浅谈办公室工作

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一、办公室的任务、职能作用和特点二、办文、办会、办事三、机关事务管理和接待工作办公室是一个综合办事机构，它在组织机构中起着承上启下、沟通内外、协调四方的枢纽，无论是过去、现在、还是将来，它整体的职能不外乎就是“参谋、服务、协调”三大功能。这三大功能发挥的好坏，直接关系到各级部门的正确决策，关系到各级政府重大决策和重要工作能否落到实处，关系到各级部门能否步调一致，齐心协力地确保政令畅通，关系到一个地方经济社会各项事业的健康发展。作为一级机构的办公室，尽管不是决策机构，但却在决策和决策的实施中有着十分重要的地位和作用，而作为办公室职能之一的综合协调工作，不仅与参谋、服务具有同等重要的地位，而且具有参谋、服务不可替代的重要作用。如果说，参谋是办公室工作的首要任务，服务是基础，那么，综合协调则是整个办公室工作的关键。

一、办公室的任务、职能作用和特点

（一）办公室的任务

1、为领导提供情况；

2、领导决策以后加强督促检查、贯彻实施；

3、协商决策前后的一些矛盾；

4、把好文件关；

5、承担处理领导机关的一些日常事务。

办公室工作任务简单用一句来概括就是：办文、办会、办事。

（二）办公室工作的基本职能

1、政务性工作。即从本单位实际出发，认真搞好调查研究，收集综合情况，及时反馈信息，为领导者灵活指挥和及时控制工作进程提供依据，有效地为领导决策服务。

2、日常事务性工作。具体的说就是电文起草印发、上下公务的处理、公务接待、会议组织、督促检查、协调联系、上传下达、公务接洽、接待和后勤管理工作等。

简单概括起来，就是参与政务，管理事务。但是，办公室工作的最终着眼点是辅助领导处理信息、综合情况，协调关系，管理事务，以确保该机构高效能的运转。

办公室整体运转机制的优劣、工作的好与差，直接关系到领导机关指示的贯彻、指挥作用的充分发挥和各项任务的完成。

（三）办公室在机关、单位中的作用

1、枢纽作用

主要是完成承上启下、文件吞吐、信息集散的总枢纽。

2、助手作用

一是协助领导制定决策；

二是协助领导实施各项领导或管理工作；

三是为领导处理文件、信息；

四是完成领导交办的一切事宜。

3、参谋作用

给领导当参谋是新时期领导工作对办公室工作提出的高要求，其办公室的参谋作用

主要表现在：

一是向领导提出建议、意见和出谋划策，提供备选方案。

二是在重大工作部署或计划实施过程中，发挥参谋作用。

4、信息、耳目作用：也可以称作信息反馈作用。一个机关单位管理是否有效，关键在于信息反馈是否灵敏、准确、有力。

5、门面、窗口作用：办公室素有“关口”和“窗口”之称。所谓的“关口”，是指一个机关的许多事务都要经过办公室，由办公室承办。所谓的“窗口”，是指内外上下联系，群众来信来访，各方来人洽谈工作，商办事情大都由办公室出面。

评价一个机关作风好与差，是否有官僚主义、衙门作风，与办公室的工作有很大关系。

有些机关很难办事，人家批评为“门难进，脸难看，事难办”，下边的同志到上面来办事很不容易，是下了很大决心才来的，人家来了，门难进不难进，脸难看不难看，事情办好办不好，常常是由其接触的人的作风决定的，而这个“接触人”，又常常是办公室的工作人员。所以说，办公室是领导机关的门面，是代表领导同志处理问题、代表领导办事的，他直接反映着领导的意图，办公室工作做得怎样，直接反映领导机关的风貌。现在很多单位在转变机关作风方面有了较大的改进，大多都建立了首问制度，这是转变机关作风的一个突破口。

6、沟通协调作用

人际关系主要有相互交往的各个层次人与人之间的协作关系。只有做好公共关系和人际关系的协调，才可以减少相互之间的磨擦和内耗，使机构和人员之间相互理解和支持，增强管理组织的活力，提高管理水平和效率。

办公室是组织系统的枢纽，沟通上下，联系内外，在机关各部之间、单位与单位之间起到联系、协调的作用。

（四）办公室工作的特点

1、政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低，直接影响着领导的决策和事业的发展。办公室要把学习掌握党和国家的方针政策当作一门重要的必修课，不断提高自己的政策水平。要做到：

（1）调查研究。了解和掌握各方面的情况，进行综合，及时向领导汇报并提出建议。

（2）加强政策研究，深刻理解上级和领导的意图。

（3）日常工作中要具有高度的主动性、自觉性，不要让领导说一下，才动一下，要把工作做在领导决策前和指挥前。

（4）参与决策是为领导决策当好参谋，而不能越权行事，擅自决策或干涉决策，越位出格。

2、服务性。没有服务性就没有办公室工作。办公室工作有“三个服务”基本内容：

（1）为上级领导和领导机关服务；

（2）为本级领导和领导机关服务；

（3）为下级和人民群众服务。

要求办公室要树立正确的服务观念，做到不失职，不越权。做好服务工作要注意几点：

一是要努力做到准确地理解每个时期的中心工作以及每项工作的目的意义，这是实现优质服务的基础。假如，我们的办公室主任和秘书工作人员对每个时期领导抓的中心工作不清楚，或者对领导抓的工作目的和意义领会错了，那么，即使你是满腔热情地想为领导服务，却往往适得其反，甚至会帮倒忙。

二是必须了解服务对象的情况，做到了如指掌。即：工作习惯、兴趣爱好、性格特点和工作特点等，一句话就是要认真地去研究“人”，研究“人”不是去算计人，而是更有效地做好工作。总之，要为领导服务好，就必须熟悉领导的活动规律。另外，还要熟悉机关各股室的职能的范围，并与其建立起良好的协作关系。

三是要积极主动发挥其工作的主动性：

①在了解情况、掌握信息方面要积极主动，凡是与本系统工作有关的信息，要主动收集，特别是对领导决策执行情况的反馈信息，要经常掌握，主动向领导汇报，使领导耳目灵敏、指挥得力；

②对工作中的重大问题，要主动提出解决的方案。

四是对各种事务性的小事要热心、细心、耐心地去做。因为，往往事务性工作办理的情况，直接关系到领导机关的威信和形象，关系到同各方面的联系。我们办好了机关事务的工作，就可以使领导摆脱事务、集中精力去思考和研究问题。

五是要经常了解和掌握各部门的工作动态，为领导及时准确地提供信息，辅助领导机关实施领导工作，协调各单位、部门，发挥组织系统的整体功能。

六是办公室要特别注意保密工作。秘书人员要严格遵守保密法规和制度，对一些保密情况和数字，不经领导批准，不得向任何人泄露。

3、综合性。建立上下左右、内外渠道顺畅、反应迅速、衔接密切、运转灵活的工作机制和行为规范，加强对各部门工作的支持、协助和服务，充分发挥办公室的作用。

4、被动性。因为办公室工作往往处于一种机动的作战状态，在有限的时间里，要做好无限的工作，我把它比喻为“快速反映部队”和“不着警服的‘110’”。所以，办公室的工作必须有超前意识，领导没有想到的要为领导想到，领导想到的要为领导提供决择的信息。

二、办文、办会、办事

办文、办会、办事是办公室工作的主要任务，我们每个办公室的同志都必须学会掌握这一基本功。

（一）办文

行政（党委、人大）机关公文处理是各级行政机关依法行政和进行公务活动的主要手段。2000年8月，国务院办公厅了新修订的《国家行政机关公文处理办法》，省政府办公厅2000年10月25日印发的《云南省国家行政机关公文处理实施细则》，以上《办法》和《细则》，是我们公文处理的根本依据。公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。各级行政机关的公文处理，必须坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

负责公文处理的文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，忠于职守，廉洁奉公，工作积极，作风严谨，遵守纪律，严守机密，具备公文处理的专业知识。

在公文处理中，要做好保密工作，必须严格执行国家《保密法》和云南省《实施细则》和其它有关保密规定。

（二）办会

会议是各级领导机关实施行政管理的一种方法，是一种有组织、有目的地把众人聚集起来，一起商量讨论问题的社会活动方式。一个会议是否准备充分，反映在办公室的组织策划的能力，我们办会，首先要弄清会议的内容、规格、范围以及会议所要达到的目的。会议按规模分大、中、小三类，即：120人以下为小型会议，500人下为中型会议，500以上为大型会议。根据会议的需要我们要做好：会前、会中、会后的准备工作。今天我主要讲一讲会场设计安排和有关庆典筹办的礼仪。公务员之家版权所有

1、会场的设计安排

一个好的会议环境，才会有一个好的会议效果。整个会务工作除了会议材料的准备、生活后勤保障外，关键是要做好会场的布置安排。如果不注重会场环境的设计，势必会影响与会人员和报告人的情绪以及整个会议的氛围效果，所以，必须认真对待，不得马虎。

（1）要根据会议的性质、规模和不同要求来安排好会场。

（2）会场内外部环境氛围的营造，可视其会议的性质而定。如党代会、人代会和政协会的会场布置要显得庄重、热烈、喜气，会场内外要悬挂彩旗、标语以及鲜花。其它形式的会议视情况而定。

（3）会场主题标语的字体和音乐的选择。要根据会议的性质而定。如党代会、人代会、政协会，一般用仿宋体，红色底板，白色或黄色的字样。音乐要选一些催人奋进或是有喜气的管弦乐。其它形式的如座谈会、表彰会以及庆典活动，可根据需要而定。

（4）主席台上的座席卡，一般为红色底板（浅红色为好），字体一般选用仿宋、黑体、魏体等，一般不用行书和草书。

主席台上座席卡的摆放，一般以职务最高的为中，然后根据机关性质和级别职务，分别向两边左、右、左、右，依次交叉循环排列。

（5）座谈、学习交流会，一般采用长桌和圆桌会议形式，这种形式的会议一般不设主席台。

如果会议桌是长方形，宾主要相对而坐，以正门为准，主人要背对门口，客人要面向门口。主谈人要坐在中间位置，双方主谈人要对应。（图1）

如果会议桌一端向门口，那就要以进门的方向为准，右边为客，左边为主。（图2）

如果是小范围的座谈，也有不用长桌，只设沙发，那么，双方座位仍按左主、右宾安排。（如图）

（6）主席台的桌面上，可根据情况铺上桌布，这能给人一种愉悦感，桌布颜色视情况而定，但最好不要用毛毯一类，这显得俗气。如果条件允许，在一些小型会议桌都可使用桌布，这样能营造会场庄重热烈的氛围。

总之，会议管理的核心问题，是提高会议的效率，重视会议的质量。

（二）庆典筹办礼仪

庆典指一些比较隆重热烈的庆贺性典礼。包括开业典礼、开幕典礼（即开幕式）、开国大典、建军典礼、国庆大典、元旦庆典、毕业典礼、结业典礼、竣工典礼、奠基庆典、表彰典礼等等。这些典礼在我们的日常生活中均运用得极其普遍，人们通过这些庆典的筹办来增加组织的热烈喜庆的气氛，同时也为组织树立良好的形象。

（1）庆典的分类公务员之家版权所有

庆典按其内容可分为两大类：一类是开始性庆典，一类是结束性庆典。

开始性庆典是为庆贺一件事情或一项活动的开始而举行的典礼。目的就是通过举办仪式引起各方人士的关注，向社会展现自己，树立良好的形象，振奋精神，鼓舞士气。

开国大典是指一个国诞生时举行的典礼，这是一个国家最隆重、最重要的一次大型庆典。如1949年10月1日，中华人民共和国举行的开国大典，这一天标志着新中国的诞生，这一天作为一个光辉的纪念节日永远载入史册。

开业典礼是组织或企业为庆贺某项活动的开业而举办的仪式，如工厂、商店、饭店等庆贺开张营业单位的仪式。一个热烈、隆重的开业典礼能为组织创造良好的社会形象，能给公众留下美好的第一形象。开业典礼往往也是组织的各种文化素养及各种能力的综合体现。

开幕典礼是为某次大会、展览会、展销会等开幕时举行的庆贺仪式。

奠基典礼是为某建筑物或某项建筑工程的开始建造举行的仪式。

开学典礼是新生入校时举行的新学年开始的典礼，大中小学校均有各自的开学典礼。通过开学典礼宣布一些本学期的教学活动等工作。沟通师生信息，起到鼓舞师士气，提高师生为努力完成本年度的教学和学习任务而奋斗的信心。

结束性庆典是指为庆祝一次活动或事情圆满结束而举行的典礼。它与开始性庆典正好是对应的，一般有开始性庆典就必有结束性庆典。结束性庆典是对工作的总结，对某项工程或事情已取得成绩的祝贺，也是事情活动圆满结束的标志。

闭幕式是指为庆祝某次大会或展览会等的胜利闭幕而举办的典礼。

庆功表彰典礼是为某项工作活动中取得成绩的个人或集体举行的表扬颁奖仪式。

毕业典礼是庆贺学生圆满完成学业而举行的仪式，结业典礼是为各种形式的短训班或培训班完成预定学习任务而举行的仪式。

签字仪式指通过签字手段庆贺组织之间就某个重要问题达成协议举行的仪式。

竣工典礼是庆贺一项建筑或工程取得胜利完工而举行的仪式。

（三）办事

办事，就是处理日常事务性的工作。

协调联系的工作较多，这里有内外部工作的协调，也有纵横向的工作联系，同时，还要做好领导交办的其它工作。办事，一定要掌握机动灵活的原则，遇事不慌，沉着应对，处理事务要果断周到，不要留“后遗症”。办事效率高不高，这与一个人的综合素质有关。因为，关系的实现就是一种人际交往。在人际交往活动中，必须尊重对方。尊重是礼仪的基础，人与人之间彼此尊重，才能保持和谐愉快的人际关系。如果你希望别人尊重你，那么，你首先要学会尊重别人。这就是我们办事所要具备素质条件。

在人际交往中要把握的两个原则：

一是宽容原则。宽容，就是宽宏大量能容人，能原谅别人的过失。

二是适度原则。在人际关系中要注意各种情况下的社交距离，也就是要把握在特定环境中人们彼此之间的情感尺度。

三、机关事务管理和接待工作

（一）机关事务管理

机关事务管理，也叫后勤服务管理，也叫总务管理。它是机关的总后勤，内管家，它主要是对本单位的物资和日常生活事务的管理。它的任务是：保障机关正常运作提供良好的工作和生活条件。

后勤服务管理工作涉及的范围十分广泛，包括公用设施、生活福利、美化保洁的规划建设、组织、供应、分配、维修、保养等等。

后勤服务要本着方便群众、勤俭节约、保障供给、有利工作的原则，搞好环境管理、生活管理、接待管理、物资设备管理。

（二）接待工作

迎来送往的礼仪就是工作中常见的接待来访工作。在单位里经常有特邀的客人或代表团来访，有关人员应作合理的接待，这种称有约接待。即指事先与组织有约定的接待工作。还有一种是事先没有约定的，临时来访的接待工作，称无约接待。

1、有约接待的礼节

接待准备工作

（1）要弄清来客的基本情况，来宾的人数、姓名、性别、民族、职称、职务、年龄及带队人，来访的目的、方式、要求，来访的起止日期，前来的路线及交通工具，来访者的生活习惯、饮食爱好和禁忌等。

（2）要拟定接待方案。接待方案包括接待规格及各项主要活动的安排。一般有迎送、宴请、会见、会谈、晚会、仪式、参观游览、外地访问、交通工具、下榻宾馆、日程安排等。这里需要值得注意的是接待规格的把握，要一视同仁，规格过高，会影响正常工作，造成浪费；规格过低，又会影响上下左右关系，因此，我们接待工作中要十分认真，千万不能因小失大。一般来说，接待规格就在于接待过程中礼仪活动的多少，规模的大小、参加陪同领导职务的大小与否等等。

一般接待规格有三种类型：

高规格接待：指陪同者的职务比来客职务要高的接待。受接待的人员有：上级领导委派的人员，兄弟单位领导派员到本单位座谈重要事宜的人员，下级同志来访，办理重要事务的人员等等。

低规格接待：就是陪客的比来客的职务低为一般接待。受接待的人员有多种情况：有上级领导下来调查研究的人员，有老同志故地重游的，有老干部路过本地的，有外地学习参观团等等。这种接待本单位的主要领导出面看望一次就可以了。

对等接待：就是陪同人员的职务与来客的职务、级别大致一样的接待，这种接待的比较多。客人来的什么级别，本单位派相应级别的人作陪，本单位的主要领导可视情况看望。

（3）必要的资料准备，指来宾的姓名、人数（照片、简历）等的准备；接待人员的人数、接待所需要的有关资料及会议室或会客室的布置安排、有关的欢迎标语、领导欢迎词、介绍资料等等的准备。

（4）要根据规格以及来宾的情况（男、女人数、个别人的特殊情况），事先安排好住房，准备好有关的车辆，同时做好接站准备。

（5）准备工作的检查，这是准备工作的最后一个关键环节。发现问题，要及时调整，确保万无一失。如果这一环节的工作没有做好，不仅给人一种不好印象，而且将会直接影响整个工作的开展，甚至会造成发展机遇的失去。

2、无约接待的礼节

无约接待指没有事先约定的接待工作。来访的客人往往都是有一定工作关系或本无工作关系，想来开拓工作关系的客人。对这些没有预约的突然而来的客人的接待，应做到以礼相待。

（1）客人敲门时，应热情起身开门请客人进来，给客人让座，用手把桌上的有关文件及时收拾妥当。切忌有陌生客人时，桌上堆满重要文件。这样一是给人一种凌乱的感觉，二是有可能泄密。

（2）对待客人的态度要热情大方，彬彬有礼。根据客人喜欢及时递上茶水或饮料。切忌以貌取人，有的人对穿戴不整洁或陌生客人态度冷淡，甚至不愿理睬人家，这是极不礼貌的。我们一定要做到：凡是踏进办公室的都是自己客人，所谓“无事不登三宝殿”，对陌生客人，首先要摸清客人的基本情况，然后主动介绍自己的身份，同时问对方需要办什么事。对待陌生的客人要切忌犯“冷热病”。开始不认识对方时总是会表现出一些傲慢无礼行为，等得知客人来访目的后，突然变得异常热情，这是一种典型的势利眼，所以在接待工作这是一种大忌。

（3）接待客人语言要亲切得体，音调要委婉柔和。客人进门后，首先要上前问“您好”等，不能客人一进门就发问“你来做什么？”，如果对方要求见上司你应该亲切地说“请稍等，我就去通报”，如果上司不在或是没有时间接待，你应该委婉地对客人说“××出去或开会、出差去了，如果方便的话，我帮你转告他，请他与你联系”，这样，就显得有礼有节，让客人感到舒服。

（4）客人起身告辞时，自己应马上起来，与客人握手告别，送客人到门口并说一些“欢迎下次再来”等一类的礼貌语言。切忌客人起身告辞时，自己还端坐在办公桌前，嘴上说着“再见”，而手中却还在忙着自己的事，甚至连眼神也不抬，这样是很不礼貌的。

3、接待工作的礼仪

（1）礼貌。是人与人之间在接触交往中，相互表示敬重和友好的行为准则。是一个人在待人接物时的外在表现，它可分为礼貌行动和礼貌语言两种：

一种是礼貌行动，这是一种无声的语言。如微笑、点头、鼓掌、鞠躬、拥抱、接吻等。

另一种是礼貌语言，这是一种有声的行动。如先生、您好、欢迎光临、请问贵姓等。

（2）礼节。是人们在日常生活中，特别是在交际场合中，相互问候、致意、祝愿、慰问以及给予必要的协助与照料的惯用形式。如中国古代的作揖、跪拜；当今世界各国通行的点头、握手等，都是礼节的各种形式。

（3）见面时面带微笑，握手时热情亲切，不可面无表情；与对方初见面时，要相互介绍姓名、职务，可自我介绍，也可由第三者介绍。介绍要有先后之别，要把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的，把男子介绍给妇女。介绍时，除妇女和年长者外，一般应起立；但在餐桌上、会谈桌上可不必起立，被介绍者只要微笑点头表示即可。

（4）按惯例，握手时，主人、年长者、身份高者，妇女先伸手，客人、年轻的、身份低者见面先问候，待对方伸手时再握。多人同时握手要注意不要交叉。男子与妇女握手时，一般只能握一下妇女的手指部分。握手时眼睛要注视对方，并微笑致意。

（5）在接待活动中，不要随地吐痰、擤鼻涕、掏鼻孔、挖耳朵、搔痒、打哈欠、伸懒腰等动作。在不得己的情况下，咳嗽、打喷嚏、打哈欠时，应该用手帕（餐巾纸）捂住口鼻，面向一边，尽可避免发出声音。吐痰、擤鼻涕时用过的纸巾不要随地丢，应装入垃圾桶。

（6）仪表。参加接待活动时要注意服装穿着和仪容。服装应整洁、大方、得体，须发、指甲须加修整。服装穿着不仅体现人的精神面貌，同时也是对客人表示礼貌和尊重。

（7）出行的礼节。

①乘车要注意座次的安排，一般的做法是：“右为上，左为下，后为上，前为下”。来宾要坐在汽车后排右边的座位上，主人要坐在左边的位置上。注意上车时不要从同一个车门进去。

②陪同客人行路时，通常要走在客人位于主人的右侧，这以示尊重；如果自己担任主陪的任务，应并排走在客人的左侧；如果自己是随同人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点；当走到拐弯或楼梯的地方，要伸手指示方向，让客人向哪边走。如碰到旋转门，应主动让客人先进，不能让客人挤同一扇门进去。有电梯的地方，应主动让客人先进先出，自己后进后出。

总之，办公室工作既艰巨又复杂，千头万绪，特别随着行政信息化建设的发展，办公室的工作内容也日趋复杂，这就要求我们办公室的同志，按办公室工作的“三化”建设要求，加强学习，不断更新知识，开拓创新，从凭老经验办事转变为实行科学化管理，以适应新时期办公室工作的需要，积极努力地做好办公室的工作。