企业档案管理信息化建设路径

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【摘要】档案管理作为现代企业治理的基础工作，与企业战略目标紧密结合，其要求管理人员不断充实完善档案资料管理，不断提高档案利用价值，坚持“围绕中心、服务大局”，充分发挥档案辅政资政的作用，提高档案“收、管、存、用”各个环节的信息化水平，为企业经营发展提供坚强支撑。随着档案实体数量与日俱增，档案种类日益繁多，对如何有效开展档案管理工作提出了更高要求，加快档案工作变革与转型升级势在必行。论文从现代化、规范化、服务化、高效化4个维度阐述了档案管理信息化的重要性，分析了企业档案信息化建设过程中遇到的问题，提出了企业档案信息化管理的具体路径，为企业档案工作数字化转型升级、探索创新“低成本、高效益”档案管理提供一定的理论依据。

【关键词】信息化；档案管理；创新举措

1企业档案信息化建设概述

2014年，国家档案局发布《电子档案管理基本术语》，对电子档案管理作出了明确的定义，是指通过应用现代信息技术对电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供可利用的档案信息集成管理体系。2020年6月20日，《中华人民共和国档案法》修订通过，其中新增了“档案信息化建设”专章，规定电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用，为档案工作变革与转型、创新与发展提供了较为充分的法律保障。企业档案是企业生产经营过程中形成的各种文件材料，是企业经营的真实记录和重要资产，见证企业的发展历史。企业档案管理在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、推进依法治企等方面发挥着重要的凭证和参考作用。档案管理的信息化建设是实现档案从分散走向集中、从集中走向集成的阶段性举措，具有资源信息化、信息有序化、超越时空化、检索便捷化等特点，可以实现档案数据的长期保存和资源共享，有利于推进档案工作更加现代化、规范化、服务化、高效化。

2档案管理信息化的重要性

2.1推进档案工作的现代化

传统的档案管理工作主要是依赖纸质档案，信息化程度比较低，极易受到时间和空间的限制，造成档案查阅的便利性不足、使用的效率较低。例如，在审计过程中，为审查2018-2021年工会经费这一费用发生情况，只能通过明细账定位该纸质凭证进行查阅，这项工作耗时耗力。如若企业领导人员需要紧急调阅历年重大活动的资料进行重大决策，需要在本地档案馆检索查阅，如此不便的管理方式极易贻误时机。在企业发展过程中会通过信贷系统、结算系统、OA办公系统、财务管控系统等形成经营管理、党政办公、财务管理等各类线上资源，随着档案工作信息化的推进，针对各类系统产生的电子档案实行一体化运行，可以改变传统档案单一的使用方式，方便相关查阅人员远程通过网络快速准确地检索到所需的资料，满足企业档案信息获取便利性的需求。

2.2推进档案工作的规范化

狭义的档案管理是指对文书档案、营业凭证、会计凭证资料的管理。广义的档案管理是指企业成立后，一切在其职能活动中形成的、办理完毕的、应归档保存的档案均可以被纳入档案管理之中，需要对其进行日常归类收集整理，在协同办公系统录入档案的关键信息并加以保存，在一年之后移交档案归口管理部门保管，需要全流程闭环管理。档案管理信息化可以固化档案管理人员的工作流程，使其更加合规，充分调动各部门之间的沟通合作，整合企业内部管理资源，全面反映企业生产、经营、管理、服务等内部资源的使用情况，从整体上提高企业管理的规范化水平。

2.3推进档案工作的服务化

档案对外是开展审计工作的重要依据，对内是评估企业发展情况、管理水平的风向标，可以详细了解企业各项金融业务、经营管理、人员岗位配置情况，企业领导人员可以在此基础上开展相应的专项管理，最大限度地优化资源配置。企业档案信息为企业作出内部决策提供重要的数据支撑，档案管理信息化建设可以使企业在决策时更及时、准确、高效地掌握内部业务、管理、技术、人才等信息，在激烈的市场竞争中最大限度地避免严重的决策失误，使决策更加科学合理，降低企业的经营风险，助力企业获得更大的竞争优势，促进企业长远发展。

2.4推进档案工作的高效化

企业档案的产生不是孤立的，其不仅涉及企业内部的各个部门，还需要外部企业的协同，尤其是财务公司与银行的资金往来较多，产生的资金明细和交易数据较多。如果企业单纯保存纸质档案，不仅极易产生遗漏，而且效率低下。通过数据集成，档案信息化可以使企业通过网络平台快速传递和共享原始档案信息，不仅可以整合和共享分散、孤立的档案信息，而且可以跨越时间和空间传递档案信息，能够做到“一站式”有效地服务档案信息使用者，减少纸质档案的传递和保存，更加绿色、经济。

3企业档案信息化建设现状

目前，企业档案工作虽然得到了长足发展，管理模式也正在由传统纸质档案管理向信息化、网络化管理转变，但部分企业仍然存在档案库房趋近饱和、纸质档案数字化转换率不高、管理方式滞后、存储保管易损坏、人员不够专业等多个方面的问题，制约了企业内部档案管理中资源的优化配置，不利于推进档案管理信息化建设的进程。

3.1档案信息化管理机制不完善

档案工作不是一项独立的收尾工作，而是在产生、收集、整理、存储的闭环中产生的业务活动。因此，在员工的日常管理工作中，要具备先行意识和倒序思维，注意前期环节形成的文件收集和归档过程，更加注重上游工作的源头控制机制，避免事后整理时一些工作的重复劳动或无法补救。上一项工作的结束，又是下一项工作的开始，并且为下一项工作提供了参考意义。例如，下一年的工作安排和绩效指标必须基于当年的业务情况，而不是“拍脑袋，定目标”。在这些决策中，档案工作发挥着先行性、引领性、服务性的作用。因此，企业在开展档案信息化管理时，应制定一套完善的“收、管、存、用”标准和流程，将管理机制嵌入档案信息化管理的各个环节，确保档案信息化的安全性、可靠性和标准性，提高企业档案管理水平。

3.2档案信息化基础设施有限

目前，随着企业经营时间的增加，产生的纸质档案越来越多，而档案库房趋于饱和，企业档案备份的介质、库房等基础设备存在不足的问题，在这种情况下，企业会委托第三方档案保管机构进行保管，但同时存在损坏、泄密、丢失等安全性风险。随着信息技术在企业档案管理中发挥越来越重要的作用，信息化手段的应用也成为未来企业档案管理的必要内容。档案信息化发展趋势是指建立企业数字档案馆，使得档案管理更加数智化。目前，针对“云计算”“数据库”等智能技术的开发不够深入，配套基础设施投入不足，“防火墙”的加强、“隔离网”的修筑也需要随着技术的发展不断更新。

3.3档案信息化管理人员素质不高

目前，企业的档案信息化意识薄弱，对档案工作在企业发展战略体系中的定位不够明确，档案信息化建设中的人员配置、基础设施、资金保障等资源投入有限。企业的档案管理人员大多是企业其他部门的兼职人员，缺少专业人员，常常出现一人身兼多个管理角色的情况。随着档案管理向信息化、科技化方向发展，管理人员缺乏应用信息技术进行档案管理的能力，这种情况将导致企业档案管理专业能力的降低。在企业档案收集、移交、借阅和归还等各个环节中，管理人员的专业水平和思想认识不足，导致企业档案收集整理工作不到位，归档时效性差，内容不完整，档案管理缺乏规范性和科学性，给企业未来的档案管理埋下很多隐患与风险。

3.4档案工作的信息化创新滞后

现阶段，企业档案管理工作的创新改革较为缓慢。目前，纸质档案的数字化转换率不高，档案管理系统与其他应用系统的集成受到限制。除了协同办公系统中“收发文管理”与档案管理系统的有效衔接，档案信息化建设与其他应用的整合仍需加强，档案管理系统对信息资源的二次、三次的深度开发功能尚未完全实现。档案库存量接近饱和，面临档案实物存储的压力。确保档案信息安全也面临着技术手段落后的考验，如何通过数据加密技术来保证档案信息的安全是亟待解决的问题。

4企业档案信息化管理的路径

为适应企业档案信息化建设发展的新形势，加快各类档案的数字化进程，结合企业档案管理中存在的问题，企业可以从完善档案信息化管理工作机制、全面丰富档案信息化资源、提升档案工作服务水平和利用价值、打造档案人才队伍、强化档案信息化安全保障等多个方面夯实档案管理基础、加强队伍建设、挖掘档案价值，真正提升档案管理工作水平。

4.1完善档案信息化管理工作机制

档案信息化管理主要应该从档案数据资源、业务管理及监督管理3个方面完善工作机制，进一步推进档案管理提质增效。第一，严格落实国家档案局和上级提出的档案管理工作要求，进一步梳理完善企业档案规章制度体系，结合业务范围修订企业电子档案归档范围和档案保管期限，统一规范电子档案的分类、档号等档案数据的管理机制，按照要求及时归档并定期向档案馆移交档案，使履责有据可依、管理有章可循。第二，近年来纸质档案的寄存、系统集成共享等档案服务蓬勃发展，对此，要及时开展专题档案业务管理标准研究，对档案资料分类标准、排序要求、资料整理、台账内容等提出明确、统一的要求，并增加法律责任方面的规定，制定安全与保密管理规范，提高档案资料电子化比率和归档及时性。第三，要充分发挥档案信息化监督管理机制的作用，对档案工作开展在线日常督导，并纳入年度评估考核，不断提升档案监管质量和效率，让监管有迹可循，努力夯实档案信息化建设的基础。

4.2全面丰富档案信息化资源

随着信息技术的日新月异，各种新型档案载体不断出现，如电子档案、音频档案、视频档案，等等。只要内容应该归档，就应及时进行规范化管理。相关人员应积极研究新业务、新媒体文件归档模式，扩展和完善“应归”范围，做到企业业务、投资拓展到哪里，档案管理就延伸到哪里。开展专题档案研究，开展重要人物、重要活动、重要专题档案建设。加快推进各类档案的数字化进程，实现重要非涉密存量档案100%数字化、增量档案100%电子化目标，完成室存声像、实物档案数字化。加快推进企业数字档案馆建设，解决企业本部和各分支机构现有档案库房趋近饱和、纸质档案数字化转换率不高等难题，立足企业内部档案现状，构建起企业高质量、高效能、全方位的数字化档案馆（室）。

4.3提升档案工作服务水平和利用价值

在明确档案资料管理要求的基础上，按照类别、部门、事项、时间等不同内容，对历年档案资料进行全面梳理，建立档案资料管理台账，并统一编号归档保存，确保企业档案资料规范、完整，做到可以随时查询、随时提取，确保档案信息化有扎实的数据支撑，循序渐进推进档案数字化，实现档案业务“线上+线下”双轨道运行。继续做好档案宣传，发挥档案资源优势，通过举办专题展览和“国际档案日活动”等，普及档案知识，宣传档案价值。实现档案远程利用，使档案利用者免去舟车劳顿就能享受到高效便捷的服务，充分发挥数据资产和档案资源的功能作用，为中心工作开展提供辅助支撑，不断推动新时代档案工作高质量开展。

4.4打造适应新时代的档案人才队伍

按照“谁主管、谁负责”“谁形成、谁整理”的要求，细化职责分工，尤其是强化“前端”业务人员的工作职责，将档案管理嵌入各单位各部门各岗位的岗位职责和工作流程，确保档案应归尽归。优化人才培养机制，积极参加国家档案局组织的业务培训、国网企业优秀案例评选和企业课题研究等工作，定期开展安全演练、档案安全隐患排查、安全教育，强化安全意识。强化“管案必须懂业务”的理念，档案工作人员要了解企业经营业务，具备指导各条线工作、各载体档案管理业务的能力。健全完善相关考核激励制度，激发档案管理人员在档案信息化建设中的创新活力，在相关领域作出专业业绩和成果，不断提升档案工作者的责任意识、安全意识和风险意识。

4.5强化档案信息化安全保障

全方面构建档案信息安全管理体系，不仅需要适应新时代信息技术不断发展带来的挑战，也需要进一步筑牢纸质档案资源的安全新防线。首先，新的档案存储载体随着技术的发展不断衍生涌现，优化升级的存储载体容量越来越大，安全系数也越来越高，既要把握机遇，积极应用这些性能更强的档案存储载体做好资料备份工作，又要充分利用数字签名技术对档案信息层层加密，确保档案的安全可靠；其次，配置适宜档案保存的库房和设施、设备，加强档案库房标准化建设、体系化监管、高效化管理，加强档案库房巡查和整体管控，以信息化赋予档案事业高质量发展；最后，健全档案安全应急体系，将档案工作纳入整体的应急管理体系当中，做到防患于未然，制定应急方案，提高安全应急管理水平。

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作者：郝晓娇 单位：中国电力财务有限公司