采购管理系统衔接设计方式

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摘要：随着资产数量的提高、资产管理要求也在不断提高，如何提高资产管理效率、简化资产管理的流程，要求进一步提升资产管理信息化程度。从资产全生命流程管理出发，资产会经历资金落实、采购落实到入库直至处置的管理流程，如何通过多方信息系统实现衔接管理是本文探讨的要点。

关键词：信息化；行政事业单位；国有资产管理

一、学院资产管理现状与挑战

在高职院校扩招的背景下，浙江农业商贸职业学院招生规模不断扩大，为满足学院教学、科研等方面的要求，学院资产业务不断增加，全校资产数量逐年上涨。如何统筹运用现代化、信息化手段加强对学院资产的管理关系到学院的发展。学院当前运用浙江省财政厅资产云系统对学院资产的入账、出租、处置等业务进行管理，通过国子系统对学院内部资产的调拨、盘点、内部处置申请等业务进行管理。一方面，随着学院资产总量的逐年增加，如无法实现对资产进行高水平的数字化、信息化管理，将导致无法精准有效地管理资产，进而导致资产账卡不一、账实不一等情况的出现；另一方面，随着学院数字化改革的深入推进，资产管理如何实现一体化、全生命流程管理，将会影响学院数字化改革进程。针对学院资产管理现状，改进资产管理流程，结合学院财务、采购等系统的设置，改变学院资产粗放式管理模式，加强对学院资产的监管，提高资产管理精细化水平，实现资产的全生命流程管理，是提高学院资产使用效益，进而提高学院管理的整体效益的发展方向。根据学院机构设置，学院的财务管理和资产管理分别由计划财务处和资产管理处负责，资产管理系统与财务管理系统无法实现数据对接。根据现有资产管理模式，资产明细账由资产管理处管理，而财务处仅管理资产大类总账，财务处在完成采购支付后并不记录资产的明细；资产从采购申请、完成采购、报销、入账、日常管理与处置无法实现由一个统一的系统进行管理，这会导致资产的经费落实、采购报销、入账管理出现脱节现象［1］，如财务处根据采购需求老师提出的申请，落实相关经费，此时将第一次明确采购科目，根据经费落实情况和采购科目，由采购人员实施资产采购，最后由资产管理员对资产进行入账，入账后由使用人或管理员管理资产的使用、调拨、处置等流程。由于财务管理系统、采购管理系统、资产管理系统无法实现数据对接，会导致某些过程出现偏差，如财务根据采购人提出的申请认为本次将采购软件系统而实际仅采购服务等。如何打通财务、采购、资产三方管理系统间的信息孤岛，实现学院资产全生命流程管理是本文所探讨的重点。

二、资产全流程管理流程梳理

学院资产绝大多数来源为采购，财务的资金管理可通过采购系统与资产管理实现对接。根据学院采购流程，当采购申请提出后，需要明确资金来源并落实资金开支渠道、部分需要获取浙江省财政厅的确认书；资金落实后进入采购流程，完成采购及报销、财务完成入账后，通过财政厅资产云系统实现资产入账，资产入账后可以进行使用（如出租出借）、调拨、处置、盘点等业务。根据以上流程，财务系统是整条流程的基石。本文主要探索资产管理系统与采购系统、财务系统实现衔接的可行性。

三、资产、财务、采购信息系统现状

学院资产管理处管理全校资产、学院采购工作，而财务管理由学院计划财务处进行。学院现使用相互独立的资产管理系统与财务管理系统，双方数据无法进行直接共享。学院正在建立采购系统。三方系统如何通过建立一个系统，通过不同系统之间的接口，实现系统间的数据读取、写入、分析共享，简化资产管理流程、提高资产管理效率、加强资产管理科学性，最后为实现智慧校园建设添砖加瓦。根据财务、采购、资产三方业务现状，部分数据共享是系统连接的关键：财务与采购系统通过经费开支渠道、经费落实中的采购目录等信息进行链接；资产与采购通过设备采购信息进行连接；资产与财务通过报销凭证号、折旧计提数据等进行连接。

四、资产全流程管理方式探索

（一）总体目标

通过系统建设，连接财务、采购、资产三方信息化系统，实现资产从经费落实到资产处置全生命流程信息化管理。根据财务、采购、资产管理现状，通过建立一个系统，实现采购申请人可通过该系统完成采购申请提交、财务经费落实、采购人员完成采购、提供报销资料、财务完成报销入账、资产入账、资产使用管理、实时变动调拨、掌握资产的实时状态、资产出租出借、资产处置、资产清盘、折旧计提、报表生成、数据分析等功能。通过系统对学院资产实施监控，通过该系统的管理，打通资产、采购、财务三方信息孤岛，建立高效可靠、互联互通的智慧校园管理系统，推动关键信息跨部门共享。

（二）模块设计

1．财务数据模块通过获取财务系统数据接口，提供经费来源、支出渠道、经费使用情况、经费余额、是否上报预算、预算相关计划等信息，打通浙江省财政厅金财系统，实现从经费落实到确认书下达的一站式办理。建立财务做账模块，在采购报销完成后，读取采购模块数据接口，导入财务做账所需的相关信息，如经费支出渠道、支出部门、是否作为资产入账等信息，生成当次采购的相关凭证。打通资产管理模块数据接口，实时核对已完成的月结账工作与财务数据，通过获取资产系统数，准确获取资产折旧、核销等信息。通过构建财务数据模块，解决采购申请人在经费本经费落实与财政性资金落实之间的认知盲点与痛点。通过实现财务与采购模块的数据互通，减少从经费落实到采购之间的工作步骤，减少等待采购的时间。2．采购模块采购模块是连接财务模块与资产模块的重要环节。通过读取财务系统数据接口，获取资金来源渠道等信息，明确采购目录等用于申报财政厅确认书的相关信息，并通过该模块减少申请确认书所需的步骤，提高工作效率。通过获取采购的相关信息。例如，采购目录、采购金额、数量等，为财务做账提供依据，减少由于财务与采购两套系统使用不同数据引起的认知差异，提高财务做账的准确性。通过打通采购系统与资产系统数据，采购系统向资产系统提供采购数据。例如，所采购资产的数量、单价、经费来源、验收情况、报销情况、使用部门、使用人、保管人等信息，为资产入账提供依据。采购模块通过获取财务入账报销所需的相关数据名称、报销所需的材料信息，在完成采购后准确向采购人提供所需的报销材料。3．资产管理模块资产系统通过接入采购系统信息，获取采购的资产相关数据：如采购物资数量、单价、金额等，通过采购系统获取采购类目所对应的资产目录信息；资产系统入账必须获取财务入账凭证号。因此，资产系统需财务系统提供报销金额、财务凭证号等信息；资产系统月结账、年度结账需与财务系统的资产负债表进行六大类资产数据核对，需通过财务模块接口获取资产负债表信息；通过获取财务报销进度，提高资产入账实时性，减少由于资产与财务系统不同步而产生的资产入账滞后问题；当通过资产系统完成资产处置后，向财务系统提供核销单信息，及时完成资产核销后财务账核销工作；在完成资产出租、处置申报后，资产系统需完成相关费用如租金、处置收入的上缴，通过资产系统模块完成审批流程后，数据共享至财务系统，向财务系统推送相关收入信息，提醒财务完成开票工作，后提供缴款单编号等信息，在财务完成交款后通过系统上传非税收入发票，完成相关流程。4．数据共享模块通过系统大数据分析，向财务、采购、资产三方提供需要共享的数据信息，通过数据共享系统，三方可使用各自熟悉的领域的查询方式查询所需的数据。例如，对于财务而言，经费目录、支付凭证、记账目录等是常用于查询的基本数据；对于采购而言，项目负责人、采购项目名称等是采购用于查询数据的基本项目；对于资产而言，资产编码、使用人、使用部门等是查询的基础数据。对于同一条记录三方会使用不同的方式进行查询。通过数据共享模块，无需切换系统即可实现多项查询方式可以同时使用，便于三方对数据进行查询，实现数据孤岛的打通。例如，财务可以使用数据共享模块查询资产存量数据，用于核准预算数据；由于财务处只记录资产六大类原值，缺少资产明细账，因此，通过数据共享模块可以便捷地查询具体的资产信息；在落实采购资金时，可以打通财务和采购双方系统，采购可明确相关资金的使用情况，例如，资金余额等信息，避免出现资金不足无法支付等情况；资产可明确采购数据，通过系统导出数据，避免资产入账时出现错记、漏记等现象。5．报表模块根据当前工作，资产、财务每年均需要完成相应的年度报表工作，三方经常需要向对方或其他兄弟部门提供各项数据。例如，资产系统要求每月与财务月结账数据进行核对，核对后方能结账等。以资产为例，资产系统需要填报高等院校的基本情况报表（简称高基报表）、资产年度报表、状态数据等一系列报表。高基报表、状态数据等报表重要的是需要提供教学科研仪器等重点数据，财政厅使用的财政部六大类分类编号与教育部十六大类分类编号不能一一对应导致部分数据属性的归属需要通过使用部门、使用人等信息进行计算。通过引入报表模块，由系统对资产数据进行归类和计算。由于资产使用财政厅资产云系统录入，因此，需要该系统实现财政部六大类分类与教育部十六大类分类的对应，在数据录入后自动产生教育部分类编号，根据使用部门和使用人等信息，录入资产的使用属性。例如，行政使用、教育科研使用等，通过系统生成相关报表，减少人工筛选导致的数据多记、漏记等现象，提高数据准确性。

（三）预期效果

1．平台建设效果通过打通财务、采购、资产三方系统，建立一个可以同时获取、编辑三方数据系统数据的信息化平台。通过该平台的建设，打通财务、采购、资产三方信息孤岛，减少由于三方数据无法共享产生的工作延误、数据错漏，提高工作效益。同时，通过打造一个可以同时读取三方数据的平台，而非直接停止使用现有平台，一方面可降低工作人员的学习成本，工作人员可以同时使用原有工作平台操作数据，在原有平台上完成的操作可同步至综合平台中，实现数据系统更新的无缝衔接；另一方面，通过建设一个平台获取相关数据接口而非直接更换系统，可以减少建设支出。2．使用效果通过建设一个打通三方数据，实现财务、采购、资产三方信息联动，及时为三方数据调整提供准确信息。通过系统核实数据，在采购申请提出后，由财务落实经费，并将经费信息流转至采购处，在完成采购后，系统提供财务报销依据、入账数据，由财务部门核实后完成相关报销，实现采购申请相关工作最多跑一次；在完成财务报销、入账工作后，数据流转至资产处，向资产提供资产入账数据，经资产核实后完成入账工作；在资产入账后一方面与财务完成对账，确保资产与财务账目一致性；另一方面及时更新至资产管理系统，推送至各个管理员处，由管理员再次核实入账信息，确保资产入账无误；在资产处置后，及时将数据推送至财务，完成财务账的核销。通过建立三方共享联动系统，打破数据共享的难点，减少由于工作属性不同导致的人员认知不同而产生的工作失误，提高工作的准确性、严谨性、科学性。

（四）建设难点

当前使用的数据系统由不同的系统公司开发，数据接口是否能够顺利获取是建设连接系统的第一项难点；由于三方数据系统通常由不同的部门使用，三方是否能够同心协力建设联结系统，统一进行数据共享，为第二项难点；三方系统数据类型不同，使用对象不同，使用的习惯不同等，对于数据的整合和统一难度较大，需要通过数据之间的共同点将不同系统的数据进行联结与整合，为第三项难点；由于涉及三方业务人员，特别是采购与资产通常存在二级单位的兼职工作人员，工作人员业务熟练程度、对于相关业务的熟悉程度，对于政策的理解程度不一，是系统落地后能否实现稳定运行的第四项难点；现有数据的准确性，需要在系统建设前进行核实，三方数据的准确性是数据系统建设的基础，若无法提供准确数据，三方数据将无法实现准确衔接，是第五项难点；数据安全性是第六项难点，对于部分数据，需要建立查询权限，确保仅有应当能够查阅的人员进行查阅，对于数据系统，每年进行数据安全检查，确保数据安全。

五、总结

通过建设财务、采购、资产三方联结系统，实现对学院资产从采购申请、预算落实到完成采购、实现报销、入库，最后报废核销的全生命流程管理；同时为三方系统实现数据共享，减少工作人员的工作，提高工作效率、工作的准确性、科学性，作为建设科学、高效、信息化、标准化的智慧校园重要一环提供保障。通过系统建设，在建设过程中提高三方工作人员沟通，建设不同部门之间的沟通协调机制［2］。

参考文献

［1］王攀，徐召，许宏山，等．高校仪器设备资产管理系统与财务系统数据接口的设计与实现［J］．实验室研究与探索，2021，40（4）：276-279，291．

［2］刘彦茜．政府会计制度下公立医院资产系统与财务系统的衔接［J］．卫生经济研究，2022（2）：88-90．

作者：齐怡心 单位：浙江农业商贸职业学院