人事档案在高校人力资源管理的价值

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摘要：人事档案能够为高校人力资源管理工作的有序开展提供充分有效的保障，即在明确人事档案价值的基础上，做好相对应的管理工作，能够达到提升高校人力资源利用率的目标。与此同时，突出人事档案的利用价值，可以消除高校人力资源开发期间面临的相关风险问题。因此，本文以新形势下人事档案在高校人力资源管理中的价值为切入点，进一步结合高校人事档案管理工作现状存在的问题，提出具体的管理措施，希望以此全面提高高校人力资源人事档案管理工作的质量水平。

关键词：新形势；人事档案；人力资源管理；价值；管理措施

人事档案作为高校开展人力资源管理工作的重要载体，详细记录了高校从业人员的基本信息，且其管理工作通常被视为高校人力资源管理工作的主要组成部分。值得注意的是，科学合理的人事档案管理体系，可以帮助高校深入开发、合理配置人力资源，如果忽略人事档案管理，则会对高校人力资源管理工作产生一系列不利影响。由此可见，人事档案在高校人力资源管理工作中占据极其重要的地位及作用，在明确人事档案价值的基础上，可以有效提升高校人力资源管理工作的效率与质量。此外，做好人事档案管理工作，还可以帮助高校有效规避人力资源开发面临的相关风险问题，有利于进一步调动相关从业人员对待日常工作的积极性及责任态度。因此，从高校人力资源人事档案管理工作质量水平全面提高角度考虑，本文针对“新形势下人事档案在高校人力资源管理中的价值”进行分析研究具有重要的价值意义。

一、人事档案与人力资源管理概述

所谓人事档案管理，指的是事业单位在人事活动中，对职工基本信息进行登记，具体涉及个人学历、个人基本信息、家庭信息等。通过有效人事档案管理，便于管理者全面了解职工的详细信息，为具体工作决策提供参考。在实践中，人事档案管理内容涉及档案资料采集、保管、整理与利用等工作，是人力资源管理工作中不可缺少的一部分。而人力资源管理是基于资源投入的情况下，选择合适方法对人力资源进行培训、调配等，确保人力资源分配处于最佳状态中，并要采取措施对人的思想、行为等进行诱导，促使其在合适岗位中得以发挥出最大才能。人事档案管理隶属于人力资源管理范畴，其能够为事业单位人力资源管理工作有效开展提供详细信息支持，例如：在人才选用、人才评价等方面，都可以从人事档案中提取相关信息作为依据，以此最大限度地保证人才管理工作的有效性和针对性，进而才能充分发挥事业单位人才资源优势，助力事业单位健康、长久发展。除此之外，有效的人事档案管理工作，可以为事业单位人事制度实施赋能。具体来说，人力资源部门结合发展实际来制定最优化的档案管理制度，在充分挖掘人事档案价值信息的前提下，实现事业单位各部门精诚合作，相辅相成，整体提高事业单位工作效率和质量，为人力资源管理优化发展奠定稳固的基础。由此可见，事业单位人力资源管理和人事档案管理息息相关，相互促进，相互发展。

二、新形势下人事档案在高校人力资源管理中的价值分析

1.辅助人事决策做好高校人力资源管理工作，其前提需全面掌握人事档案相关信息资料。由此可见，人事档案是保证人力资源管理工作有序开展的基础。与此同时，人事档案所包含的内容相对丰富多样，包括任免、工资、出国、离退休材料、处分材料、奖励材料、加入党团材料、政审材料、学历、评聘技术职务材料、鉴定考核、考察材料、自传材料、履历材料及其他类型材料等。并且，人事档案全面真实详细记录个人从高中至现阶段的成长过程、德才表现、学识水平等，准确记录着个人的基本信息，是性质特殊的原始性材料信息。从档案本质属性角度来看，人事档案具有真实性强、可靠性高等鲜明特点，是具有重要参考价值、凭证价值的资料信息。特别是对于高校而言，是否录用教职工，开展政审工作期间，需详细查阅其人事档案信息。并且，在正式录用后，职务晋升、职称申报、因公出国政审、持续深造、年休假核定、退休审批均需翻阅相应的人事档案。因此，人事档案可以向高校人力资源管理工作提供详尽的背景资料，是人事决策的重要参照依据。相反，如果缺乏人事档案，相关高校管理方则难以准确把握教职工的个人信息，易导致出现人事决策失误问题。由此说明，人事档案是高校人力资源管理工作期间的重要判断依据，其辅助人事决策价值作用显著。2.为制定合理科学的管理制度提供有效保障高校人事管理实施的各项规章制度面向高校从业人员，而制定出更加符合人事管理需求的规章制度，则需全面了解、掌握高校从业人员的基本信息，保证覆盖面广、信息准确的人事档案能对人事管理规章制度的制定给予充分有效的支持。因此，完整的人事档案能够为高校制定客观、科学的管理机制提供强有力的支持，即管理决策人员在掌握全面准确的人事档案信息基础上，立足高校自身管理需求，可得出准确且符合实际情况的判断结果，有助于进一步形成切实可行、科学合理的管理机制，确保高校各项教育工作有序开展。此外，以人事档案信息为基础，制定相应的管理机制，可以有效调动高校教职工的工作热情及积极性，确保高校教职工能够高质量地完成本职工作。3.有助于资源的合理开发利用人力资源在生产力要素中占首要位置，普遍认为人力资源与资金投入同属有形资源，但是从细化角度来看，人力资源与有形资源之间仍存在较多差异。人力资源究其属性来看，是有形资源与无形资源的结合体，即人力资源从性别、年龄结构、数量等指标来看属于有形资源，但是从内在价值、智慧、资源创造的知识形态方式存在的资产角度来看则属于无形资源。人事档案管理工作是高校人力资源管理工作的基础性环节，在持续完善、深入利用人力档案资源的基础上，不仅能够为高校人力资源管理有序开展提供强有力的支持，而且还能够充分挖掘高校教职工的内在潜能，最大限度地发挥其工作能力，真正意义上做到合理分配人力资源。并且，人事档案不仅存储组织内人力资源的基本信息，而且还是人力资源历史及现状的真实反映，说明高校管理方可以根据人事档案信息，了解个人的过往经历，为保证人事管理成效提供强有力的支持与参照依据。此外，高校管理方对广大教职工的认知普遍来源于人事档案，在具体考察认证期间，人事档案可以提供多方面的参照信息。因此，人事档案可以向高校提供完整的背景资料，详细记录个人由高中阶段至此的成长过程、德才表现、学识水平等，高校管理方经查阅个人的人事档案，可以完成判断、考核及鉴定的任务，真正意义上做到人尽其才，合理配置人力资源，最终使高校人力资源、人事档案管理质量水平得到协同提高。

三、现状下高校人事档案管理工作存在的问题分析

虽然人事档案在高校人力资源管理中的价值作用显著，但是现状下高校人事档案管理工作仍存在一些较为明显的问题。总结起来，涉及的问题包括：1.档案管理制度有待完善要想提高高校人事档案管理工作的规范性及科学性，则有必要完善档案管理制度。但是，现状下部分高校在人事档案管理制度方面尚且有待完善，具体表现为：其一，在缺少完善制度的支持下，档案接收标准不够细化，使档案转移期间易发生丢失问题。其二，高校人事档案管理工作在新形势下逐步朝向电子档案管理方向发展，但是由于制度不够完善，使人事电子档案的收集、分析整理、归档存储、后期开发利用均显得不够规范，进而影响高校人事档案管理工作的整体质量效果。2.管理方式方法滞后在新形势下，高校人事档案管理工作需逐步从以往的纸质管理方式方法向电子化、信息化、智能化管理方式方法转变。但是部分人员长期受到传统管理方式方法的影响，一时间难以适应新时代的人事电子档案管理工作模式，易使高校人事档案管理工作方式方法呈现滞后现象。比如现代化人力资源管理数字系统建设滞后、集成化档案信息管理模式未能及时推行等，均会影响高校人事档案管理工作的质量水平，对此需引起充分重视。3.档案管理人员素质水平有待提高在高校人事档案管理工作开展期间，档案管理人员发挥着至关重要的作用，所以提高档案管理人员素质水平非常关键。但是，由于缺少制度的约束、规范作用，部分档案管理人员在日常管理工作当中，易出现工作态度不够认真负责的情况。加上部分档案管理人员自主学习意识淡薄，对新形势下人事档案管理现代化、信息化管理技术方法缺乏了解及掌握，在此情况下便会在很大程度上影响高校人事档案管理工作的质量。由此可见，需采取有效措施，逐步提高高校人事档案管理工作人员综合素质水平。

四、新形势下人事档案在高校人力资源管理中的具体应用措施分析

如前所述，新形势下人事档案在高校人力资源管理中的价值显著，体现在多个方面。但是，为了使高校人力资源人事档案管理的质量水平得到全面提高，还需结合现实问题，落实有效的管理措施。具体而言，主要管理措施如下：1.健全人事档案管理机制为保证人事档案的管理成效，高校方面需搭建健全的人事档案管理机制，有效规范人事档案管理工作细节，包括档案信息搜集、分析整理、归档管理，还包括私密档案的保管、后期利用及调动等，并遵循严格的制度化管理模式，以此有效提升人事档案管理机制的执行力度。与此同时，还需做好人事档案信息登记、更新工作，特别是在档案保管期间，需遵循合理科学的分类原则，从传统的人员分类标准逐步向职能分类标准过渡。此外，还需根据高校扩建规模，形成分类准确全面且编排有序的分类体系，进一步提升每卷人事档案的实用性、真实性及完整性，以此确保人事档案管理工作全面顺利、有序开展。值得注意的是，在健全人事档案管理机制工作开展期间，还需适当推动人事档案管理法制化的建设进程，以相关法制为基础，定期改进、完善相应的管理机制，确保人事档案管理工作有章可循、有据可循，即保证每一项工作程序均能够遵循相关法律法规正常运行。对此，高校方面可积极组织法制宣传工作，增强档案管理人员的法制意识，提升档案管理人员对待档案管理工作的自觉性，并遵循相应的管理机制、法制规定，增强档案管理人员对不同档案真实性、完整性的甄别能力，真正意义上做到具象化、精细化完成各项审核工作，确保每一卷档案信息均能够准确无误登记。2.搭建现代化人力资源管理数字系统为有效维护高校人事档案的完整性及真实性，相关高校必须充分重视人力资源管理，做好各部门之间的协调工作，搭建科学合理的人事档案信息化管理系统，满足各部门之间信息共享要求。同时，在创建校园网络期间，需适当将高校人力资源管理系统、财务管理系统及其他管理系统整合统一，形成一套便于信息交流、共享的数字化信息管理系统。并且，推行开放化管理模式，符合现代信息化技术的应用要求，能够消除影响人事档案信息完整性的相关风险因素，进一步提高档案管理工作的效率，保证档案管理工作的质量，使人事档案信息得到多元化利用。3.积极推行集成化档案信息管理模式传统人事档案普遍为纸质档案，为保护档案资料，无文件授权人员不得随意翻看，这在某种程度上保证了人事档案的私密性，但是难以充分及时展现档案资料的真实利用价值，且档案信息的更新速度相对缓慢。因此，相关高校需灵活运用数字技术方法，搭建集成化的档案信息管理模式，将纸质档案转变为数字化档案，并在日后人事档案管理期间，灵活运用互联网技术方法，完成人事档案的建立、更新工作，同步设置校园人事档案的网络系统，添加相应的信息查询、检索认证渠道，以此满足实时查询人事档案信息的要求，提高人事档案调动利用效率，进一步提升人事档案信息资源的实用性及利用价值。4.组建素质水平高的人力资源人事档案管理队伍目前大多数高校均建立了与自身教学目标相匹配的教职工人事档案管理系统，说明高校人事档案管理岗位对人员技能素质的要求相对严苛。因此，相关高校在开展人事档案数字化建设工作期间，需逐步提升管理人员的综合素质水平。具体而言，在人事档案推行信息化管理工作期间，需重视提升管理人员自身的计算机操作技能，定期组织计算机技术培训、考核工作，有效解决管理期间面临的相关问题，最大程度上降低档案信息更新、操作失误等风险，确保信息录入的准确性及安全性。此外，相关档案管理工作人员需从根源上认识到高校人事档案管理的重要性及价值作用，保持高涨的工作热情，增强责任意识，以此使高校人力资源人事档案管理工作的质量水平得到全面提高。

五、结语

综上所述，基于新形势下，人事档案在高校人力资源管理中的价值作用显著。对于高校人力资源管理部门，在开展人事档案管理工作期间，则需遵循与时俱进的基本工作原则，紧跟时代发展潮流，从根源上认识到人事档案对高校人力资源管理工作的重要性及必要性，灵活运用现代化技术方法，完善人事档案管理机制，搭建现代化人力资源管理数字系统，积极推行集成化档案信息管理模式，并组建素质水平高的人力资源人事档案管理队伍等，以此使高校人力资源人事档案管理工作质量水平能够得到全面提高，进一步为我国高校整体事业水平的稳步、可持续发展奠定坚实的基础。

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作者：丁艳艳