数据共享表在中小企业财务管理的应用

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摘要：数据共享表的设计与联动可以在企业不投入资金的情况下，对企业相对简单的物流生产链、价值链的联动管理、数据及时传输管理过程发挥较好的作用。本文针对中小企业引入一种简单可行、投入较低的数据共享表应用方法，以期对中小企业财务管理的提升提供思路。

关键词：中小企业财务管理；数据共享表；应用案例

一、中小企业财务管理

（一）中小企业财务管理的内容

中小企业初期的生产经营模式一般采用定单式模式。由财务管理的利润决定营销任务指标、由营销管理决定生产任务的分解、由生产管理决定仓库管理及采购管理、最终决定筹款的管理，在此过程中形成系列计划管理指标。在管理上就需要对各模块进行联动管理，统一计划并随时监督计划的实施状态，以实现企业利润的较大化和提高企业资金的运行效果。该关系如图1所示。2.实现中小企业财务管理目标的手段在中小企业创业初期，引入现代化信息管理不太现实，但是，有一种方法：数据共享表的设计与联动可以在企业不投入资金的情况下，对企业相对简单的物流生产链、价值链的联动管理、数据及时传输管理过程发挥较好的作用。它的设计原理为：把图1中的“生成各环节的计划标准”“生成各环节的及时执行结果”及“数据比对并纠错”数据巧妙地设计成QQ中的数据共享表，通过企业各部分及进对数据的填列作业，实时自动生成可供决策层的信息，从而达到初步信息化的作用。设想图如图2所示。

（二）当前中小企业财务管理的困难

1.认识度不高初创期的中小企业，对企业采购、仓库管理、生产管理及营销管理工作采取粗放式管理，仅对税务进行简单的报表处理。2.资金短缺中小企业经常忽视财务管理工作，投入财务管理工作的资金也相对较少。3.信息化程度不高由于高层管理人员的认识度原因、资金投入不足、企业信息化人员不足等原因，中小企业财务管理信息化程度难以提升。

（三）中小企业财务管理的目标

1.获取相对最大的企业管理利润加强企业的财务管理，加强企业运作过程的联动机制，可以使中小企业获取额外的相对最大的企业管理利润，这就是中小企业财务管理的目标

二、数据共享表

（一）数据共享表的功能

数据共享表的制作有多种方法及途径。本文介绍的是在腾讯环境下利用在线文档功能建立数据共享表的方法。其功能主要有：1.数据共享表创作简单。数据共享表可由企业个人创作或与同事共同编辑表格。2.数据共享表填报权限分配严格。数据共享表的编辑可以根据企业各部门的职责对各个人进行编辑的查看的权限设置。3.数据共享表修改实时更新、数据进行实时运算，实时传输。

（二）数据共享表的制作

1.摸清家底，分析需求，制定企业信息化的各种指标。指标包括考核指标和日常执行指标两大系列。对考核指标的进行细分指标。最后把分解得到的指标形成基础表格，如表1所示。2.把本地数据共享表转化为腾讯共享表。第一步，先登录数据共享表的管理人员QQ号，在登录界面上找到腾讯文档标志，如图3所示。第二步，新建共享数据表打开文档后，用新建功能就能建立一个新的共享数据表，并把本地的数据共享表导入到腾讯的共享文档中，就建立成了一个在线的共享数据表，如图4、图5所示。第三步，进行共享文档的操作权限分工。在图5界面中选择“邀请他人一起协作”功能钮，对中小企业各责任人进行分工及权限分配即可完共享数据表的创建。第四步，在WORD文档中通过邮件功能自动获取数据共享表中的数据，形成决策报表。

（三）数据共享表的公式

数据加工的计算公式从数据来源分，有表内数据计算，借助表外数据计算。从计算类型分有日期计算公式、条件值计算公式等等。下面举几个公式的类型为例，如表2所示。

（四）数据共享表在中小企业财务管理中应用的优缺点

1.优点：一是比较符合中小企业财务管理资金投入少、人员少的特点，通过共享数表据的实时更新，有利于企业决策者实时了解企业的状况，为及时做出决策调整提供依据。二是在提升企业职工主人翁精神的同时，加强了对企业财务管理的内部控制。三是造成了公司职员的业绩考核更加压实，为企业对职工的业绩考核提供了依据。2.缺点：一是数据共享表的做法不适合复杂业务的财务管理。二是数据共享表的设计具有较的难度。三是数据共享表在共享环境下，容易出现数据的误填，数据维护比较困难。

三、应用案例

（一）中小企业简介

A公司主营业务为印制书籍，生产、销售方式为订单式生产，属于当地的一个中型企业。A公司的物流链为采购纸张，制版、上版工序，印刷工序，折叠工序，装订工序，切割工序，包装工序，发货工序。为完成企业的运转，A公司目前设置了经理办公室、财务室、按工序设置采购仓库部、制版上版车间等九个部门。经理办公室负责全企业运行，财务室核算全企业财务账务，生产部门独立运行、独立计件核算，销售部门按订单业绩核算。

（二）企业财务管理存在的问题

1.企业数据各自为政，信息反馈不及时，财务管理只能事后反映。2.各部门数据相互脱节，不能及时反映订单的盈亏财务状况。3.各部门分工协作效果不尽人意。由于企业财务数据分散在各个部门，企业职工缺乏总体意识，导致某些时间紧、任务重的订单由于受其他不重要订单的影响而不能及时完成。其表现的问题可用图6表示。图6对比图1中小企业财务管理内容模块间的关系图可以清晰看出，各部门之间的数据存在企业数据各自为政、信息反馈不及时、相互脱节的状况。

（三）解决方案

1.总体方案设想针对在A公司企业财务管理存在的问题，打通财务管理实施阶段过程中的各部门之间数据通道，把财务管理部门的位置置于其他各部门平等位置，实现数据的相互联通，同时在不增加资金投入情况下，建立各部门之间的数据共享基础表，并在QQ环境下最终实现数据共享表操作。从示例图看，先通过基础数据表把图6转化为图1，再通过数据共享表功能把图1转化为图2。2.具体方案从上文可以得出，解决A公司的核心问题在于基础数据表的建立，下面以A公司为例，建立该公司的基础数据表。第一步，分析各部门之间财务管理需要提供的数据。以部门为中心进行数据分析。如表3、表4、表5、表6、表7所示。第二步，以财务室为中心，分析各部门需要向财务提供的数据。在A公司中，应收账款核算的是订单按产品分类应收未收的货款，也是订单的实际应收款，需要销售部门及时提供的所有数据，应付账款核算采购仓库部采购的材料情况数据，因此需要采购仓库部及时提供上表所有数据，等等。其中有些数据需要从其他部门提供的数据，通过计算求得。通过分析可以得出各部门之间的数据关联关系，并形成系列计算公试。第三步，把各部门之间有关联关系或者对管理有重要参考依据的数据整理出来，形成一张汇总表，表中有计算关系的数据通过公式联结，最终形成共享数据基础表。如A公司的表8，共享数据基础表。在共享表中同时列入各变量之间的计算公试。第四步，把共享数据基础表导入QQ环境下的数据共享表，并进行各部门的授权。结果如图7所示的A公司财务管理数据管理共享操作图。

（四）效果分析

共享数据表建立后，A公司通过各部门自己责任人每天对本部门的数据进行及时上传，共享数据表每天可以实时计算出当前的每个订下的每个品种的完工程度、各种材料采购进度、库存状况、成本情况、利润情况等等指标都可以实时获取。在不投入资金的情况下解决了A企业财务管理过程中存在的问题。

四、结语

中小企业在发展之初，受限于创业资金的影响，信息化程度普遍不高，管理层无法获取企业的实时财务管理信息。采用数据共享表的方法，确实能满足企业的财务管理需求，但也存在一定的局限性，当企业不断发展扩大时，企业仍需引入现代化的管理信息手段。

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[4]李淑霞.吉林省民营企业财务管理存在的问题及对策[J].吉林农业，2014（10）：95+94.

作者：潘苑 单位：浙江航芯源集成电路科技有限公司