高校学生类档案工作问题分析

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摘要：学生档案记录了学生的个人学习成长经历、反映学生的德才能绩和在上学期间的日常表现，为学生以后的工作单位提供了一份能够全面了解学生的材料，对于学生日后的就业有着非常重要的作用。高校作为学生走入社会之前的最后一个重要环节，对学生的档案也起到了很重要的影响。同时教育事业的不断发展，也给高校的档案管理工作带来了新的要求。尤其是当下网络的应用改变了很多工作的工作方式，档案管理也不例外。传统的档案管理方式已经不再适用于当下的要求，同时也存在着诸多的问题，因此，档案工作的新形势对于高校而言至关重要，加强对高校学生类的档案工作势在必行。本文对高校“学生类”的档案管理工作进行了分析。

关键词：高校学生；档案工作；档案管理；档案数字化；互联网

在2008年9月初，教育部就对高校档案工作提出了档案管理办法。在管理办法中明确规定了“学生类”档案中主要的包含内容，将“学生类”的档案纳入了规章性的文件中，强调“学生类”的档案要认真保管，每一所高校都要认识到“学生类”档案对于学生个人而言的重要性。在开展档案管理工作时要紧随时代的脚步，引进最新的档案管理方式，设置最新的档案管理设备，完善档案管理制度，提升档案管理水平，用科学高效的方式去完善档案管理工作，将教育部提出的管理办法真正落实到工作实处，促使整个高校档案管理工作效率的提升。

一、高校“学生类”档案管理的重要意义

“学生类”的档案是对一个人整个上学时期经历的一个记载，其中包括了学生每一时期的入学登记表、考生档案、毕业登记表、家庭背景、学生加入的中国共产党、共青团员等材料，学生在高校期间还会增加学位申请表、毕业实习鉴定等内容。在档案中还包含了学生在学习期间所受到的奖励和处分文件，以及每一阶段的教师评价。总而言之，档案对于学生而言就是整个求学经历的记录，是体现学生能力、品格的窗口。高校毕业的学生是要直接与用人单位进行接轨的，在学生求职期间，用人单位可以根据学生的个人档案对学生的学习经历、思想品德方面有所了解，给用人单位提供了参考数据，对日后人才的培养有着很重要的作用。同时，用科学合理的方式管理学生的档案，对学校开展评选活动大有益处。学校在评“优秀学生干部”等活动时，可以根据学生档案进行参考，了解学生的家庭背景，过往经历等，可以由此深入了解每一位学生的情况，从而评选出最符合评选标准的学生。正确的管理学生档案、使用学生档案，可以提高高校一部分工作的效率，也方便学校与学生家长之间建立联系，让学生与高校能够爱共同进步发展。

二、高校“学生类”档案管理现状

（一）“学生类”档案管理制度不够完善

当前，在我国的一些高校中，还没有建立完善的档案管理制度，在“学生类”档案管理上依然存在着诸多的漏洞，尤其体现在管理制度与管理规范上。一些高校管理制度常年不变，始终沿用着传统的管理制度，传统的管理方式已经逐渐淘汰，新的制度规范却一直不能有效实施。在档案管理时，由于缺少相应的制度，在开展管理工作时经常会出现一些失误，这些失误的出现却也没有相对应的奖惩制度，导致在档案管理工作上难以追责，致使档案工作遭受损失，给学生也带来不小的麻烦。

（二）“学生类”档案管理的方式传统

相较于规章制度的不落实，一些高校在“学生类”的档案管理上还一直沿用着传统的管理方式，传统的档案管理工作难度大、复杂性高、易出错。每一届学生的档案数量都比较多，传统的档案管理方式非常容易使学生的档案出现遗失的问题，给学生造成巨大的损失。同时，传统的档案管理方式工作量也很大，需要参与工作的人员多，在档案查阅工作上的难度也较高。如果需要调取某一位同学的档案，需要用很长的一段时间才能调取成功。传统的档案管理方式的弊端同样体现在学生毕业时，在每一位高校生离校之前都要对学生的档案进行审核，如果一直用传统的档案管理方式，在审核时就需要用大量的人力来完成工作，有一些高校通常会让学生们来进行这一份工作，给学生们讲明档案中所需要放的内容，让学生们逐个对档案内容进行检查，在这个过程中由于人员参与较多，非常容易出现纰漏，导致学生的档案出现问题。

（三）档案室的基础设施不完全

在一般的档案室中都需要配备一些设施来保障档案室的正常工作开展，例如：除湿机、加湿机、空调、温湿度控制软件及硬件、档案架等。但是在一些高校的档案室中缺少相应的设备，有一些高校认为“学生类”的档案只保留每一届学生三至四年，三、四年之后档案将会被发送到生源所在地，所以在档案室的设施上没有必要太过于重视，导致很多高校的档案室都缺少档案所需的必要设备。这种思想观念给“学生类”档案管理工作带来了压力与困难，到目前为止，“学生类”的档案依然采取档案袋的形式，里面的信息都是纸质版，如果在管理的过程中缺少相应的管理设备，就会使学生档案由于气候和温度的原因造成损坏，给学生日后的就业带来诸多的不便。

（四）高校“学生类”档案管理意识薄弱

即使是在当下网络发展快速的情况下，依然存在着学历造假、档案造假等现象，这些不良情况的发生，严重影响学校的声誉，也给学校档案管理工作蒙上了一层黑影。但从这一层面上看，有一些高校也确实存在相应的问题。一些高校为了让学生能够顺利毕业，提高大学生的就业率，就会对学生的档案进行修改，这样的做法不仅是给学校造成了影响，也会给用人单位错误的信息，给用人单位带来损失，严重影响了用人单位对学校的信任，导致很多用人单位在选人聘人时不敢随意相信学生档案，给这些单位的招聘工作带来困难。

三、学生档案管理基本流程

想要让高校“学生类”档案工作能够更完善、更规范还需要对整个档案管理的流程进行系统的盘点，从流程上找到缺口，进行及时的调整，按照学生入学和离校的流程，“学生类”档案的管理也可以分为以下几个方面：

（一）学生档案的接收、保管与利用

学生高中毕业之后，学校会将学生档案交由学生，由学生在大学开学时交给高校档案室，在高校档案室根据学生的入学手续信息以及档案信息核实学生的身份，确定学生各方面信息准确无误之后，学校会将学生的档案收录到档案室中，并且标记好学生的专业、年级、班级和学号等信息。

（二）学生档案材料的收集归档

“学生类”档案材料中包含的内容非常多，主要分为几个大类：学历、自传（考查、考核）、奖惩、党团、政审、出国（境）审批等，所以在档案收集归档的过程中需要多个部门进行审查和配合。高校在开展这一方面的工作中可以借助现代化的手段来将档案进行分类，既可以提高工作的效率，也能够提升归档工作的准确性。

（三）学生档案的整理

“学生类”档案在高校保管的时间比较短，且学生档案的内容基本区别不大，所以在整理工作上还是相对比较容易的。一般在接收到学生档案之后按照主体内容，进行排列和划分，排列一般是按照时间顺序进行排布，在整理的过程中避免出现不规则的现象。同时还要注意学生档案属于个体档案，与其他类型的档案有所区别，在进行档案整理时工作人员要注意区分。

（四）学生档案的转递

学生档案的转递在档案管理中属于容易出现纰漏的环节，在这个过程中非常有可能造成学生档案的遗失。一些高校在毕业时会将档案退回给学生，由学生本人自行管理，学生对于个人档案的重要程度认识不高，就有可能会出现档案遗失等问题。还有一些高校在学生毕业之后会将学生的个人档案通过邮政邮寄回学生的生源所在地，一般情况下这种转递方式直接对接学生生源所在地的人力资源管理中心，出错的概率会比较小，但是也会因为地址填写不详细、单位拒收、邮寄地址错误等原因导致档案没有办法被接收，从而造成档案的遗失。所以当大学生面临毕业时，学校要再三对档案接收的地址进行确认，并时刻与学生保持联系，避免档案出现遗失的问题。

四、高校学生类档案管理有效策略

（一）完善档案管理制度，规范档案工作行为

在时代发展日新月异的今天，各行各业都打破了以往的规则，顺应时代的发展重新制定制度，完善档案管理的规范是当下高校“学生类”档案管理工作的必然要求。完善相应的制度规范对于高校“学生类”档案工作来说能够提升档案管理的工作效率，也能够避免在工作过程中出现失误，同时分清权责关系，也能够让工作人员认清自身的工作责任，提升他们对工作的认真态度，保证了学生档案的规范性和安全性。制定符合现在档案工作要求的规章制度还要能够贯彻落实，只有在实际的工作当中落实制度，制度的制定才有意义。同时，在制度设定完成后，还要对档案室的工作人员进行业务上的培训，让每一位工作人员都能够熟知制度，在日后的工作中严格按照规章制度开展工作，具备相应的职业素养，避免出现档案信息篡改的情况。由于每一所高校的实际情况不同，各高校还可以根据自身的实际情况来组织档案管理工作人员进行业务培训，让工作人员具备相应的技能，对于本职工作的相关知识有一定的了解，在实际的工作上也能够学会变通，根据自己所在高校的实际情况灵活的开展“学生类”档案工作。

（二）增强学生与高校的档案管理认识

在高校“学生类”档案工作中也包含了一项工作要点，就是要转变学生与高校对待档案的思想认识。学生在校期间很少有学校告知学生个人档案的重要性，很多高校也认为当前的很多企业在招聘时并不会去查询学生的个人档案，且个人档案对于学生本身而言可能一辈子都不会知晓档案中所记录的内容，所以双方都对档案的重要性有错误的认知。在实际的工作和生活中，有很多国家企业在录用人才的时候都需要其个人档案，还有在学生参加公务员考试被录取之后政审的环节也需要其个人档案，如果因为校方和个人对档案的不重视，导致后续就业上出现问题是非常得不偿失的。所以无论是高校还是个人都要转变其观念重视起学生档案对学生未来发展的作用。在进行档案管理工作时能够用更加认真的态度、更加纯熟的技能去做好“学生类”档案管理工作。

（三）积极引用现代化技术进行档案管理工作

电子设备的发展给档案管理工作带来了新的助力，通过互联网技术，档案管理工作变得更加高效明晰。将复杂的档案管理工作与计算机相结合，不仅提升了工作效率，还提升了工作的准确性。传统的纸质化管理方式在学生档案的记录与查询工作上都带来了很大的工作难度，应用最新的档案管理系统，可以简化工作流程。在“学生类”档案的收集期，可以将学生的基本信息录入到计算机内，然后将档案存放的位置录入到系统内，在以后查询档案时，可以直接通过学生的姓名或者是学号定位到档案的位置。在档案分类时也可以通过计算机来完成这些工作，虽然在前期将学生信息进行录入的时候会有比较大的工作量，但与传统的档案管理方式相比较后期的管理工作还是要便捷许多。同时电子档案的应用率也越来越高，在未来的发展中，可能会逐渐将纸质版档案进行淘汰，所以高校在这份工作上要时刻跟上时代发展的步调，为学生也为高校本身提升档案管理的工作质量。

（四）改善档案管理环境，配齐档案室设备

高校在档案室的设施配备上要能够重视设备对档案室管理的重要性。档案中的纸张可能会受空气潮湿度的影响而发生变质，所以在档案室中必须配备干湿度测量表，根据档案室的干湿程度来进行档案室内空气的调节。档案室中还要配备消火栓，避免因为档案室起火使学生档案遭到损坏。档案室必须采用防盗门，避免档案被盗窃、偷换。在档案的存放中，还要注意进行遮光，避免档案遭受阳关直射使内部文字褪色。随着时代的发展与科技的进步，对于档案管理的要求可能也会有所改变，高校要在工作中不断地进行完善，将档案管理工作做到最好。

结语

高校的“学生类”档案工作，是高校工作中重要的一部分，做好学生的档案管理工作对学生和学校而言都有非比寻常的意义，尽管目前在很多高校中还存在着一些问题，但随着对档案重要性认识的提升，高校也会逐渐将学生的档案管理工作作为日常工作开展的要点，有效地保证每一名学生的档案安全，让学生的档案在以后的发展中实现其应有之义。

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作者：梅世伟