秘书人员的修养和秘书工作的发展趋势

时间:2022-10-26 08:33:00

导语:秘书人员的修养和秘书工作的发展趋势一文来源于网友上传,不代表本站观点,若需要原创文章可咨询客服老师,欢迎参考。

秘书人员的修养和秘书工作的发展趋势

秘书工作这么重要,作为一名秘书,应感到光荣和责任的重大。对秘书的要求比较高,做一个合格的秘书并不容易,需要多方面修养。要求秘书政治要强,业务要精,作风要好,纪律更严。秘书修养这个题目很大,不能全面讲,只能重点强调几个问题。

一、处理好关系,特别是处理好与领导的关系。

办公室处在中枢的位置,担负着沟通上下,协调左右,联系内外的任务,如果搞不好团结,处理不好关系,工作难以做好。有的同志说工作好做,关系难处,是有道理的。有的办公室主任工作能力很强,就是因为处理不好关系,不得不调离。

秘书是直接为领导服务的,是领导的参谋和助手,同领导朝夕相处,形影不离,同领导的工作同步运转,向心运转,因此,秘书首先要处理好与领导的关系。

(一)秘书与领导的关系定位

秘书与领导的在不同的历史时期,有着不同的内容,在封建社会,秘书同领导的关系是主仆关系,就是主子和奴才的关系;在资本主义社会,秘书同领导的关系是雇佣关系;在社会主义社会,秘书与领导的关系是一种新型的关系,这种关系是建立在共同的理想,共同的信念,共同的任务基础之上的。

在我国,秘书与领导政治上是同志关系,秘书与领导都是人民的公仆,都是为人民服务,只是分工不同,政治上是平等的,没有贵贱之分。组织上是上下级关系,秘书在领导同志的直接领导下工作,按领导的意图办事,下级服从上级,秘书服从领导。工作上是主从关系,领导处于主导地位,秘书处于从属地位,秘书围绕领导的屁股转,为领导服务。生活上是友爱关系,秘书同领导要互相关心,互相爱护。

(二)秘书要尊重领导,维护领导的维新和团结

只要领导不是坏人,我们就要维护他。在领导顺利的时候要维护,在领导遇到困难和挫折的时候更要维护,常言道“患难之时见真情”,领导越是困难,越需要秘书合作和支持。但有的秘书不是这样,在中,看到领导被打成走资派了,就造反,搞什么反戈一击,同领导划清界线,甚至写大字报给领导加上一大堆罪名,搞得领导很被动。还有的在领导权力大的时候,服务的很好,而在领导没有多少权力的时候,就对领导冷淡,甚至离领导而去,这些却是缺乏秘书职业道德的表现。

当然,维护领导的维新,不是维护领导的缺点、错误和毛病。对领导的缺点、毛病一定要从爱护的角度出发,建议和意见。明知领导做的不对,也不去提醒,甚至把领导的缺点当成优点来吹捧,这同样是不负责任的表现。当然给领导提意见,要注意场合和时机,要注意方式方法,不要在大庭广众之下提意见,不要在领导工作繁忙和情绪不好的情况提意见,最好在领导比较清闲,心情愉快的情况下,进行个别交谈,这样领导比较好接受。

秘书要注意维护领导之间的团结。要做领导之间的粘合剂,而不能做分离剂。有的人好在领导之间拨弄是非,打小报告,守着这个领导说那个领导的区划,又守着那个领导说这个领导的坏话,搞得领导互相猜疑,这样的人不适合当秘书的。领导之间可能有这样那样的矛盾和分歧,秘书一般不要介入,不要给领导当裁判,但可以做些沟通和消除误会的工作。

对领导要一视同仁。由于分工的不同,都某个领导接触的多一点,对另一些领导接触的少一点,这是正常的。但不能在领导之间搞亲疏,有的人看到这个领导权大,就拼命往上靠,服务特别热情、周到,而对权力不大的领导另眼相看,甚至离的远远的,这些都是不应该的。

秘书在领导同下级之间有时要起变压器的作用。领导同秘书熟了,说话随便,什么话都可以说,但秘书在向下传达的时候,应有所选择,既要准确表达领导意图,又要注意方法和口气,不要伤下级的感情。如领导对下级写的材料不满意,可能发脾气,甚至骂一顿,这样的话就不能原封不动的传达,要把口气变一变。

秘书对同级和下级要谦虚。秘书在领导身边工作,周围的比较尊重,人家越尊重,越要平等待人,礼貌待人。办事要用商量的口气,不要板着面孔下命令。人家来办事,进门有迎声,出门有送声,要仔细听取别人的意见,坚决克服“门难进,脸难看,话难听,事难办”的衙门作风。

(三)秘书要善于从领导角度思考和处理问题

秘书工作是领导工作的延伸,同领导同步运转,向心运转。秘书要把工作做好,把问题处理好,除了具有娴熟的业务外,就要善于从领导角度思考和处理问题。一个善于从领导角度思考和处理问题的秘书,能够同领导想在一起,从而更好地干在一起,配合默契,运转自如,有较高的工作效率。相反,秘书想的同领导想的就会对不上碴,秘书干的同领导要求秘书干的就会有较大差距,形成两张皮,虽然出了不少力,流了不少汗,工作还是搞不好,领导还是不满意。可以说,善于从领导角度思考和处理问题,是做好秘书工作的基本功。

从领导的角度思考和处理问题,就是从领导职责和任务出发,运用领导的观点、思路、观察、分析和处理问题,做好工作。不同层次的领导,思考和处理问题的角度不同,同一层次的领导,在不同时期,不同情况下,思考和处理问题的角度也有变化,每一位领导都有不同之处。但领导角度有其共同的特点:一是全局性,领导一般分管一个地区或一个系统的工作,相对所管辖的单位和部门而言,是个全局。作为领导要考虑各部分大体平衡,防止顾此失彼,同时又要突出工作重点,防止眉毛胡子一把抓。一个地区在所在的省里,又是一个局部,要摆正自己的位置,以便使自己的工作与全省的工作相协调。二是宏观性,完成一项任务,既要有宏观指导,又要有具体工作的落实。领导应多从宏观上把握和处理问题。三是政治性,领导干部要善于从政治上思考和处理问题,确保党的路线、方针、政策和国家的法律、法规在本地区、本系统的贯彻执行。

秘书从领导角度思考和处理问题,要渗透到工作的各个环节和方方面面。一、要找准局部工作在全局工作中的位置,分清轻重缓急,促进领导精力的优化配制。在领导工作的大盘子里有许多工作,例如分管党群口的书记有干部工作、组织工作、党校工作、党史工作,以及工、青、妇的工作,还有党委分配的临时性工作等。这些工作在分管书记那里都是局部工作,分别排列在工作大盘子里的不同位置。有些部门的同志总想使自己的工作,在领导那里排个好位置,得到更多的重视,获得更多的人力、物力、财力的支持。这种心情可以理解,但有时难以做到,因为部门认为最重要的工作,在领导那里不一定最重要,可能还有更重要的;部门认为是最急的事,在领导那里不一定是最急的,可能还有更急的。作为秘书头脑一定要清醒,不能人云亦云,人家说重要,你也说重要;人家说急,你也说急,让能哭的孩子多吃奶,那样会打乱领导的工作部署。要找准局部工作在全局工作中的位置,促进领导精力的优化配置,让领导按照轻重缓急,有条不紊的开展工作。二、要明确领导于下属的职责分工,让领导办领导该办的事,说该说的话。完成一项工作任务,需要领导与下属的共同努力。要明确那些事应由领导办,那些事应由下属办。该领导办的不能推给下属;下属职权范围内的事,应放手让下属去办,领导不能包办、包揽的事务太多,那会冲击领导的主要工作,也不利于调动下属的积极性。一般说,领导负责宏观指导,下属负责具体操作。在给领导写讲话稿时,有的业务部门为了增强本职工作的权威性,引起下边的重视,总想让领导多讲一些,讲具体一些。一些具体的业务,甚至鸡毛蒜皮的小事,也让领导去讲,把领导讲话降到业务部门的水平。这时,秘书要主动把关,使讲话稿与领导的身份相适应。三、要正确处理中心工作和其他工作的关系,既要服从服务于中心工作,又要带动其他工作的开展。全党、全国的中心工作是经济建设,这个中心任何时候都不能动摇。但在不同地区的不同时期,中心工作的内容不同。如2002年11月党的十六大召开后的一段时间里,学习贯彻十六大精神是中心。到2003年春天,春耕生产是中心。以后的一段时间,又把防治非典作为压倒一切的中心任务。秘书要根据中心工作的转移,适时调整工作重点,为领导做好中心工作提供优质服务,而不能让其他工作去冲击和妨碍中心工作的开展。当然,我们强调突出中心工作,不是要其他工作,而是用中心工作带动其他工作。

领导角度是建立在马克思主义的理论、党的政策和国家的法律、法规基础上的,也是和领导的职责、任务紧密联系在一起的。因此,要把握好领导角度,就要从学习入手,从熟悉领导入手。尤其要学习把握马克思主义理论和党的政策的新成果和新发展,使自己的思想跟上时代前进的步伐。要在工作实践中熟悉领导,重点熟悉领导的基本观点、工作思路、工作作风和工作方法,了解领导每个时期在想什么、干什么和怎样干。这样,秘书对领导角度把握得好,工作起来得心应手。

(四)要摆正自己的位置,做到工作到位不越位。

前边讲了秘书要善于从领导角度思考和处理问题,是以服务领导为前提的,一定要摆正自己的位置,不能以“二首长”自居,不管秘书的意见多么正确,都不能代替领导作决策。在领导决策过程中,秘书可以提供信息,提出建议,而不能做决断。凡涉及重要事项,重大问题,须由领导表态,秘书不能随意表态,秘书只有在领导授权的情况下才可以表态。在传达领导指示时,不能添油加醋,如果要表明自己的看法和意见,一定要与领导的指示区别快来,领导的指示要贯彻落实,秘书的意见只能作参考。秘书为领导起草的讲话稿,不管你写的多么好,在领导审阅定稿前,不能视为领导的讲话,更不能向下传达。但领导定稿和演讲之后,就成为领导的观点和思想,包括起草人在内都要学习贯彻。在许多场合,如应酬、接待、参加宴会、召开会议、检查工作等,秘书同领导同时出现,应处处突出领导,秘书在一旁做服务工作,千万不能突出秘书,更不能去抢镜头。

要知道,秘书的参谋作用,与咨询机构不同,咨询机构尊重的是客观事实,而不是领导意图,他们的参谋活动比较超脱和自由。而秘书的参谋作用是有一定限度的,他只能在领导决策意图范围内发挥作用。因此,秘书的参谋活动是非独立性的,必须服从领导的决策意图。

(五)、秘书向领导请示工作的艺术

秘书在领导身边工作,为领导服务,请示工作是经常的事,但要把这件事做好,也并非十分容易,有几个问题应引起注意。

秘书请示工作,与其他业务部门请示工作不同,秘书工作与领导工作同步运转,请示的问题多半是在工作运转过程中出现的具体问题,如领导要主持召开一个会议,对会议的时间、地点、规模、议程要请示,领导要下去搞调研,对调研组的组成,行动路线和日程安排要请示。请示形式比较灵活,以口头请示为主,有话则长,无话则短,一般不占用领导大块时间。对于重大的事、涉及政策分析的事,需要领导批示,可作书面请示。

秘书部门是综合部门,每天都有大量的工作要做,也会遇到许多问题需要研究解决。那些问题要请示,那些不要请示,要认真筛选,该请示的不去请示,是失职是越权,不该请示的,事无巨细都去请示,会分散领导精力,影响领导处理大事。一般地说,向领导请示的事,应是领导分管的,又是下边难以处理或无权处理的工作。对于秘书部门业务范围内的事,或下级能够处理解决的事,就不要去麻烦领导。

请示领导一定要按照组织原则办事,一要对口请示,不要多头请示。俗话说,敬香敬一炉、拜佛拜一尊,属于组织工作要请示分管组织的领导,属于宣传工作要请示分管宣传工作的领导,如果一件事情请示几位领导,大家的意见又不一致,事情就不好办。如果一项工作与几位领导有关,可经主管领导同意,分别征求几位领导意见,并把他们的意见综合起来,向主管领导汇报,请主管拍板。二要逐级请示,不要越级请示。请示工作应从直接领导开始,直接领导能答复的按直接领导意见办,答复不了的,由直接领导请示上一级领导,或由直接领导授权秘书向上请示,切不可抛开直接领导去请示上一级领导。

向领导请示不同于记者招待会,我问你答。要把请示问题和汇报有关情况结合起来。既要领导作决策,又要提供科学决策的依据。因此,请示前要进行必要的准备,通过翻阅资料和调查研究,把问题产生的背景,基本情况,来龙去脉去相关政策搞清楚,做到心中有数。当然,秘书掌握的情况不一定都汇报,要见机行事,有备无患。如果对相关情况不熟悉,一问三不知,领导难以下决心,秘书也会感到被动和尴尬。

秘书向领导请示的过程,也是参谋的过程。你请示领导,领导也往往让你谈对问题的看法和处理意见,这时秘书可以谈自己的倾向性意见,有时要提出几种方案供领导选择。秘书在提建议时要注意摆正自己的位置,秘书只有建议权,而没有决策权,当自己的意见同领导的意见不一致时,要服从领导的意见,而不能固执己见,更不能抛开这位领导,去请示别的领导。向领导提建议,时机要实操,态度要谦和,语言要得体,不可鲁莽行事。

秘书不仅要做好请示的工作,而且对领导的指示要传达好贯彻好。对领导的请示要全面准确的理解,不能从自己好恶出发,断章取义和歪曲原意,不能阳奉阴违,适合口味的就执行,不适合口味的就不执行。在执行过程中,允许创新,这种创新有利于更好地贯彻领导的指示,而不是相反。

(六)、秘书与领导建立融洽互信关系

秘书工作是服务型工作,以自己的直接领导为主要服务对象,这种服务是参谋助手的服务。提供高质量的服务,让领导满意,是秘书人员追求的目标。然而,要做到这点并非易事,除了具备娴熟的业务以外,对自己的领导要十分熟悉,并在熟悉的基础上,建立融洽、互信的关系。

刚刚步入秘书岗位的年青同志,面对水平能力比自己高得多的领导和生疏的秘书业务,总是小心翼翼,如履薄冰,大有诚惶诚恐之感。这主要是对领导不熟悉造成的。解决的办法是不要怕碰钉子,不要缩手缩脚,要鼓起勇气,大胆实践,在实践中熟悉领导,包括熟悉领导分管的工作和党和国家对这项工作的方针、政策,熟悉他的基本观点和工作思路,熟悉他的工作作风、工作方法、工作经历,以及社会关系、生活习惯等。秘书与领导朝夕相处,同步工作,这是熟悉领导的有利条件,熟悉领导不能用考核干部的办法,也不能用一般调查研究的方法,更不能对领导品头论足,背后议论。要结合工作一道进行,渗透到工作的各个环节当中,既要发挥主观能动性,又不可操之过急,要做到水到渠成,润物无声。

秘书的主要任务是协助领导处理政务,要把重点放在熟悉领导的政治观点和工作思路上,这方面熟悉了,就可以同领导想在一起,从而更好的干在一起。熟悉领导的政治观点和工作思路,往往比熟悉他的工作作风和生活习惯更难,因为这是无形的东西。平时要注意倾听领导的讲话,留心他与同事和下级的交谈,观察领导处理问题的态度和方法。必要时,也可直接新领导请示,请他谈自己的观点和思路。

熟悉领导也和熟悉其他事物一样,有一个由点到面,由浅入深的过程。随着形势的发展和任务的变化,领导的认识也在不断深化,会产生新的观点和新的思路,工作作风和工作方法也在不断地改进。秘书工作在一段时间适应了,又会不适应,秘书对领导的熟悉也要与时俱进,切不可吃老本,单凭老经验办事。

秘书熟悉领导的进程,也是领导熟悉秘书的过程,秘书可以客观地向领导汇报自己的长处、短处,汇报对一些问题的看法和处理问题的建议,与领导进行交流。只有互相了解,彼此熟悉,才能建立融洽互信的关系,这种关系一旦形成,领导有些对别人不便讲的话,也毫无顾忌地对秘书讲,使秘书对领导有更加深入和全面的了解。

秘书对领导熟悉了,就可以较准确地把握领导的意图,就象找到打开迷宫的钥匙,工作起来配合默启,得心应手,比如,秘书写的讲话稿,在领导那里比较容易通过,很少翻功,甚至很少改动。对别人写的材料,领导也乐于交秘书把关。领导对秘书的办事,比较放心,也比较放手。这样的秘书称得上领导的合格参谋和助手。

二、要牢记“两个务必”,树立公仆形象

秘书虽然官不大,也没有多少权,但因为处在要害部门,在领导身边工作,依靠领导的影响,本事比较方便,有时写个条子,打个电话,下边也比较重视。上世纪70年代,我在吉林省委办公厅当秘书,那时物资比较匮乏,烟酒等生活用品都计划供应,买个自行车比买台汽车还困难。当时,找我批条子的不少,有的人还冒用我的名义去买东西。后来物资丰富了,买东西自然不必再批条子,但子女入学、安排工作等方面的事情多起来了。人家求你办事,自然不会空手来,请客送礼的现象在所难免。这个时候,如果头脑不清醒,意志不坚定,很容易出问题。我体会,作为一名秘书,要想受贿,机会是很多的。好在我在这方面经受住了考验。

目前,全国有秘书人员1000万人,在党政征管和人民团体工作的秘书有160万人。应该说这是一只好队伍,是我们国家的人才库。但也出了一些害群之马。他们也是经过严格挑选上来的,起初干得也不错,但他们是在党的七届二中全会批评的那种人,是意志薄弱者,经不起人们用糖衣裹着炮弹的攻击,在糖弹面前打了败仗,有的成了人民的罪人。最典型的是原河北省委书记程维高的秘书,一个被判死刑,一个被判死缓。被称为河北第一秘的李真,28岁当上程维高的秘书,32岁当上省委办公厅付主任,35岁当上正厅级的国税局长,可谓少年得志。但他经不起金钱、美女的诱惑,在糖弹面前打了败仗,先后受贿1051万元,生活很糜烂。38岁受双规,一年以后被逮捕,2003年被判死刑。李真由光彩照人的河北第一秘,堕落成人民的罪人,主要责任在于他自己,因为苍蝇不叮无缝的鸡蛋。从他身上,作为一名秘书牢记“两个务必”,严格要求自己多么重要。

秘书要以普通党员和普通干部的身份出现,自觉接受党组织和群众的监督。同志在中央纪检会上表示,他本人和中央常委会自觉接受全党和全国人民的监督。在我们国家没有不受监督的特殊党员。但是,说实在的,作为秘书仅靠组织和群众监督是不够的,最重要的是加强自律意识,自己管住自己。强化自律意识对每个干部都很重要,但对秘书更重要,因为秘书的工作同领导的工作紧密相连,有较强的机密性,在有些问题上即使有疑问,有看法,也不好问,不便问,最好的办法是自己管住自己。

一是自己市场给自己敲警钟,做到警钟常鸣。在战争年代,经常遇到的是生死的考验,在和平时期生死考验没有了,但一部分人容易贪图安逸,经不起金钱和美色的诱惑。有的人看到自己的同学、朋友成了大款,坐高级车,喝外国酒,心里痒痒的,很羡慕。我们机关的有些干部,认为在新疆工作吃了亏,喜欢与沿海比,与工资高的地方比。我当自治区机关工委书记的时候,组织万名机关党员干部到特困企业过组织生活,亲眼看看他们的工作和生活,学习他们的艰苦奋斗精神,感受很深。王乐泉书记作了重要批示,要求在全区推广新华社也发了通稿。我们当秘书的就是要耐得起清贫和寂寞,牢记党的宗旨,做实践“三个代表”重要思想的模范。

二是慎交朋友。有人提出广交朋友,在改革开放的新形势下,多交点朋友是做好工作的必要条件。但也不能什么朋友都交,我主张好朋友越多越好,坏朋友一个不交。有的人腐败堕落是从交友不慎开始的。有些心术不正的人为了达到不可告人的目的,看中你的地位和影响,千方百计同你挂钩,先给你点甜头,如你不拒绝,就得寸进尺,死死盯着你,让人家牵着鼻子走,在腐败的泥潭里越陷越深,不能自拔。曾经当过北京某领导秘书的江西省副省长胡长青,其堕落也是从交朋友不慎开始的,他被判处死刑。这样的教训应该记取。

三要做到三个管住。就是管住自己的手,不该拿的不要伸手;管住自己的腿,不该去的不要涉足;管住自己的嘴,不该吃的不要去吃。有的人就是管不住自己,人家送红包,他欣然接受,几万元,十几万元,往自己的腰包里放。经常出入营业性舞厅,色情场所也去光顾。谁请客他都去,违法分子、地痞流氓请他也去。这样,没有不跌交,犯错误的。人的手、腿、嘴是受思想支配的,正确的行为来源于正确的思想,思想不端正,行为就会出轨。因此,秘书要加强政治学习,树立正确的世界观、人生观和价值观,建立牢固的思想防线。

三、要有良好的思想作风和工作作风

首先,秘书要有奉献精神,甘当无名英雄。秘书为领导服务,大部分做的幕后的工作,领导在前台表演,秘书在幕后服务。既不图名,也不图利。例如,起草文件,秘书付出了大量的劳动和心血,把经过党委、政府集体讨论的意见准确地表达出来,文件定稿后,以党委或政府的文件下发,秘书既不署名,也没有稿酬。这个文件是谁写的,下边并不知道。领导讲话,大家认为很精采,下边掌声不断,但讲话是谁写的,下边也不知道。开会,会前作准备,会中出通报,也是默默无闻的工作。中国的秘书是这样,外国的秘书也是这样。美国总统布什上台后,对他的秘书班子约法三章:一不要泄密,二不要居功,三不要好名。9.11事件后,于2002年1月发表国情咨文,宣布伊拉克、伊朗、朝鲜为“邪恶轴心国”。这个“邪恶轴心国”是秘书弗鲁姆的杰作,弗的妻子向外吹嘘自己的丈夫,结果弗鲁姆只做了11个月的秘书,便被解雇。秘书不管自己水平有多高,功劳有多大,都不能自恃比领导高明。秘书的工作成果具有潜隐性,就是隐藏在领导工作成果之中,这叫做不显山,不露水。

秘书工作不仅无名无利,而且很辛苦,经常加班加点搞突击,有时节假日也不休息。领导明天要到某个会上讲话,要你写个讲话稿,时间就那么多,质量不能降低,你不加班怎么办行,就得通宵达旦地干。我亲眼看到一个秘书一边打点滴一边写材料。所以当秘书就要任劳任怨,不怕吃苦。当然,秘书拼命干,领导就要关心秘书,要保护秘书的积极性,对优秀的秘书,提拔快一点是正常的。

第二,要树立实事求是的思想作风。这是当一个秘书最起码,也是最重要的条件。要处处实事求是,向领导汇报情况,一定要事实清楚,准确可靠,千万不能到道听途说,一知半解就向领导汇报。如果有的问题一时难以搞清,又需要领导知道,可以先汇报问题的梗概,待详细情况查清后再续报。绝不能凭自己的想象,主观臆断,乱下结论,更不能从自己的好恶出发,带着偏见去反映问题。

在准写文件时,所引用的料,反映的问题都要真实可靠,对反映的问题的性质,程度,都要根据事实作出恰如其顺的正确喷段,不能夸大缩小,更不能乱扣帽子,妄加评论。对领导交办的重要任务,都要以周密的调查研究为基础,对有关问题要以透彻的了解,通过分析,形成完备的看法和妥当的处理意见。

实事求是对每个干部都很重要,都要遵循,但对秘书更重要,因为秘书不实事求是会导致领导决策的失误,从而对全局带来很坏的影响。

第三,工作要周到细致。秘书工作是很细致的工作,不能有半点马虎,不能粗枝大叶。秘书工作不能用大概、可能、差不多这样含糊不清的词。要有一是一,有二是二,丁是丁,卯是卯,情况要十分准确。如接一个接待客人的电话,乘几日几次航班,几时几分到,男的几人,女的几人,什么职务,来干什么,住几天,都要搞明白,这样才好接待方案。你发开会通知,要把时间、地点、参加人说清楚。新疆有北京时间和新疆时间,通知上要加以注明。对打印的文件要仔细校对,认真检查页码对不对,有没有错字,标点用得是否妥当。这些看来是小事,但出了差错,造成的影响并不小。如一个字印错了,可能使意思变了,或者意思搞反了,给下边的执行造成困难。

第四,秘书要有雷厉风行,紧张快干的工作作风。对领导交办的事,可以马上去办的,要立即办,做到事不过夜。对下边提出的意见和要求,要尽快处理和答复,绝不能推诿扯皮。对需要呈领导批示的文件和电报,要及时送到领导手里,不要因为秘书没有及时送到,而误了事情。在战争年代时间就是胜利,在和平建设时期,时间就是效益。所以秘书要有很强的时间观念,做到脑勤、手勤、腿勤。

第五,要树立牢固的保密观念。秘书在要害部门工作,知道的事情比较多,掌握着大量的机密。领导能看的文件,秘书都能看到,而且先于领导看到。领导开会,秘书做记录,会议内容第一个知道。秘书要牢记“保守机密慎之又慎”,守口如瓶,绝不能跑风漏气。有些朋友、同学、战友、亲属向你打听,不该说的,绝不能说,包括自己的老婆、孩子也不能说。

四、21世纪秘书工作的发展趋势

秘书工作既是个古老的职业,又是发展前途十分广阔的职业,它随着时代的前进而前进,随着社会的发展而发展。可以肯定的说,21世纪秘书工作将会有较大的发展。

一、秘书职业专门化。秘书将成为社会最大的职业群之一。专家认为,20世纪最大的职业群是会计,而21世纪最大的职业群是秘书。据统计全国约有各类秘书1000万人,其中党政机关、社会团体的秘书160万人,工业企业71万人,大专院校科研单位、医疗单位20万人,涉外机构80万人。我们新疆有各类秘书12万人。美国的秘书达到300万人,现在以每年3.5万人的速度增长,行政秘书年薪平均3.1万美元。

世界各国普遍实行秘书职业资格考试制度,美国设立了全国性“秘书专业证书”考试,在英国有1/3的秘书从业人员持有资格证书。我国也将实行秘书资格证书制度,现在正在研究实施方案。

秘书部门的分工将越来越细,不同行业的秘书部门的内部分工有很大不同,一般可分为公文写作、文书处理、信印管理、会务工作、领导活动安排、接待工作、礼仪活动、调党研究,信息工作、协调工作、督察工作、信访工作、保密工作、档案管理、事务和办公自动化等。联合国秘书处有秘书7000多人,来自150个国家,分工非常细。

二、秘书工作手段现代化。随着高新技术进入办公室,使传统的办公手段发生根本性的变革,秘书工作手段自动化,现代化将得到长足的发展。随着网络技术的发展,打印机、复印机、传真机、缩微设备的广泛应用,大大提高了工作效率。许多工作可以用电脑处理。过去不识字是文盲,现在不会用电视,不会上网,等于过去的文盲。在美国秘书中1/3的人掌握了计算机编制技术,1/2的人因掌握了新技术而增加了工资。过去秘书常常因记录速度太慢而发愁,领导讲话一小时可讲1万多字,记录最快也只有3000多字,2/3的内容记不下来。后来发明了速记,但符号难字难记,只有少数专业的速记员能掌握,广大的秘书学不会,我就学了长时间没学会。后来又使用录音机,先把领导的讲话录下来,再慢慢整理,讲一个小时的话,五、六个小时都整理不好,十分麻烦。现在好了,有了电脑速记机,可以对领导的讲话同步打印,话讲完了,文件也打印出来了。这在以前是不可想象的。

三、秘书人员向女性化发展。目前,我国的秘书多为男性,以后女性在秘书中将占优势。据1998年北京市主要报刊招聘广告中,招聘单位392家,有99%的普通秘书岗位提供给18—28岁之间的女性。在美国300多万秘书中,99%是女性,男性只有4.25万人。不要认为她们是打扮得花枝招展的花瓶,只能干些提茶倒水和送菜送饭的琐事。她们大部分是中年知识分子,老练稳定,经验丰富,协调能力强,不仅有较高的公文写作水平,而且能操作现代化办公设备,在单位的角色举足轻重。世界首富比尔.盖次,在开始春也的时候,42岁的女秘书路宝为他帮了大忙,一直到现在还十分感谢她。实践证明,女性秘书有许多优势,一是语言能力强,擅长专于口头表达技巧,能用温和、欢乐的口吻,创造生动活泼的气氛,从而打动对方。二是心灵手巧,操作现代化办公设备比男性更加得心应手。三是社交能力强。女性普通性情温顺,感情丰富,在社交场合和工作协调中表现出较强的交往能力。我说的是发展趋势,根据我国的国情,男秘书在相当长的时间内,仍然占多数,并发挥重要作用。

四、秘书理论研究和秘书教育将得到发展。在我国,各地先后成立秘书学会30多家,创办秘书杂志30多件,出版秘书专著100多部,秘书学因此异常活跃。300余所普通高校开设秘书专业,各种形式的秘书短期培训班遍地开花。秘书理论研究、秘书教育的发展,将推动秘书学的进步和秘书事业的发展。将推动秘书学的进步和秘书事业的发展。当前秘书学研究和秘书教育也有不尽人意的地方,就是研究和施展相脱节,搞秘书研究和教学的,没当过秘书,搞公文研究和教学的没写过公文,而从事秘书工作的同志没时间搞研究。专著出了不少,从书本到书本,从理论到理论,没有新意,读了对人启发不大。目前,各地办的秘书培训班不少,其中有些是以旅游和赚钱为目的,上两天课,玩半个月,花一笔钱,学到的知识和技能却寥寥无几。因此,秘书学研究要深入,就要去实践教学,科研三结合的路子,秘书培训班要办出成效,就要端正办学指导思想,克服形式主义,改进学风。