互联网背景审计档案信息化管理模式

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【摘要】审计档案是审计工作的重要信息资源。审计档案的质量直接影响审计工作的水平。互联网+环境下的审计档案管理理念出现了重大转变，大数据与云存储方式突破了传统审计档案管理的限制。本文从互联网+环境特征出发，探索当前审计档案信息化建设中存在的问题，指出审计档案信息化管理工作的主要方法，对审计档案管理模式进行优化改革，从而提高审计档案管理的质量。

【关键词】审计档案；信息化；管理改革；互联网+

随着互联网技术的广泛应用，审计档案管理日益具有互联网+特征，强调构建实时化、智慧化和多元化的档案管理体系，进一步依托专业档案管理体系发挥档案的实用价值。目前，审计档案信息化管理还存在一些问题，需要以创新思维完善审计档案管理模式，依托专业技术人才、技术手段和管理理念发挥审计档案的实用价值，提高审计档案管理的效率，满足审计工作的档案使用需求。

一、审计档案信息化管理基本内容

随着信息化时代的来临，审计工作广泛使用了计算机辅助技术，实现了审计工作的电子化和无纸化，使得审计档案数据存储方式产生较大变化，迎来了审计档案信息化管理时代。审计档案信息化管理的优势明显，应用更加灵活，提高了审计档案安全性，降低了审计档案管理难度，具有良好的发展空间。审计档案信息化管理工作主要包括完善基础设施，加强软硬件建设和创新档案管理方式等内容。在互联网+环境下，审计部门应构建新型的审计档案管理体系，提高审计档案存储安全性，将审计档案转换为各种形式的信息资源，提高信息审核的效率。新时代还要打造专业的档案技术团队，不断更新审计档案管理标准，拟定新型的审计档案管理制度，创新审计档案的应用方式，从而及时满足各方面对审计档案的使用需求，实现审计档案管理的科学化和智能化。

二、审计档案信息化管理主要问题

1.技术手段落后。随着全球信息化进程的不断加快，档案管理工作已经具备信息化作业的基本特征，正在由传统的数字化管理向智能化应用方向转型，审计档案信息化管理具有巨大的发展空间。但是，我国审计档案管理的信息化建设水平还有待提高，对信息化设备更新重视不足，审计档案管理信息化改革与具体的审计项目不匹配，未能充分发挥信息技术服务审计部门调用档案的价值。这主要表现在审计档案的信息化率不高，数字化档案开发难度大，档案供给不及时等方面。为了实现对大数据、云存储和智慧化技术的充分运用，还要突破人工档案管理方式的限制，解决审计档案数字化率低和数字化建设成为面临的问题。2.档案应用不足。信息技术成为审计档案管理的核心技术，构建了一个智能化、快捷化和多元化的审计档案供给体系。但是，我国审计部门使用档案意识不强，一些审计档案的利用率较低，使得审计档案难以发挥效用，在一定程度上不利于实现审计档案管理的全面信息化。例如，由于审计档案资源的利用率低，使得审计档案信息化建设工作方向不明确，不利于审计档案信息化建设工作方式方法的创新。审计档案利用率低还在一定程度上增加了信息化审计档案资源丢失或被篡改的风险，致使审计档案管理标准、制度、规范的建设步伐较为缓慢。3.人才水平不高。互联网+环境下的审计档案管理需要专业技术人才支持。目前，我国审计档案管理部门人员的信息化水平不高，现有从事审计档案管理工作人员缺乏足够的信息技术，不掌握大数据、云存储的工作方式，不能在新技术条件下进行管理方式方法的创新。审计部门虽然认识到档案管理信息化趋势，但是未能加强相关技术人才的引进与培训，导致现有审计档案管理人员与档案使用人员的信息技术成长滞后，给审计档案在互联网+环境下运转带来较大的安全隐患。完善审计档案管理工作体系，加强专业技术人才的配置，提高技术人才的培训水平，才能满足审计档案管理工作的需要，推动审计档案信息化加速进行。

三、审计档案信息化管理模式分析

1.管理过程数字化。基于互联网+构建的审计档案管理体系应当发挥数字技术作用，通过数字化手段实现档案有效归集、全面存储和精准使用，进一步摆脱由立卷人低效率收集、分类、登记和汇总档案的弊端，构建耗时少、提交快、操作智能化的档案运转机制，真正做到审计档案的制作、加工、转换、利用和开发科学化。一方面，审计部门应当优化审计档案管理理念，把审计档案的开发利用作为核心任务，从基础设施、存储管理和资源利用上进行优化，围绕审计项目、相关业务、图像视频等资源打造档案平台，提供可视化、智能化和多模块的档案管理体系，保证对审计档案实时查询、统计分析和动态监督；另一方面，保证审计档案资源的丰富性，通过网络和计算机对纸质审计文档进行数字化建设，既能深挖审计档案潜在信息，又能在数字化中做好保密工作，防止非法外借、查阅和使用审计档案，通过人脸识别、密钥管理和密码访问等避免审计档案的丢失、篡改、损毁。审计部门还要从数字化角度进行档案规范化建设，加快审计档案整理标准升级，围绕审计档案的受众面和容量编辑数据库，避免人为操作的失误，释放更多存储空间，提高档案管理有效性。2.管理方式智能化。现代审计档案具有动态性、全面性、法制性特征，需要采用多种手段存储多种形式的审计信息。纸质审计材料将与视频、图像、音频等档案形式长期并存。互联网+环境要求管理人员以更有效的手段保存原始档案，并且将原始的纸质文档转换为电子文档，发挥图表、音频、视频等形式档案的作用，进一步扩大信息容量，提高档案应用率。为此，还要加大审计档案管理软件的开发力度，打造智能化的审计档案管理平台，构建专业的数据库，依托大数据与云存储提高审计档案的利用率，运用较为成熟的软件对审计档案进行加密、编目和检索等。例如，发挥ORC文字识别软件的作用，采用智能化识别软件提取纸质文字信息。引进高精度的扫描设备，通过扫描软件将审计档案转换成更实用的形式，并且保证审计档案的完整性和真实性。审计部门还要对审计档案数据库进行优化，提高数据存储的兼容性，发挥异地数据库和分布式存储模式的积极作用，充分运用成熟且安全的云平台代为保管各种审计档案信息。档案管理方式智能化是一项长期任务，需要结合审计档案使用需求与技术进步趋势拟定综合性计划，在强有力的资金支持下推动相关技术手段不断进步。3.人才队伍专业化。审计档案管理技术的发展与普及离不开技术人才支持。审计部门需要组建专业的审计档案管理队伍，由专业技术人才主导审计档案管理体系和软硬件的开发，同时加强一线审计人员的档案信息化意识，切实发挥信息化审计档案管理模式的效用。首先，审计档案管理部门应当加强相关工作人员的信息技术培训普及工作，提高审计人员的档案专业知识，提升信息化管理工作水平，掌握现代化的审计档案管理办法。其次，强化审计档案管理人员的法制意识，加强相关工作制度建设，要求审计档案管理人员接受必要的年度绩效考核，鼓励审计档案管理人员全身心投入到审计工作。第三，审计部门还要总结档案管理工作经验，加强专业技术分析，为审计档案管理人员创造更多的学习机会，通过必要的内部研讨、课题研究、授课讲座等形式提高审计档案人员工作水平，加快解决审计档案信息化建设中的问题，实现信息技术的快速落地。互联网+背景下更需要组建专业的审计档案管理队伍，必要时可以聘请第三方给予档案技术支持，尽快体现审计档案科学化管理模式的实用价值，助推审计档案管理信息化建设的快速发展，切实推动审计档案管理方式的转型。审计档案信息化管理可以提高审计档案的利用率，保证审计档案安全存储，提高了审计档案归档、分析、应用的精准性，是现代审计档案管理的发展趋势。未来，应当围绕软硬件设备的数字化、档案管理方式智能化和人才队伍的专业化进行建设，在互联网+环境下全面提高审计档案的管理控制水平。案管理工作人员缺乏足够的信息技术，不掌握大数据、云存储的工作方式，不能在新技术条件下进行管理方式方法的创新。审计部门虽然认识到档案管理信息化趋势，但是未能加强相关技术人才的引进与培训，导致现有审计档案管理人员与档案使用人员的信息技术成长滞后，给审计档案在互联网+环境下运转带来较大的安全隐患。完善审计档案管理工作体系，加强专业技术人才的配置，提高技术人才的培训水平，才能满足审计档案管理工作的需要，推动审计档案信息化加速进行。

三、审计档案信息化管理模式分析

1.管理过程数字化。基于互联网+构建的审计档案管理体系应当发挥数字技术作用，通过数字化手段实现档案有效归集、全面存储和精准使用，进一步摆脱由立卷人低效率收集、分类、登记和汇总档案的弊端，构建耗时少、提交快、操作智能化的档案运转机制，真正做到审计档案的制作、加工、转换、利用和开发科学化。一方面，审计部门应当优化审计档案管理理念，把审计档案的开发利用作为核心任务，从基础设施、存储管理和资源利用上进行优化，围绕审计项目、相关业务、图像视频等资源打造档案平台，提供可视化、智能化和多模块的档案管理体系，保证对审计档案实时查询、统计分析和动态监督；另一方面，保证审计档案资源的丰富性，通过网络和计算机对纸质审计文档进行数字化建设，既能深挖审计档案潜在信息，又能在数字化中做好保密工作，防止非法外借、查阅和使用审计档案，通过人脸识别、密钥管理和密码访问等避免审计档案的丢失、篡改、损毁。审计部门还要从数字化角度进行档案规范化建设，加快审计档案整理标准升级，围绕审计档案的受众面和容量编辑数据库，避免人为操作的失误，释放更多存储空间，提高档案管理有效性。2.管理方式智能化。现代审计档案具有动态性、全面性、法制性特征，需要采用多种手段存储多种形式的审计信息。纸质审计材料将与视频、图像、音频等档案形式长期并存。互联网+环境要求管理人员以更有效的手段保存原始档案，并且将原始的纸质文档转换为电子文档，发挥图表、音频、视频等形式档案的作用，进一步扩大信息容量，提高档案应用率。为此，还要加大审计档案管理软件的开发力度，打造智能化的审计档案管理平台，构建专业的数据库，依托大数据与云存储提高审计档案的利用率，运用较为成熟的软件对审计档案进行加密、编目和检索等。例如，发挥ORC文字识别软件的作用，采用智能化识别软件提取纸质文字信息。引进高精度的扫描设备，通过扫描软件将审计档案转换成更实用的形式，并且保证审计档案的完整性和真实性。审计部门还要对审计档案数据库进行优化，提高数据存储的兼容性，发挥异地数据库和分布式存储模式的积极作用，充分运用成熟且安全的云平台代为保管各种审计档案信息。档案管理方式智能化是一项长期任务，需要结合审计档案使用需求与技术进步趋势拟定综合性计划，在强有力的资金支持下推动相关技术手段不断进步。3.人才队伍专业化。审计档案管理技术的发展与普及离不开技术人才支持。审计部门需要组建专业的审计档案管理队伍，由专业技术人才主导审计档案管理体系和软硬件的开发，同时加强一线审计人员的档案信息化意识，切实发挥信息化审计档案管理模式的效用。首先，审计档案管理部门应当加强相关工作人员的信息技术培训普及工作，提高审计人员的档案专业知识，提升信息化管理工作水平，掌握现代化的审计档案管理办法。其次，强化审计档案管理人员的法制意识，加强相关工作制度建设，要求审计档案管理人员接受必要的年度绩效考核，鼓励审计档案管理人员全身心投入到审计工作。第三，审计部门还要总结档案管理工作经验，加强专业技术分析，为审计档案管理人员创造更多的学习机会，通过必要的内部研讨、课题研究、授课讲座等形式提高审计档案人员工作水平，加快解决审计档案信息化建设中的问题，实现信息技术的快速落地。互联网+背景下更需要组建专业的审计档案管理队伍，必要时可以聘请第三方给予档案技术支持，尽快体现审计档案科学化管理模式的实用价值，助推审计档案管理信息化建设的快速发展，切实推动审计档案管理方式的转型。审计档案信息化管理可以提高审计档案的利用率，保证审计档案安全存储，提高了审计档案归档、分析、应用的精准性，是现代审计档案管理的发展趋势。未来，应当围绕软硬件设备的数字化、档案管理方式智能化和人才队伍的专业化进行建设，在互联网+环境下全面提高审计档案的管理控制水平。

【参考文献】

［1］滕春娥.互联网背景下审计档案信息化管理模式探讨［J］.财会学习，2021（18）：117-119

［2］李志远.杨常纪.“互联网+”背景下审计档案信息化管理模式探索［J］.云南档案，2018（11）：61-62

［3］唐雪梅.信息化条件下企业审计档案的管理与应用［J］.科技创新导报，2020，17（21）：180-184

作者：王在涛 单位：黑龙江省政府投资审计中心