关于进一步加强城建档案管理工作通知

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局机关各科室、下属各事业单位：

随着城市化进程的加快和城市化水平的提高，城建档案作为城市建设的信息库，是城市建设的真实记录，是城市可持续发展的宝贵资源，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件，以及在城市各项建设活动中，起到了越来越重要的作用。

一、定义。城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。任何人都不得将公务活动中形成应归档的文件、资料和借阅的档案材料据为己有或拒绝归档。

二、机构。经局党委研究决定，建立乐清市规划建设局城建档案馆，为局内设机构，目前归口局办公室，待市编委批准后，单独设立。

三、程序。根据《中华人民共和国档案法》、国务院令第279号《建设工程质量管理条例》、建设部令第90号《城市建设档案管理规定》、浙江省政府令第217号《浙江省城市建设档案管理办法》等法律法规规定，建设单位在办理建筑工程施工许可证前，持建设工程项目批文、（发展和改革局立项文件）中标通知书等手续到市行政服务中心规划建设局窗口，填写建设工程概况登记表，签订《建设工程竣工档案承诺书》。建设单位组织工程竣工验收时，必须有乐清市规划建设局城建档案馆管理人员参加，并对建设工程的技术档案和施工管理资料是否完整提出意见。凡没有乐清市规划建设局城建档案馆出具的《建设工程竣工档案审核意见书》，建设工程将不予备案。

四、要求。城建档案馆指导、督促局机关业务科室及下属单位有关城建档案的形成、积累、整理和归档工作，全面收集规划建设管理工作中形成的文件材料，进行科学整理和集中统一管理，维护档案的完整与安全，并按规定积极提供利用。

1、城建档案管理纳入各科室和单位年度考核，各科室和单位必须高度重视，一级抓一级，层层抓落实。各规划建设管理所必须指定一位专职或兼职档案管理人员。各所对所有私建审批档案统一装订组卷，报送局打字室打证，然后移交乐清市规划建设局城建档案馆。各所在装订组卷时，必须严格执行文书部门、业务部门整理归档制度，档案移交时，交接双方必须认真清点核对签字，办理交接手续。对不符要求的，坚决实行退件。

2、局有关科室和单位因工作需要借阅档案，要严格遵守借阅制度，认真填写借阅登记表。经局领导批准后，方可借阅，并要及时归还。外单位和个人查阅档案，需持单位介绍信、本人身份证明，经领导批准后方可查阅。

3、凡利用档案的单位和个人、必须爱护档案，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画和转借。乐清市规划建设局档案馆工作人员对归还的档案要当面查清，如有损坏、任意涂改、丢失，应及时追查责任，严重处理。

4、城建档案管理部门出具的《城建档案审核意见书》应作为工程备案文件之一，在办理建设工程备案时，应查验建设工程的《城建档案审核意见书》。凡工程竣工档案未报送乐清市规划建设局城建档案馆备案的建设项目，行政主管部门不予办理建设工程竣工备案。

本通知自2007年4月1日实行，局办公室负责解释。