智慧城市背景下数字档案馆建设研究

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摘要：加强档案馆数字化和智能化建设是智慧城市建设的重要任务之一。智慧城市背景下加强数字档案馆建设，需要不断创新数字档案馆的智慧服务理念，提升城市规划与决策的科学性及有效性；加大数字档案馆基础设施的资金投入，引进智能软硬件设施，为档案馆智能化和数字化转型奠定基础；挖掘和整合数字档案资源，建立数字档案资源库，加强数字档案开放，发挥档案建设的数字化服务功能；实施档案数字化一站式服务管理，构建基于智慧服务的档案馆数字化服务体系。

关键词：智慧城市；数字档案馆；一站式服务管理；数据档案开放

信息技术的发展为城市发展带来了新的管理理念和建设基础，智慧城市的建设不仅符合当前城市发展的时代特征，而且为档案数字化和信息化建设奠定了良好的技术条件。早在“十二五”规划中，就已正式提出了智慧城市建设的规划建议，并明确了未来我国智慧城市建设的具体目标。在智慧城市的建设背景下，我国各地开始发展数字档案馆，以推动档案管理数字化和信息化的发展进程。当前随着智慧城市的不断发展，云计算技术、网络技术、信息技术等广泛应用于各个城市。地方智慧城市建设过程中，数字档案馆的建设能够有效整合物联网、移动互联网技术，结合大数据要求，为城市形成新型的信息服务体系奠定了良好的基础，满足了人们日常的数据信息服务需要。

一、不断创新数字档案馆的智慧服务理念，提升城市规划与决策的科学性及有效性

一是树立以档案数据提高城市公共服务质量的创新管理理念。数字档案馆的建设要为城市管理服务。在城市建设智慧化和智能化的升级管理过程中，智慧档案馆对城市信息资源进行采集，加强数字化资源管理，不断挖掘城市建设中的信息禀赋，服务于城市的建设和规划，丰富地方智慧城市建设背景下的强大数据资源基础。各级档案馆要秉承为城市服务、以人为本、以数据为本的智慧管理理念，不断进行方法创新，结合城市建设和城市规划活动，用新的管理办法提高档案公共服务质量。二是坚持精细化管理理念。充分利用数字档案馆信息收集和数据挖掘的优势和特征，与智慧建设规划、城市配套、智慧技术设施等信息深度融合，在创新的档案管理模式下，实现精细化管理目标，提升智慧城市建设质量和水平。三是坚持为城市建设提供配套数字服务的工作理念。数据是一种服务资源，数字档案资源作为智慧城市建设过程中一项重要的数据信息，要发挥其在为城市配套服务和规划中的数据支持作用，为决策层的科学决策和判断奠定智能化资源基础，提升配套服务的智能化质量和水平。

二、加大数字档案馆基础设施的资金投入，引进智能软硬件设施，为档案馆智能化和数字化转型奠定基础

建立基于智慧整合的档案资源信息服务体系，首先是加强对智慧软硬件设施的投入，增强财政资金支持在城市建设智慧化和服务中的推动作用。一方面，应该增加对传感设备的投资。传感设备的采购是建设智慧档案馆最基础的设备资源，数字档案馆建设所需要的基本硬件设备有传感器、监控器、摄像机、录音设备、智能终端等设备，这是对档案馆中各种档案信息进行多维度感知的基础设备。档案库信息、实物档案信息、数字档案存取和利用需要通过网络传输到数据层进行云计算分析。因此，需要加大资金投入，大力引进该类智能终端传感设备，奠定档案馆智能化建设的硬件设施支撑基础。另一方面，我们不仅要增加对计算机、扫描仪、除湿器等设备的投入，还需要考虑如何更好地提高这些设备的智能化水平，实现整个档案馆管理工作的智能化，从而有效提高档案管理的水平和层次。作为档案管理部门，要增强领导层对基础设施升级重要性的认识，资金投入向智能化设备倾斜。根据自身条件和客观需求，购买和配置更多的智能设备，用智能设备提升工作效率，减少重复性和单一性的低效率工作，促进档案管理数字化和智能化发展及转型。

三、挖掘和整合数字档案资源，建立数字档案资料库，增强数字档案开放，发挥档案馆的数字服务功能

智慧城市建设背景下的数字档案信息资源更加重要。档案管理部门需要加强档案信息的开发，提高档案信息服务的质量和时效性，使档案信息更好地为人民服务。坚持档案信息更好地为领导决策、政策研究、依法行政和城市规划提供参考和依据，进一步满足社会对档案利用的多样化需求，更好地服务地方经济社会发展。档案管理部门收集、保存和管理档案的目的是为城市公众提供服务[1]。我们需要进一步开发档案信息，全方位多角度地对档案信息进行深度处理，为城市居民提供更有价值的服务，实现城建档案信息资源利用价值。一是开展数字档案的编研、整理和研究工作。档案馆工作人员对原始档案信息进行精心提炼和总结，并将编研成果以内部参考资料、期刊、报纸等出版物的数字化形式，供科研工作人员或城市居民使用，有效节省档案利用者的时间，提高数字档案的利用效率，最大限度地提高数字档案服务的效率[2]。同时，档案管理部门根据工作需要，形成如大事记、红色档案汇编等数字资料，更好地反映数字档案的影响力和价值，服务和宣传数字城市建设，打造城市名片，提高城市影响力。二是整合数字档案资源，强化数字档案馆的服务功能。为档案用户提供利用服务，是档案馆最基础的工作，数字档案馆是对传统管理模式的升级。建立数字档案馆有利于大力开发、挖掘和应用档案信息资源。按照使用优先、保护优先、特色优先的原则，基于档案数字化规划，分批次、分阶段对档案进行数字化，建立数字档案馆，进行重要历史档案、民生档案等的咨询利用。数字档案信息资源整合既包括传统纸质档案整合，也包括数字内容整合。充分利用计算机技术管理档案资源，对档案资源进行数字化和信息化建设，对档案资源进行集中管理，最大限度地发挥档案数字化服务的效益。三是结合政府信息公开工作，加强档案数据开放。如开展数字档案展示、开发档案网站、开放档案网页查询端口等主流媒体或社交软件，为用户提供数字档案查阅服务。随着我国智慧城市建设进程的加快，数字档案的获取和利用范围、对象和方式正朝着多元化的方向发展[3]。因此，在继续实施档案线下查阅和开发要求的情况下，应继续加强数字档案的开放性，按照法律法规，逐步分阶段和批次做好档案信息的开放工作，完善数字档案馆的数据开放服务。

四、实施档案数字化一站式服务，构建基于智慧服务的档案馆数字化服务体系

一是发挥政府在档案数字化一站式服务管理中的引导作用。政府部门最基本、最重要的职能是为社会大众服务，一切政务工作围绕这一目标开展。同样，作为政府部门的数字档案馆也必须遵循这一基本宗旨，根据这一服务宗旨在管理过程中引入基于服务链的管理理念，创新服务模式，形成基于智慧服务的档案馆数字化服务体系。只有这样才能满足社会大众对数字档案资源的需求，塑造良好的社会形象。档案馆必须建立良好的工作制度和流程，实施档案数字化一站式服务，发挥数字档案服务平台和系统的作用。二是坚持“服务链”思维，创新档案系统管理思维。基于智慧服务的档案馆数字化服务体系，要坚持“服务链”思维，为所有档案用户提供全方位、更便捷的服务。以城建数字档案馆为例，整个服务过程可分为几个阶段：第一阶段是提供一些基本信息，如项目信息、政策指导、政府信息等；第二阶段是为公众提供便捷高效的查询和使用服务；第三阶段是档案馆不断统计和分析数据，为政府决策提供科学准确的决策依据。三是不断拓展数字档案信息服务渠道。例如，通过开发手机App，建设档案信息服务平台，应用微博、微信、抖音等社交软件为档案用户提供更加便捷和开放的数字信息服务。利用新媒体的主动推送优势，拓展智慧城市建设的服务方式和渠道。利用5G技术、智能过滤技术、云计算技术等，链接移动互联网，随时随地方便公众获取数据信息。四是加强档案网站建设。在互联网技术基础上，创新信息资源服务建设格局，构建城市基础空间数据库，形成协同共享的城市档案信息资源体系。优化网站服务体系，通过建立用户反馈机制、建立自助查询系统、提供在线咨询服务等，增强档案信息资源的共享性和可达性。借助智慧城市建设的机遇，实现信息资源的互联互通，打破传统数据资源传递不畅的困境，形成全面共享的数据交流方式和路径[4]。随着数字化、信息化的不断发展，智慧城市建设成为城市规划的重要内容之一。信息技术在推动智慧城市发展的同时也为档案馆数字资源服务提供了技术优势，基于智慧城市的视角探索数字档案管理模式，对提升智慧城市服务质量，实现档案的信息化和智慧化发展具有重要的意义。智慧城市建设对档案信息服务提出了更高的要求，表现为其智能化更高、实用性更佳、个性化更强等特点。我国在数字档案馆建设方面也必然面临多方面的挑战，例如资源收集不完整、数字资源开发利用率低、软件响应过慢、服务方式单一等。因此，在智慧城市建设中加强数字档案馆建设必须从全方位多角度出发，加强对数字信息资源的开发和利用，构建城市基础空间数据库，建立协同共享的城市资源体系并做好档案资源的深加工服务；通过加强档案网站建设，为用户提供咨询服务、自助查询服务和用户反馈服务机制等；依托物联网建立信息感应网络，运用云计算技术处理海量信息，利用大数据驱动城市管理与决策，实现数字档案馆服务的快速发展，进一步提高智慧城市管理水平。

作者:胡云梅