医院经济合同管理措施

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摘要:随着市场经济的不断发展以及医疗事业的更新进步，医院日常所签订的经济合同数量也随之增多，经济合同管理作为当前医院内部管理中的重要构成部分，其重要程度日趋明显，在较为完善的经济合同管理机制下，医院签订经济合同全过程都必须要达到该医院的经营规定，切实维护好医院的权益，规避各种潜在的市场风险。文章将结合多年来的工作经验提出以下几点医院经济合同管理的有效策略，以供相关同行进行参照和借鉴。

关键词:医院;经济合同;管理方式

当前，我国正在全面建设社会主义法治社会，我国的医疗卫生事业正处于发展阶段，很多医院中的经济活动也日趋的频繁，经济管理在整个医院管理工作过程中已经显得格外的重要。尤其是在采购医疗设备、药品、耗材、服务外包、技术合作等活动中，需要严谨正式具有法律约束力的契约，所以医院经济管理中的主要组成部门经济合同的签订和履行尤为的重要。为了更好地促进我国医疗事业的健康长久化发展，就必须要做好医院经济合同的管理工作内容，这样就会更好地提升相关医院的经济管理水平。

一、经济合同，医院经济合同的概念以及经济合同管理的内涵

(一)经济合同、医院经济合同的概念

经济合同主要是指当事人双方在遵守国家法律、行政法规，在平等互利、协商一致、诚实守信的原则基础之上，为了实现一定的经济目的，在确立好各方权利和义务的情况下所签订的协议。而在医院日常业务中会涉及一些医疗器械及耗材的采购、设备维修、项目合作、建设工程承包等内容，需要相关医院与当事公司和人员以合同的形式签订一些经济事项。所签订的医院经济合同内容必须符合国家颁布的《中华人民共和国民法典》规定，要充分地维护好签署合同双方的共同利益。这样才会更好地促进社会经济秩序的稳定，符合法治社会的要求，从而为医院的健康发展提供了更加坚实的保障。

(二)经济合同管理的内涵

经济合同管理主要负责从经济合同的洽谈、签订、履行再到终止的整个全过程的管理。需要医院经济合同管理机构能够明确其管理职责，参与医院经济合同管理的主要部门有监察部门、审计部门、财务部门等，各个医疗管理环节都要各尽其职，经办部门需要按照政府采购法中的规定采取相关的经济活动。当医院自行采购货品或者进行一些医疗服务项目时，也要按照医院内部经济合同管理规定采取一些公开或邀请招标，比价采购等措施，确立好合作对象。经办部门要对合作对象的资质、经营状况、商誉、货物质量以及价位情况进行严格的审查，各管理部门按自身的管理职责做好合同签订前的各项审核工作，合同内容的合法合规性、条款的齐全、双方权利义务及违约责任的明确，合同金额、付款方式等还要负责好后续的追踪和审核工作。医院审计部门需要对所签订合同内容进行审核提出合理的审计意见，财务部门则需要对该项目的付款进度情况、违约赔款情况、价格上做好经济条款的把关。这样才会使医院的经营行为更加的规范，并且也有效促进了医院建设的廉政性，还更加有助于提高该医院的经济效益，切实维护好医院的合法权益。

二、医院经济合同管理的重要性

随着我国不断对医疗事业提出一些改革政策，相应地全国范围相关医院的医疗业务规模也逐渐壮大，不同医院对外所签订的各种经济合同也越逐年增多，相关医院日常业务和所涉及部门也比较繁多，具体包括:医疗设备采购合同、基建工程合同、设备租赁合同、医用耗材采购合同、医疗合作、设备维修、外包服务合同等。就拿一所三甲医院为例，这种类型的医院每年所签订的医院经济合同大约占支出的50%左右。签订好医院经济合同能够更好地促进合同主体双方达成更好的合作目标，各类型经济合同的文档可以当成法律凭证和经济活动中的重要依据，能够更好地维护相关医院的合法权益，也可以有效地推动相关医院向着可持续性的方向进行健康发展。

三、医院经济合同管理的现状以及所存在的问题

(一)缺少信息系统化的管理系统，未实现闭环管理

医疗经济合同中的全部周期主要涵盖了经济合同的预算、招投标采购、审核签订合同、后期执行以及运行跟踪及分析等多个环节。实际管理过程中会涉及一些专业化的管理条例以及不相容岗位相互分离的情况，各个环节会由归口不同的科室进行操作运行，医院经济合同的管理明显缺少规范科学的管理标准，甚至有的意愿会更加注重预算环节，严重忽略了后期的执行分析。也有的医院会比较注重招标采购，严重忽略了预算时的论证内容，甚至有的医院会出现经济合同管理与预算管理严重脱节的现象。上述问题都是因为没有进行医院经济合同的闭环管理，让相关医院经济效益上受到很大的损害，同时也容易出现资金链断裂的现象。有些地区的医院没有建立完善的经济合同信息系统管理体系，所实施的经济合同管理依旧停留在手工办理阶段，或者有些已经实现了经济合同审批的信息化，但是并未通过信息系统对经济合同进行全流程的监控和记录，很容易造成经济合同纸质台账内容对应不上，查阅相关资料还需要寻求相关管理部门的协助，这样会大大增加管理难度。

(二)科研项目经济流程管理相对比较薄弱

随着我国各大医院科研水平的不断提升，各大医院所投入的科研课题也逐渐加大，相应的科研经济费用和管理要求也逐渐增高，医院中的科研经费管理主要涉及科教、设备科、财务、采购中心、信息中心等多个部门，各个部门之间的课题负责人之间缺乏系统化的配合，协调以及沟通，同时也缺乏信息资源共享的能力。所采用的科研项目研究具有一定的前瞻性，所购买的特殊材料以及外送委托测试化验加工需要进行个性化的量身定制，但是涉及这些经济合同的管理却成为相关医院的空白地带，这也是相关医疗经济合同管理中的薄弱环节。甚至有些医院主要的科研课题负责人会亲自联系供应商签订相关经济合同，这样既缺少正规采购议价流程，又缺乏相关职能科室的监督，最终会使相关科研课题的经费很容易出现浪费的现象，同时也为非法套取相关资金提供了更多的便利。

(三)外包业务合同缺乏执行跟踪力度

有些医院由于自身资源比较匮乏，根据经济效益的考量以及某些业务专业化的要求，这些医院会对物业、洗涤、部分检验项目等业务采取外包对策。而外包业务的最大缺陷就是难以让医院进行全过程监管，很容易出现服务质量不高、洗涤不净，服务态度不好，个别检验样本漏发，报告延迟，合同到期仍在执行等一系列问题。(四)经济合同存档资料不够健全各个医院中的职能部门，后勤部门以及临床科室都需要进行组织采购和签订合同，如果相关医院没有创建归口管理部门，会使相关的合同条款更加的不严谨，也会使相关的合同等级更加的不全面，也无法建立统一的编码，文档的管理也会更加的零散。这是因为相关医院并没有对医院经济合同管理进行专业化的统筹指导，一旦不能及时发现合同中的执行风险问题以及履约时期的偏离问题，将会很容易发生经济合同纠纷，给相关医院工作造成被动局面。

四、医院经济合同管理的具体改进措施

(一)优化信息闭环管理，设置预警提示

医院经济合同必须要进行系统化动态化整个全过程的管理，这就需要把控好与该医院所有的经济合同和所有的环节。现如今全世界正处于大数据技术发展的背景下，应用信息技术已经成为各行各业的首要选择工具。这就给医院经济合同管理信息化提供了更好的技术支持。相关医院必须要按照自身运营的情况和所规定的管理要求，以经济合同为基点，对各项预算再到执行跟踪设计一整套切实可行的经济合同管理系统。在网络系统中充分地实现横向或者纵向的网格化管理，也可以将与经济合同相关的业务流程与信息系统进行串联，这样能够更好地使审批过程达到无纸化的目的。医院信息化合同管理系统的主要结构可以分为:准备阶段、订立发起阶段、签署阶段、成立阶段、履行阶段、终极查询阶段。相关医院可以通过购买相关软件或者进行自主研发，使所在医院的OA办公自动化和经济合同信息化系统达到合并管理，这样能够使各个合同管理部门的实时工作流程与信息流程更好地进行融合，从而更好地使经济合同信息达到闭环管理的要求。同时也要对相关经济合同的管理者按照其职能采取分级授权措施，这样能够更加方便于相关职能科室更加快速准确地获取到相关的数据及时地进行经济分析。相关经济合同管理者也能够更加清晰准确地认识到所在医院的实际运营情况，从而更好地使经营活动进行有序有效的开展。同时也要对相关系统进行全面留有痕迹的管理。比如，可以从立项、预算、采购、验收付款进行整个过程的管控，还可以在信息系统中进行修订、审批、收货、验收以及付款等关键节点采取自动预警措施。这样能够有效地提升相关医院经济共同管理人员的工作效率和工作质量，还可以更好地避免相关合同出现各种误差现象，也能够更好地实施经济风险的防控，让出现逾期的经济合同按时，同时也能够避免出现超合同范围采购、合同所购置物品重复交叉的情况。

(二)规范和完善经济合同审核审批流程

由于各个医院日常所涉及的经济合同管理业务比较繁杂，仅仅依靠某个项目中的牵头部门或者相关的职能部门对经济合同进行审核审批并不科学也不够全面。这就需要相关医院必须要建立起完善的审核审批流程，会签制度以及决策机制。可以由该项目的牵头部门以及相关的职能部门参与到经济合同的修订和审核，让其能够达到各尽其职，层层把关的要求，这样才会使医院经济合同的内容更加地全面完整可行性强。比如，可以先行发起工作流程，再让合同归口中的管理部门、业务部门、审计监督部门对经济合同进行制定、审核、审批、执行、监督，要使这些部门能够缩减合同传递时间，可以让财务科负责审核经济合同中的收、付款相关条款，是否有预算，合同期限、支付方式是否合理等内容，接着再按照财务管理制度去办理资金结算。相关职能部门要对企业的性质进行严格的审核，可以让合同管理部门汇总一些意见，接着让合同起草部门对其进行修改和完善合同条款，最终再进行集体式的审核会签。这样能够更好地避免出现经济行为虚假现象，也可以更好地规避各种违规风险现象。党政办一定要严格按照医院用印管理要求办理用印登记，合同归档时相关科室要编制好合同编号，记录好存档地点、份数情况以及存档人姓名等。

(三)将科研经费管理纳入整个经济合同管理体系当中

以往在运用各种科研经费时会出现各种经济合同管理问题，为了有效地解决这方面的问题，相关医院可以将科研经费管理融入整个医院经济合同管理过程当中，通过建立由科研经费构建成的经济合同管理系统，让各个部门和主要项目负责人提供相关科研经费的来源维度、课题分类的维度、课题状态的维度、经费起点的维度让使用这个系统的人员进行全方位的查询。这样能够更好地实时跟踪相关科研经费的预算编制情况，使用情况以及采购项目情况。这样可以更好地使科研经费结题时的突击性消费转变成事前和事中的控制。通过以科研经费经济合同管理为基点采取扩散式管理，可以让各个职能部门的管理工作过程更加紧密，也可以更好地使科研经费的使用过程达到有章可循的目的，从而有效地提高相关科研人员以及科研管理人员的工作效率，并且也切实有效地使科研经费的管理达到“行而有序，管而有法，投而有效，放而有度”的效果。

(四)规范外包合同管理，采取实时跟踪措施

医院在采取外包业务时会签订各种经济合同，需要相关管理部门加强医院外包业务的管理。为了有效地防范医院外包业务出现各种风险，当签订外包业务医院经济合同时，要事先设置好相应的考核指标和所对应的奖惩措施。相关医院可以通过成立外包合同管理委员会，每个季度开展外包合同委员会会议，再让经办科室汇报每个月的外包业务抽查情况，针对所存在的问题和满意度进行调查，再通过会议投票或者邮件征询等方式，针对外包业务所增设的新的申请或者续签工作内容进行充分的探讨，这样能够更好地降低外包业务所产生的各种风险问题。在采取医院精细化管理的过程中，让外包合同管理委员会委派相关工作人员进行全过程的监督和指导，能够更好地推进PDCA持续性地改进。经办科室一定要对外包业务的控制程度和市场熟知程度进行仔细的调查再成立合适的外包合同委员会。在制订外包方案时，要积极地听取外部专业人员对相关外包业务的意见，同时也要建立完善的外包审核批准制度，各层级人员需要在授权的范围内参与审批，不能跨越审批权限，在签订外包合同前要仔细检查好承包方所提供的服务类型，作业方式作业时间以及数量和成本情况，外包委员会有权督促承包方改进服务流程和服务方式，外包方对开展的进度和现状要及时告知委员会负责人，要及时地对所存在的问题采取有效的沟通，同时承包人也有责任履行好签订合同内容的保密义务。相关部门也要密切关注外包方履约情况，可以对参与外包的单位进行日常的绩效评价和定期考核，针对所出现的重大违约行为，一定要及时终止合同，并按照相关的法律程序向外包单位提出索赔。医院中的财务部门也要根据所签订的合同中的约定和外包进度办理相关的结算报销业务。承包方未按照合同履约财务部门有权利对其拒绝付款，并及时向相关负责人进行报告。这样能够更好解决外包合同管理过程中所存在的问题。

(五)加强内控内审，为医院经济合同管理的发展保驾护航

当前我国很多公立医院内控管理方面仍然存在各种问题，需要不断地加强相关医院的内控管理，可以将实时监督管理贯穿到预算、招标采购、合同会签、合同履行以及合同存档等整个过程当中，这样能够更好地达到事前、事中、事后全方位的闭环管理，更好地创建更加清廉、智慧、优效、廉政的内控管理体系，在制定年度内审计划时，要充分地保障内审工作能够进行有条不紊地开展。参与内审的工作人员要仔细地查阅相关的合同管理制度、经济合同、外包单位的相关的资质以及许可证情况，也要对相关工作人员的日常考勤记录和经济合同中所对应的会计凭证以及企业台账进行严格的审查，要对整个经济合同项目的运营情况进行严格的审计，针对所存在的风险点要及时进行讨论和分析，采取一些有效的改进措施，这样才会有效地提高内审管理水平。

(六)完善经济合同存档的管理

医院经济合同档案不仅是合同执行的依据，而且也是事后检测该医院经济行为的历史资料，经办科室要对经济合同进行存档也就是归档，要按照相关经济合同的类别，所签订的合同的时间，让项目牵头部门对其按照一定的顺序进行编码，集中进行归档，这样能够更好让相关管理人员以后进行查阅。相关医院可以根据工作的需要以及经济合同的性质签订一式四份的合同文件，要让甲乙双方各保存两份，将经济合同原件进行存档，另一份原件交给财务部门当作收付款的凭证，该项目牵头部门也要保留一份合同原件或者复印件，廉洁承诺书要交由审计或者纪检部门进行存档。经办科室在采取经济合同电子审批时，可以将招标资料和三重一大事项的党政联席会会议所批复的重要附件一起上传到相关电子版系统当中，要使纸质合同和电子合同进行双重存档，这样能够为查档提供更加便捷完整的条件。

五、结语

总之，新时期医院中的总体经济合同管理水平依旧存在各种问题，相关医院必须要重新审视和分析整个经济合同管理的方案，同时也要提高签订合同双方履行合同合约的意识，这样才为相关医疗市场争取到更大的生存和发展空间。

参考文献:

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作者：钱蓉蓉 单位：江苏省盐城市妇幼保健院