高校智慧档案馆建设指导意义

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摘要：2020年，《中华人民共和国档案法》进行了修订。国家、社会、高校各层面都支持高校智慧档案馆的建设，为之提供了有利的外部条件。高校自身应高度重视并加快本校的智慧档案馆建设步伐，以期尽快达到高效智能服务和信息资源深入挖掘结合的目标。

关键词：档案法；智慧；档案馆；信息化；高校

2008年，IBM公司提出了“智慧地球”的概念，2010年“智慧城市”的理念应运而生，在我国各行各业掀起了一阵新风潮。互联网、大数据、云计算等新兴技术为档案事业的发展带来了机遇和挑战，人们对智慧化、便捷化的档案信息资源服务的需求更加迫切。高校档案是一个学校教学、科研、管理全过程的原始记录,建设智慧档案馆也是高校适应信息化、数据化时代发展的必然要求。2020年6月20日最新修订通过了《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），其中关于档案信息化、档案安全管理、“单套制”等规定对高校智慧档案馆建设有着重要的指导意义。《档案法》的修订适应了时代的发展，也为智慧档案馆的建设提出了法律规范和建设目标，不仅明确了这项工作的紧迫性和重要性，更有助于进一步发挥智慧档案馆在建设智慧校园、服务高校教学科研工作中的支撑作用。

一、高校智慧档案馆的概念与特征

1.智慧档案馆的概念。目前，智慧档案馆这个概念在档案界并未形成统一认识，从技术、信息链、信息化等不同角度都有对此概念的解读。笔者认为，智慧档案馆是综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台[1]。依托互联网、大数据、云计算等新兴技术，深入挖掘馆藏档案资源，向用户提供更智慧化、便捷化的服务，是智慧档案馆建设的重要目标。2.高校智慧档案馆的特点。高校智慧档案馆是智慧校园建设的重要组成部分，以档案馆的资源优势为基础，依托现代信息技术的优势，对档案馆进行智慧化的建设，以期更好地服务高校教学、科研和管理工作。高校智慧档案馆有下几个显著特点。（1）信息资源共享程度加深。高校档案馆主要服务于师生校友和学校各项事业发展，同时也承担着一定的服务社会功能。智慧档案馆中的档案资源有广泛的覆盖面、更优化的结构、丰富的内容和多样的形式。其中的智能控制、组织和管理模块是各个系统应用的综合集成，可以实现有效的档案信息资源发布、跨数据库网络通信、跨部门信息共享、跨馆服务与管理。档案馆成为高校的一个重要文化教育基地，也是宣传学校校史校情、师生风貌的重要窗口，承担着服务师生校友、服务学校各项工作、服务社会的重要职能，扩展了档案馆服务对象的范围。（2）现代信息技术的高效应用。依托当下先进的物联网、大数据、云计算等技术，智慧档案馆将建立起集档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、销毁、统计、编研于一体的智慧化、一体化、综合化档案管理体系，集成RFID（无线射程识别）设备、智能库房设备、硬件存储设备、智慧引导设备、自主服务设备等，软件硬件一体化配套，建设一个网络化、物联化、智能化的智慧档案馆。但是仅在技术层面的革新对于智慧档案馆的建设来说是远远不够的，真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务[2]。（3）提供更加智慧化的服务。档案馆想要为用户提供更及时、准确、高效的服务，就必须针对不同用户的信息需求制定不同的服务方案。智慧档案馆对传统档案服务进行了颠覆和创新，把师生校友等服务对象看作网络虚拟人，根据不同虚拟人的需求，挖掘档案信息资源，为师生提供及时、准确、全面的个性化服务。

二、当前高校智慧档案馆建设现状

高校智慧档案馆服务于高校教学、科研、管理等各项工作，可以大大提升档案资源在高校建设中发挥的支撑保障作用，也可以提高档案馆自身在学校各部门中的存在感。但是，目前大多高校对于智慧档案馆建设还在进行阶段性探索，需要大量的理论基础和深入实践，高校智慧档案馆建设仍有一段很长的路要走。现阶段主要有以下四个方面的表现。1.学校对智慧档案馆建设投入资金不足，无法满足基础设施建设和硬件购置要求。大多高校对档案馆的定位仅仅停留在为学校提供支撑保障作用，对档案工作重视不够，从而不愿意给予智慧档案馆建设足够的资金支持。而智慧档案馆需要大量的基础设施和硬件设备，如建设现代物联网档案库房就是一笔巨大的资金投入。智慧档案库房建设包括RFID标签、智能密集架、智能门禁、智能温湿度控制器等设施建设。其中不仅智能密集架、库房门禁等这些一次性投入价格不菲，大量的RFID标签在投入使用后还需不断追加，大约10年就必须更新一次，大多学校面对这些资金投入都会望而却步。2.档案工作人员专业性不够，复合型档案人才队伍建设滞后。2020年修订的《档案法》指出：“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。”目前，我国高校档案馆员工学历层次较低，专业性不强，计算机技术及应用和档案学专业的复合型档案管理人才缺乏。由于智慧档案馆建设需要用到一些新技术、新方法，当前创新管理工作需要专门的技术人员负责。高校档案馆档案人才队伍既要掌握各项计算机技术，又要对档案学有深刻的理解，既能对档案馆智慧化建设做规划促落实，又能提出需求，这才是新时代能够适应智慧档案馆建设的高校档案工作者。3.未能彻底突破传统工作模式的桎梏，“智慧”概念尚未为人全盘接受。在信息化浪潮席卷全球的今天，大多高校档案馆依然保留着以手工为主的传统档案工作模式，“重藏轻用”现象普遍存在，很多高校档案馆仍未意识到数字化浪潮的到来和数字化环境对档案工作的影响。高校中各个处室的管理系统都不同，且没有进行接口连接，各个数据库并未进行资源整合，只是“各自为政”，“信息孤岛”现象在高校中普遍存在，档案馆也是其中之一。这不仅影响着智慧档案馆的建设，而且对深度挖掘档案信息资源、“单套制”的推行、档案信息的进一步开发和利用都造成了不利的影响。4.高校档案信息资源挖掘利用程度不够，无法充分发挥其作用。由于大多高校档案工作者本身知识水平和专业程度有限，无法充分掌握智慧档案馆建设中需要用到的大量的技术语言和检索语言，导致了信息资源挖掘不深入，档案的价值难以充分体现。加强技术力量的投入，对半结构化和非结构化数据进行挖掘分析，发现繁杂数据背后蕴藏的信息资源，有助于充分了解馆藏档案资源，实现档案信息服务的个性化、主动化、精准化。

三、新《档案法》对高校智慧档案馆建设的指导意义

2020年新修订的《档案法》，对档案保护、档案安全管理、档案信息化建设等提出了具体的要求和任务，这为高校智慧档案馆的建设提供了有力的法律保障和制度支撑。1.加大对智慧档案馆建设的投入，保障足够的资金支持。新修订的《档案法》中第三条明确指出：“各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。”此条规定肯定了档案工作在整个国民经济和社会发展中的重要性，也保障了档案部门的经费支持。在高校建设智慧档案馆需要充足资金的投入和一段时间内的持续补充，《档案法》的修订为经费投入提供了法律依据，学校应贯彻落实法律的这项规定，给予智慧档案馆建设充足的支持和保障。2.加大对安全管理的重视力度，确保电子档案的“四性”。在传统高校档案工作中，“重收集、轻管理”这一陈旧观念导致了高校档案馆的保密意识较弱，对信息安全不够重视，档案信息损坏、丢失或造成机密信息泄露是档案馆重要风险点之一。新《档案法》中明确指出：“电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。”虽然电子档案与纸质档案都具有原始记录性，但电子档案依赖计算机系统，在信息流转过程中是可以被复制、被篡改且不留痕迹的，这种可复制性、易删改性使得电子档案的完整性和真实性难以得到保障。保障电子文件凭证性及凭证价值的关键就在于，确保电子文件信息内容的完整性、电子文件形成过程的可靠性和电子文件信息内容及载体的安全可靠性[3]。3.全面推进高校档案信息化工作，实现“存量数字化、增量电子化”。智慧档案馆建设的基础是档案数字化。新《档案法》第三十八条明确提出：“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。”档案的数字化扫描是把各种载体的档案转化为数字化档案信息资源的过程，并完成电子目录索引，不仅可以丰富高校档案数据库，也可以快速高效地为师生提供档案服务，提高档案利用率，实现资源共享，这是智慧档案馆建设的基础。以数据为中心的管理模式为档案领域的可持续发展提供关键支撑，通过数据共享服务模式向其他档案机构和公众提供档案数据，拓宽管理对象，提升档案治理能力，完善档案治理体系[4]。同时，智慧档案馆也是档案信息化建设的必由之路，新修订的《档案法》关于档案安全的论述、第四章“档案的利用与公布”和第五章“档案信息化建设”都向我们指明了信息化的建设目标，也从不同方面提出了具体要求，为智慧档案馆建设指明了方向。4.加大高校档案资源开发力度，弘扬社会主义核心价值观。新修订的《档案法》规定：“加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行……国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。”以此为契机，高校档案馆应统筹馆藏资源，积极鼓励社会各方参与，围绕今年国家关注的大事要事，如迎接中国共产党第二十次全国代表大会召开等重要活动、重要时间节点，以智慧化的方式宣传档案成果。例如，通过打造实物档案3D电子化陈列展览、新媒体传播、电子化编研出版、线上讲座等方式，开发高校档案信息资源，挖掘红色档案资源，传承红色基因，充分发挥档案在师生理想信念和文化教育中的重要作用。新修订《档案法》的发布实施为高校智慧档案馆建设提供了有力的法律支持和行动指南，同时也对高校档案馆基础设施建设、智能化服务体系、信息化发展起了重要推动作用。各高校应贯彻落实新修订的《档案法》，加大智慧档案馆建设投入，使智慧档案馆成为高校智慧校园建设的重要组成部分，确保新修订《档案法》的各项要求得以充分贯彻落实。希望在法律保障和实践探索都继续发展的将来，高校智慧档案馆的建设可以稳步向前推进，为师生校友提供更便捷智能的服务，充分发挥出档案的价值。

参考文献

[1]杨智勇,周枫.试析智慧档案馆的兴起与未来发展[J].档案学通讯,2015（4）:45-50.

[2]杨来青,徐明君,邹杰.档案馆未来发展的新前景:智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）:68-70.

[3]黄世喆,李春阳,梁远亮,贺长珍.面向知识共享的企业文件与档案管理的路径设计[M].北京:中国文史出版社，2020:49.

[4]符京生,刘汉青,苏兴华,孙洪君.大型企业档案与数据协同治理框架与实现路径[J].浙江档案，2020（12）．

作者：陈晓媛 吴卫丰