企业档案管理信息化建设措施

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摘要：随着我国互联网信息技术的迅速发展，企业信息化水平也越来越高，有效地提升了企业的核心竞争力。随着我国经济步入常态化，市场经济体制得到了进一步完善，在这种情况下，企业需要不断提升自身的管理水平，以此来提高企业的核心竞争力。随着企业的不断发展壮大，企业档案数量也是越来越多，在企业档案管理中必须进行创新，采用信息化的管理措施，保证企业档案管理的质量和效率。本文以企业档案信息化管理为背景，介绍企业档案采用信息化管理措施的作用以及具体措施，供大家参考借鉴。

关键词：企业档案管理；信息化建设；趋势

随着我国互联网信息技术的发展，经济发展也出现了新的增长点。在企业发展过程中，档案管理是企业管理中重要的组成部分，随着企业的不断发展壮大，企业的档案也是越来越多，采用传统档案管理方式需要消耗大量的人力和物力，同时还影响企业档案管理的质量和效率。基于此，需要对企业档案管理进行创新发展，以此来保证企业档案管理效率，进而提高企业的管理水平。在企业未来的发展过程中，档案管理信息化已经成为发展的主要趋势，有效提高了企业的核心竞争力，让企业在激烈的市场竞争中占据有利地位，充分实现企业的可持续发展。

一、企业档案信息化建设的相关概述

1.企业档案管理信息化建设的内涵企业档案管理信息化是以计算机基础为主要依据，对企业档案信息采取科学的管理措施。目前而言，企业档案材料的存储模式正在发生巨大变化，在档案管理中主要采用信息化管理方式，使档案管理呈现数字化、科学化的发展趋势。对于企业档案管理而言，主要特点是综合性的服务，保证企业持续健康地发展，激励企业向着信息化、专业化的方向发展。2.企业档案管理信息化建设的原则企业在档案管理过程中秉承信息化建设的基本原则，并且在实际管理过程中结合实际情况进行创新，秉承实事求是的基本原则，按照合作布置、深化应用的要求，建立科学、统一、高效的信息化管理模式。在企业档案管理过程中，相关工作人员要结合企业的实际情况，创新档案管理模式，提高企业档案管理的质量和效率，以此来推动企业的迅速发展。

二、信息化建设在企业档案管理中的优越性

1.方便档案信息管理随着我国经济的迅速发展，互联网信息技术得到了充分发展，人们对档案的保护意识也逐渐增强。另外，档案信息用户也在不断发展壮大，用户的类型也在不断丰富，传统的档案管理方式已经不适应现代社会的发展，迫切需要对传统的档案管理方式进行创新，信息化成为档案信息管理的重要发展方向。但是，由于档案信息化管理对于工作人员的要求比较高，而相关的管理人才也比较缺乏，导致企业档案管理效率不高。在企业档案管理过程中采用信息化的管理措施，能够解放对于人力的依赖性，同时也能够有效提升企业档案管理的质量和效率。2.信息利用专业化由于档案信息用户的不断增加，在一定程度上增加了档案管理工作的工作量，不仅如此，目前而言，档案管理还呈现出多样化的发展趋势，这也要求档案管理也要采用多样化的管理模式。在这种情况下，传统的档案管理模式已经不适应现代社会的发展，信息化管理模式成为当务之急，在档案管理中采用信息化管理模式，能够保证用户需求的准确化和精确化，同时还能有效降低企业档案管理构成中的成本，延长档案信息管理的期限，使企业档案管理向着信息化、现代化的方向发展。

三、目前企业档案管理工作存在的问题

1.企业缺乏重视目前而言，仍有一部分企业没有认识到企业档案管理的重要性，没有对档案管理给予高度重视。究其原因，主要是因为企业领导的思想比较传统，没有认识到信息化技术的优势，对企业信息化发展重视程度不够。在这种情况下，企业档案信息化管理浮于表面，成为一种形式，根本没有建立起来，更没起到助推企业发展的作用。2.管理人员能力缺失企业在开展档案信息化管理过程中，需要相关的专业人才进行管理，这就需要企业聘请相关专业的人才。但是，由于各种原因，企业档案信息化管理人员比较缺乏，导致企业无法聘用到专业人才，使得档案信息化管理没有发展出应有的作用。在企业档案信息化管理过程中，对于相关工作人员的专业素养和综合能力有着较高的要求，相关的工作人员需要具备扎实的理论基础和丰富的实践经验，只有这样，才能有效保证企业档案信息化管理作用，才能有效提升档案管理的工作效率和工作质量。不仅如此，由于一些企业的特殊性，档案管理人员在工作过程中容易出现工作草率的问题，缺乏相关的责任意识，在一定程度上也影响档案管理信息化的发展建设。3.规划不清晰企业档案管理并非一件小事，需要长期系统地开展学习，因此，在企业信息化建设过程中，需要建立系统的规划，否则，企业档案管理就会乱成一团，导致胡子眉毛一把抓，严重影响了企业的工作效率和工作质量，管理的效率和质量也不尽如人意。在实际工作过程中，如果工作人员的意识没有建立起来的话，信息化建设就有可能出现虎头蛇尾的情况，仓促结束，不仅浪费时间和精力，更会影响企业的信息化发展。4.管理体系不健全对于企业档案管理工作而言，需要企业建立行之有效的管理体系，只有充分保证档案的管理体系，提高管理者的重视意识，才能充分发挥档案管理信息化建设的作用，如果企业的管理者重视程度不高，或者是没有建立起完整的管理体系，就会导致企业的档案出现遗失或者损坏的情况，为后期的管理工作带来严重的影响。

四、推进企业档案管理信息化建设具体措施

1.提高对档案管理信息化建设的重视程度随着我国市场经济体制的逐渐完善，我国的企业也正处于高速发展阶段，企业在档案管理信息化建设过程中首先就需要转变管理理念，提高企业管理者对档案管理信息化的重视程度。作为企业的管理者或者是信息化建设的负责人，需要转变传统的管理理念，充分认识到管理信息化的重要性，为企业档案信息化建设提供人力、物力和财力等方面的支持，积极为企业档案信息化管理引进专业化的人才和信息化管理所需要的设备。除此之外，企业还可以与社会上的其他单位展开合作，学习企业的先进管理措施，如果有必要，还可以引进企业的先进管理设备。企业在档案信息化管理过程中，要积极聘用高素质、高能力的专业管理人员，或者是从企业内部选择优秀的人才进行学习和培训，为企业档案信息化管理提供专业的人才队伍。相关的管理人员和工作人员要对档案的信息化管理有一个清晰的认知和理解，转变传统观念，积极学习信息化的管理理念，顺应时代发展的潮流和趋势，学习现代化的管理措施，不断进行自我提升，不断学习档案信息化管理方面的知识和技术，从而促进企业档案信息化管理的进一步发展。2.提升管理工作人员的综合素质人是管理的主体，同时也是管理的对象，在企业档案信息化管理过程中，如果缺乏现代化的管理人才，企业档案管理现代化就不可能实现，所以，企业在发展建设档案信息化管理过程中，必须要先提升管理人员的信息技术素养和能力。第一，针对企业的管理人员展开信息技术方面的培训，培训的内容主要围绕着网络技术、大数据以及云存储等方面的技术和能力，与此同时，还需要对管理人员进行培训，以此来加强管理人员的专业知识和实践操作能力，制定科学的奖惩制度，对于在实际工作过程中取得积极成绩的工作人员给予奖励措施。对于表现良好的员工需要给予物质奖励和精神奖励，颁发额外的奖金和奖章，进一步调动员工参加工作的热情；而对于成绩不好或者是懈怠的员工需要给予一定惩罚，让员工牢记自己的职责。以此来调动工作人员的积极性和主动性，提升企业工作人员的综合能力和职业素养。第二，企业需要积极引进档案管理工作能力强的人才，采用高薪聘用的方式，或者是邀请社会上的专业管理机构对企业人员进行培训，学习先进的管理经验，使企业档案管理与企业发展的效率相结合，进而提升企业的管理效率和工作效率。第三，要对相关工作人员的职业素养和责任心进行培训，转变管理人员陈旧的管理理念，正确认识管理档案对企业发展的重要性，与此同时，还需要加强对相关工作人员的专业教育，让相关工作人员认识到档案信息化管理的重要性，转变工作人员的思想认知，进而在实际工作过程中能够全身心地投入到工作当中，认真对待工作，细致耐心地完成企业档案管理工作，保证企业的工作效率和工作质量。3.制订合理的工作规划为了更好地保证企业档案信息化管理有序开展，需要企业制订科学合理的工作计划，保证企业档案管理工作按部就班地开展。第一，要对档案管理工作的具体操作过程给予明确规定，严格规定操作时间和步骤，积极开展对管理人员的培训工作，提升管理人员的操作技能，对操作人员的操作流程给予严格规定，进而约束工作人员按照规范的流程进行操作。第二，对操作人员的操作过程给予监督和管理，为了最大限度地避免操作人员的操作问题，保证操作过程中的规范性和正确性，避免在档案信息录入过程中出现错误的情况。第三，对于企业档案管理程序或者是系统进行及时维护，在企业档案信息化管理过程中，需要对相关的系统和网站进行及时的维护管理，要确保企业档案信息化管理的相关网络设备处于良好状态，保持系统的稳定性，进而保证信息化建设工作的顺利完成。4.建立和完善档案管理体系在企业档案信息化管理过程中，如果缺乏了理论化的管理体系就会导致实际工作缺乏指导性，就会导致档案管理在实际工作过程中出现很多不规范的情况，严重影响档案信息化管理的工作进度。所以，企业在档案信息化管理过程中，需要建立一个科学完善的管理系统。管理系统需要具备系统性、全面性、特殊性，不仅要充分保证档案管理工作的正常运转，还需要避免特殊情况的发生。这个管理体系中包含了很多的工作人员，其中就有对于工作人员的工作规范，防止工作人员出现违规情况。与此同时，还需要不断完善档案管理的相关机制，企业可以围绕档案管理成立独立的部门，赋予相关的管理权限，让各部门的职责更加明确，进而保证企业档案管理质量和效率。另外，调取档案时不但需要出示上级领导的批文，在档案登记表上写下自己的具体信息，包括姓名、部门、领导等，管理人员需要用信息系统记录下调取档案人员的信息，防止纸质记录表丢失无法找回档案，进一步保障档案的安全。

五、新形势下做好企业档案信息化建设的重要意义

1.对企业档案的保管有帮助在传统的企业档案管理过程中，主要是以纸质档案为主，在保存过程中需要占据一定的空间，时间一久，纸质档案也会出现一定程度的破损，进而影响档案的完整性和真实性。而如果采用信息化管理措施，则能很好地解决档案保存的问题，不仅能够有效保证档案信息的完整性和真实性，还能有效延长档案管理的时间。不仅如此，在阅读档案之后，也不会对档案造成影响。除此之外，为了保证档案信息的安全性，在信息化管理过程中可以采用加密的形式，以此来保证档案的安全性。在档案调取后，管理人员需要及时更换密码，防止密码外泄，避免因企业机密泄露，而产生经济损失。2.公司发展的需求档案管理与企业生存和发展有着重要的关系，因为档案中记录和保存的都是企业有价值的信息，企业每年都会产生大量的档案资料，反映着整个企业的发展过程，对企业的未来发展有着重要的意义和作用。在对企业档案管理过程中，采用信息化管理方式，符合企业未来发展的目标。在新形势下，公司面临着严峻的挑战，企业通过建立信息化管理措施能够有效提高企业的核心竞争力，进而保证企业在激烈的市场竞争中占据不败地位。另外，通过档案信息化管理措施，能够促进企业向着更高效、更便捷的方向发展，进而推动企业的发展进步。3.提高企业档案管理部门工作成绩在企业档案信息化管理过程中，能够有效减少档案管理职员的工作量，同时也改变了传统档案管理的方式，让管理人员不必为了防止纸质记录表而费心，而是将自己的精力更好地投入档案管理中，不断优化档案管理，为企业的改革与发展提供基础资料。节省员工的工作时间，能够有效提高员工的工作效率，让员工有充足的时间投入创新管理方式当中去，进而有效地提高档案管理的工作效率和工作质量。不仅如此，企业档案信息化管理能够有效提高企业档案的管理水平和管理质量，让企业的档案管理更加便捷。

六、结语

总而言之，企业档案信息化管理符合企业未来的发展方向，更符合时代发展的趋势。企业应该积极迎合时代发展的浪潮，在企业档案管理过程中积极采用信息化管理措施，完成对档案信息化的建设，以此来提高企业的循序发展。通过上文的叙述，我们分析了企业档案信息化管理过程中遇到的问题，并且分析了时代发展的趋势，以此来促进企业档案信息化管理的建设。企业应该根据自身的实际情况，制定符合企业自身的信息化管理战略，进而提高企业的管理效率和管理质量，提升企业的核心竞争力，实现企业可持续发展的目标。

参考文献：

[1]吴琼.新形势下企业档案管理信息化建设的思考[J].科学与财富，2020

[2]孙田.新形势下企业档案管理信息化建设初探[J].卷宗，2019

[3]程金华.新形势下企业档案管理信息化建设研究[J].卷宗，2019

作者：高瑞琴