电子文件归档和电子档案管理优势

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摘要：随着信息技术广泛普及，各行业发展随之产生大量的电子文件档案，针对数量庞大的电子文件归档及档案管理工作成为各行业所需做好的重要工作内容。重点是要确保海量电子档案的安全归档，并且可同步实现档案数据的在线访问效果，切实提升档案管理质量和效率的同时，实现对电子档案管理的自主可控。要想实现对电子文件档案管理的自主可控，就需要借助技术手段来实现，如运用集中式和分布式电子档案管理技术就是很好的实现手段，能够结合用户对电子档案归档及管理的实际需求来进行扩容、存储，确保电子档案的安全性，达成自主可控的效果。为此，本文基于自主可控这一目标，针对电子文件归档和电子档案管理的路径进行探究，以供参考。

关键词：自主可控；电子文件归档；电子档案；档案管理

信息技术迅猛发展，各领域产生的海量电子文件如何更好地归档与管理成为重点研究课题。经过档案行业多年的研究探索，针对电子文件归档和管理，形成了相对丰富和完善的管理形式，如音视频、DOC、PDF、CAD等，在实际管理上搭建出了一系列信息数据库进行存储与共享。电子文件的归档和管理获得解决，但文件信息的安全归档问题越来越突出，难以实现有效归档存储的同时，同步达成在线访问的效果。为此，就要求业内人员进一步采取技术手段，专攻电子文件归档和管理的安全、在线访问、共享及传输的方向，促使电子文件归档和管理的全过程实现自主可控的目标。

一、相关概念概述

1.电子文件归档方式电子档案的归档方式迥异于传统的纸质归档管理方式，其根源也大不相同。总的来说，信息的传递方式、信息构成的格式以及其他层次都有明显的不同。采用电子归档方式时，需要建立相应的工作模式，充分利用最新技术，促进文件整理和归档自动化和排序。同时，要建立比较完善的归档制度，对不同的文件设置不同的保存期限，对不同的文件进行编码，实现自动化管理，提高文件归档和存储的便利性。基于电子和纸质文档并存的管理和存储形式，极大提高了文档文件的可靠性和准确性。此外，电子档案归档需要确保信息安全，其使用计算机安全技术来协助文件归档和存储过程的机密性，并避免在传输或使用过程中出现泄漏、盗窃、篡改等问题。例如，可以设置相应的防火墙或设定严格的访问权限，以全面提高文件存档的真实可靠性。2.电子档案管理电子文件管理直接突破了传统的管理模式，具体在文件的发送、放置、保存、修改等方面与以往的管理方式有很大区别。具体流程如下：（1）有效改善电子档案管理系统。这使得不同部门可以在不同的网络环境中同步其电子文件管理任务，避免重复输入数据和高能耗。（2）注重提高电子网络资源的利用效率，利用网络对电子文件实行集中管理。对部分非电子档案存储内容进行综合数字化转换，形成综合性电子档案库，保证文件档案的规范管理，使电子档案信息能够顺利发布。

二、电子文件归档和档案管理的特点及作用优势

1.电子文件归档管理的特点（1）数字化呈现在大众眼中如今，计算机生成、形成、分发、使用和管理的电子文件以数字形式存在，允许其将信息内容与携带的载体格式分开。电子文件可用于各种计算机媒体。以数字信号的形式呈现，超越了以往物理距离和纸质载体的原有属性和特征。（2）依赖于计算机及其环境电子文档的生成、分发和管理通过在计算机环境中运行来实现。电子文档依赖于计算机的软件和硬件、互联网的最新技术等。（3）方便使用、共享和存储大量数据和信息计算机本身具有高执行速度和高计算效率的特点，使得在办公环境中处理电子文档变得快捷方便。计算机可以依靠互联网技术共享和开发信息资源，跨越物理距离、纸质载体等障碍共享信息资源。（4）易被篡改，稳定性、安全性风险较高电子文档是根据计算机系统所形成的数字编码信息。与纸质文件不同，其信息内容和计算机载体是可分离的，使得电子文件容易被篡改。电脑的迭代速度是比较快的，相应的存储设备层出不穷，电子文档的稳定性给长期阅读带来隐患。同样从安全角度来看，应依靠不断变化的信息规划和归档理念来降低隐藏风险。2.电子文件归档管理的作用优势（1）电子档案管理的作用。电子档案主要是指已归档的具有保存价值的电子文件及相关电子资料。与传统的纸质文件相比，电子档案更易于存储、管理和使用。随着信息技术的发展，电子档案管理必然会取代传统的档案管理方式。（2）电子档案管理的优势。一是纸质文件需要在一定的条件和环境下保存，对温度和湿度的要求比较高，而电子文件不受存储空间的限制，受自然条件的影响也比较小。二是在电子档案管理中可以充分发挥信息技术的优势，节省大量人力、物力。三是保存纸质文件庞大而复杂，虽然相关的步骤和文件的归档、查看、修改程序烦琐，但电子文件很容易备份、归档、提取和搜索。四是依托单位OA系统的便利性，电子档案可以实现信息资源共享，提高档案管理效率。五是电子文件管理可以减少人为因素造成文件泄露的可能性。

三、当前电子文件归档和电子档案管理存在的不足

1.电子文件业务系统中有关档案管理功能设置不完备目前，大部分电子文件业务管理系统都是由外包系统开发公司生产的，这些公司利用IT信息技术进行开发。很少有甲方单位（使用系统的单位）被记录在案参与系统开发。在使用企业电子文件系统时，文件管理人员仅根据系统开发人员的用户指南进行操作，缺乏重新优化和改进系统功能的相关专业知识。电子档案业务系统是IT工程师单方面开发的，在电子档案归档的细节上存在一些小问题。例如，归档的电子文件不能自动备份到其所在的目录中，必须手动复制和粘贴，并且不能批量操作。电子文件系统的初始设置只考虑文件的逻辑归档设置，不设置电子文件的物理归档功能。从性能上看，减少了文件管理人员的工作量，提高了工作效率。当计算机被外部病毒入侵或瘫痪时，所有数据库信息都被破坏，造成不可估量的损失。因此，档案工作者需要在企业电子文档和业务系统开发之初就参与设计，因为IT技术的实现需要依赖于特定档案的管理规则，否则缺乏行业针对性。2.网络技术更新换代使得电子文档永久读取与保存存在风险如今，企业正在迅速改变对互联网技术的支持，以提高现代办公管理效率，满足文档集成工作的要求。企业电子文档业务系统中的签字盖章设置更加与时俱进，可以根据需要自定义文档中个人和单位的正式盖章。为保证电子文档中使用的各种编码数字信息的安全性和可靠性，IT人员可以利用SQL数据库等方式，将同一份电子文档的信息内容保存到不同的地址。上述最新的信息技术更新迅速，没有统一的标准，因此电子文档的信息内容会在长期读取和存储方面存在隐患。

四、基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理的需求

企业的业务数据最终被归档，这些是企业的核心资产。根据这些数据归档和信息存储需求，在存储容量扩展、系统兼容性、系统可扩展性、存储安全性、国内自主可控环境、性能与特性性价比、使用成本、维护成本等几个方面进行需求分析。1.存储扩展需求随着企业信息化的快速发展，企业发展对存储扩展的需求将不断增加。这是每个公司都必须面对的情况。2.系统兼容性要求公司现有系统大部分运行在硬盘、磁盘阵列和NAS上，信息存储方式包括文件类型存储和块存储。这些系统基本是在传统存储方式的基础上开发的。因此，新升级的存储服务器必须满足原有应用系统的部分兼容性要求，保护旧软件系统的投资，以最低的成本实现存储扩展。企业可以在不更改或进行微小更改的情况下扩展原始业务系统，同时提高安全性和可靠性。3.可扩展性要求信息存储设备需要具有高度的可扩展性，更大的可扩展性包括增加存储容量、更快读写速度、提高存储的安全性和可靠性、应用系统的二次开发和增强以及对技术进步的响应。最主要是在访问速度、易扩展性、维护成本和应用系统集成的简易性等方面都有特定的规划需求。4.存储安全需求数据安全是存储系统所需的一项基本功能。数据安全有两个含义。一方面，是为了确保数据不被损坏或丢失；另一方面，是为了防止未经授权访问数据。数据资产保护是对存储设备的更高级要求。5.国内自主可控需求建设网络强国，重大基础设施领域不被他人主导，建设安全可控的信息技术体系将是重中之重。本地化、自主可控的产品和系统级服务有望快速发展。从信息技术系统的分类来看，主要包括IT硬件设备、基础软件、应用软件和安全软件。从自主可控采用到软件国产化，重点行业高端换代有望加速，国内软件厂商直接受益。6.对性能、功能、价格比的需求本着投资定额、利润最大化的原则，在满足功能、性能、安全、质量要求的前提下，追求最高的性价比。对于IT系统来说，不一定要有最好的性能、最好的特性、最高的安全级别，但要尽量降低采购成本，满足一段时间内的使用和扩容需求。通常是在5年内分批更新和淘汰设备，5年内摊销处理固定资产。所以，对于IT产品来说，需要的延期是3-5年，不再需要满足长久需求而消耗更高的成本。7.使用成本要求专业存储设备必须每天24小时打开并运行。在功能和性能指标下，服务器功耗是一个重要的成本指标。假设满足其他指标，则优先考虑具有节能绿色环保指标的产品。8.维护成本要求存储设备的维护成本包括预备件、人工成本、维护周期时间成本等，综合考虑选取维护成本相对偏低的产品类型。

五、基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理实现路径

1.分布式档案存储与访问的实现随着电子文件的集中管理，与数字文件管理相关的音视频文件占用了巨大的存储空间，大量的数据在传输过程中给网络传输带来了很大的压力，多媒体数据存储也将会显著增加。为提高管理，采用分布式数据存储和传输方式，降低管理成本，实现更快的传输。分布式数据存档只是从逻辑关系的角度来看属于同一数据系统的一组数据集合，从物理仪器系统的角度来看，可以分布到集成网络环境中的任何网络存储节点，其中数据以组件级方式处理和存储。首先，从全局存储角度来看，文件信息被拆分。换言之，由于大量文件按照文本文件提供精准单位标准以逻辑结构排列，因此根据单元网络与每个逻辑存储的逻辑关系创建电子文件和文本文件以及碎片文件节点。即把文件数据分配给对应的数据库服务器节点，主要目的是让本地请求找到请求目标，找到最近的逻辑存储节点，以便更快地访问和处理。实际的文件操作是通过文件管理部门的管理服务器来实现的。文件管理部门可以监控和管理所有文件操作，确保文件存储和操作的安全。对于全网的文件请求，也可以通过节点传输实现跨区域访问的目的。动态跨节点访问模式显著减少了对文件管理服务器的访问，数据节点之间的协同也加快了文件查询的速度。2.分布式信息流处理实现电子文件系统通常具有多种类型的信息，包括会议照片、记录和音视频等。因此，必须妥善处理传输过程中的分布式信息流。面向对象的文件信息处理方式尽可能提高客户端软件的信息利用率和复写率，但需要通过编译信息源代码对多媒体文件信息进行解码、修改和复制、读取，发回服务器时，必须进行编码，多媒体数据隐藏在对象发送流中，由于对象与信息的绑定关系，降低了信息操作的效率。因此，在分布式文件管理模式下，媒体信息处理必须克服面向对象媒体处理的不足。依托组件的蓝图模式，支持预处理组件读取、组件重写等，由用户端组件、媒体信息端组件、中间传输组件三个构建层次组成。中间发送组件平衡文件信息流发送、目录重建等，检索文件媒体信息，选择合适的媒体库或数据库提供直接浏览能力，将远程信息内容结果传输给用户。同时，其平衡信息节点之间的信息并管理媒体。媒体信息侧提供信息流化，实现组件功能，将媒体传输到网络进行读取、浏览查阅、编码和解码授权等一系列操作，这些均通过远程操作组件来完成，并依托中间介质协同处理，将更为直观的结果发送给用户。用户可以通过该组件对授权文件进行播放、浏览、下载等操作，整个过程异常方便、快捷。

六、结语

综上所述，随着社会不断进步发展，对于电子文件归档和管理的要求也必然有所改变，其中“自主可控”将是电子档案管理的主流方向。要想实现对电子文件归档与管理的自主可控效果，就必须采取先进技术手段，对电子文件档案实施分布式处理，搭建分布式存储系统，由此实现电子文件内容的异步共享，简化电子档案检索算法，促使电子档案资源的完善性、准确性、可靠性及安全性。

参考文献：

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[2]王宁，刘越男.集中与分布的博弈：数字时代澳大利亚档案保管模式的发展及启示[J].档案学研究，2019

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[5]王小童.电子档案信息的存储及安全新探[J].兰台世界，2019

作者：刘红