新时代环境对图书馆文献装订的思考

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图书馆界对文献装订的思考从未停止过,20世纪八九十年代一度成为业界的研究热点,研究大多集中在装订工作的利弊以及如何更好地完成装订工作等方面,也有停止期刊装订、加速期刊流通的论点[1],引发了一番争论。随着人工智能技术的飞速发展,社会智能化程度进一步加快,智慧图书馆建设也落地实施,信息资源的生产和发行方式的变化以及人们利用文献信息资源习惯的改变,给图书馆传统纸质文献的存藏与管理带来了全新的挑战。

1图书馆文献装订工作现状———以国家图书馆为例

装订是传统图书馆时代文献管理的一项重要工作,尤其对连续出版物来说,装订是管理流程中不可或缺的重要环节[2]。文献装订的主要功能包括利于文献集中、便于排架、延长文献寿命、利于永久保存、在书脊上统一编码便于归取和统计以及整齐美观等[3]。图书馆的文献装订根据装订目的、装订材料及装订工艺不同,分为精装形式和简装形式(本研究指精装形式)。目前,图书馆对纸本连续出版物,尤其是过刊、过报的存藏管理多采用装订合订本的方式,如国家图书馆装订的文献类型包括期刊、报纸、学位论文等三种文献类型。

1.1期刊

依据“中文求全、外文求精”的资源建设总原则,国家图书馆对国内出版的中文(含少数民族语言期刊)正式期刊全部入藏,国内出版的中文非正式期刊及国外出版的外文期刊则选择性入藏。截至2020年年底,国家图书馆入藏大陆地区出版的中文普通期刊5.4万余种,其中过刊4.3万余种,现刊1.04万余种;港澳台地区出版的中文期刊2,800种,其中过刊2,100种,现刊700种;外文期刊5.4万余种,其中过刊4.9万余种,现刊5,400余种。国家图书馆以装订合订本的方式对过刊进行存藏管理,2015—2019年平均每年装订的期刊合订本总量为5.4万余册,其中普通中文期刊合订本4.5万余册,港澳台期刊合订本2,200余册,外文期刊合订本7,000余册。由于馆藏发展政策调整,2020年后国家图书馆的中文期刊仅入藏一份为正式馆藏,因而正式馆藏的合订本期刊为每种一份。

1.2报纸

国家图书馆收藏的报纸包含国内出版的中文报纸(含少数民族语言报纸)和国外出版的外文报纸。截至2020年年底,国家图书馆馆藏大陆地区出版的中文报纸9,600余种,其中过报8,300余种,现报1,300余种;港澳台地区出版的中文报纸740种,其中过报660种,现报80种;外文报纸670种,其中过报600种,现报70种。2015—2019年,国家图书馆平均每年装订的报纸合订本总量为1.11万册,其中大陆地区的中文报纸合订本7,100册,港澳台地区的中文报纸合订本2,500册,外文报纸合订本1,500册。

1.3学位论文

学位论文具有重要的学术价值和研究价值,因此许多国家和地区都十分重视学位论文的收藏和保存。国家图书馆自1981年开始便是国务院学位委员会指定的全国博士论文收藏机构,依据国务院批准实施的《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》第二十三条规定:“已经通过的硕士学位和博士学位论文,应当交存学位授予单位图书馆一份,已经通过的博士学位论文,还应当交存北京图书馆和有关的专业图书馆各一份”,是法定的博士学位论文交存接收单位。全国博士后管委会办公室出台的《关于统一博士后研究报告书写格式的通知》规定,国家图书馆于1995年成为全国博士后管理委员会办公室指定的全国博士后研究报告法定交存接收单位。目前,国家图书馆收藏的学位文献资源包括博士学位论文、硕士学位论文、博士后研究报告和海外学位论文等四种类型。国家图书馆发布的统计月报显示,截至2020年年底,国家图书馆馆藏学位论文资源共计275.2万余种,其中博士学位论文72.4万余种,硕士学位论文193.8万余种,博士后研究报告约8.2万种,海外学位论文8,000余种。在学位论文的存藏管理中,博士学位论文和博士后研究报告是在提供一定周期的阅览服务后下架装订的,装订后进行永久保存和典藏服务管理。与期刊、报纸不同,学位论文的装订基本上是一册装订为一本,2015—2019年国家图书馆平均每年编目入藏的博士学位论文和博士后研究报告的总量为5.6万余册。从数量上看,学位论文的年装订数量与入藏数量不匹配,究其原因,一是部分论文仍用于阅览服务暂不下架装订,二是装订周期长、装订厂装订能力不足等因素造成了装订工作积压。

2图书馆文献装订工作的困境

2.1数字化出版趋势以及人们获取信息习惯的改

变使装订的现实意义逐渐丧失数字化出版时代,文献载体逐渐数字化,尤其是连续出版物和学位论文资源的数字化程度更高。以中文期刊为例,国家图书馆2019年入藏的1.04万余种中文期刊中有71%在其所购数据库中有电子版本。又如学位论文,各高校对学位论文均采用系统化和电子化管理,加之商业机构对学位论文的数字化经营,如清华同方的中国优秀博硕士学位论文数据库,该数据库在2013—2019年间收录的硕士论文和博士论文的数量均达到全国当年毕业的硕士和博士公开出版的学位论文总量的90%以上[4],学位论文极有可能成为未来最早全部实现数字化的文献类型。由此可见,装订的现实意义正在逐渐消失甚或已不复存在。此外,互联网时代人们获取信息的行为与方式也发生了变化,他们更倾向于通过网络获取信息,尤其是时效性较强的期刊、报纸和学位论文等资源,同时对过刊、过报及以往论文的查询、利用也已从纸本文献转向了电子文献,致使纸本过刊、过报及论文的实际利用率低下。装订后的纸质文献多用于收藏而不是利用,文献装订的符号意义远大于现实意义。

2.2装订周期长,影响文献的典藏管理与利用

文献装订加工工序繁琐、工期较长,近年来因装订积压对文献典藏及利用产生的不利影响愈加明显。造成装订工作积压的因素主要有两个:一是文献自身因素。以期刊为例,期刊作为连续出版物,出版情况复杂,会因学科的发展和延伸及经济原因等出现出版周期改变等情况,以致到下架装订时还缺期,无法及时下架打捆送装。二是装订厂因素。新技术的发展和应用对传统的文献装订业务形成了较大冲击,装订厂规模逐年萎缩,人员流失严重,装订能力下降[5],造成文献装订积压。

2.3文献资源建设经费缩减与有限的存藏空间促使传统业务开创新思路

随着装订厂数量的减少,图书馆可选择的厂家范围也越来越小,文献装订业务的市场竞争性降低导致装订费用越来越高。以国家图书馆为例,该馆2020年的文献装订总额为200万元,还不包括相关劳务费用,这对本就经费紧张的图书馆而言无疑是一笔巨大的经济负担。此外,文献精装订后会增加厚度,从而占用更大的架位空间。笔者测量发现,国家图书馆精装合订本封皮(封面和封底)的厚度约为0.6~0.7厘米,2015—2019年平均每年精装合订本约12.11万册,其厚度达到847.7米,按每精装合订本平均4厘米计算,则装订封皮厚度约占每合订本总厚度的18%,那么每年文献装订封皮的总长度就占全年同类文献总架位长度的18%。换言之,年度文献精装订封皮用掉的总长度可再多存藏约18%的文献量。随着出版量的日益增多,多数图书馆都面临严峻的库房空间问题,而文献装订封皮所占用的空间无疑是一项值得认真考量的宝贵空间资源。

3智慧图书馆环境下取消文献装订的可行性分析

3.1数字资源成为图书馆长期保存文献的首选资源

随着信息技术的飞速发展,智慧图书馆体系建设落地实施,图书馆面临新的转型升级,智能化、智慧化服务呈现泛在化发展趋势[6],纸本资源和数字资源的统筹、融合是智慧图书馆建设过程中一项重要的资源建设工作。越来越多的文献信息资源以数字形式产生和使用,虽然数字资源的永久保存问题至今尚未得到彻底解决,但随着数字保存研究与实践的不断发展,各文献收藏机构对数字资源长期保存的目标、原则、策略等已形成共识,数字资源长期保存体系建设也取得较大进展[7],建立了较为完善的数字资源长期保存及发布服务的工作流程。鉴于此,数字资源以其存储容量大、所占空间小、方便快捷的检索利用与服务优势,正在成为文献收藏机构长期保存文献的首选资源。

3.2出版质量的提高提升了文献自身的存藏基础

经过几十年的发展,出版物不管是外观设计还是纸张质量都有了巨大改变。以期刊为例,各种期刊外观设计精美、色彩鲜艳,且封皮大多采用压膜面,如果装订反而会掩盖其特色。此外,期刊的出版质量也大大提高,特别是引进的外文原版期刊,大多采用道林纸为印刷材料,既挺实又耐磨,在书架上摆放几十年也会完好如初[8]。

3.3多元化存储有效降低文献加工成本,节约存藏空间

图书馆可针对不同类型文献的特点采取不同的存储方式。例如,对连续出版物而言,装订具有将同一种文献集中保管、不易散失的作用,因此对连续出版物,尤其是出版频率较高的报纸,汇集装订是很有必要的,报纸装订可选用特定纸张,如防酸纸等,增强对文献的保护功能;对于期刊文献,原则上不装订,但对个别纸张质量稍差或形态、尺寸特殊的期刊,可以采用盒装收纳或纸板收纳的方式,根据期刊尺寸统一定制文件盒或纸板盒,既便于期刊集中入藏,又可将期刊的排架号、卷期信息等在盒侧面显示出来;学位论文作为非正式出版物,多数由作者自己打印并进行简要装订,没有专门的出版、印刷单位,其纸张尤其是封面与封底的用纸,与期刊相比质量较差,且大多数不进行加膜处理,因此图书馆对学位论文的收藏可采用牛皮纸简装订予以保存。

作者：孙保珍 单位：国家图书馆