国家卫生县城档案管理工作要点

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摘要：创建国家卫生县城档案资料是创建国家卫生县城工作的重要组成部分，能够有效记录创建国家卫生县城过程的各个环节。通过建立和完善档案资料，能够真实记录国家卫生县城创建过程中所经历的艰辛和努力，这直接关系到了国家卫生县城创建的成败，因此在开展国家卫生县城创建的过程中，加强创建档案资料的收集和管理工作至关重要。通过明确创建国家卫生县城工作资料收集的意义，从而健全档案管理机构，加强对档案馆工作的管理。结合国家卫生县城创建工作涉及资料的内容进行分级管理、属地管理，从而提升档案的管理效率。本文结合当前创建国家卫生县城档案管理工作的要点进行深入分析，并提出合理策略，从而为创建国家卫生县城档案工作贡献绵薄之力。

关键词：国家卫生县城；卫生健康；档案管理；管理机构；资料收集

国家卫生县城是现阶段国家关于县级城市卫生状况的最高荣誉，也是该地区实力和竞争力的综合体现，为了有效提升县级卫生县城的创建成果，营造优美洁净的城乡环境，提高县城品位，促进群众身心健康，各个地区都在积极创建国家卫生县城，在活动开展过程中，加强档案管理工作至关重要。通过档案管理工作不仅能够对创建国家卫生县城的工作内容有效记录，也能够真实反馈创建国家卫生县城工作的开展现状。通过档案记录的方式能够直观展现该地区卫生状况。因此，本文结合创建国家卫生县城档案管理工作开展的意义进行深入探讨，通过提出合理的应对策略，从而提升国家卫生县城档案管理工作的整体效率。

一、国家卫生县城档案管理工作开展的意义和作用

在政府提出创建国家卫生县城这一目标后，受到广大群众的热烈响应，各个单位积极参与其中，很多单位在以往的爱国卫生工作中已经获取了许多优秀经验，而这些经验大多以文字资料保存下来。通过对这些资料的调取，能够对当前的创建国家卫生县城工作起到很好的指导和借鉴作用。因此，在开展创建国家卫生县城的过程中注重档案工作的开展至关重要。首先，在创建国家卫生县城的过程中，开展档案管理工作能够使各项活动有效记录。在各项活动开展过程中，创建活动资料能够对以往工作和活动开展的历史原貌有效记录，是制订国家卫生县城实施计划及处理问题、保持工作延续的必要条件。通过资料的有效收集，能够确保各项工作的开展更具有科学性和针对性，为各项工作的开展提供便利条件，有效提升工作效率。其次，开展国家卫生县城档案管理工作，加强对资料的收集和运用能够为后续的总结提供便利条件。拥有完善的创建资料不仅能够为各项工作提供参考依据，了解以往工作的实施经过，也可以通过对比分析的方式汲取以往的成功经验和失败教训，为创建工作的有效开展打下坚实基础。通过总结以往的工作经验，从而进一步提高县城建设的管理水平。最后，在国家卫生县城创建的过程中，开展档案资料收集工作，更加便于检查和考核。在创建国家卫生县城工作资料收集的过程中，资料的产生并不是凭空编写的，而是以往工作经历的原始记录，是创建活动的真实反馈和有效凭证。通过验收和查阅相关资料，能够对一个单位的创建活动轨迹进行全面掌握和了解，有利于确保工作开展的准确性和有效性，便于各项工作的查收，因此在国家卫生县城创建的过程中，开展档案管理工作具有极其重要的意义。

二、在创建国家卫生县城档案管理中归档的内容和方式

1.归档的内容结合省级领导统一安排部署，我地区在进行国家卫生县城创建的过程中，必须通过上级技术评估，达到国家卫生县城的标准。各个部门在开展档案收集、整理、归档工作的过程中，应当严格按照相关标准。在具体的实施过程中，应当结合相关文件中对国家卫生县城创建工作的职责，参考《创建国家卫生县城标准》中9大类、52小项和218个考核要点以及该地区创建国家卫生县城档案参考目录大纲，严格按照相关要求进行资料的收集和归档，确保档案资料不缺不漏，真实反映我县创建卫生县城的成效。2.归档方式结合相关规定在进行创建国家卫生县城档案资料归档的过程中，大多以两种形式进行归档：第一，文书档案。在进行国家卫生县城创建的过程中，所形成的档案资料要按照组织管理、健康教育、环境卫生、环境保护、病媒生物防治、食品安全、生活饮用水及公共场所卫生、传染病防治、社区卫生、乡镇辖村卫生等9大类，52个小项进行分年度分类归档。这些档案资料都需要采取无酸纸档案归档，而且档案和封面标签要分为三级标题，一级标题标注该地区某单位创建国家卫生县城资料；二级标题为格式类别标题，如食品安全、公共场所等；三级标题则反映出盒内的文件内容，并对主题词文字进行有效标识，如领导、小组、网络、规划、计划、总结等内容。除此之外，归档的文件需要有目录标识，而且所有的档案资料都必须加盖单位公章，同一份材料所涉及不同的参考点，也应当进行分类归档，确保每一个考核的要点都有相关的资料做支撑；第二，声像档案。在进行相关资料收集的过程中，会收集到创建国家卫生县城的相关工作照片和视频，如日常工作、召开会议、举办活动、志愿者服务等，这些照片和视频要求画质清晰，照片格式应当以JPEG格式储存，大小不低于1M，并且每一张照片都应当标注照片所发生的时间、地点、人物以及事件的起因、经过、结果。在进行照片和视频记录的过程中，需要在收集完成后以邮箱或直接拷贝的形式交给县爱卫办，每个单位不少于10张。

三、创建国家卫生县城档案管理工作的工作要点

1.建立完善的档案管理机构，加强对创建国家卫生县城档案工作的管理在创建国家卫生县城的初级阶段，相关部门应当对各个岗位的创建方案资料进行初步了解和调查，及时发现以往工作中存在的问题，并采取有效措施进行调整。结合目前绝大多数地区在开展创建国家卫生县城过程中的工作现状可以了解到，从事相关工作的工作人员大多是刚接手爱国卫生方面的人员或者临时借调人员，这些工作人员由于缺乏工作经验和专门的档案管理意识，因此对相关资料的管理较为混乱，而且各部门、单位所收集的资料并不完整，不能对该地区以往创建工作的全过程进行充分展现，尤其是在健康教育、病媒生物防治方面，很多部门的记录资料几乎为零。由于档案资料在整理的过程中不规范，很多资料分类不清楚，管理起来较为混乱。因此，给档案审核人员带来了极大的不便。针对这些问题在本次创建国家卫生县城过程中，应当汲取失败教训。首先，应当组建专业的国家卫生县城创建团队，通过提升整体工作人员的综合素质，确保档案收集工作能够满足相关部门的实际需求。在团队组建的过程中，应当明确由单位的主要领导为档案资料收集的第一负责人，通过实行统一标准，分配管理方式来促进档案资料的有序开展。此外，各单位应当设置专门的创建国家卫生县城档案管理人员和协调人员，通过专人专项的设立，从而便于创建国家卫生县城档案管理以及相关部门之间的协调配合，促进各项工作的有序开展。通过明确职责划分的方式，提升整体的工作质量，确保国家卫生县城档案管理工作的有序开展。2.按照创建国家卫生县城档案资料的内容分级管理在国家卫生县城创建初期，各单位应当对本单位的资料进行收集，对于一些不符合规定和不完整的资料进行明确标识。在接下来工作的开展过程中着重注意。除此之外，在创建国家县城的过程中，由于很多部门没有相关经验，因此资料收集的方式较为混乱。针对这一问题相关部门应当进行实时监督和指导，通过对管辖范围内的各单位和部门进行分层次、分级别、分属地划分，对其开展针对性的指导、检查、督办工作。各个单位应当结合上级部门的要求，对相关内容进行有效收集、审核、整理和归档。但值得注意的是，由于各个单位之间工作性质不同，在开展各项工作的过程中，难免会出现工作内容交叉重复的现象，因此，需要由专门的机构制定标准，并由具体的单位实施落实。通过点对点、线对线、点线结合的方式，对各个单位的资料管理方法和手段进行层层把关，有效解决各部门、各单位资料整理无序混乱的现状，提升整体的管理质量。3.结合创建国家卫生县城工作特性设立资料收集原则为了使创建国家卫生县城档案资料更能凸显自身的特性，在进行资料收集的过程中应当保持文件之间的历史联系。通俗地讲，在文件资料形成和办理的过程中，应当注重各个资料之间的内部联系。比如，在收集年度创建国家卫生县城工作资料的过程中，要对相关内容进行统一收集。在收集年度创建国家卫生县城工作资料时，还需要收集创建国家卫生县城组织管理方案、创建国家卫生县城规划年度计划、目标责任书、考察检查记录、年终总结等，这些资料内容都是创建国家卫生县城工作中不可分割的重要组成部分，只有采取全面收集方式，才能为创建工作的资料形成系统的历史记录，才能够真实反馈创建国家卫生县城工作的开展现状，为资料后续的利用提供价值。此外，在进行档案资料收集的过程中，应当创建便于保存和利用的资料，即在进行资料收集过程中，资料与资料之间的内容界限应当泾渭分明、互有区别，这种界限的划分能够使资料利用人员快速找到所需的材料，无论是创建国家卫生县城工作的专职人员，还是各个地区的专家检查人员都能够迅速、准确地找到所需的资料。如果资料和资料之间的界限不清晰，所体现的问题不具有独立性的特点，内容互有交叉，这就会为查找工作带来难度，影响各项工作的有序开展。因此，在实际的资料收集过程中，应当结合实际情况制定针对性的基本情况采集表，通过这种方式能够对创建国家卫生县城活动进行直观反映，也能够提升资料利用的便利性，便于后续工作的开展。4.充分掌握创建国家卫生县城工作资料收集和立卷的标准和范围在对国家卫生县城创建工作资料收集的过程中，应当了解相关资料如何收集，收集哪些内容，以及收集后应当对资料怎样进行整理。为了有效解决上述问题，相关人员应当了解创建国家卫生县城所涉及资料的具体内容及其范围。凡是上级下发的创建国家卫生县城的指导性文件和能够反映单位或部门在创建国家卫生县城过程中所做的调整和贡献的资料都应当在资料收集和立卷的范围之内。结合国家卫生县城文件资料收集、整理、建档工作的相关要求可以了解到，创建国家卫生县城资料收集、立卷范围和内容大致可分为三部分：首先，应当掌握资料收集的依据。在创建国家卫生县城的过程中，会形成各种各样的文档资料，包括纸质文字资料、照片资料、影像资料、电子文档、实物等，这些都需要纳入收集范围之内。其次，应当正确把握收集范围，自从提出创建国家卫生县城工作开展以来，所涉及的资料都应当准确包含在内。应当做到资料完整、数据准确、口径一致，同时还应当确保具有创建县城的特色。因此，关于创建国家卫生县城工作的所有资料都应当妥善保存。最后，创建国家卫生县城工作资料的整理形式。在进行相关资料的收集整理过程中，应当建立健全档案管理制度，通过设置专门的资料储存室、分类装盒，使所有的文档能够有序排列，分类保管。本单位还应当对相关文件进行有效备份，避免数据丢失。在相关文档书写的过程中，不应使用圆珠笔、铅笔等进行书写，确保文档资料规范整洁，资料分类要清晰，应当按照年度项目收集整理成卷，并结合不同的特性和内容进行有效分类。对于卷目、卷码以及照片都应当按照统一标准和规范内容进行装订。

四、总结

结合上述分析，在创建国家卫生县城的过程中形成的档案是卫生县城创建的全部展现，是考核评估环节的重要内容，也是考察后期参考的重要依据。因此，档案在国家卫生县城创建过程中具有极其重要的意义。为了促进创建国家卫生县城档案管理工作的有序开展，应当建立完善的档案管理机制，加强对档案工作的管理并按照创建国家卫生县城档案资料的内容进行分级管理。通过采取有效的措施，从而提高整体的管理质量。通过结合创建国家卫生县城的工作特性，建立档案收集原则，为后续工作的开展提供便利条件，充分了解创建国家卫生县城工作资料收集和立卷的范围，为后续的评估和鉴定工作打下坚实基础，及时总结创建工作的经验，从而使县城建设管理水平进一步提高。

作者：党建军