公路工程大宗材料采购审计数据分析

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【摘要】随着我省经济的稳步发展，公路工程数量逐年增长，而材料采购成本在公路工程总成本中占比较大，是企业开展公路工程内部审计的重要风险环节。在公路工程审计中，审计人员主要审查公路工程大宗材料采购的真实性、合规性、效益性。本文主要根据采购流程中各环节风险点，利用表格数据分析设定风险指标，对多品种的采购合同及单据进行筛选，从而得到可靠数据，发现公路工程大宗材料采购中的疑点问题，助推材料采购审计项目高质量、高效完成。

【关键词】公路工程；大宗材料；数据分析；审计

公路工程大宗材料采购审计数据分析模型的研究应遵循提高审计效率、保证审计质量和普遍适用性原则。为更好地开展模型研究，首先应充分了解公路工程大宗材料采购流程各个环节的重点风险，根据重点风险点确定风险预警指标；其次要收集材料采购基础数据，利用excel建立模型进行数据分析。

一、梳理采购流程及风险

1.上报采购计划。材料使用企业根据所承担的工程内容及施工进展情况提前预测施工所需材料的规格、质量、数量、技术要求、使用时间、付款方式等信息来编制采购计划。存在的主要风险：虚列采购计划，增高成本，套取材料款；无计划采购大宗材料，违反企业规定导致成本增加。2.编制采购方案。企业根据采购材料计划，编制切实可行的采购实施方案。存在的主要风险：采购实施方案不符合企业规定，不具备可操作性，导致材料采购工作滞后影响施工工期。3.采购主要方式。根据材料采购法律法规要求，单项物资、设备合同估算价或年度累计采购金额在200万元以上（含）的采购项目，应当通过公开招标方式采购。存在的主要风险：未按法定及企业规定进行招标采购，造成企业利益受损；将采购项目化整为零或者以其他方式规避招标。4.通过平台实施。采购实施企业根据采购实施方案选定合理采购方式，通过正规采购平台实施采购活动。存在的主要风险：未采用符合国家相关规定的平台，可能引发法律纠纷风险。5.确定供应商。通过材料采购程序，择优选出材料供应商并对其进行排名，确定最终供应商。存在的主要风险：违背采购结果选择供应商，存在违规违约风险；供应商资信不良，存在违约风险。6.签订采购合同。采购合同的签订和履行按企业管理办法进行管理。存在的主要风险：合同签订不规范，引发法律纠纷，造成资金损失。7.材料验收。采购组织企业或部门负责采购项目验收工作。存在的主要风险：材料验收不合规，存在以次充好、缺斤少两等现象，造成企业利益受损。8.付款结算。采购组织企业或部门根据合同约定及合同的执行与验收情况提出付款申请，按合同要求准备相关采购合同约定的验收单、发票等付款依据，按企业付款流程，通过必要的系统审批后，由财务部门确认付款。存在的主要风险：超付材料款、内控不健全、无审批付款等情况，造成资金损失；材料验收单、发票及付款凭证信息不一致，存在虚假支付业务，造成企业资金损失。9.材料统计。采购组织企业或部门将采购结果报备至企业成本管理部。采购结果包括采购项目名称、用途、数量、金额、合同履行日期、供应商信息等重要采购信息。存在的主要风险：统计材料数量与实际不符，多计或少计材料数量，造成材料核算不准确。10.采购文件归档。采购文件包括采购活动记录、采购计划、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、合同文本、验收证明等其他有关资料。存在的主要风险：采购归档文件不齐全，影响后期材料核算及审查工作，可能存在虚假采购等情况。

二、风险预警指标研究

1.材料采购计划阶段风险预警指标。材料采购计划阶段主要存在虚列采购计划、无计划采购等问题，采购计划阶段应根据材料采购项目是否有计划及采购计划的真实性设置风险预警指标。2.材料采购阶段风险预警指标。根据法规及企业关于材料采购的规定，对公路工程大宗材料采购中涉及的采购文件、招标过程中的中标和评标等审计重点进行梳理，总结出采购时间倒置、平台选择不规范、采购方式不合规、采购控制价制定不合理、未按平台采购结果选择供应商、供应商存在不良记录以及违约债务等风险预警指标，为采购环节提示预警。3.材料使用阶段风险预警指标。通过相似工程材料价格表及历年材料价格走势，总体考虑市场环境变化，确定价格区间设置价格风险预警，再通过材料进出库台账、材料接收单等基础数据与工程内业、计量台账、施工图纸中材料数量对比，查看是否存在虚报材料、偷工减料等风险，设置数量风险指标。4.采购材料文件归档阶段风险预警指标。采购材料文件归档阶段主要审查资料是否齐全，是否有弄虚作假等违规行为，应设置有关资料是否完善的风险预警指标。

三、基础数据收集

基础数据收集是否全面，是模型能否有效进行数据分析的关键，直接影响数据分析模型的使用质量。笔者认为应从以下几方面收集被审计企业材料采购的基础数据：一是结合风险预警指标，确定收集数据，做到少而精。二是依靠工程报表、NC财务系统、审计平台提取有效数据。三是制作excel表格，规定时限完成数据收集。

四、建立数据分析模型

1.编制表格，收集基础数据。利用excel表格，根据公路工程大宗材料采购基本属性，制作大宗材料采购基础数据表，收集采购材料名称、规格、采购方式、发布采购公告时间、供应商名称、材料金额、签订合同日期等材料采购基本信息，为下一步模型建立、数据分析打好基础。2.汇总数据，掌握总体情况。通过excel表格数据汇总功能，将已知审计年度内材料采购基础信息进行汇总，了解需要分析的数据总量，掌握总体数据情况。3.确定指标，分析数据风险。根据采购数据情况，初步确定分析模型指标，通过excel数据分析公式，设定约束条件，对采购数据进行筛查及分析，初步确定材料采购中存在的问题及风险。4.依据风险，确定审计重点。参考以往材料采购审计经验，依据筛查出的问题及风险，综合考虑项目实施过程中的实际问题，确定公路工程大宗材料采购审计重点。通过以上分析可以看出，对公路工程大宗材料采购审计数据分析模型的研究，重点在于基础数据收集是否完整、预警指标是否可靠，难点在于excel表格使用是否熟练、数据分析是否准确。如果在审计过程中，以上重点、难点问题能迎刃而解，数据分析模型一定能在公路工程大宗材料采购审计中发挥作用，助力审计项目高效、高质量完成。但想要长期使用数据分析模型，关键在于模型的时效性，应依据材料规格及价格走势、供应商签订合同情况等动态信息，及时更新数据，确保模型数据紧跟市场行情，达到实时能够进行材料采购审计数据分析的目的，为以后企业开展公路工程大宗材料采购审计、完成全面覆盖审计提供数据分析模型支持，也为企业规避采购风险、高质量发展保驾护航。

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作者：王志远 单位：黑龙江省交通投资集团有限公司