括文件制发、文电处理、会议服务等工作都必须要有相应的制度、程序，且对每一项工作的每一个具体环节都要一一作出规范。要随时根据变化了的情况，不断地补充完善和创新规章制度。往往一个领导批示，一个工作教训，一个新问题的出现和领导提出的一个具体要求，就是一个新规定、新办事程序的产生过程。此外，还要制定文秘工作人员岗位职责，明确其工作责任，以保证各项文秘规章制度的落实。

（三）质量效率是文秘工作的生命线。文秘工作的根本目标就是追求质量与效率，质量、效率提高了，文秘工作才能上档次。文秘工作的质量就是要讲求准确，效率就是要讲求迅速，二者是一个统一体，缺一不可。一方面要做到准确表达和传达方针政策指示精神，准确体现领导意图，准确完成办事流程；另一方面要保证迅速及时，不能迷信“慢工出细活”，该发的文件要想办法及时发出，该今天办的事不能拖到明天才办；需要报告结果的事，必须及时报告，该催办的要及时催办，以质量和效率来促进服务水平的提高。

（四）探索创新是文秘工作的不竭动力。文秘工作是服务工作，多数是按领导意图办事，是被动型的工作，但并不意味着文秘工作就是“收录机”、“传话筒”，不能创造性地开展工作，被动中也有主动。首先要有创新意识，其次要在实践中积极探索总结，创造丰富多彩、灵活多样而且行之有效的工作方法，使文秘工作充满生机和活力，不断跃上新的高度。

文秘工作是一个常用常新的工作，只要我们勇于实践，富于实干，善于总结，敢于创新，就会不断取得成绩，为促进人大工作的发展，推进社会主义民主法制进程，建设社会主义政治文明做出更大的贡献。