统计部门档案信息化管理策略

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2020年，在档案馆国家档案会议上，丁薛祥主任提出了“加快档案信息化战略转型”的要求，为新时代档案信息化工作指明了方向。对此，统计单位档案部门应积极践行“为党管档、为国守史、为民服务”的职能，积极迎合社会信息化发展趋势，加快档案信息化建设，竭尽全力构建以信息化为核心的档案管理模式。

一、统计部门档案信息化管理的优势分析

1.保护性

传统纸质档案极易被损害，且丢失、恶意涂改的风险较高，久而久之，档案便失去了使用的价值。统计部门加快档案信息化建设，电子档案能够逐步替代原始纸质档案，并采取多样化载体与形式供给利用者使用，在这一过程中使用者不会接触到档案原件，有利于保护档案，保护优势较为明显。

2.高效性

在统计部门档案信息化管理中，可借助各种信息技术的优势，高效利用档案。同时，可积极发挥加密功能，完成加密查询，并在网络中实现保密传输，久而久之，便可构建成“横向到边、纵向到底”的信息体系。针对使用者而言，有需求时便可根据自身权限从指定平台上检索、查询与查阅相关档案内容，为相关部门或单位战略决策提供可靠参考依据，从而促使档案积极发挥自身作用。

3.集约性

随着经济社会的快速发展，统计档案资料信息越来越多，其中大多数都是纸质档案，而存放这些档案往往需要标准的房间。同时，档案管理人员往往还需要基于档案使用需求科学合理设计空间，存放难度可想而知。针对统计档案信息化管理，能够把纸质档案完整地转变为电子档案，并采用U盘、光盘、硬盘等常见载体进行有效保存，具有容量大、易保存、体积小等优势，能够有效整合各种档案资料，很大程度上解决了物理存储空间不足的现状。4.规范性统计部门采取档案信息化管理，可采取电子档案的方式，并根据权限进行积极传输、借阅与利用，由于安全性较高，可有效避免出现涂改、抽取、调换档案的问题，如此可有效保障档案的完整性、真实性，还能够提高档案管理的规范化水平。

二、统计部门档案信息化管理现存问题分析

档案材料较为分散、档案信息比较单一，且档案管理方式实效性较差，无法在现阶段信息技术背景下，使信息高效流通与社会大众对信息获取的便捷性相吻合，这在一定程度上造成了统计部门无法顺畅开展相关工作。

1.不够重视信息化建设工作

对于统计部门而言，档案信息化管理是一项见效慢、投入多的工作，再加上因地区经济、历史文化之间的差异，以及领导能力与认识的不同，决定了统计部门档案管理信息化差距较大。现阶段，统计部门档案管理经费均来自部门预算，有的单位不注重档案信息化管理工作，因地域经济的差异，又没有充足的资金购买现代化配套设备，网络建设速度较慢，难以迎合信息化建设的各种要求，档案信息化管理工作难以顺利开展。

2.工作人员综合素质不一

统计部门档案管理是一种服务性工作，不会创造很多的经济效益。因此，档案管理工作压力较低，使得一些工作人员认为档案管理是一项比较简单的工作，只需要整理归类各种资料、数据等，对工作要求较低，从而不注重自身专业素质的提高。然而，在经济社会高速发展的形势下，为了能够做好档案管理工作，档案管理人员如果没有扎实的专业知识，工作能力差强人意，那么档案管理工作效率与质量可想而知。对此，统计部门应定期开展专业技能培训活动，并注重考核，以此来提高档案管理人员专业技能。

3.规范化建设程度不高

统计部门档案信息化管理规范化较低，导致信息化建设进程中档案难以实现高效收集、整理、归档与共享。针对现阶段而言，虽然制定了较为规范的建设方案，具有系统规划、标准一致、互相联通、资源共享的指导理念，但各统计部门档案信息化建设水平差异较为明显，实际上无法实现互通互联，各地区信息化建设规范程度较低。

三、统计部门档案信息化管理具体策略分析

档案信息化管理作用不言而喻，在知识经济时代背景下，人才竞争实质上是市场经济之间的竞争。因此，加强档案信息化管理对社会发展及相关工作顺利开展具有重大的意义。然而，现阶段统计部门档案管理问题较多，在一定程度上制约了相关工作的开展。对此，应基于这些问题制定具有针对性的有效措施，不断提高档案管理信息化水平。

1.建立档案信息化管理思维

首先，统计部门领导应积极革新传统思维理念，真正意识到档案信息化管理对单位可持续发展的优势，有利于提高档案管理水平。其次，将档案信息化建设纳入单位发展规划中，组建专门的工作小组，明确岗位权限与职责，保证各项工作能够真正落到实处。针对目前档案管理人员应定期开展专业培训活动，其中计算机知识是培训重点，不断增强档案工作人员专业素养，培养出大量复合型人才。另外，安排专业的网络信息人员全程参与到档案信息化建设过程中，并积极维护档案管理系统平台，确保系统能够稳定、安全运行。
2.信息技术实现统计档案规范化管理

对于统计档案信息化管理需要各种先进设备与技术为支撑，对此档案管理人员在日常工作中应深入研究这些管理技术，积极引入各种先进技术（如OCLC技术）完成档案资源目录创建、整理、归档等工作，加密保存档案资源，为档案管理人员提供密码与口令，对档案资源收集与使用进行全程数字化管理，为档案使用人员提供一站式、优质的服务。其一，促使纸质档案朝着信息化档案转变。一直以来，统计部门档案选择以纸质的方式保存档案，现代信息技术的迅速发展使得统计部门档案也应尽早完成数字化转变，可采取纸质档案与数字档案同时管理模式，为统计档案的完整与安全进行双重保障。针对新接收的档案材料必须尽早数字化备份，保证档案内容与信息的真实性，便于后期调取与查阅，保证档案材料收集、整理与归档等各环节规范化开展。其二，积极创建智慧档案大数据平台。首先，积极同当地信息技术企业开展合作，共同致力于档案大数据平台的构建，在纸质档案数字化转化时建立数字档案中心。其次，积极同统计管理系统进行系统交互，切实做到共享档案资源，逐渐构建成全局性综合信息数据库，进一步扩大档案信息的利用范围。在建设过程中积极利用数据交换技术，可将不同系统平台构建成一体化架构，为单位档案信息化、智能化、集约化管理提供大力支持。最后，借助智慧档案平台，可为广大群众提供更便捷、更多元化的服务，积极迎合其个性化需求。其三，借助虚拟现实技术创建“可视化库房”。统计单位档案管理部门在信息化建设进程中引入虚拟现实技术全景模拟档案库房，档案管理人员可实时、全方位掌握库房中的实际情况。同时，可借助智慧档案平台对库房中保存的档案信息资源进行虚拟投影，档案管理工作人员只需要输入相关信息便可迅速查询到档案所在位置，并准确调取出来，这样能够对档案进行科学、高效地开发与利用。其四，借助条形码、二维码技术、RFID技术保证档案材料的安全性。为了保证统计部门档案信息化管理朝着更规范的方向发展，应积极借助条形码、二维码技术联合微信小程序对档案材料的流转记录和经办人信息予以查询记录。档案使用人员可扫码查询相关内容，微信小程序还可提前提醒，避免逾期归还，如此可提高档案管理效率与质量。另外，RFID（无线射频识别）是现阶段档案资料管理中广泛运用的一种识别技术，其具有非接触式数据采集功能，完全打破了时间与空间的限制，能够迅速查找档案名目，从而能够高效率、动态化、实时化管理档案资源。另外，这一技术标签拥有庞大的存储量，可满足重复使用的需求，只需设置密码，其他人便无法随意篡改或伪造标签数据。有的涉密档案信息资料保存时只要开启标签中的EAS防盗功能，便可通过天线相连接，若有人恶意删除或篡改档案信息，系统便可迅速发出警报，避免档案信息被破坏或丢失。

3.制定与更新档案信息化管理标准与规范

对于统计档案信息化管理而言，健全与完善的标准与规范有利于保证档案工作顺利开展，如果没有规则与标准进行指导，档案信息化管理工作开展便会无章可循。所以，统计单位档案管理部门应结合国内外及行业标准规范，基于统计工作现状制定针对性、可操作的档案信息化管理制度及业务标准，确保档案信息化管理均能够在制度的指导与保障下规范开展。档案管理部门可从如下几点着手制定相关标准与规范：（1）进一步完善档案管理整理与收集标准，要求各部门在日常工作开展过程中所出现的档案信息资料及时传输到相关共享系统中，档案管理人员第一时间整理信息，确保档案归档与收集各项工作能够在制度的规范下真正落到实处，将传统被动的档案管理模式转变为借助信息技术主动收集与整理档案信息的管理模式；（2）在现存的《文档形式一体化制度》《数字档案归档秩序》《网络验证识别制度》等一系列规章条例的基础上制定激励约束机制，把档案管理人员工作情况同薪酬绩效挂钩，并进行相应的奖励与惩罚；（3）制定与实施各部门联动机制，有助于档案管理人员全方位跟踪收集各部门所产生的档案资料，促使原始信息档案资料收集渠道更加通畅，并且能够对各部门工作开展情况进行有效监督。

4.做好统计档案数据库建设

对于统计档案信息化管理而言，数据库建设是重点工作之一。在统计档案信息化建设过程中，积极创建档案目录中心，进一步丰富档案数据库资源储存，促进后台数据库建设，确保馆藏档案信息传输网络化与使用在线化。档案信息只有被阅读使用时才能够真正发挥自身价值，所以档案管理人员应认真筛选出有价值、有特色的档案资源进行信息化管理，基于其性质、内容等进行分类管理，构建相对应的数据库，以此来提高档案信息管理效率与质量，确保档案信息的精准度与完整性。对于数据库而言，其建设内容主要是：其一，重要信息资料档案。包括各项科研成果档案信息资料、各项机密文件等保密等级较高的档案资料。针对这一类档案资源应构建专门保密数据库，并配备有效的措施，有效避免他人恶意篡改或盗窃信息，以此来提高档案资源的安全性。其二，社会经济信息档案数据库。这一类档案资源包含了经济和社会发展情况、居民生活水平及收支情况等，其利用率较高，可为当地政府决策与政策制定提供可靠依据，保障信息的真实性。因此，管理时可采取分类与编号的方式登记整理大量电子文件，保证其始终处于有序、虚拟状态，可迅速获取。其三，人事任免与各部门工作开展情况。包括某位管理者现任职、生平传略、主要业绩贡献、已发表的论文、获得教学科研奖项等。

5.提高档案管理人员素质

新时代，信息技术的迅速发展促使传统档案管理模式发生了巨大的变化，在这一形势下档案管理理论、模式与方案也随之改变。信息技术的应用促使统计档案在计算机设备中可迅速完成资料收集、辅助立卷、资料保存、信息检索、资源传递等一系列工作，并借助各种系统与技术确保计算机网络系统的安全性。对此，统计部门领导应注重档案管理人员的培训，培训内容应该包含信息工程、计算机操作技术、网络安全防御等多样化内容，进一步强化其专业技能，积极迎合时代发展对岗位所提出的更为严格的要求。

四、结语

信息化时代，统计档案工作内外环境出现了巨大的变化。新组织与治理形态大力促进了新的档案记录方式与管理方式的出现，统计档案工作面临着从传统载体管理转变为数字管理转型的严峻挑战。对此，统计部门应立足于自身实际，对新《档案法》及相关要求进行准确理解与把握，在标准制度建设、信息平台构建、数据库建设、人员队伍建设等方面进行有效衔接，大力促进统计档案信息化管理从理论顺利跨越到实践。

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作者：胡淑君