中小学档案工作信息化管理模式探讨

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摘要：档案是党和国家的宝贵财富，中小学档案不但具备一般档案的特征，还拥有较强的分散性、专业性以及周期性，需要全面加强管理，优化档案管理方法。伴随我国社会经济的快速发展，现代信息技术已广泛应用于档案管理工作中，取得空前的成就，有效推动教学工作的开展。根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，中小学需要让信息技术成为档案管理的重要途径和手段，实现统筹兼顾，划分统一性的标准，通过分级建设的方法，提高档案的保密程度，优化管理水平。本文立足于数字技术发展背景，分析中小学档案工作信息化管理的意义，介绍档案工作信息化管理的问题，探索中小学档案工作信息化管理的主要任务和实现路径。

关键词：数字技术；中小学档案；信息化管理

档案是十分宝贵的资料，它见证历史，融合人类智慧的结晶，具有较高的应用价值。我国教育部曾颁布《中小学档案管理办法》，提出要将学籍档案、人事档案、党政档案、教学业务档案、声像档案资源转化为电子文件，保证档案数据的完整性，满足教师、学生对档案的应用需求。当前是知识经济时代，信息技术为中小学档案管理提供了新的途径，开辟新的管理渠道，同时也对管理人员提出更高的要求。在数字技术的支持下，中小学档案管理需引入更多高端技术人才，加强对人才的业务知识培训，提高人才的计算机应用水平，为档案管理工作奠定坚实基础。在当今时代，学校档案工作管理人员可充分运用现代信息技术，实现“一人一号、一人一档”，为教师和学生建立完整的档案资料，通过电子档案保存数据，优化电子信息管理系统。

1中小学档案工作信息化管理的意义

1.1提高管理效率

中小学档案工作信息化管理拥有较强的现实意义，能充分发挥档案的凭证作用和信息化功能，推动提高中小学档案管理水平。当前已有很多中小学在自身运行和发展的过程中应用电子档案，做到安全保密、统一标准，促进档案管理工作的数字化发展，有效提高管理效率。档案包括学生的整个成长和发展阶段，需要从学生入学时期开始建立，记录学生的学习变动情况、成长情况以及所有的个人信息，每年都会增加较多的新建档案，数量庞大，传统的纸质档案不利于保存，信息化管理能解决这一问题。电子档案能充分利用有效空间，全面改善档案管理效果，提高管理效率；

1.2降低管理成本

在传统的中小学档案管理中，学校需在档案管理方面投入大量的人力和物力资源，耗费较大的存储空间，并且档案资源在查找、保存过程中也较麻烦。通过采用信息化管理方式，中小学档案管理能全面节约人力资源和物力资源成本，档案的查询工作可以变得更加方便、快捷，当教学管理工作需用档案时，管理人员就可通过计算机查找学生档案或教师档案，减少对原始档案的损耗，最大程度地保护档案原件；

1.3实现档案价值

在中小学的运行过程中，档案管理信息化建设有利于充分实现档案价值，促进中小学日常管理工作有效开展，推动学校资源科学分配，全面提高中小学资源利用率。档案是中小学教学以及教学改革工作的基础保障，能全面、真实地反映教学管理的相关内容，记录教育管理信息，通过采用信息化管理的手段，学校能充分发挥档案的价值，促进教育管理工作的开展。对教师而言，教师的个人成长档案包含教学工作的开展情况，涵盖教育工作中所获得的个人奖励、突出成绩以及荣誉等内容，能彰显课程改革所取得的突出成果，是学校教学工作的重要资料。

2当前中小学档案工作信息化管理的问题

2.1档案材料存在遗漏

在当前中小学档案管理工作中，很多学校都存在档案材料遗漏的情况，档案资料收集不全、资料流失等现象时有发生，这些都会给档案管理工作带来很多困难，不利于档案信息化管理的进行。针对已提交或收集的档案资料而言，很多档案资料质量不高，存在不完整、信息错乱等情况。档案需要进行系统化的管理，在信息化管理中，档案的初始资料非常关键，学校的档案管理人员需要高度重视档案材料的收集工作，对已遗漏的档案进行弥补，为今后的信息化管理做好充足准备，全面提高教育资源的利用率；

2.2档案管理意识淡薄

当前部分学校中的档案管理人员还存在管理意识淡薄的问题，档案管理人员没有认识到自身工作的重要性，对工作内容以及规定的工作流程不够重视，容易在档案收集和管理工作中出现疏忽。目前，一些工作人员将档案管理工作视为应付上级检查工作，对档案管理的态度非常消极、被动，这些会对档案管理造成不利影响。档案管理是个系统化工程，学校中的师生档案能记录教育教学工作的重要成果，同时记录学生的个人成长过程，对教育管理工作具有十分重要的意义，只有全面提高师生的档案管理意识，才能推动中小学档案管理信息化发展；

2.3档案管理手段落后

目前中小学档案管理工作在管理手段上较落后，大部分管理人员只能对档案材料进行基础整理，无法对档案资料进行编研和深度分析，不能发挥档案的价值。在管理模式上，绝大部分学校依然采用人工保管的方式，管理效率低下，信息资料查询不便，不利于档案数据的应用。传统的档案管理手段已难以适应现代化教育教学工作的开展，落后的档案管理与教学工作不适应，无法发挥档案信息的重要价值，需进行全方位的改革。

3数字技术发展背景下中小学档案工作信息化管理的主要任务

3.1全面加强档案信息资源建设

信息资源是电子化档案的基础，基于现代化的数字技术，中小学档案工作管理必须首先加强档案信息资源建设，保证档案信息资源的完整性。学校需为档案资源管理搭建专门的网站，或建设“数字档案馆”，将档案内容录入网络平台，充分发挥档案资源的利用效果，加强对档案资源的服务。从整体上看，当前中小学档案工作信息化管理正在由传统的文件管理转化为电子信息管理，无论是管理方式、管理手段还是管理体系，都处于过渡时期，只有学校完善数据库建设，才能发挥信息技术的价值，全面优化管理水平。学校需在校内建立档案信息化服务机构，充分运用先进的信息技术和专业设备，避免档案资料流失，科学规划电子档案数据信息的录入工作，方便管理人员对档案资源进行检索；

3.2完善档案管理工作的标准

档案是中小学发展过程中的重要资料，不但关系到教师和学生的发展，还关系到学校的教学工作和教学改革工作。在实现档案工作信息化管理的过程中，学校必须将《档案法》、《保密法》、《电子文件归档与管理规范》作为档案管理的基本标准，严格规范档案管理行为，结合中小学档案管理的实际情况，详细规定电子档案的信息收集方法、利用方法、销毁的规范要求，让电子档案拥有绝对安全的存储环境，保证电子档案的管理严格按规章制度，全面提高中小学档案信息化的管理水平。学校可结合本地区档案信息化管理的现状，制订出《数字化档案查询制度》、《电子文档管理制度》、《数字化档案鉴定销毁制度》等，保证中小学档案信息化管理实现规范化操作。只有制订出中小学档案信息化管理工作的标准和规范，才能进一步加强信息化档案资源共享，全面提高电子档案的利用率，让学校的电子档案管理更加规范，代替传统的纸质档案，实现数字化进程；

3.3优化档案管理基础设施系统

档案信息化管理需运用专门化的管理软件，保证软件操作的便捷性和安全性，全面提高电子档案管理的水平，优化电子档案管理效果。中小学档案信息化管理工作需充分运用计算机和信息技术，搭建出完善的档案管理数据库，将数据库与教学管理系统、OA系统紧密结合，这样才能充分提高电子档案工作的效率，实现自动化发展。学校需认清本校在电子档案管理方面的需求，自主研发电子档案管理平台，也可向其它企业、科研机构购买软件，引入先进的信息技术，做好软件的升级、更新，优化基础设施建设，让电子档案朝着系统化的方向发展。档案的安全性和完整性非常重要，如果基础设施系统不能及时优化，就很有可能造成数据损毁、泄密等事件，形成严重损失。因此，学校必须加强对基础设施的维护和更新，不断优化系统建设，在软、硬件方面加大资金投入，提高电子档案的应用和管理效果；

3.4建立健全档案信息保密体系

在当前中小学档案管理信息化的过程中，很多学校都存在电子档案规范化水平不高的情况，档案管理标准存在滞后性，应用软件比较繁杂，不利于电子档案管理水平的提高，造成档案数据资料保密性不强，不利于档案管理工作的开展。针对这种情况，学校必须建立健全档案信息保密体系，将保密工作作为一项重要的管理任务，对中小学档案的应用系统进行管理，完善数据备份技术，在系统中增加身份认证、安全密钥等，保证电子档案信息安全。其中，数据备份技术可防止数据流失，如果计算机硬件、软件存在故障和缺陷，工作人员出现错误操作、计算机遭受破坏性病毒等，电子档案就会形成数据灾难，数据备份技术能对电子档案的数据库进行实时备份。

4数字技术发展背景下中小学档案工作信息化管理的实现路径

4.1提高工作人员以及师生的档案管理意识

在以往传统的档案管理工作中，负责档案管理的工作人员以及学校的师生都存在档案意识较差的情况，有些教师对档案管理工作缺乏认知，容易受到教务工作的压力，不注重档案信息收集，学生没有对档案信息反复验证，导致档案信息不完整，信息数据难以充分发挥作用。针对这种情况，学校首先需全面提高工作人员的档案管理意识，加强教师与档案工作人员的配合，让全体师生都认识到档案资料是重要的教育资源，高度重视档案收集和应用工作，保证学校档案信息化管理顺利开展。针对档案管理工作，教师需要对学校收集的相关资料高度重视，积极提供，保证初始的档案信息完整、准确。

4.2全面加强档案管理信息化人才队伍建设

伴随教育标准化建设的不断推进，档案管理工作需不断更新观念，促进管理质量、管理水平的提升。档案管理信息化需相应的人才作为支撑，只有人才具备较高的专业素养和知识技能，熟练应用各类档案管理软件，正确利用档案资源，才能充分发挥电子档案的价值，保证先进的信息设备得到充分利用。首先在人才引进方面，中小学需与高校进行合作，引进档案管理专业的人才，加强对计算机应用能力人才的考核，全面保证人才的知识技能；此外，学校还需设置专门负责档案管理的办公室，实现档案信息化管理，成立档案管理领导小组，对工作人员进行全方位培训，不断提高工作人员的数据采集技术、计算机应用技术等，实施档案理论的培训，做到理论与实践相结合，强化工作人员的业务水平，促进中小学档案工作信息化管理走向专业化。

4.3注重档案信息化管理的绩效评估工作

当前我国大部分学校都为中小学生建立电子学籍档案，这些电子学籍档案在学校日常教学工作、教务管理工作中发挥十分重要的作用，取得良好的管理成效。在档案信息化管理的过程中，绩效评估能调动工作人员的积极性，提高教师和学生对电子档案的重视程度，有利于信息化管理水平的提高。绩效评估不但是一种考核手段，更是一种管理手段，它可及时发现学校在档案信息化管理中存在的不足，对各项管理工作进行量化，让档案管理的成绩凸显出来，提高档案信息化管理的针对性和有效性。在绩效评估工作中，评估主体要做到多样化，教育部需承担一定的监督和管理责任，学校需要进行自评，全体师生也需针对档案管理进行评价，充分发挥绩效评估的作用。在绩效评估中，评估主体需明确信息化管理的投入、产出以及实际的应用效果，确保档案信息化管理充分发挥作用。在绩效评估方法上，学校需明确档案信息化的采集流程，明确审核标准，全面结合《全国中小学档案管理工作规范》，对基础设施建设情况、信息资源建设情况、学籍档案服务平台建设情况、电子档案存储以及安全程度进行评价。档案信息化管理工作具有较强的系统化特征，工作内容包含很多难以量化的方面，这些可通过问卷调查的方式进行评价，融合主、客观因素，充分发挥档案信息化的管理水平。

5结语

在数字化技术的支持下，中小学档案管理工作需发挥出档案数据资料的价值，推动教学改革，实现教育教学工作的全面更新。传统的档案管理模式存在资料收集不全面、信息数据保密性较差、查询利用水平较低等情况，这些都会对档案管理和档案资料的应用带来困难，因此，中小学档案信息化管理势在必行。在实践操作中，学校需优化人才队伍建设，加强对管理人员的技术培训，全面提高师生以及档案管理人员的思想认知，搭建良好的基础设施，为电子档案管理提供软、硬件设备，积极研究新技术，通过绩效评估的方法考察档案管理工作中存在的不足，充分发挥信息技术的作用。资金、技术、人力资源是中小学档案管理工作信息化建设的重要基础，学校必须保证资金充足，对档案管理的资金进行科学分配，注重传统档案向电子档案的转化，制订严格的保密体系，让中小学档案管理工作得到有序开展。

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作者：陈永光 单位：勉县武侯中学