铁路企业内部审计问题分析

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［提要］企业内部审计涉及面广、程序复杂、专业性强，合同内控审计不失为一个有效的切入口。本文以合同为切入点，结合现场审计经验，浅谈如何通过对合同的前期工作、签订环节、履行环节等全过程进行审查，了解企业经营管理过程，从而发现问题，提高审计质量，实现审计目的。

关键词：合同；内控；铁路企业；内部审计

市场经济在某种程度上可以说是契约经济，随着社会主义市场经济的飞速发展，合同发挥着愈来愈重要的作用。作为国民经济大动脉的铁路系统，合同在规范经营管理行为、防范经营法律风险、保障企业健康发展方面的作用不可或缺。内部审计是对本单位及所属单位财政财务收支、经济活动、内部控制、风险管理实施独立、客观的监督、评价和建议，以促进单位完善治理、实现目标的活动。本文以合同为切入点，结合现场审计经验，浅谈如何通过合同内控审计深入了解企业经营管理全过程，从而发现问题，实现审计目的，达成审计目标。

一、合同的定义及特征

合同是指当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。合同的特征为：合同是平等的民事主体之间的协议；合同是一种民事法律行为；合同以设立、变更或终止民事权利义务关系为目的。

二、铁路企业合同主要涉及领域及种类

涉及领域主要指国铁企业在运输生产、经营开发、工程建设、科研开发、物资采购、投资融资、国际合作等经济活动中与其他民事主体签订的设立、变更、终止民事法律关系的协议。常用合同种类有：买卖合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，仓储合同，供用电、水、气、热力合同，借款合同，租赁合同，保理合同，承揽合同等。

三、开展合同内控审计的方法、途径及常见问题

开展合同内控审计主要从审查合同管理内控制度设计的有效性和执行的有效性两个方面来进行。

（一）合同管理内控制度设计的有效性

取得被审计单位在合同管理、法律事务管理等方面制定的相关制度和办法，检查其中的关键控制环节和主要风险点是否明确，必要条款是否完善，有无应建而未建或是虽已建立但内容简单、可操作性不强等事项。检查是否按照国铁集团要求建立和落实了法律事务管理部门归口管理、承办部门主体负责、相关部门专业把关的分工负责制度，形成了常态化的合同管理机制。在实际审计过程中，发现一些单位照抄照搬上级文件或同系统其他单位的制度办法，没有制定适合本单位的实施细则。没有规矩，不成方圆，如果制度尚且不完善，执行时势必会无据可依。

（二）合同管理内控制度执行的有效性

1、合同前期工作及合同审查环节。（1）检查被审计单位合同审批资料，调查了解合同经办部门的审批流程和方法，是否在规定权限内按照自身制定的管理职责和程序履行合同审查职责，有无先实施后审查或不审查、审查流于形式。检查合同承办部门、法律事务部门、计划财务部门等相关部门在合同谈判、审查、签订等关键环节是否相互控制，是否存在由一个部门完成经济业务全过程的事项。（2）检查被审计单位重大经济合同是否经党政联席会议履行了“三重一大”决策程序，与会人员是否履职尽责提出建议或风险提示，有无先签订合同后履行集体决策的情况。（3）检查被审计单位合同项目计划、财务预算、批复文件等资料，超过授权范围的合同是否按照规定程序上报审查、会签、审批，审查有无为规避审查拆分合同的事项并分析原因。检查被审计单位对符合招标条件的合同项目是否按照招标规定和招标流程择优选择合同相对人，招标、投标、开标、评标与定标等流程是否符合相关规定，是否存在规避招标拆分合同或中标后又变更合同实质内容的事项。（4）检查被审计单位对合同相对人资信调查时留存的相关资料是否完整，是否对合同相对人的经营范围和规模、注册资本金、纳税信用等级和财务状况等情况进行了详细的调查，建立了客户资信等级动态管理和风险评估制度，是否与注册资本金低于实际业务占用资金额度的企业开展业务。（5）通过工商、税务等管理机构网站或天眼查等企业信用信息平台，查询合同相对人的资质信用情况，核实合同相对人经营范围与提供资料是否一致、相关许可证件是否真实、有效期限是否过期、有无受过经济处罚、是否通过正常年检等资料信息的合规及可靠性，审查合同相对人与完成的工作或交易对比是否具备合法有效的营业执照以及相应的资格、资信、资质和能力，法定代表人（负责人）身份证明材料；委托代理人的授权委托书原件及身份证明，是否通过借用、挂靠等方式造成实际履行合同主体与名义上的合同主体不一致。通过审查合同的前期工作，对尚未履行的合同可以关口前移，发现问题，防患于未然。对已经履行完毕的合同，可以通过合同审查环节的问题继续深入审计。在实际审计当中，发现不少单位未按规定权限和程序审查合同，存在先实施后审批签订，部分重大合同签订前未经党政联席会议决策，个别单位超上级授权对外签订合同。有的委外项目应招标未招标，而是采用询价方式选定合同相对人；有的投标单位不满足招标文件要求，未按规定重新招标；有的对招投标单位资质审查不严，中标单位无经营资质，部分投标文件疑似串标；有的竞争性谈判审查不严格，投标报价文件与企业资质名称不一致，中标单位标书未完全响应招标文件。例如，某单位与某建筑有限公司签订多笔工程合同，通过企查查软件查询该公司资信状况较差。该公司被列为被执行人21次，限制高消费1次，历史失信信息6条，作为民事案件被告人被起诉11次，其中涉及两起建筑施工合同纠纷。在合同审查环节未对该建筑公司的资信、诚信情况进行充分调查，谈判过程流于形式，合同执行存在风险。某年8月20日，某单位发布更新改造工程物资采购招标文件，对显示屏、交换机等物资采购进行邀请招标，参加投标人为甲、乙、丙公司。履行招标程序后，8月26日公布中标结果，甲公司中标。在未公布中标结果的8月23日，该单位即与甲公司签订《购销合同》，招标流于形式。如果在合同前期工作及合同审查环节即有问题，很可能会导致企业经营活动不当，经济利益受损。2、合同签订环节。（1）检查是否以企业内设部门名义签订合同、非法人单位超权限对外签订合同，是否违反程序在经济活动实施后签订合同。检查被审计单位有无超计划、超预算，无计划、无预算签订合同，签订合同的经济业务内容与本单位实际经济业务是否相符，是否以虚假的合同掩盖真实目的。（2）检查合同内容是否合法，合同条款有无与《中华人民共和国民法典》等法律法规、上级规定相抵触的内容，有无规避强制性标准或规定的事项，是否按照上级下发的合同标准（示范）文本格式签订合同，是否对合同条款的修改有明显不利于铁路方或损害第三人的条款。（3）检查合同条款是否合理，合同数量与生产能力或需求计划是否相符；质量标准是否符合规定，等级是否与需要相符；合同价款的确定是否合理，有无偏离市场价格或违规让利情况；履行期限、支付条款、担保条款等是否合理。（4）检查合同约定标的、数量、质量、金额、期限、付款等必要条款是否完备，合同双方的权利和义务是否明确，履约保函的交付、质量保证金的预留、法律纠纷的处理方式等重要事项有无遗漏。（5）检查合同签章、签约日期是否齐全；代理人签章的合同是否有合法有效的授权委托书；是否以公章代替合同专用章签订合同，有无游离于合同管理之外、逃避审查和监督的事项；签订日期不明确的合同是否为先实施后签合同留下缺口。实际审计过程中发现一些单位部分经济业务应当签订未签订合同协议，合同主要内容不完整，未约定工作量、考核内容等条款，双方权利义务不明确，个别单位产生法律纠纷；未按照上级发布的合同标准（示范）文本格式签订合同；变更合同未履行相关程序；个别单位预算审核不严，合同价格确定依据不充分。例如，某单位与某安全技术服务中心签订X射线安全检查设备维保服务合同，合同约定对该单位使用的36台设备进行维保，维保清单中部分设备型号、生产厂家、购置日期填写错误，与固定资产台账不符，这种情况主要是经办人审核不严造成的，很容易产生纠纷。另外，某单位与某建筑有限公司签订三个站区护网滚笼整修合同，工程地点为“甲、乙、丙等站区十六处”，工程内容为“护网滚笼整修”，未约定各站区的具体工作量及应达到的质量标准等，这种合同给验收时留下不必要的隐患。3、合同履行环节。（1）检查被审计单位对签订合同的履行情况，是否存在随意解除或变更合同的违约风险，合同变更与解除的依据是否充分、变更内容是否真实、解除方式是否合法，是否存在合同价款与项目计划、财务预算、招标文件等规定不符情况，是否按照合同价款结算。（2）检查被审计单位发生合同纠纷时，有无擅自放弃、怠于行使追索权力或承诺合同以外的义务，属于对方违约的是否按照合同约定及时追究对方责任、保障自身权益。（3）检查合同价款支付情况，可通过检查支付申请、大额资金审批、收款主体、银行对账单、发票等相关凭据，查证支付程序是否合规，资金流向是否正常，合同签订主体、执行主体、收款主体与出具发票单位是否一致，是否按法律规定或合同约定预留保证金，是否对违约方实施罚则等。实际审计过程中发现许多合同执行监督不到位，企业利益受损的问题。有些单位在合同履行中未关注国家政策变化，未及时修订合同，导致多支付费用。例如，某单位与某建筑工程有限公司等单位签订施工合同，合同约定增值税专用发票税率为3%、9%，经查，实际取得的增值税专用发票税率为1%、3%，按合同不含税金额及实际税率计算应支付含税金额160.79万元，实际取得发票含税金额为167.10万元，工程费用取得增值税专用发票税率低于合同约定税率，未核减合同总价。有不少单位在合同中虽然约定了预留质量保证金，但在支付给施工单位工程款时，由于疏忽大意全额支付，未留存质保金。在签订合同时，约定了对本单位有利的条款，但并未监督执行，未对本单位合法权益进行保障。如，某单位与某劳务服务有限公司就“某公里上行铁路整治工程项目施工”签订劳务合同，劳务公司派出人员在该单位施工负责人的安排下从事劳务工作，劳务费按每人每日结算。合同约定劳务公司必须为从事危险作业的职工办理意外伤害保险。经检查施工人员考勤表和保险资料，实际出勤51人，劳务公司仅为其中的16人购买了人身保险。劳务公司不按合同约定为全部施工人员购买意外伤害保险，该单位也未对劳务公司履约情况进行核查，因此施工人员一旦发生意外伤害，存在较大的赔付风险。有些单位对合同执行疏于监管，竣工验收不认真，重复计算工作量，导致多结算成本费用，有的实际施工内容与合同约定不符，也未进行预算变更并签订补充合同。检查施工类合同时，可查阅合同协议、招标文件、项目计划、财务预算、审批文件等资料，与合同工作量、施工预算、验收报告进行比对，必要情况下深入现场核实，审查有无通过虚增工程量、重复计算工程量、高套定额、重复套用定额、调整定额子目、虚增材料用量、降低材料规格标准等方式提高工程造价。有些单位未按合同约定及时收取相关费用。检查房屋租赁合同时，可与同区域市场价格、当地公布的房租指导价格进行比较，查证房屋租金有无明显偏离市场价格，或低于资产折旧加税金，对长期承租户的租金是否结合通胀增幅、利率水平适当浮动。实际审计过程中，部分单位存在出租价格明显偏低，而且不能按合同约定收款，合同期满未续签仍不腾退房屋；经实地测量，房屋收费面积与实际占用面积不符；承租人违反合同约定私建构筑物，存在消防安全隐患等问题。4、合同基础工作。（1）取得被审计单位合同管理台账，审查合同台账登记信息是否规范，运用信息化技术和手段对合同进行分类筛选，审查合同管理部门台账与财务部门合同的一致性。（2）审查被审计单位合同档案的完整性，挖掘、探寻与上述查证要点相关的线索，核查被审计单位合同管理工作和制度的落实情况。（3）检查合同专用章使用台账、携带外出记录、公章使用台账等资料，重点关注合同专用章使用台账与合同管理台账是否一致、携带合同专用章外出是否经过审批、有无超授权范围使用合同专用章。合同管理基础工作共性问题比较突出，一些单位存在合同台账及合同专用章使用登记不健全、合同签订日期未填写、法人授权委托书过期、合同档案留存资料不完整等问题。总之，企业内部审计涉及面广、程序复杂、专业性强，合同内控审计不失为一个有效的切入口，通过对合同的前期工作、签订环节、履行环节等全过程进行审查，迅速有效发现问题，不断总结和积累审计经验，提高审计质量，实现审计目的。

作者：王建楼 单位：中国铁路北京局集团有限公司