新时代企业档案资源建设问题与对策

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摘要：随着企业深化改革和信息技术在档案管理中的不断深入，档案工作的内外环境发生了深刻变化，新的档案记录形式和管理方式不断涌现，档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的挑战。如何丰富档案资源、延长档案资源寿命、开发利用档案资源，是新时代企业档案资源建设的重点和难点。企业需要通过完善管理体制、丰富档案资源、深化档案信息化建设、重视档案资源开发利用、培养高素质档案队伍、强化档案资源安全管理等措施，促使档案工作更加标准化、流程化。

关键词：企业档案，档案资源，建设

档案资源建设是以建立一个门类齐全、结构合理、管理科学，能提供有效服务的档案资源体系为目的，依据有关法律和规章制度开展的档案积累、移交、接收、整理、开发利用等一系列档案工作。档案资源建设是档案工作的基础，是档案事业发展中一项根本性、具有战略意义的工作，是做好档案工作的前提和保障。随着企业深化改革和信息技术在档案管理中的不断深入，企业档案工作的内外环境发生了深刻变化，新的档案记录形式和管理方式不断涌现，档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的巨大挑战。如何最大限度地丰富档案资源、延长档案资源寿命、开发利用档案资源，是新时代企业档案资源建设的重点和难点，需要调用企业各方面的资源。

一、新时代加强企业档案资源建设的重要性

1.国家治理对档案工作提出的新要求新修订的《档案法》明确提出档案管理工作旨在推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务。档案治理体系和治理能力是国家治理体系和治理能力的重要组成部分，更是国家治理体系和治理能力的重要支撑和保障。推进档案治理现代化是一项系统工程，它不仅是一个理论问题，更是一个实践问题，档案治理现代化最终必须落到具体的行为实践之中，加强企业档案资源建设是推进档案治理现代化的重要内容。2.企业深化改革发展对档案资源利用的需要随着改革的深化，企业对档案数据数量、质量、利用效率都有了更高的要求。认识档案的信息价值、证据价值，推进企业档案资源建设，探索档案资源建设的新途径、新形式，创新管理模式，丰富档案资源，充分发挥档案资源的价值和作用，更好地服务企业改革发展。要对档案信息资源进行多角度、深层次的开发和集成，充分发挥档案的信息资源价值，促进档案信息向企业实现生产力和竞争力的转化。3.企业档案工作适应信息化转型发展的需要随着信息技术的深化应用，中国石化已上线运行数百套信息管理系统，覆盖了综合办公、业务办理和生产运营的各个环节，“一切业务数据化”已成为现实。系统形成的海量数据已成为企业重要的档案资源，档案资源的类型不断丰富，以纸质档案为主体的传统档案管理模式已无法满足信息时代发展要求，瓶颈陆续显现。如何确保数据的可信、可靠、可用、可控及数据驱动业务活动过程的记录与证据保留，成为新时代企业档案资源建设的重要方向，决定了企业档案工作的发展水平。4.企业档案工作创新发展的需要石油石化企业经过几十年的发展，在许多方面均遇到瓶颈。企业档案管理部门也要通过收集渠道创新、管理手段创新、利用技术创新，更好地服务企业经营科研的需求，而档案资源建设就是其中的关键之一，如何利用好网络技术、大数据技术、区块链技术等新技术，如何将档案管理与新技术融合，并适用于档案管理及服务，都是档案管理创新发展的需要。

二、企业档案资源建设面临的问题

1.档案管理机构和人员设置不能满足企业高质量档案资源建设的要求在中国石化深化改革过程中，随着炼化企业“三定”工作，即定组织机构、定岗位、定人员的开展，档案管理机构存在被撤销、合并、层级下降等情况，造成档案管理机构职能弱化、人员减少。档案部门岗位设置和人员配置不合理，业务指导岗位设置偏少，业务指导人员配置不足，对企业各基层单位档案工作监督指导不到位。企业档案工作人员主要精力集中在档案的整理上，对前端的文件材料归档管控和后端的档案利用服务工作开展不足，影响了企业档案资源建设。2.归档机制有待健全归档工作是丰富档案资源内容的最主要途径。由于有些企业未能明确将归档工作纳入部门管理流程和岗位职责，或者有些企业制定了相应的管理机制，但归档管控考核体系不健全，归档工作往往是部门员工的自觉自愿行为，仅限于“你交什么、我就归什么”的被动状态。有些企业存在归档制度落实不到位、归档范围修订不及时、指向不具体、操作性不强的问题。有的企业应归档的权证档案、事故档案等核心档案未及时收集，分散保管在业务部门，有的企业重要决策档案归档不齐全、不完整。3.档案信息化建设发展不平衡一是档案信息化前端管控不足，各企业在档案信息化工作中，电子文件的前端管理不强，未能普遍深入参与到业务系统的设计、研发过程中，未对电子文件在形成之初进行充分有效的前端控制，影响了业务系统中重要的数据和电子文件的及时归档。二是企业档案管理系统建设亟待提速，很多企业现有的档案管理系统未覆盖全系统，已经实施的档案管理系统功能不能很好满足企业档案管理需要。三是业务信息系统的归档仍然处于起步阶段，必须归档的数据主要存在于业务信息系统中，电子文件归档接口开发还较少，归档内容不清晰，信息系统前期设计没有充分考虑与档案管理系统集成，产生档案管理系统“孤岛”问题。4.未转变档案工作思想理念许多单位的“老档案员”，由于年龄等原因，对新事物、新技术、新思念接受程度低、理解慢，在实际工作中仍然存在“重保管、轻利用”的传统惯性思维，停留在把档案库房管好，把档案目录做好，以及等、靠、要的档案服务模式。确实造成档案管理工作被动、造成档案利用落伍，也造成企业人员利用档案积极性下降，使档案资源的价值和作用没有得到充分体现，进而造成档案管理部门功能弱化，档案部门重要性减弱，并影响到档案资源收集、建设工作。5.档案利用服务不能紧跟新技术发展由于前期档案管理系统设计时，对大数据及区块链等技术采用较少，对档案资源建设及利用未做考虑，因此在档案系统数据库中保存的是“死数据”，未能对其进行特性分析、数据归集、智能推送等工作，造成实际档案利用服务中存在推送对象不明、内容归纳不强、特性分析不足、资源融合不够等情况，档案部门不能提出自己的管理要求、利用策略、服务手段及功能，最终会造成企业档案价值得不到发挥，档案的重要性被削弱、边缘化，这也是许多企业档案部门在与信息管理部门合并后，档案部门消失的原因之一。6.专业人才建设的问题人才的重要性在任何时候都是毋庸置疑的，特别是近几年新技术、新观念层出不穷，档案管理人员不学习是肯定跟不上时代的步伐，也跟不上企业科学管理对档案管理的要求，跟不上企业员工对档案利用的需求。档案管理人员不仅要精通档案业务，还必须掌握计算机、网络以及所处单位主要的专业知识，才能适应当下档案科学管理的需要。众所周知，档案管理部门的地位决定它从来不是一个热门单位，只有通过创造条件去吸引人才，同时培养档案部门原生人才，来满足新时期企业档案管理工作的需要。

三、新时代加强档案资源建设的对策

1.进一步健全档案管理体制根据依法依规治企要求，健全企业改革后的档案工作管理体制，提高档案部门的履职能力。按照档案工作“统一领导、分级管理”的原则，明确负责档案工作的职能部门，合理配置档案人员，完善档案管理网络。引导各企业强化档案工作与业务工作的深度融合，完善制度，优化流程，建立健全考核体系，落实归档责任，加强归档监管，确保档案资源“应归尽归、应收尽收”。落实国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法规要求，坚持规范管理、问题导向原则，开展企业文件材料归档范围和保管期限表的修订。企业要结合本单位发展战略、主要业务特点、档案资源重点，进一步梳理业务流程，建立健全一套符合企业管理特点、可操作性强、覆盖全面的归档工作规范，特别要将档案管理纳入企业考核中，建立档案管理工作的监督巡视机制，以加强企业管理者档案意识，提高企业档案管理地位。2.进一步丰富档案资源建设档案工作的地位从根本上说是由资源决定的，做档案工作要树立资源为王理念。丰富档案资源包括：一是要拓展收集途径，积极创新文件材料收集机制，重点探索业务系统电子文件归档管理途径，加强档案工作前端控制，充分保证各种载体、各种形式的档案资源有效归档；二是加强档案文化建设，建成档案资源丰富、门类齐全、清晰有序、精品迭出，能反映企业全程发展足迹的档案资源库，加大对企业记忆、特色记忆、职工文化记忆、企业遗产等档案资源的建设力度，优化档案资源结构；三是打造精品档案，以档案精品项目带动档案文化建设，推动企业文化建设，开展对企业有重要影响的人、事、物的历史档案记忆挖掘，加大名人、名品的建档力度；四是做好资源建设评价体系，在固定周期对企业档案资源建设开展情况进行评价，对开展好的单位进行表扬，对开展不理想的单位要帮助，在企业内形成竞争机制。3.进一步深化档案信息化建设信息技术尤其是电子文件防篡改技术对档案资源建设产生了重要影响。档案部门要顺应信息技术发展趋势，积极拓展新职能，及时奉行新理念，全面应用新技术，有效监管全流程，率先出台新规范，完整保全新元素，以便有效实现新时代的档案管理。近年来，中国石化以云存储为基础，加强档案管理系统顶层设计的投入，以石化云为基础开发了中国石化档案管理三期系统，积极推进业务系统电子文件自动归档接口开发，出台了《中国石化业务系统电子文件归档管理规范》，明确要求新建业务系统，应组织业务部门、信息部门、档案部门等评估是否需要开发归档接口，力争有归档需求的业务系统在系统建设之初即满足电子文件自动归档要求。通过承担国家档案局企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，在电子文件防篡改技术，如文件固化技术、哈希值校验技术、数字签名技术、可信时间戳技术、区块链技术等方面进行了积极尝试，将管理手段和技术手段相结合，保障归档电子文件的真实性、完整性、可用性及安全性，为数字档案资源建设提供了有效途径。通过利用好信息技术，开始进行在线归档、归档前置、电子归档等试点工作，通过电子归档改为单套制保管，可以减少纸质文件的形成、提高归档效率、缩短归档时间、实现绿色环保等要求；通过归档前置功能，将科技档案检查等工作提前，减少报告打印的浪费、提高归档成功率、减少乙方单位差旅支出、缩短归档周期，实现减碳目标；通过开展在线归档，将归档成果报告分解成若干部分，最终合成归档报告，实现全流程电子化。4.进一步重视档案资源开发利用首先，要开发档案信息资源。在维护企业利益以及遵守保密规定的前提下，加强管理、技术、安全、市场等档案信息的分析研究、深度开发，提供高质量档案信息产品，努力把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”，主动为企业实现高质量发展决策、管理等提供服务支撑。其次，要推进档案信息资源共享。积极推进数字档案馆（室）建设，既要完善档案管理系统建设，为资源共享提供平台和手段，又要充实数字档案资源，提高馆藏档案数字化率，为资源共享提供丰富内涵。最后，要创新档案利用机制。准确把握改革发展对档案的利用需求，做好重大决策、科技创新、生产经营、降本增效、维护稳定等工作中的档案利用服务。例如，中国石化油田企业狠抓油气勘探开发档案管理，实现“从资料管理向资源管理转变”，在部分企业发挥档案专业化管理体制优势，开展“档案服务示范岗”创建活动，全面推行“异地查档、跨室服务”。5.进一步加强档案专业人才队伍建设新时代档案人员的工作内容不再局限于传统的管理工作，应积极拓展工作内容，扮演新角色，将档案人员培养成为记忆维护者、知识教化者、内容研究者和专业宣导者。在传统管理基础上，加大档案信息化建设、电子资源管理等方面专家的培养，拓宽档案人才成长通道，建立日趋完善的档案专业人才队伍。通过对内组织富有挑战性的工作来锻炼和培养业务骨干，通过对外合作来培养新型专业人才，通过组织内外业务交流、业务考察、学术报告、参加重要学术会议来开阔专业人员视野，打造一支富有担当与创新精神的专业骨干队伍。6.进一步加强档案资源安全管理重视档案安全工作，落实档案安全管理责任，加强和改善档案基础设施建设，做到档案馆（室）专馆（室）专用，健全人防、物防、技防相结合的档案安全防范体系，加强档案应急体系建设，确保档案库房符合有关规范和标准要求。充分运用现代科技手段，不断提高化解风险、防范事故、应急演练和处置的能力。严格执行档案安全保密制度和相关规定，加强档案在保管、传输、数字化、利用等环节的安全保密，推进重要档案的异地异质备份，确保档案实体和信息的绝对安全。

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作者：吕海民