人事局档案管理学习材料

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今年以来，*县人事局针对档案管理信息化程度低、调阅信息时间长、档案磨损快、劳动强度大、管理成本高等问题，利用现代电子信息技术，对档案的收集、整理、归档、保存、利用进行了改进和完善，不仅为广大机关事业单位工作人员提供了方便快捷的服务，而且有力促进了人才人事工作的科学发展。

一、建立电子档案。

由于办公自动化的进一步发展和深化，我局各科室、二级单位的各项日常业务办理工作均由微机操作，特别是工资档案和职称档案几乎完全电子化，纸质档案早已不能完全涵盖各项业务保存要求，而且纸质档案易污损、不方便保存，因此我们非常有必要将其中具有档案保存价值的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子报表等电子资料进行收集、整理、归档。电子文件资料归档后就形成了电子档案。

二、改进查阅方式。

利用扫描仪、数码相机等设备将重要的档案资料做数字化处理，保存在电脑上，应用相关软件建立检索系统和利用系统，使查档人员利用计算机在不接触档案原件的前提下查阅档案资料，不仅可以提高查阅档案的速度，而且反复的查阅也不会对档案原件造成破损，更不会出现借档遗失的现象，逐步做到“有纸化存档、无纸化查阅”。

三、强化管理措施。

为确保档案的安全和保密，我们加强了档案专用计算机的管理。规定由专人负责档案专用计算机的操作，每天对计算机进行检查，及时排解或预防各种可能的意外。经常对数据进行备份，对数据的安全性作定期检查。凡需输入数据，打印材料或拷贝程序等必须经档案中心负责同志同意，不得私自代入输入数据和拷贝程序。对外来的软盘须先进行病毒检测，消除病毒后方可使用，以防止病毒对档案管理系统的侵害。