高校财务电子档案优化路径

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摘要：在社会发展和科学技术突飞猛进的形势下，会计档案的载体形式和要求也在与时俱进，其中以往的纸质会计档案被磁盘、硬盘等载体所代替，电子会计档案也摒弃了过去的报表和凭证的查询形式，取而代之的是校园网查询。即使电子会计档案的办公技术发展很快，但是人们仍然不可避免的被传统思维所束缚，陈旧的档案管理方式也仍然存在，所以如何尽快引入先进的档案管理方式，提高人们的工作效率，一定程度上也是电子会计档案急需要打破的困境。本文先是介绍了电子档案的优势以及在存储、容量、内容方面和纸质档案的区别，其次阐述了目前电子档案管理存在的档案建立和查阅缺乏制度规范、档案管理工作不到位等方面的问题，然后探讨了高校财务电子档案的优化路径。

关键词：高校；财务；电子档案；现状；路径

在计算机如雨后春笋般的快速发展和被人们普及应用的背景下，档案的管理方式产生了巨大而彻底的变革，档案的存储方式也基本上是以信息化为主，并且由于电子档案的传递速度是无可比拟的，也能够充分的让人们进行共享，这针对性地强化了档案部门的服务水平，但也同时暴露出来了一些需要改正的弊病。

一、财务电子档案管理实施的重要性

高校在过去进行财务档案管理的时候，基本上是依托于以往的纸质文档，可是纸质文档会暴露出来很多缺点，比如纸质文档会占用过大的空间，保存的时间有限，需要较高的人力成本，查询也非常的不方便等。在社会不断发展和进步的背景下，电子信息技术也得到了广泛的推广和应用，高校中的工作人员和学生对于档案的查询需求也在与日俱增，这也意味着以往的档案管理模式，在一定程度上不再满足人们的需求。与此同时，以往的财务档案管理，也不能充分保障档案的安全，而实施和加快推进电子财务档案可以解决此类问题，这一方面可以让人们共享财务档案的资源，另一方面还可以极大的符合高校中学生对档案信息的需要。值得一提的是，采用加密和云端保存的手段，可以针对性的加强的财务档案的稳定和安全性，也能让其保存更长的时间。所以需要去采取措施变革过去的纸质财务档案管理方式，加大力度来实施电子财务档案，从而更好的符合信息时代下高校信息化的变革和发展。

二、电子财务档案的特点

从实质上看，电子档案是基于存储介质的数字组合，是发挥先进的信息数字技术，将需要保存的内容存在磁盘等载体中。高校财务电子档案是把财务中涉及的票据、账簿等信息数据通过数字化的方式存档，具备财务档案所需要的不同功能和需要，一定程度上能够代替实体的财务档案。值得一提的是，信息技术的快速发展和显著优势，让电子档案也具备了独树一帜的特点，其在存储介质上和传统档案相比更加多样，方便进行修正、维护，要通过外部设备来实现读写等。财务电子档案让操作和服务变得更加方便、高效，并且也有了新的标准和要求，和以往的纸质档案相比，电子档案的特点有以下几方面：从存储介质而言，电子档案改变了传统的纸质载体，更为丰富，同时其存储的容量让纸质望尘莫及，在进行保存、更改和复制等操作也更便捷。就载体而言，电子财务档案的查看、输入等要通过外接设备来实现，这对档案管理人员的技术也提出来很高的要求。电子档案是现代化时代下的全新产物，其不仅有纸质财务档案的内容，同时还涉及现代化的应用软件、程序。

三、当前高校财务电子档案的管理现状

在数字、信息化技术蓬勃发展和日渐完善下，财务档案的管理也慢慢的由传统模式转变为电算化模式，但纵观一些高校财务电子档案的现状，还是有很多不成熟的地方。财务电子档案的存储介质发生了很大的变化，存储的环境也不一样。目前有相当比例的高校档案的存储环境是不理想的，具体反映在环境的通风、干燥不满足存储的要求，而环境的抗磁化也达不到要求。当前绝大部分的高校缺乏较为健全的档案制度，也还未具体明确管理过程，这在一定程度上造成了管理工作的不到位。由于缺乏对电子档案价值的认识，目前高校基本上是让财务来管理档案，没有去专门设立电子档案的相应职位，这造成了比较混杂和凌乱的现象，不仅为财务电子档案的工作处理带来了困难，而且还导致高校所投入的人力、财力不能得到充分的应用。财务电子档案的利用也存在问题，在很多的高校中，财务档案往往是保密的，如果密封基本不会再使用，同时在新时代的经济形势下，高校的财务资料往往不会被关注，被人们再利用的次数是少之又少，也不会去用来查看和审视过去的经济事项，从而在一定层次上造成档案资源的利用不充分。

四、高校财务电子档案存在的问题

（一）电子会计档案建立和查阅缺乏制度规范

目前有一部分高校缺乏完善的档案存储制度，没有对归档程序进一步的明确，一定程度上对于财务电子档案的搜集、整理未进行标准化的落实。并且电子档案需要不同的部门共同处理，而在档案创建、输送以及接收中，有一些财务人员没有考虑到电子档案本身的特有属性，往往会造成各自部门按照自己主张去做的情况，比如人们会选择不同的财务电子档案数据格式，这会导致财务电子档案信息的破损和遗失，也往往会出现财务电子文档总是重复储存，或者会发生缺失的情况。与此同时，有一部分很珍贵的档案因为没有及时进行备份，如果数据出现遗失以及发生修改的行为，将会导致很难进行修复。因此高校要尽快健全和优化电子档案在归档、查阅方面的规定，从而防止重要的财务电子档案出现破坏和遗失。

（二）电子财务档案得不到重视

即使当前财务电子档案在有条不紊的推进和实施，可是在一些高校仍然沿用过去的档案管理方式。由于一些学校的管理者不能充分的认识到电子财务档案的价值，缺乏对电子财务档案的关注，在一定程度上对网络环境缺乏足够的认知。这造成了一些学校的财务电子档案仅仅搭建了表面上的框架，用来应付日常的检查，可是没有专门去优化和完善财务电子档案的内在结构。另外因为财务电子档案的管理要有完备的数据库和查询框架，要准备足够的资源，可是部分高校管理者的不重视，这造成了电子财务档案得不到所需要的资源，这在一定程度上使得电子财务档案的建设严重的滞后。

（三）电子会计档案管理工作不到位

电子会计档案是用来记载和体现经济事宜的关键资料和数据，但在一部分高校中，缺乏对电子档案充分的认识，在部门管理中没有针对性地去设立负责电子会计档案的职位，基本上是让担任账务的会计进行负责，这使得在会计凭证、账簿和报表在使用、保存放置方面非常的杂乱；利用计算机打印的报表不进行规范性的填写，科目目录、报表等没有集中性的存放，会计档案移交过程中缺少相应的手续，经常会出现把凭证和账簿放入档案室敷衍了事的现象；针对存放到期限的会计档案不根据制度尽快开展鉴定，有部分领导害怕肩负职责，对超过期限、没有价值的财务档案不采取销毁的措施，这导致放置的财务档案数量不断增多，占用了很多的地方。比如有些高校一年所积攒的档案数量有1000盒，财务档案在其中的占比高达70%，档案室中超过半数的空间都被会计档案占用。而负责档案的工作人员缺乏应有的技术水平，针对电子形式的财务档案也想不出什么有效的管理手段，经常会出现不需要保管的进行保管，需要保管的却已经销毁的现象。可以想象，这在一定程度上会使得档案管理的效率得不到提升，这也是对大量人力、财力的浪费。

（四）电子会计档案的利用不充分

目前高校逐渐的发展为自主办学的法人实体，在高等教育的竞争形势演变得更加猛烈的同时，电子档案中保存着很多收支的关键历史数据，如果能够发挥出电子财务档案所蕴含的价值，将会有利于高校更好地对其发展进行规划。当前有很多高校太过重视对学校经费的长远计划，严重缺乏对会计档案的关注和利用，基本上不会通过电子财务档案来查阅和沉思过去的经济事宜，无疑这是对电子财务档案重要资源的浪费。另外因为学校对档案的管理进行严格的保密，其对查阅和更改电子财务档案人员的身份和其意图有着严重的约束，这会造成了一部分想要利用电子财务档案的人员被拒绝，这造成了不能充分发挥档案的借鉴作用。（五）电子档案人员的专业技能需加强高校中的纸质档案，通常会让档案部门来进行负责和管理，其余的会让相应部门进行处理，而因为各个部门的领导对档案也缺乏应有的重视，一定程度上工作的质量也良莠不齐。当前在社会财务电子档案广泛使用的背景下，需要档案管理者有着扎实的财务和专业的信息技术知识，因为目前部门中的管理者缺乏一定的专业知识和技能培训，这使得档案的收集、存放的工作效率不高，也降低了财务电子档案的整体管理水平。毋庸置疑的是在财务电子档案推进的背景下，这对管理者的能力有了更高的要求，需要他们不仅要有专业的档案管理能力，还要能够有良好的计算机操作能力，可是因为一部分工作人员的能力不足，导致高校中财务电子档案管理系统的建设不理想。另外因为档案工作人员不去持续的提升专业技能，学校也没有为其组织一些档案的专业培训，这就使得工作人员的能力不能得到有效的提升，在一定程度上让财务电子档案的管理不是很理想。

五、高校财务电子档案的优化路径分析

（一）建立健全高校电子会计档案的归档和使用制度

高校财务电子档案的数量非常繁多，而且种类也不胜枚举，涉及到多个部门，初始文件的归档更是至关重要。高校要针对性的设立电子文件归档的规范性制度，同时还要专门的建立财务电子档案的接受、查验、保存和使用的制度，要明确操作过程，一定程度上要实现各个部门的专人专机。并且要制定部门中对档案保存和应用软件的具体规定，要避免电子文件在进行不同格式转换的过程中，或许是因为不同软件的兼容性，而导致电子文件出现可能的破损和遗失。关于处理和操作财务电子档案的工作人员，要采取针对性的身份证明和签名等验证方式，同时要按专门的规定读写权限，这可以有效的避免财务电子档案被无意的删除、修改以及恶意访问。要在能够充分的保障财务电子档案安全的基础上，去实现对电子档案的分享。

（二）提升高校领导层的重视，建设相应的管理系统

要定期开展高校讲座、报告会等方式，通过专家的介绍、讲解，让高校的管理者可以充分了解目前网络形势，并且也知道学校职工和学生对信息的强烈需求。这样才可以提高管理者的认知水平，一定程度上让学校对财务电子档案投入相应的资源，从而去建设出适合学校的财务电子管理系统。在投入了相应的资源后，也要及时的打造出属于高校的电子档案管理系统。涉及平台管理、办公管理、公文传输系统，并且将其和已有的办公系统联动。去创建学生访问平台的方式，让他们可以利用权限来查询财务电子档案，去满足他们学习和生活上的需求。

（三）加强组织领导，提高电子会计档案管理水平

领导是否足够重视，极大程度上影响着电子档案的管理水平，要尽快健全档案管理的责任制，要规定好不同人员的工作职责和内容，这样才能在一定程度上确保电子财务档案的归档、存放工作做好。与此同时，档案和会计两个部门要进行良好的合作，要经常去学习电子财务档案管理制度，在一定层次上让工作人员可以认识到档案管理的重要性，去自觉地提升自身的专业素质，从而能够极大地提高电子财务档案的收集、归档等工作的效果。如果因工作需要去查看电子财务档案，则要严格的遵守高校权限制度、查阅制度，在没有得到部门领导许可的前提下，不能随意把电子财务档案进行复制给其它单位，并且要禁止把会计数据带离出档案室。同时部门要定期核查所保存的档案情况，避免发生人为等因素，导致电子财务档案出现损坏或者遗失的情况；针对达到保管期限的电子财务档案，要抓紧去通知领导开展鉴定工作，针对不具有继续保存价值的，要认真的编写销毁清册，在得到准许后再实施对档案的销毁。

（四）加强电子会计档案的利用

电子财务档案能够如实记录和反映过去的经济事项，其如实记录的数据可以给人们很好的借鉴和参考，也让高校在进行规划设计和一些重要的决策活动，提供了非常有效和可靠的借鉴资料。在电子会计档案广泛发展的背景下，打破了传统手工财务下信息输出的极大限制，借助对过去数据的反思和借鉴，有利于科学地计算学校的经费。特别是在实施部门预算的情况下，关键的工作内容就是校准保存的资料内容，只有合适的利用好电子财务档案的价值，才可以让预算编制的有效性、科学性以及完整性更高。另外由于电子档案信息研究具有便捷的优势，这能够促进财务报告披露的深度、广度能够有效的进行拓宽，从而使得档案信息输出保持良好的即时性、丰富性和动态性等。

（五）提高管理人员的素质

想要从根本上去提升电子档案的管理成效，要针对性地提升管理人员的专业素质，其一是要加强工作人员的职业道德水平，对其进行思想政治和职业道德的提升。高校要经常带领档案的工作人员进行相关的思想政治教育培训，发挥优秀员工的榜样力量，去激发工作人员主动的投入到管理工作中，也培养他们对工作的热爱。其二是要加大资金投入，为财务电子档案管理人员提供免费的学习培训机会，去针对性的加强管理人员的专业能力，可以去提升他们应用软件的能力，掌握数据管理的技巧，让他们能够符合电子档案管理的要求。这样可以防止出现人员流失的状况，避免管理的无序，而且通过对工作人员开展档案管理和信息技能方面的系统化学习，可以循序渐进的提升他们的技能水平，在一定程度上满足目前高校财务电子档案工作的需要。与此同时高校还要针对性地设计相应的激励方案，在对积极自我提高的档案人员进行奖励的基础上，去定期组织不同形式的培训。可以利用轮岗培训的模式，在去变革财务档案管理人员思想意识的同时，加强其岗位技能，只有去重视提升档案管理人员的专业能力，才能让他们逐渐适应财务电子档案的管理工作。

（六）强化安全建设和管理能力，做到优势互补

首先要建立安全管理体系，对财务电子档案的工作人员，要针对性的加强保密、安全意识的学习和培训，让他们可以真正的去注重财务电子档案的安全。与此同时，还要设立档案的准入制度，这样可以防止档案外泄的现象出现。其次对于财务电子档案的访问，还可以设计不同权限的方法，来对访问的用户加以区分，在一定程度上保障访问权限。另外还要建立电子信息的安全库，经常的对财务电子档案中的信息实施数据备份，这样可以防止数据丢失的意外情况。采用财务电子档案，也不是不能使用纸质财务档案，在现实中的财务档案管理过程中，纸质财务档案也有一些显著的优势，比如纸质财务档案的呈现会更直观，所以在实际的财务档案建设中，可以进行联合使用，去发挥出纸质和电子财务档案的共同优势。另外对于电子和纸质财务档案，要使用同一套的编码，在发现财务档案存在的问题时，在一定程度上可以进行有效的填补。在管理纸质档案中，要把其内容和电子档案进行关联，要精简没有价值的纸质档案，要针对性的强化纸质档案的管理效果，让有价值的纸质档案保留的时间更长。

六、结语

在社会发展和科学技术突飞猛进的形势下，会计档案的载体形式和要求也在与时俱进，其中以往的纸质会计档案被磁盘、硬盘等载体所代替，电子会计档案也摒弃了过去的报表和凭证的查询形式，取而代之的是校园网查询。即使电子会计档案的办公技术发展很快，但是人们仍然不可避免地被传统思维所束缚，陈旧的档案管理方式也仍然存在，所以如何尽快的加快引入先进的档案管理方式，提高人们的工作效率，在一定程度上也是电子会计档案急需要打破的困境。首先高校要针对性的设立电子文件归档的规范性制度，同时还要专门的建立财务电子档案的接受、查验、保存和使用的制度，要明确操作过程，在一定程度上要实现各个部门的专人专机；其次领导要足够重视，要尽快的健全档案管理的责任制，要规定好不同人员的工作职责和内容，这样在一定程度上才能确保电子财务档案的归档、存放工作做好；然后要定期的组织财务电子档案的管理人员，进行相关的思想政治教育培训，发挥优秀员工的榜样力量，去激励工作人员主动的投入到管理工作中，也培养他们对工作的热爱。

作者：陈甲智